浙江樹人大學(xué)圖書館

〔浙江省杭州市 310015〕

龔麗萍*

數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是信息化社會(huì)環(huán)境下圖書館發(fā)展的一個(gè)必然過程。在這個(gè)過程中,人們越來越重視書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)不僅有利于提高讀者檢索的查全率和查準(zhǔn)率,有利于提高本館文獻(xiàn)信息資源的開發(fā)與利用,而且還為開展網(wǎng)上聯(lián)機(jī)合作編目和實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造了條件。因此,建立完善的館藏書目數(shù)據(jù)庫是由傳統(tǒng)圖書館過渡到現(xiàn)代圖書館的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,對(duì)館藏書目數(shù)據(jù)的維護(hù)工作也是館藏質(zhì)量控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。近十年來,不少高校都進(jìn)行了合并與擴(kuò)建,各高校圖書館的自動(dòng)化管理系統(tǒng)也隨之進(jìn)行了整合。這就意味著高校圖書館的文獻(xiàn)信息資源在原有基礎(chǔ)上有所增加,并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)信息資源的共享和互補(bǔ)。但是,由于原來各高校圖書館的自動(dòng)化管理系統(tǒng)及文獻(xiàn)著錄規(guī)則不盡相同,在合并的過程中便產(chǎn)生了著錄重復(fù)與著錄不一致的現(xiàn)象,需要對(duì)書目數(shù)據(jù)進(jìn)行合并、完善與維護(hù)。本文擬結(jié)合數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的實(shí)踐,闡述期刊 MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的必要性及其方法,并提出相關(guān)的建議。

一、期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的必要性

(一)歷史原因造成的期刊MARC數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

高校圖書館合并組建后的期刊數(shù)據(jù)庫,從表面上看,期刊種數(shù)有較大增加,而實(shí)際情況并不一定如此。合并前的各高校圖書館大都有自己的一套圖書館管理系統(tǒng),而且各自的管理方式也不完全相同。在合并組建后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中,如果不經(jīng)過查重或數(shù)據(jù)合并等步驟,就可能造成在期刊數(shù)據(jù)庫中,一種期刊有多條MARC數(shù)據(jù)記錄的狀況。這樣,既不能準(zhǔn)確反映期刊的種數(shù),也會(huì)給后續(xù)工作帶來很多意想不到的麻煩。因此,必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制。

(二)人為原因引起的期刊 MARC數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

所謂人為原因,主要是指由于期刊管理人員的工作態(tài)度較差及工作積極性不高導(dǎo)致的疏忽或誤操作。例如,很多高校圖書館過刊的館藏地點(diǎn)都會(huì)根據(jù)年份進(jìn)行變更,在過刊實(shí)物館藏地點(diǎn)變更的同時(shí),需要在管理系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)變更。但是,有些期刊工作人員對(duì)此疏忽大意,主觀地認(rèn)為實(shí)物存放地點(diǎn)雖有變化,只要讀者能借閱到此本期刊就可以了,而將期刊MARC數(shù)據(jù)修改工作擱置。另外,由于查重工作不仔細(xì),也會(huì)造成期刊MARC數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤和重復(fù)。如果不進(jìn)行期刊MARC數(shù)據(jù)的維護(hù)與質(zhì)量控制,時(shí)過境遷,就很難理順關(guān)系了。

(三)期刊本身的動(dòng)態(tài)變化要求

期刊作為一種連續(xù)出版物,在長期的出版過程中,因自身的發(fā)展和讀者的需求,刊名、出版周期、開本、責(zé)任者等都可能發(fā)生變化,因此館藏期刊MARC數(shù)據(jù)也將隨著期刊的變化而處于一種動(dòng)態(tài)變化過程之中。這種變化,使期刊數(shù)據(jù)庫具有可持續(xù)發(fā)展的生命力[1]。

我們在對(duì)我館期刊 MARC數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與質(zhì)量控制時(shí),發(fā)現(xiàn)存在以下一些問題:(1)有些期刊有兩條或兩條以上的重復(fù)數(shù)據(jù);(2)有相當(dāng)一部分期刊MARC數(shù)據(jù)屬于簡單編目,僅有刊名、出版項(xiàng)、訂購項(xiàng)等必須的幾個(gè)字段;(3)有些期刊 MARC數(shù)據(jù)更新不及時(shí)。因此,需要對(duì)這些期刊MARC數(shù)據(jù)進(jìn)行合并、轉(zhuǎn)移、刪除與補(bǔ)充著錄項(xiàng)等工作。

