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創(chuàng)新彈性管理方式,激發(fā)高校圖書館員工的服務(wù)潛能

2011-04-12 01:01湖南工業(yè)大學(xué)圖書館湖南省株洲市412008李迎春
河北科技圖苑 2011年3期
關(guān)鍵詞:剛性彈性理念

湖南工業(yè)大學(xué)圖書館〔湖南省株洲市 412008〕 李迎春

黨的十六屆三中全會(huì)首次提出了“科學(xué)發(fā)展觀”的概念,明確提出要“堅(jiān)持以人為本”,在黨的十七大報(bào)告中又強(qiáng)調(diào)指出“科學(xué)發(fā)展觀核心是以人為本”。這就明確要求,無論是在治國大政上,還是在具體管理工作中,都必須堅(jiān)持“以人為本”。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及,整個(gè)社會(huì)正在向數(shù)字化世界邁進(jìn),高校圖書館員工的工作也越來越多地帶有了知識(shí)工作的性質(zhì)。因此,在對(duì)高校圖書館員工實(shí)施管理時(shí),如何把握他們的心理特點(diǎn),使其發(fā)揮應(yīng)有的作用,不斷提高工作效率,是十分重要的。過去,傳統(tǒng)的員工管理方法主要表現(xiàn)為剛性管理,由于缺乏人性化與個(gè)性化,對(duì)所有的員工都實(shí)行同一種制度、同一種方法。這種管理方法,表面上看似公平,實(shí)際卻在某種程度上扼殺了員工的積極性,也是對(duì)人才資源的極大浪費(fèi)。筆者認(rèn)為,在新的社會(huì)環(huán)境和圖書館員工的心理背景下,應(yīng)該對(duì)他們采用一種以人為本的管理方法——彈性管理。

一、彈 性 管 理 概 述

(一)彈性管理理念是一種現(xiàn)代管理理念

在管理理念的發(fā)展歷程中,早期實(shí)行的是以技術(shù)為核心的管理理念,即所謂的“硬管理”或稱“剛性管理”。這種管理理念以“理性主義”為基石,注重管理的科學(xué)化、制度化與規(guī)范化,在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展上曾經(jīng)起到過重要的作用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,這種以技術(shù)為中心的管理理念逐漸顯露出在知識(shí)創(chuàng)新方面的不足。IBM知識(shí)管理咨詢公司負(fù)責(zé)人 Mark W.MeElroy認(rèn)為,如果繼續(xù)執(zhí)行這種以技術(shù)為中心的知識(shí)管理,就會(huì)逐漸偏離知識(shí)管理的本質(zhì),不會(huì)帶來任何創(chuàng)新,也不會(huì)為企業(yè)帶來持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)力??蛻粢呀?jīng)對(duì)知識(shí)管理產(chǎn)品提出了指責(zé),而且這種指責(zé)越來越明顯[1]。于是,以他為代表的一些專家、學(xué)者提出了 SGKM(Second-GenerationofKnowledge Management),即第二代知識(shí)管理理念。這種管理理念突出強(qiáng)調(diào)知識(shí)的創(chuàng)新,使知識(shí)管理成為一種“以人為本”的創(chuàng)新管理理念,也就是本文所倡導(dǎo)的彈性管理理念。彈性管理作為一種現(xiàn)代管理理念,其實(shí)質(zhì)與中國傳統(tǒng)文化也恰好暗合。中國自古便有“文武之道,一張一弛”的管理名言;《管子》一書也提出了“衡者使物一高一下,不得常固”的說法;司馬遷的“善因論”則特別強(qiáng)調(diào)留有余地,主張通過“因”這種順其自然的彈性管理方式,使民“各勸其業(yè),樂其事,若水之趨下,日夜無休時(shí),不召而自來,不求而民出之”……這些,都與現(xiàn)代管理理念相暗合,管理者應(yīng)當(dāng)加以重視。

