栗 蘊(yùn)

（云南省第一人民醫(yī)院/昆明醫(yī)學(xué)院附屬昆華醫(yī)院,云南 昆明 650032）

高等院校附屬醫(yī)院是綜合性教學(xué)醫(yī)院，不僅承擔(dān)著繁重的醫(yī)療衛(wèi)生工作，還承擔(dān)著醫(yī)學(xué)生的臨床教學(xué)任務(wù)，因而也形成了大量的臨床教學(xué)檔案，其既是學(xué)院基礎(chǔ)臨床教學(xué)檔案的必然延續(xù)，也是醫(yī)院體現(xiàn)教學(xué)職能的必要資料，是衡量醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。隨著高等教育事業(yè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，特別是教育部本科教學(xué)工作水平評估的開展，附屬醫(yī)院的教學(xué)檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何讓臨床教學(xué)檔案在新形勢下充分發(fā)揮其價值，是值得探討的重要課題。

1 教學(xué)檔案的內(nèi)容

教學(xué)檔案是在教學(xué)實踐活動中形成的，具有保存和查考利用價值，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、聲像實物等不同載體的教學(xué)歷史記錄材料的總稱[1]。主要包含了黨群工作、行政工作、師資隊伍、教學(xué)工作、學(xué)科建設(shè)與科技工作、本科學(xué)生工作、研究生工作、設(shè)備儀器類等8類。

2 教學(xué)檔案的作用及意義

2.1 憑證作用

臨床教學(xué)檔案是附屬醫(yī)院承擔(dān)教學(xué)任務(wù)，從事教學(xué)活動的歷史記錄。它是整個教學(xué)過程的真實寫照，是教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的真實反映，是醫(yī)院教學(xué)職能的有形體現(xiàn)，其為教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)及教學(xué)改革起到了重要的憑證作用。

2.2 參考作用

臨床教學(xué)檔案記載了醫(yī)院教學(xué)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)。從教學(xué)評估、教學(xué)手段和方法到教學(xué)研究及改革等各方面的信息，可以作為提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的科學(xué)依據(jù)和參考材料。

教學(xué)檔案具備的這兩個重要作用，為附屬醫(yī)院保證教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)管理水平奠定了基礎(chǔ)；為制訂有關(guān)決策和教學(xué)計劃、考核教師工作成績、探索人才成長規(guī)律及培養(yǎng)方案提供了重要依據(jù)，同時也為教學(xué)研究與改革提供了素材和證據(jù)。

3 臨床教學(xué)檔案的特點(diǎn)

3.1 多元性

臨床教學(xué)檔案不僅有紙質(zhì)文件、音像資料、電子文檔和數(shù)據(jù)等表現(xiàn)形式，參與其形成的人員也具有多元化，如管理部門人員、臨床教師和學(xué)生等。

3.2 復(fù)合性

由于附屬醫(yī)院職能的雙重性，使得臨床教學(xué)檔案的內(nèi)容與醫(yī)療工作密不可分，也讓收集變得更復(fù)雜、內(nèi)容更繁多。

3.3 分散性

臨床教學(xué)檔案形成的場所有教學(xué)科、教研室、教研組和從事教學(xué)工作的教師個人，環(huán)境較分散，造成了大部分教學(xué)資料保存環(huán)節(jié)過多，給收集工作帶來一定困難。

3.4 周期性

臨床教學(xué)檔案一般以學(xué)期、學(xué)制和課程體系為歸檔周期，具有跨年度（教學(xué)總結(jié)和計劃）、成套性（學(xué)生自入院到畢業(yè)）和通用性（教材和教學(xué)大綱）的特點(diǎn)。

4 臨床教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

4.1 重視程度不夠

臨床教師在承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的同時還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，往往重醫(yī)療記載，輕教學(xué)記載。對教學(xué)檔案工作重視不夠，認(rèn)為只要完成教學(xué)任務(wù)即可，忽視檔案的正規(guī)化管理，教學(xué)檔案長期以來無專人管理，導(dǎo)致許多重要的教學(xué)資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學(xué)檔案的系統(tǒng)性。有研究指出，附屬醫(yī)院，從領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)生，從職能部門到臨床科室、教研室，總是把如何提高醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量、改善服務(wù)態(tài)度和就醫(yī)條件作為醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)和核心，對教學(xué)檔案管理認(rèn)識不足，往往未引起足夠的重視，甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度[2]。

