梅志珍

（湘南學(xué)院 學(xué)報編輯部，湖南 郴州 423000）

當下高校檔案管理建設(shè)芻議

梅志珍

（湘南學(xué)院 學(xué)報編輯部，湖南 郴州 423000）

高校檔案資源真實反映著一所高校的歷史沿革與發(fā)展軌跡，具有不可再生性，不應(yīng)視為單純的文獻。當下高校檔案管理中存在諸多問題，只有從根本上加以解決，變靜態(tài)的儲存為動態(tài)的利用，才能與時俱進，更好地服務(wù)于我國高校各項建設(shè)與發(fā)展。

高校；檔案管理；問題；觀念創(chuàng)新；動態(tài)利用；人才建設(shè)

高校檔案不只是各類信息的簡單的儲存，各類檔案實質(zhì)上就是高校某個發(fā)展階段的歷史，真實反映著一所高校的歷史沿革與發(fā)展軌跡。檔案信息資料，不應(yīng)視為單純的文獻，實際上，它真實記錄與反映著一個時期一所學(xué)校的教學(xué)、科研和管理水平，具有不可再生性，在高校發(fā)展的今天，都在起著延續(xù)過去、承接現(xiàn)在和開啟未來的重要作用，對于高校檔案的重要性，國內(nèi)外很多學(xué)者都已深刻認識到。可以說，檔案工作的實質(zhì)，不是靜態(tài)的儲存，而應(yīng)是動態(tài)的利用。

高校在我國擔負著培養(yǎng)跨世紀人才和科研等多項重任，在堅持全面“創(chuàng)新”和科學(xué)發(fā)展觀的要求下，尤其在計算機信息技術(shù)被得到普遍應(yīng)用的今天，我國高校各個領(lǐng)域的工作都已發(fā)生深刻和根本的變化，而相反，高校檔案管理工作卻顯得相對滯后，暴露出在管理上的諸多問題。高校只有從根本上革除檔案管理上的各種弊端，才能與時俱進，更好地服務(wù)于我國高校各項建設(shè)與發(fā)展。

由于種種原因，我國高校檔案管理還存在著一些較為突出的問題，并已從根本上影響著檔案工作的發(fā)展。以筆者所在高校為例，當前我國高校檔案管理普遍存在著以下一些問題：

管理觀念陳舊。一些高校在檔案管理觀念上還在因循守舊，認為檔案管理不過是對資料各類信息的簡單整理、分類和儲存，在服務(wù)上不過是供學(xué)校內(nèi)部人員調(diào)閱，對于檔案管理的重要性，還沒有引起足夠的重視，因而，在工作方式和服務(wù)方式上，都還在沿襲老一套，因為工作觀念的僵化，在一些即使采取了檔案管理電子信息化的高校，也還是在進行較為原始的手工信息錄入。檔案管理在工作方式上不但顯得陳舊，服務(wù)方式單一，工作人員素質(zhì)也明顯不符合信息管理網(wǎng)絡(luò)化時代的要求。

工作方式落后。在高校建設(shè)的很多領(lǐng)域，新技術(shù)、新設(shè)備都得到了充分利用，然而，在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在從本質(zhì)上深刻影響著我國各個領(lǐng)域的發(fā)展，筆者卻在承擔著我國一些重要科研任務(wù)的高校看到，檔案管理工作相對于高校其它各項建設(shè)，顯得極為滯后，一些高校對于檔案管理，甚至還保持著原始的手工記錄。電子信息檔案與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這些重要的新技術(shù)、新手段，在檔案管理中并未得到實際的應(yīng)用。

服務(wù)模式單一。檔案資源實質(zhì)反映著一所高校整體工作的全貌，盡管其信息不可再生，然而，其信息資源，卻具有可以反復(fù)利用的特點。一些學(xué)者認為高校檔案資源，在本質(zhì)上推動著一所高校的教學(xué)、科研和管理，在發(fā)展上起著“延續(xù)過去、承接現(xiàn)在和開啟未來”的重要作用。這表明，檔案信息資源實質(zhì)上可以服務(wù)于高校的各項建設(shè)。對于檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用，在本質(zhì)上也真正體現(xiàn)著一所高校的發(fā)展水平。然而，筆者在我國一些高校調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校，對于檔案的信息資源利用還遠遠不夠，檔案往往只是單純地作為一此資料供人調(diào)閱、查詢和參考，檔案信息資源，對于學(xué)校的各項建設(shè)，在各項管理上的延續(xù)與變革、在教學(xué)的發(fā)現(xiàn)與發(fā)展、在科研的成果繼承與創(chuàng)造等等很多方面，都顯示出較低的應(yīng)用率，對于檔案信息資源的應(yīng)用，顯然還停留在比較膚淺的層次。檔案資源在利用上的價值性、應(yīng)用性和服務(wù)性，顯然在我國大多數(shù)高校，還未真正上升到應(yīng)有的廣度和深度。服務(wù)模式單一，從根本上制約了我國高校檔案資源的應(yīng)用方式、應(yīng)用價值，也從根本上影響了我國高校對于檔案信息資源應(yīng)用的廣度和深度。