(二)彈性管理理念是一種理性與非理性相結(jié)合的管理思維模式

“非理性”是相對(duì)于“理性”而言的。它指的是主觀精神世界中與理性相對(duì)的范疇,主要包括意志、本能、直覺、無意識(shí)的力量[2]。在前文中已經(jīng)論及,以“理性主義”為基石的剛性管理理論已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求,非理性主義便應(yīng)運(yùn)而生?,F(xiàn)今,高校圖書館正處于快速發(fā)展之中,許多管理者只注重管理的科學(xué)化,強(qiáng)調(diào)制定完善、嚴(yán)密的規(guī)章制度,強(qiáng)調(diào)定量評(píng)價(jià)等理性因素,而漠視非理性及非理性教育,使圖書館員工的積極性和服務(wù)意識(shí)大打折扣。筆者認(rèn)為,在民主意識(shí)高度發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì),非理性管理的作用將會(huì)越來越明顯,被管理者的自覺性將會(huì)大大增強(qiáng),必須尊重高校圖書館員工的個(gè)人意志。然而,非理性管理體制也有其局限性,它注重人性的因素,存在著忽視甚至排斥科學(xué)管理的傾向。彈性管理理念強(qiáng)調(diào)的是在一定約束條件下的靈活管理。這就充分體現(xiàn)了它是一種理性與非理性相結(jié)合的管理思維模式。

(三)彈性管理方式是一種原則性和靈活性相結(jié)合的管理制度

一般認(rèn)為,原則性指的是一定的規(guī)范、紀(jì)律、約束措施和規(guī)章制度等,所有員工都必須按照規(guī)定的原則辦事;靈活性指的是管理者在制度、時(shí)間、空間、任務(wù)、評(píng)價(jià)等方面給予被管理者的合理伸縮性。傳統(tǒng)的管理方法過于強(qiáng)調(diào)制定原則性的規(guī)章制度來限制被管理者的相關(guān)行為,消弱了被管理者的積極性和認(rèn)同感。彈性管理要求充分考慮被管理者的不同心理需求,盡量在不違反原則的前提下滿足他們的相關(guān)需要,加深他們對(duì)組織的認(rèn)同感,從而高效率地完成工作任務(wù)。

(四)彈性管理方式是一種科學(xué)性和人文性相結(jié)合的管理方法

從上文的分析中可以看到,彈性管理作為一種現(xiàn)代管理理念,是在以技術(shù)為中心的管理理念的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的,它必然會(huì)沿襲前一種管理理念的有益方面,堅(jiān)持管理的科學(xué)性,而且這也是管理理念自身的發(fā)展邏輯和效率追求。從它的定義來看,彈性管理最大的特征是“留有余地”,即充分考慮被管理者的需求,堅(jiān)持管理的人本性,這也是從人性方面對(duì)其提出的要求。

二、高校圖書館員工傳統(tǒng)管理方式弊端分析

傳統(tǒng)的管理理念認(rèn)為,對(duì)于高校圖書館員工的管理,應(yīng)該通過剛性辦法來設(shè)計(jì)并保持一種良好環(huán)境,在進(jìn)行計(jì)劃、組織、人事、領(lǐng)導(dǎo)和控制等管理工作時(shí)顯示出果敢、堅(jiān)毅、正直、無私心,使高校圖書館管理有條不紊、嚴(yán)格、堅(jiān)定、不易改變。于是,“以制度為核心”、“以工作為核心”的剛性管理理念便風(fēng)靡國內(nèi)外高校圖書館。筆者認(rèn)為,剛性管理主要是依靠嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、物化和理性的管理風(fēng)格以及統(tǒng)一的直線式領(lǐng)導(dǎo)來創(chuàng)設(shè)一種環(huán)境,高效完成既定目標(biāo)的一種管理方式[3]。如果客觀地看,由于有著完備的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、高度集中的權(quán)力,剛性管理能使高校圖書館員工各安其職,形成一種良好有序的工作環(huán)境。同時(shí),能使高校圖書館的有關(guān)決定、分配的服務(wù)任務(wù)得到有效地執(zhí)行和遵從,高效地完成高校圖書館的目標(biāo)。然而,由于不注重考慮員工的個(gè)人差異,傳統(tǒng)的剛性管理方式也有著明顯的局限性與弊端,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)剛性管理方式難以調(diào)動(dòng)高校圖書館員工的積極性和服務(wù)潛能