4.2 規(guī)章制度不健全

教學(xué)檔案管理缺少完整的規(guī)章制度，沒有嚴(yán)格合理的考核辦法和檢查措施做保障，缺少統(tǒng)一的、科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案收集效率不高，檔案不齊全。有研究認(rèn)為，醫(yī)院在臨床教學(xué)檔案管理方面的規(guī)章制度存在缺失或不完善的問題，對管理人員的職責(zé)、臨床教學(xué)檔案歸檔體系沒有統(tǒng)一、明確的規(guī)定，使教學(xué)檔案管理人員無章可循[3]。

4.3 傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方法受到挑戰(zhàn)，開發(fā)利用效率不高

由于教學(xué)檔案的多元性、復(fù)合性、分散性和周期性等特點(diǎn)導(dǎo)致其管理工作量巨大，檔案收集工作難度高；檔案工作硬件投入不足，字跡退變，鼠咬蟲蝕及紙張霉?fàn)€等現(xiàn)象時有發(fā)生；檔案檢索利用工作繁重，查找質(zhì)量與速度已越來越難滿足利用者要求提高。附屬醫(yī)院中運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對教學(xué)檔案進(jìn)行管理的仍屬少數(shù)，用手工進(jìn)行收集、檢索，信息量小，不利于教學(xué)檔案的收集、利用和開發(fā)。

4.4 檔案信息共享意識缺乏，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

信息共享是實現(xiàn)信息價值最大化的重要途徑，但附屬醫(yī)院大多數(shù)醫(yī)教人員只重視教學(xué)活動的過程，輕視教學(xué)文件材料的積累；且認(rèn)為教學(xué)相關(guān)材料放在檔案部門使用不方便，不愿上交或不主動上交應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，影響了檔案的有效管理。另外，醫(yī)學(xué)院校和醫(yī)院均缺乏檔案信息共享意識，沒有把教學(xué)檔案與提高教學(xué)質(zhì)量和教研教改等活動聯(lián)系起來，現(xiàn)有檔案的有效利用也僅僅限于成果申報或資料匯編時的“模板”參考作用[4]。

4.5 院校間缺乏溝通

學(xué)校雖有統(tǒng)一的教學(xué)檔案建設(shè)要求，但對附屬醫(yī)院教學(xué)檔案的規(guī)范管理缺乏針對性的指導(dǎo)、監(jiān)督和有效宣傳。醫(yī)院教學(xué)檔案建設(shè)質(zhì)量的好壞很大程度上取決于管理者的責(zé)任心，這使得臨床教學(xué)檔案的收集與整理處于被動地位。錢農(nóng)的研究也指出，學(xué)校很少深入到醫(yī)院，對檔案的重要作用未能做到有效宣傳[5]。

5 加強(qiáng)附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的建議

5.1 強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識，注重教學(xué)工作的痕跡管理

教學(xué)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是重要的信息資源，是教學(xué)改革、教學(xué)研究的重要依據(jù)。附屬醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識。首先，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)檔案意識，使其認(rèn)識到教學(xué)檔案是醫(yī)院重要的信息資源，其管理的好壞是醫(yī)院教學(xué)管理水平和文明程度的體現(xiàn)，也是醫(yī)院教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)之一[6]。其次，要加大宣傳力度，并將職稱、職務(wù)競聘、成果申報等工作與教學(xué)業(yè)績檔案掛鉤，讓全院職工真切感受到教學(xué)檔案建設(shè)與人人相關(guān)，在日常工作中注重教學(xué)工作的痕跡管理，自覺重視資料的收集并主動配合歸檔工作。

5.2 建立健全臨床教學(xué)檔案管理制度

附屬醫(yī)院應(yīng)建立一套臨床教學(xué)檔案體系及一系列行之有效的教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，對教學(xué)檔案管理實行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)管理制度，納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入各級管理人員崗位責(zé)任；做到教學(xué)管理部門下達(dá)教學(xué)任務(wù)與相關(guān)歸檔材料要求同步，評價教學(xué)質(zhì)量、業(yè)績考核、晉升及成果上報與審核已歸檔的支撐材料同步，教學(xué)督查工作及檢查教學(xué)歸檔材料同步，上報評審及教師晉升材料與檔案部門出具歸檔證明同步。臨床、教學(xué)實踐活動及管理都是臨床教學(xué)檔案的形成過程，制定下發(fā)各級教學(xué)管理部門的檔案題名注解，明確各級保存文件的類型和要求，全程跟蹤、及時匯總是教學(xué)資料收集及時、完整的基礎(chǔ)，是檔案規(guī)范管理的前提。