二、期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的重點(diǎn)及方法

(一)保證每種期刊MARC數(shù)據(jù)的唯一性

期刊MARC數(shù)據(jù)的唯一性,是指在一個(gè)期刊數(shù)據(jù)庫內(nèi),同一種期刊只能有一條MARC數(shù)據(jù)記錄,不允許重復(fù)記錄存在。如果同一種期刊存在兩條以上的記錄,那么這種現(xiàn)象就是MARC數(shù)據(jù)重復(fù)。這種現(xiàn)象的存在,不僅破壞了期刊 MARC數(shù)據(jù)的唯一性,影響期刊資源體系的構(gòu)建和期刊資源的管理與利用以及整個(gè)數(shù)據(jù)庫的管理,而且也不利于讀者對(duì)期刊資源的檢索與利用。造成期刊MARC數(shù)據(jù)重復(fù)的原因有很多,不同管理系統(tǒng)間的轉(zhuǎn)換、查重工作不到位、編目程序操作不規(guī)范、編目權(quán)限設(shè)置過多等都會(huì)造成期刊MARC數(shù)據(jù)的重復(fù)。在對(duì)期刊MARC數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與質(zhì)量控制時(shí),一旦發(fā)現(xiàn)有重復(fù)數(shù)據(jù),應(yīng)隨時(shí)合并或刪除,以保證期刊MARC數(shù)據(jù)的唯一性。在操作時(shí),要對(duì)同一種期刊的各條MARC數(shù)據(jù)的著錄項(xiàng)目及其內(nèi)容進(jìn)行比較分析,選擇著錄內(nèi)容比較齊全的一條作為保留數(shù)據(jù)并加以補(bǔ)充,然后把其余重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。這樣才能確保保留的期刊MARC數(shù)據(jù)信息的唯一性與完整性,從而提高期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

(二)保證每種期刊 MARC數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性

期刊作為一種連續(xù)出版物,由于出版周期短,信息量大,能及時(shí)刊載新思想、新動(dòng)態(tài)及新的研究成果,是讀者了解各種信息,把握科學(xué)研究方向與學(xué)術(shù)前沿的主要窗口。期刊在長期的出版過程中,為適應(yīng)讀者的需要及自身的發(fā)展,刊名、內(nèi)容、版別以及出版周期、發(fā)行渠道等經(jīng)常處于變化之中。這些變化都會(huì)給高校圖書館的期刊管理工作帶來一定的影響,所以要求期刊管理人員要有高度的責(zé)任心和積極性,及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新與完善,以保證期刊MARC數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。期刊的變動(dòng)情況主要有以下幾種[2]:

1.刊名的變化。包括正題名和副題名等題名的變化。如《礦產(chǎn)勘查》,2009年前刊名為《巖土工程界》,其MARC數(shù)據(jù)中應(yīng)增加 430字段。 430字段的含義是“繼承”,即繼承了原來的刊名。修改完成后,在今后的檢索中,不論是以“礦產(chǎn)勘查”還是以“巖土工程界”為主題詞進(jìn)行檢索,都可以檢索到此條數(shù)據(jù)記錄。

2.刊期的變化。期刊內(nèi)容的拓寬與縮小都將帶來出版頻率的改變。如果刊期在年初發(fā)生變化,一般在訂購時(shí)修改即可。但有的期刊在一年中用兩個(gè)刊期,就會(huì)給簽到、裝訂、排架等工作帶來不便,所以必須及時(shí)進(jìn)行更新。

3.開本的變化。一種期刊在一年內(nèi)的開本大小一般是不會(huì)改變的。但是,有的期刊由于中途刊名的變化或改版等原因,會(huì)使開本大小發(fā)生改變,這就會(huì)給期刊裝訂工作造成極大地影響。不同的裝訂開本有不同的裝訂價(jià)格,也會(huì)直接影響到入庫資產(chǎn)的變化。