隨著整個(gè)社會(huì)向數(shù)字化世界邁進(jìn),新時(shí)期高校圖書館員工的工作有了一些改變。例如,員工的服務(wù)工作相對(duì)無形化,其績(jī)效難以考核;勞動(dòng)具有很強(qiáng)的能動(dòng)性、勞動(dòng)的個(gè)性化程度不斷提高等,需要在管理過程中充分依據(jù)不同員工的個(gè)性特點(diǎn)和工作性質(zhì),采取個(gè)性化的管理方式。然而,傳統(tǒng)的剛性管理理念常常把員工“物化”,認(rèn)為員工在任何時(shí)候都能處于理性狀態(tài),不重視他們的非理性因素在工作中的重要作用。因此,剛性管理難以調(diào)動(dòng)與發(fā)揮員工的積極能動(dòng)性和服務(wù)潛能。

(二)剛性管理方式難以涉及高校圖書館員工的所有工作

在高校圖書館的管理實(shí)踐中,人們能夠清楚地看到,再多的制度和條款都是不夠的,不可能完全規(guī)定不同工作人員的任務(wù)范圍和責(zé)、權(quán)、利問題,正所謂“如果制定了一百條法律,也就制造了一百零一個(gè)漏洞”。而且,在工作中總會(huì)不斷產(chǎn)生一些無法定時(shí)、定量、定向,且難以準(zhǔn)確計(jì)劃、考核的邊緣工作,這些工作的責(zé)、權(quán)、利往往更是很難明確和制度化的,只能通過協(xié)調(diào)來完成。更何況,高校圖書館的很多工作都是不能用制度來管理的,需要發(fā)揮員工的服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。筆者認(rèn)為,制度只能規(guī)范人們的言行,但不能規(guī)范人們的思想,制度有時(shí)是治標(biāo)而不是治本的。唯有使高校圖書館員工自覺地發(fā)揮其服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神,才是圖書館管理的最高境界。

(三)剛性管理方式容易使高校圖書館整體體制僵化

嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、森嚴(yán)的權(quán)力等級(jí),以及物化、理性的管理風(fēng)格,使剛性管理很難做得恰到好處,管理力度不足達(dá)不到效果,管理力度稍過頭則激化矛盾,造成高校圖書館員工工作的僵化和呆板,甚至給學(xué)生臉色看,使管理者陷入自己精心編織的“理性藩籬”之中。工作教條化,缺乏靈活性,使高校圖書館難以適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展和學(xué)生不斷提高的服務(wù)需求。最終,必然制約高校圖書館的發(fā)展以及員工素質(zhì)的提升。

三、激發(fā)高校圖書館員工服務(wù)潛能的彈性管理方式

從以上分析中可以清晰地看到,在新時(shí)期的高校圖書館管理中,應(yīng)該由只注重制度管理、工作目標(biāo)的剛性管理轉(zhuǎn)化為彈性管理,從而充分激發(fā)員工的服務(wù)潛能。筆者認(rèn)為,可以實(shí)施以下幾種彈性管理方式:

(一)實(shí)施彈性工作時(shí)間制

彈性工作制于20世紀(jì)60年代最早由德國女經(jīng)濟(jì)學(xué)家克里斯泰爾·凱摩萊爾提出,當(dāng)時(shí)是為了吸引更多的婦女從事生產(chǎn)勞動(dòng)及社會(huì)工作[4]。到了 20世紀(jì) 90年代,美國許多大公司均采用了彈性工作制。所謂彈性工作制,即指對(duì)工作時(shí)間采取彈性化安排,使工作的需要與員工的自身需要在時(shí)間上獲得良好協(xié)調(diào),從而大幅度提高單位工作時(shí)間的效率。高校圖書館工作人員類型較多,有知識(shí)型工作人員及一般工作人員,每個(gè)人做事的風(fēng)格、效率、靈活性、所追求的目標(biāo)都不完全一樣,再加上每個(gè)員工性格各異,即使他們承擔(dān)的具體工作內(nèi)容完全相同,而各自最有效的工作時(shí)間也有著相當(dāng)?shù)牟町?。根?jù)這些特點(diǎn),可以實(shí)行以下兩種彈性工作時(shí)間制:

1.核心工作時(shí)間與彈性工作時(shí)間結(jié)合制。即把一天的工作時(shí)間分為核心工作時(shí)間和彈性工作時(shí)間。核心工作時(shí)間是指在每天的某幾個(gè)小時(shí)所有工作人員都必須到崗的時(shí)間;彈性工作時(shí)間是指工作人員在這段時(shí)間內(nèi)可以自由選定上下班的時(shí)間。例如,每天工作時(shí)間為 8小時(shí),全部工作時(shí)間為上午 6點(diǎn)到下午6點(diǎn)。其中,核心工作時(shí)間為上午9點(diǎn)到下午3點(diǎn)(除去1小時(shí)午餐休息時(shí)間)。在核心工作時(shí)間內(nèi),要求所有員工都要到工作崗位,在核心工作時(shí)間前后的時(shí)間為彈性工作時(shí)間,每個(gè)員工可以任選其中的3個(gè)小時(shí)來工作。這種核心工作時(shí)間與彈性工作時(shí)間結(jié)合制不僅有利于工作人員自主安排工作時(shí)間,而且也有利于延長(zhǎng)學(xué)生借還圖書的時(shí)間。

2.緊縮工作時(shí)間制。對(duì)于高校圖書館的某些工作,可以讓員工將一個(gè)星期的工作任務(wù)壓縮在兩三天內(nèi)完成,剩余時(shí)間可以不來上班由自己支配。工作人員上班時(shí)間減少,不僅可以節(jié)省交通費(fèi)用,提高單位的設(shè)備利用率,而且可以減少缺勤率、遲到率和員工流失,提高工作人員的工作效率。有一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn),在所調(diào)查的公司中,彈性工作時(shí)間制使拖拉現(xiàn)象減少了42%,生產(chǎn)率提高了33%。對(duì)這種結(jié)果的解釋是,彈性工作時(shí)間制可以使員工更好地根據(jù)個(gè)人的需要安排他們的工作時(shí)間,并使員工在工作安排上能行使一定的自主權(quán)。其結(jié)果是,員工更可能將他們的工作活動(dòng)調(diào)整到最具生產(chǎn)效率的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)更好地將工作時(shí)間同他們工作以外的活動(dòng)安排協(xié)調(diào)起來。在高校圖書館內(nèi),實(shí)行彈性工作時(shí)間制,由員工根據(jù)自身實(shí)際情況安排上班時(shí)間,由于工作人員感到個(gè)人的權(quán)益得到了尊重,必然會(huì)激發(fā)其工作熱情,自覺展現(xiàn)其服務(wù)能力。

(二)開展技能培訓(xùn)