學(xué)生檔案不足。很多高校的檔案都暴露出這樣的共同問題，對于學(xué)生的檔案，除了一些簡單的學(xué)籍信息，很多問題缺乏真正的文檔儲存、實際上仍然是真空地帶、空白地帶。這表明，在形成檔案的內(nèi)容規(guī)劃中，對于學(xué)生的一些重要信息，明顯未列入檔案內(nèi)容的規(guī)劃和檔案信息資源的管理，實際上，很多涉及學(xué)生的資料，對于高校建設(shè)已成為不可或缺的重要文獻，學(xué)生科研成果、學(xué)生問題研究、學(xué)生活動開展、學(xué)生各種問題調(diào)查，這些記錄性資料，顯然都有著相當重要的意義。這表明，高校檔案的內(nèi)容規(guī)劃與檔案信息管理，在任何一方面抱殘守缺，都將實際影響到高校的檔案管理工作的質(zhì)量和成效。

綜上所述，可見由于我國高校檔案管理上存在諸多問題，已從根本上制約著我國高校檔案管理的發(fā)展。有鑒于此，筆者不揣淺陋，提出下面一些建議，以期有助于我國高校的檔案管理建設(shè)：

一是加強對檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用。檔案不應(yīng)只是沉睡在檔案室的歷史，應(yīng)賦予檔案信息資源活的靈魂，應(yīng)打破檔案信息靜態(tài)的存儲概念，將檔案的動態(tài)的應(yīng)用，充分發(fā)揮出來，更好地服務(wù)于高校的各項建設(shè)。一般來說，一所高校的健全的檔案資料，就基本上完整記錄著一所高校教學(xué)、科研與管理各方面的歷史狀況，完整反映著一所高校某個時期的整體概貌。無論是教學(xué)、科研還是管理，它的明天都是對今天的承接與延續(xù)，這實際上也充分反映出，檔案資源對于高校各項建設(shè)方面的應(yīng)用。也只在各項建設(shè)中充分應(yīng)用，一所高校的檔案資源，才能真正變成一座豐富的寶礦。筆者以為，對檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用，應(yīng)體現(xiàn)在二個層面上：即加強應(yīng)用功能和服務(wù)功能。

1.檔案資源的應(yīng)用功能。一是充分發(fā)掘檔案信息資源的價值，對于高校的管理而言，一些重要的管理經(jīng)驗，就可以得到再次利用，一些重要的科研文獻，就可以經(jīng)續(xù)發(fā)掘其科研價值以及轉(zhuǎn)化為技術(shù)的價值，一些先進的教學(xué)理念和方式，就可以繼續(xù)再生利用，這表明，檔案信息資源的價值發(fā)掘，在本質(zhì)上也就影響到檔案信息資源的實際應(yīng)用價值和服務(wù)功能。二是積極開發(fā)檔案信息資源的應(yīng)用。應(yīng)避免檔案常年束之高閣，充分發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，實踐表明，充分開發(fā)檔案信息資源的應(yīng)用是很有必要的。這就必須開發(fā)檔案信息資源的應(yīng)用領(lǐng)域、應(yīng)用方式以及應(yīng)用途徑。

2.檔案的服務(wù)功能。最主要要做到以下幾點，一是要變過去的靜態(tài)存儲與動態(tài)利用，這就是說要將檔案資料處于開放服務(wù)狀態(tài)，保持檔案服務(wù)的活躍性，強調(diào)檔案的利用性。二是要變簡單的調(diào)閱、咨詢與參考為實際的多層次應(yīng)用。一所高校的教學(xué)、科研與管理，成果的取得也離不開對過去所取得的經(jīng)驗的繼承、再創(chuàng)造和再發(fā)現(xiàn)，推陳出新，出新成果，新經(jīng)驗，新發(fā)現(xiàn)，在本質(zhì)上也很大程度上源于對過去經(jīng)驗和成果的繼承和創(chuàng)新。對于檔案信息資源，不斷開發(fā)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、提升服務(wù)層次和質(zhì)量，顯然，是極有利于強化檔案的服務(wù)功能的。三是要變內(nèi)部服務(wù)為外部服務(wù)，要面向社會，建立一個服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。實際上，很多高校的檔案服務(wù)還是封閉化的，甚至有些部份還被列為禁區(qū)。很難談得上對社會開放。高校的發(fā)展表明，這樣一筆豐富的寶貴資源，對外開放適當服務(wù)功能，是有利于高校與外界實現(xiàn)交流，實現(xiàn)互動共贏的。

