羅文妍

(黑龍江第一測(cè)繪工程院，黑龍江哈爾濱150086)

淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

羅文妍

(黑龍江第一測(cè)繪工程院，黑龍江哈爾濱150086)

本文闡述了文書檔案管理工作的重要性，通過(guò)分析文書檔案管理工作的滯后表現(xiàn)及新形勢(shì)下文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇論證了創(chuàng)新文書檔案工作的必要性，并就如何創(chuàng)新文書檔案管理提出了現(xiàn)實(shí)可行的意見和建議。

文書檔案;檔案管理;檔案工作

文書檔案記載著社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、科學(xué)決策、強(qiáng)化管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研究開發(fā)等方面的過(guò)程和成果。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求及適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，已成為文書檔案工作面臨的新課題。

一、文書檔案管理工作的重要意義

做好文書檔案工作是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位健康發(fā)展的前提。文書檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案記載著企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者及時(shí)了解本單位整體經(jīng)營(yíng)狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。因此，創(chuàng)新文書檔案工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、不斷提升企事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、新形勢(shì)下創(chuàng)新文書檔案管理工作的必要性、迫切性

改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平發(fā)生了翻天覆地的變化，在經(jīng)濟(jì)全球化和政治民主化的影響下，人們對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高。手工管理的落后手段已無(wú)法解決當(dāng)前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。

(一)文書檔案管理工作存在的滯后表現(xiàn)

制度創(chuàng)新缺乏，與科學(xué)化管理的要求不適應(yīng)。新的發(fā)展形勢(shì)下，大部分國(guó)企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問(wèn)津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

缺乏大局意識(shí)，機(jī)制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不適應(yīng)。文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機(jī)關(guān)檔案管理的色彩。同時(shí)，實(shí)際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，而忽視了對(duì)其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)價(jià)值的服務(wù)，使得檔案工作機(jī)制滯后于可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境變化，文書檔案工作的價(jià)值大打折扣。

工作手段落后，與高效便捷的時(shí)代要求不適應(yīng)。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機(jī)，進(jìn)行電子文件接收保存，再脫網(wǎng)單機(jī)編目或提供檢索。這種被動(dòng)、孤立的檔案信息化過(guò)程，充其量?jī)H能使檔案成為信息化“孤島”，而無(wú)法成為基礎(chǔ)性、知識(shí)性的資源被便捷利用。

人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。在顯性價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)體系下，文書檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡(jiǎn)的對(duì)象，成為職稱評(píng)聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”。這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求背離的隊(duì)伍狀況，將會(huì)給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

(二)創(chuàng)新文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇

改革發(fā)展使文書檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬(wàn)變的信息社會(huì)，對(duì)企事業(yè)單位信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求;國(guó)企及事業(yè)單位改革破題攻堅(jiān)，伴有大量的深層次歷史問(wèn)題，需要文書檔案工作提供佐證;激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，使得信息的收集、整理和利用比任何一個(gè)時(shí)期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

信息化使文書檔案工作面臨新的技術(shù)環(huán)境。隨著國(guó)家信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，各個(gè)企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)建設(shè)以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進(jìn)展。文書檔案管理部門作為企事業(yè)單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲(chǔ)介質(zhì)等不可能游離其外，也不應(yīng)該落后于技術(shù)環(huán)境的發(fā)展 。管理關(guān)系變化使文書檔案工作面臨新的組織環(huán)境。無(wú)論是企事業(yè)單位的戰(zhàn)略性重組還是單位內(nèi)部的適應(yīng)性改革，也無(wú)論是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整還是業(yè)務(wù)鏈條的完善，其間必然有資源權(quán)屬的變化和相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。為了適應(yīng)這種情況，在文書檔案工作層面必須對(duì)原有的相關(guān)檔案資料進(jìn)行分析、界定，在保持統(tǒng)一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應(yīng)安排。

三、創(chuàng)新文書檔案管理工作的具體措施

(一)加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

著力推進(jìn)制度創(chuàng)新，即清理原有規(guī)章制度，在合法且不違背主管上級(jí)規(guī)定的前提下，根據(jù)本單位的管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改完善部分不相宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，揚(yáng)棄結(jié)合，彌補(bǔ)缺失，反映變化，全面覆蓋。重構(gòu)制度體系，即梳理檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理關(guān)系的變化，持續(xù)地完善領(lǐng)導(dǎo)體制、管理網(wǎng)絡(luò)和責(zé)任制，為檔案工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障。在此基礎(chǔ)上，制定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)將這些新的制度與原有制度有機(jī)結(jié)合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。

建立階段性修編檔案規(guī)范的制度。在檔案部門外圍環(huán)境不斷演進(jìn)變化的過(guò)程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們應(yīng)定期對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進(jìn)行篩選、修訂或補(bǔ)充，以使我們的制度符合實(shí)際和行之有效。

(二)創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案規(guī)律

檔案工作要適應(yīng)日益開放和注重現(xiàn)實(shí)利益的環(huán)境，至少需要建立以下三種機(jī)制:

自我營(yíng)銷機(jī)制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動(dòng)的籌劃、準(zhǔn)備階段提出檔案工作的相關(guān)要求，以期引起領(lǐng)導(dǎo)重視，為保證檔案生成質(zhì)量奠定前期基礎(chǔ)。主動(dòng)參與機(jī)制，把上游的生成環(huán)節(jié)延伸到下游的利用環(huán)節(jié)，有形有益地參與到中心工作或重大活動(dòng)中去，這不僅有利于提高檔案工作的質(zhì)量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。

互動(dòng)、銜接、協(xié)調(diào)機(jī)制，即通過(guò)宣傳和參與，與相關(guān)業(yè)務(wù)或活動(dòng)的主辦部門就檔案工作要求達(dá)成共識(shí)，形成良性互動(dòng)的行動(dòng)路線;在參與實(shí)際活動(dòng)過(guò)程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)，使檔案工作的生成加工和利用環(huán)節(jié)順利對(duì)接。

(三)優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，滿足人文要求

合適的體制機(jī)制和制度，還必須有合適的人來(lái)執(zhí)行和落實(shí)。

把好入口關(guān)。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要引進(jìn)、招聘有一定文化層次、有相應(yīng)知識(shí)基礎(chǔ)的人員。

要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)鍛煉和培養(yǎng)，提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)及對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)現(xiàn)有檔案從業(yè)人員本著“缺什么補(bǔ)什么”的原則，從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式、有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行繼續(xù)教育，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高綜合素質(zhì);還可以組織地域性、行業(yè)性的管理業(yè)務(wù)橫向交流，實(shí)行系統(tǒng)內(nèi)的崗位輪換，增強(qiáng)檔案人員的復(fù)合能力。

建立優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制。一方面要公平，保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權(quán)利，保持骨干隊(duì)伍的穩(wěn)定;另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)教育，建立日常的考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的良性循環(huán)。

(四)深化管理變革，適應(yīng)需求變化

面對(duì)新形勢(shì)下企事業(yè)單位改革攻堅(jiān)的實(shí)際，檔案部門要隨時(shí)注意企業(yè)重組、資源整合、組織結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的變化，適時(shí)調(diào)整檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊(duì)伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責(zé)任制，同時(shí)要做好歷史檔案的接轉(zhuǎn)傳承。

要提高創(chuàng)新意識(shí)，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來(lái)，努力使檔案工作成為企事業(yè)單位服務(wù)的先行官和創(chuàng)造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。

為適應(yīng)信息的開放性和對(duì)檔案的顯性化需求，檔案管理應(yīng)該由“閉系統(tǒng)”向“開系統(tǒng)”轉(zhuǎn)變。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案部門可定期將庫(kù)存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時(shí)都能感受到檔案的用處，充分發(fā)揮檔案的作用，贏得社會(huì)的認(rèn)可。

(五)著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無(wú)論是檔案業(yè)務(wù)工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應(yīng)以現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為媒介，充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決問(wèn)題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識(shí)，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對(duì)檔案管理無(wú)效益的片面認(rèn)識(shí)，克服軟件應(yīng)用者嫌麻煩的思想，轉(zhuǎn)變管理者認(rèn)為手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強(qiáng)烈使命感。

要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計(jì)算機(jī)化納入企事業(yè)單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與企業(yè)物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，這不僅關(guān)系檔案管理的技術(shù)進(jìn)步，而且事關(guān)企事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程和成敗。

抓緊解決歷史問(wèn)題，根據(jù)信息化建設(shè)整體需要，對(duì)檔案部門先期采用新技術(shù)的情況進(jìn)行排查，解決與整體信息化的系統(tǒng)接口、技術(shù)接口問(wèn)題，使之融入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。同時(shí)要著手解決歷史檔案的數(shù)據(jù)化問(wèn)題，逐步實(shí)現(xiàn)全信息計(jì)算機(jī)檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要。

綜上，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，創(chuàng)新文書檔案工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

［1］ 徐萍.試論檔案部門管理中的“和諧”問(wèn)題［J］.蘭臺(tái)世界，2006(20):1～2.

［2］ 韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2010:(4):2～3.

［3］ 梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作［J］.十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，23(4):3 ～4.

［4］ 李玲.文書檔案現(xiàn)代化管理的思考［J］.山西檔案，2009:(1):1～2.

On Archives’File Management

Luo Wenyan
(No.1 Engineering Academy of Surveying and Mapping，Harbin Heilongjiang 150086)

This paper describes the importance of archives management.We proved the need for innovative archives work and made realistic comments and suggestions on innovative archives management through the analysis delaying performance in archives management and the management of documents and archives of facing the opportunity under the new situation.

archives，file management，file work

G271

A

1672-3805(2011)03-0117-03

2011－02－20

羅文妍(1983－)，女，黑龍江人，黑龍江第一測(cè)繪工程院行政辦公室秘書;研究方向:檔案管理