《孫子兵法·始計(jì)篇》云:“主孰有道?將孰有能?天地孰得?法令孰行?兵眾孰強(qiáng)?士卒孰練?賞罰孰明?吾以此知?jiǎng)俜瘛!薄笆孔涫刖殹钡囊馑际悄囊环降氖孔溆?xùn)練有素。士卒訓(xùn)練有素來源于正確的士卒訓(xùn)練和培養(yǎng)。借鑒孫子的這種思想,在高校圖書館的人才開發(fā)中,在做到正確識(shí)人、選人、用人的同時(shí),還要精心培訓(xùn)人才。在高校圖書館,高報(bào)酬不是唯一留住人才的必勝法寶,這已被實(shí)踐所驗(yàn)證。很多高校圖書館員工對(duì)他們的專業(yè)和相關(guān)領(lǐng)域具有較高的忠誠度。所以,高校圖書館除了給予他們應(yīng)得的職稱晉升機(jī)會(huì)和與其貢獻(xiàn)相稱的報(bào)酬,使其分享到自己所創(chuàng)造的財(cái)富以外,還應(yīng)根據(jù)員工的崗位特點(diǎn)、專業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展方向,注重對(duì)他們的人力資本投入,為他們提供受教育和不斷提高自身技能的進(jìn)修機(jī)會(huì)。使員工在學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)過程中得到成長(zhǎng),也意味著晉升機(jī)會(huì)的增多。這樣,使每一個(gè)員工對(duì)未來的發(fā)展都充滿了希望,增強(qiáng)了他們?cè)诼殬I(yè)方面的安全感。只有當(dāng)員工能夠清楚地看到自己的發(fā)展前途,才能全身心地奉獻(xiàn)于高校圖書館事業(yè)。

(三)運(yùn)用彈性化激勵(lì)機(jī)制

《孫子兵法·始計(jì)篇》云:“令民與上同意,可與之死,可與之生?!边@句話,充分說明了領(lǐng)導(dǎo)者利用激勵(lì)的重要作用。人的潛能是巨大的,一般情況下,人所展示出來的能力只占他總能力的 20%,另外 80%的能力都是潛在的。高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)就是要使員工的潛能充分發(fā)揮出來。隨著高校圖書館進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時(shí)代,廣大員工提供的是大量的創(chuàng)造性勞動(dòng),而這種創(chuàng)造性勞動(dòng)又是難以監(jiān)督的,如果激勵(lì)不當(dāng),就會(huì)造成巨大的人力資源浪費(fèi)。因此,制定和完善科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制是實(shí)現(xiàn)高校圖書館員工人生追求的重要環(huán)節(jié)。彈性化激勵(lì)機(jī)制與傳統(tǒng)的單純物質(zhì)、金錢的激勵(lì)措施不同,它把圖書館員工的個(gè)性考慮在內(nèi),從他們的需求出發(fā),以促進(jìn)其成就和成長(zhǎng)為重點(diǎn)。強(qiáng)烈的成就需要是圖書館員工的行為內(nèi)驅(qū)力,當(dāng)他們體驗(yàn)到自己的貢獻(xiàn)和成就時(shí),就會(huì)獲得巨大的滿足感,從而激發(fā)起員工的服務(wù)潛能。因此,高校圖書館應(yīng)當(dāng)注意對(duì)員工采用多種激勵(lì)方式,因人、因時(shí)、因需求不同而有所區(qū)別。一是對(duì)工作條件比較艱苦的工作部門如流通部要給予適當(dāng)?shù)母@a(bǔ)貼。二是對(duì)有突出貢獻(xiàn)、有培養(yǎng)價(jià)值的工作人員給予享受外出訪問學(xué)者的待遇,送國外或國內(nèi)重點(diǎn)大學(xué)圖書館繼續(xù)深造。三是對(duì)有真才實(shí)學(xué)的人可以進(jìn)行快速提升,不受年齡、資歷的限制;四是根據(jù)工作人員對(duì)工作的不同熱情程度實(shí)行不同的激勵(lì)方法,即對(duì)于工作積極性高的員工,表揚(yáng)不宜太頻繁,在表揚(yáng)過程中應(yīng)輔以希望;對(duì)工作表現(xiàn)一般的員工,表揚(yáng)應(yīng)適度,要充分肯定他們工作中的成績(jī);對(duì)于后進(jìn)者或工作較差的員工,應(yīng)注意發(fā)現(xiàn)他們身上的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處,及時(shí)表揚(yáng)并輔之說理。五是建立人人參與管理的平臺(tái),這應(yīng)成為高校圖書館管理的基本制度與激勵(lì)的重要方法之一。