三、制定和完善期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的措施及制度

(一)嚴(yán)格堅(jiān)持查重制度

期刊的訂購、簽到、編目、典藏等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都需要查詢指定刊物,因此在這些環(huán)節(jié)中的查重工作顯得非常重要。如果把一種期刊的MARC數(shù)據(jù)登記在另一種期刊上,就會(huì)出現(xiàn)物賬不符、嚴(yán)重缺刊的問題,導(dǎo)致在后續(xù)的各環(huán)節(jié)中增加工作量,甚至要從頭返工。查重時(shí)應(yīng)采取不同的查重策略,分別從題名、ISSN號(hào)、CN號(hào)等不同途徑進(jìn)行檢索。找到記錄后,也要將上述各個(gè)項(xiàng)目與原刊核對(duì),嚴(yán)格按照期刊著錄規(guī)范和工作流程進(jìn)行操作。

(二)正確使用原始文獻(xiàn),提高編目質(zhì)量

一條書目數(shù)據(jù)看起來很簡單,而實(shí)際工作卻很復(fù)雜,尤其是文獻(xiàn)的分類和主題標(biāo)引,是數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的關(guān)鍵所在。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,文獻(xiàn)信息的內(nèi)容交叉,多主題的趨勢日益明顯,對(duì)主題進(jìn)行全面標(biāo)引,把文獻(xiàn)中隱含的主題全面規(guī)范地揭示出來,才能為讀者提供有價(jià)值的分類主題索引。這就要求編目工作人員能夠正確地使用原始文獻(xiàn),認(rèn)真分析文獻(xiàn)主題,依照《中國圖書館分類法》進(jìn)行文獻(xiàn)的分類。同時(shí),要按照文獻(xiàn)著錄規(guī)則和MARC編目標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行編目。在期刊編目過程中亦應(yīng)如此。但由于期刊的一些特點(diǎn),其MARC數(shù)據(jù)不可能是一成不變的,每年在期刊典藏等過程中,都應(yīng)該與原始期刊進(jìn)行比照,查看變化情況,并及時(shí)修改和補(bǔ)充。

(三)加強(qiáng)部門間的溝通與交流,共同制定和完善期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制制度

期刊的訂購、簽到、流通、典藏等環(huán)節(jié)雖然是個(gè)連續(xù)的過程,然而由于每個(gè)過程經(jīng)手人的不同,可能會(huì)導(dǎo)致各方信息的不暢;又由于每個(gè)人操作權(quán)限的不同,發(fā)現(xiàn)問題不能及時(shí)修改。例如,在期刊流通過程中,工作人員發(fā)現(xiàn)排架號(hào)錯(cuò)誤,就應(yīng)該在工作日志上進(jìn)行登記,每天早上上班的時(shí)候,各環(huán)節(jié)工作人員要互看前一天的工作日志,了解在工作過程中出現(xiàn)的問題,并相互協(xié)商解決。這時(shí),部主任便可以在充分征求相關(guān)工作人員意見和建議的基礎(chǔ)上,制定出期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制的制度,并在實(shí)踐中不斷加以完善。

四、小 結(jié)

期刊 MARC數(shù)據(jù)的維護(hù)與質(zhì)量控制是一項(xiàng)長期的、動(dòng)態(tài)的與復(fù)雜的工作,不可能通過一兩次整理與維護(hù)就一勞永逸地解決了質(zhì)量問題,必須有計(jì)劃地定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制,這應(yīng)成為高校圖書館期刊工作的一個(gè)常規(guī)性工作。并要結(jié)合本館實(shí)際,制定出切實(shí)可行的期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)與質(zhì)量控制計(jì)劃和實(shí)施方案,不斷地完善和細(xì)化有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則,使高校圖書館期刊MARC數(shù)據(jù)時(shí)刻保持準(zhǔn)確、新穎和完整。

[1]孫敏,周卯,任慧玲.匯文系統(tǒng)中文期刊MARC數(shù)據(jù)維護(hù)要略 [J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志,2009,(4):24～25.

[2]王靜華.刊名的變化對(duì)期刊管理的影響及應(yīng)對(duì)措施 [J].河南圖書館學(xué)刊,2007,27(3):87～88,91.