二是加強對檔案管理內(nèi)容的科學(xué)規(guī)劃。納入高校的檔案管理內(nèi)容的信息資源應(yīng)完整反映高校的整體概貌，應(yīng)防止片面化、局部化。應(yīng)改變過去輕視學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的弊端，將檔案涉及到的各方信息資源納入系統(tǒng)和整體規(guī)劃中。我國很多高校的檔案管理中，都強調(diào)了資料的應(yīng)用性，對于人事、財務(wù)、學(xué)籍、教學(xué)、科研等各個方面的信息，納入檔案管理的，基本上是較為被動記錄的信息，而不是對檔案形成的內(nèi)容，進行價值與深度上的系統(tǒng)規(guī)劃，這也造成了信息的膚淺性與繁冗性以及價值的低級性。這表明，對于高位價值信息的收集與整理，本身就源于檔案信息資源自身的形成過程中。往往只有納入檔案信息管理的規(guī)劃中，在檔案內(nèi)容上才有會有所側(cè)重。

三是加強對檔案管理的新技術(shù)應(yīng)用。要改變高校檔案管理落后的工作方式，告別過去“原始的手工錄入、分類與整理的機械式檔案”工作，全面優(yōu)化和整合檔案信息資源，提高現(xiàn)代檔案信息管理的真實性、有效性、安全性，建立快捷、高效的服務(wù)方式，提升檔案信息資源的利用率，更好地服務(wù)高校于高校各項建設(shè)，就必須積極引進對檔案管理的新技術(shù)應(yīng)用。筆者認為，主要涉及到以下幾個方面：

1.積極引進現(xiàn)代發(fā)達的計算機技術(shù)。將原來的紙質(zhì)媒介載體向電子載體轉(zhuǎn)化，將檔案實現(xiàn)電子化。電子檔案更有利于建立數(shù)字檔案管，擴大應(yīng)用層面，實現(xiàn)信息資源共享，具有全域共同使用而互不干擾的特點，并且具有高效便捷的特征?？梢?，電子檔案是未來高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢之一。在全球信息化，高校發(fā)展戰(zhàn)略融入國際的今天，建立數(shù)字檔案館，也是高?；镜陌l(fā)展戰(zhàn)略之一。

2.積極發(fā)揮高校的科研優(yōu)勢。開發(fā)新的檔案信息管理應(yīng)用軟件，推動檔案工真正進入信息化時代。一所高校也同時是科研重地。高校必須發(fā)揮自己在科研上的優(yōu)勢，積極開發(fā)功能更為強大的檔案信息管理應(yīng)用技術(shù)，將過去勞動量過大的手工信息分類變化高速的智能分類，提高檔案管理工作的效率和應(yīng)用效率。

3.加強對高校檔案管理的科研。以科學(xué)的發(fā)展觀念來做好高校的檔案管理工作。要變高校檔案管理的過去被動適應(yīng)為主動適應(yīng)，以服務(wù)于高速發(fā)展時期的高校各項建設(shè)需要。

此外，在當下高速信息化的條件下，還要勇于掘棄一切落后因素，勇于吸納新技術(shù)、新事物這些真正影響檔案工作深刻變化的力量因素，徹底擺脫傳統(tǒng)、落后、原始的工作方式和管理方式，跟上信息化時代的發(fā)展需要。

與此同時，為了適應(yīng)我國新形勢下的高校檔案管理工作，迫切需要加強對檔案管理人才隊伍的建設(shè)。過硬的檔案管理人才隊伍，不僅僅要有較強的專業(yè)知識，而且必須要有較為全面的綜合知識，實踐表明，檔案管理人才實際也在日益走向復(fù)合化、綜合化。過去單純的檔案管理，已遠遠無法適應(yīng)計算機等科學(xué)技術(shù)的引進，以及信息智能分類、歸檔與多層次應(yīng)用、多功能服務(wù)的要求。

總而言之，高校檔案管理在我國高校建設(shè)與發(fā)展中日益突出的地位表明，必須盡快解決高校當前檔案管理中所暴露的種種問題，才能使高校的檔案管理工作，滿足當前我國高校各項建設(shè)與發(fā)展的實際需要。才能真正發(fā)揮出高校檔案信息資源這所真正的豐富的寶藏，為高校的現(xiàn)代化發(fā)展，發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

[1]時彥敏.試探信息技術(shù)背景下的學(xué)生檔案管理工作[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2010,(5).

[2]孫麗.淺談對檔案管理工作的幾點認識[J].才智,2010,(1).

[3]馬玉妍.淺談加強高等學(xué)校檔案的管理工作[J].機電兵船檔案,2010,(1).

[4]孫佳.VC++實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的研究[J].林區(qū)教學(xué),2010,(2).

[5]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué)(修訂本)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,1999.

[6]王安琪.淺談高校教學(xué)管理檔案的建設(shè)與發(fā)展對策[J].高等教育研究,2002,(13).

[7]安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發(fā)展趨勢[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊,2006,(4).

[8]王莉.新時期高校檔案收集工作對策研究[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報,2004,(2).

[9]朱春瑜.高校合并給檔案工作帶來的問題及對策[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報,2005,(1).

G275

A

1673-2219（2011）11-0180-02

2011－09－10

梅志珍（1969－），女，湖南郴州人，主管護師，研究方向為高校檔案管理。

（責任編校：張京華）