(四)實(shí)行崗位輪換制度

根據(jù)庫克曲線,長(zhǎng)時(shí)間總是做同一種工作常常會(huì)使人的創(chuàng)造力下降,作為知識(shí)工作者的高校圖書館員工也是如此。人才與崗位必須動(dòng)態(tài)對(duì)應(yīng),人才通過在各個(gè)工作崗位上適當(dāng)流動(dòng),可以檢驗(yàn)他們的能力,達(dá)到人盡其才的目的。同時(shí),崗位輪換也是對(duì)員工進(jìn)行繼續(xù)教育與培養(yǎng)復(fù)合型人才的有效途徑之一。通過崗位輪換能夠提高員工的綜合素質(zhì)。特別是在當(dāng)前高校圖書館經(jīng)費(fèi)不足,員工工作技能單一、對(duì)圖書館其他工作崗位缺乏了解等的情況下更具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。因此,高校圖書館應(yīng)使員工在館內(nèi)各崗位適當(dāng)流動(dòng),以避免他們長(zhǎng)期從事某種工作產(chǎn)生的麻木感,鼓勵(lì)員工接受新的任務(wù)、迎接新的挑戰(zhàn),在新崗位的工作壓力下促使他們更加自覺地學(xué)習(xí),提高工作效率和服務(wù)技能。

四、實(shí)施彈性管理應(yīng)注意的問題

前文論及,彈性管理最大的特征是“留有余地”。因此,很好地把握、正確而科學(xué)地實(shí)施彈性管理就是每一個(gè)高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該審慎思考的問題。筆者認(rèn)為,在實(shí)施彈性管理的過程中,應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面的問題:

(一)必須抓好常規(guī)管理

彈性管理是一種先進(jìn)的管理方式。但是,首先它還是屬于一種管理,其次才談得上彈性。如果在管理中放任自流,最終將必然導(dǎo)致無政府主義,也必將不利于高校圖書館的發(fā)展。常規(guī)管理是保證高校圖書館正常運(yùn)行的必須的管理活動(dòng),具有相對(duì)穩(wěn)定性,不受時(shí)空和環(huán)境變化的影響。如果常規(guī)管理開展得不好,將無法真正落實(shí)彈性管理。因此,必須首先抓好常規(guī)管理。

(二)把握好彈性的“度”

馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為,只有在一定的范圍內(nèi),事物才能保持它自身的存在,超過了特定的范圍,就會(huì)向?qū)α⒚孓D(zhuǎn)化。因此,在實(shí)施彈性管理中,必須堅(jiān)持適度原則。在對(duì)員工實(shí)施彈性管理過程中,必須把握好“度”,即保持適度的彈性。 “度”過小,將導(dǎo)致管理僵化呆板;“度”過大,將會(huì)使高校圖書館陷入無政府狀態(tài)。這就要求,在對(duì)員工實(shí)行彈性管理時(shí),不僅要注意符合國家的法律、法規(guī)與政策,還要符合本館的實(shí)際,保持工作的穩(wěn)定性。

五、結(jié)束語

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,作為文獻(xiàn)信息中心的高校圖書館面臨著諸多新的挑戰(zhàn)。其中,最大的挑戰(zhàn)就是如何做好對(duì)知識(shí)引航員——高校圖書館員工的管理,即如何激發(fā)高校圖書館員工的服務(wù)潛能。在新的時(shí)期、新的背景下,應(yīng)提倡實(shí)施“以人為本”的彈性管理理念,把員工當(dāng)作一種使高校圖書館在激烈競(jìng)爭(zhēng)中求生長(zhǎng)、謀發(fā)展,始終充滿生機(jī)與活力的特殊戰(zhàn)略資源來進(jìn)行刻意的開發(fā)和科學(xué)的管理,從而推動(dòng)中國高等教育事業(yè)乃至中國社會(huì)的快速、和諧、人性化發(fā)展。

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