5.3 樹立檔案工作服務(wù)新理念

臨床教學(xué)檔案產(chǎn)生于臨床教學(xué)活動，又服務(wù)于臨床教學(xué)活動。教學(xué)檔案管理的最終目的是為教學(xué)工作、教學(xué)研究和教學(xué)管理部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。教學(xué)檔案信息化建設(shè)能充分利用和發(fā)揮計算機(jī)潛能，彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱使用不方便，利用率低，反饋不及時、指導(dǎo)時效性差等缺點(diǎn)，提高教學(xué)檔案信息的時效性及利用率，為臨床教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提高提供支持。醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，投入一定的人力、物力、財力，使檔案管理在技術(shù)手段減少手工操作。利用計算機(jī)系統(tǒng)對臨床教學(xué)檔案進(jìn)行管理，建立教學(xué)檔案資源查詢、利用服務(wù)平臺，匯編具有實用性、時效性的教學(xué)成果，做到資源共享，信息交流，提高檔案利用率，充分發(fā)揮臨床教學(xué)檔案的作用，為附屬醫(yī)院乃至醫(yī)學(xué)院校教學(xué)研究、教學(xué)改革提供科學(xué)依據(jù)。

5.4 加快教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息的傳播和資源共享

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出，檔案信息化工作是今后的重點(diǎn)工作之一，要加強(qiáng)以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)；實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。信息對于醫(yī)院服務(wù)，公共衛(wèi)生領(lǐng)域，藥品管理過程等環(huán)節(jié)也很重要。國家發(fā)改委在新醫(yī)改中提出要“通過信息化手段，建立共享服務(wù)”，明確了信息技術(shù)的應(yīng)用也將成為醫(yī)改的重要任務(wù)之一。做為既承擔(dān)繁重醫(yī)療衛(wèi)生工作，又承擔(dān)臨床教學(xué)任務(wù)的附屬醫(yī)院，更應(yīng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)教學(xué)檔案資料信息的自動化有序整理，建立教學(xué)檔案資源信息庫，以網(wǎng)上查閱為手段，擴(kuò)大教學(xué)檔案的使用范圍、提高檔案的利用率、在完善保密條件的前提下，與公共網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)資源共享，方便使用者及時、快捷查找、閱讀所需檔案資料，以適應(yīng)和滿足醫(yī)學(xué)教育事業(yè)的需要，真正做到檔案信息的傳播和信息資源的共享。

5.5 加強(qiáng)院校聯(lián)系溝通

醫(yī)學(xué)院校應(yīng)加強(qiáng)對附屬醫(yī)院檔案工作的監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)，以促進(jìn)臨床教學(xué)檔案工作的健康發(fā)展，為持續(xù)改進(jìn)和提高教學(xué)質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。臨床教學(xué)檔案是學(xué)院教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，而教學(xué)評估也能推動臨床教學(xué)管理工作不斷規(guī)范完善。建議相關(guān)部門能考慮采眾家之長，在體現(xiàn)各高校辦學(xué)特點(diǎn)，發(fā)揮辦學(xué)特色的前提下，對教學(xué)檔案中教學(xué)管理、教研教改等教學(xué)基本要素統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而進(jìn)一步規(guī)范完善教學(xué)檔案的管理。

[1] 向國春,劉 剛,陳志強(qiáng).臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的建設(shè)和管理[J].重慶醫(yī)學(xué),2009,38(20):2642.

[2] 杜 鴻,梁 萍.做好附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作的思考[J].醫(yī)院管理論壇,2010,27(6):42-44.

[3] 孫 琳,周廣民.淺淡教學(xué)醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案管理[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2010,(1):51-52.

[4] 楊至華.淺議學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理[J].廣西中醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2004,7(3):148-150.

[5] 錢 農(nóng).聯(lián)合辦學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理初探[J].醫(yī)院管理論壇,2010,27(6):45-47.

[6] 羅任新.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)學(xué)臨床教學(xué)檔案管理的探討[J].醫(yī)學(xué)信息,2008,21(7):1100.