臧大巍

（山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

試談高校檔案管理人員素質(zhì)的提高

臧大巍

（山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

高校檔案工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作之一。不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢(shì)下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。要在政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段能力、創(chuàng)新服務(wù)理念等方面不斷提高高校檔案管理人員素質(zhì)。

高校；檔案管理；素質(zhì)要求

高校檔案是高等院?；顒?dòng)的直接記錄，高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地記錄了學(xué)校過去和今天的每項(xiàng)工作、活動(dòng)的全過程，而且真實(shí)地記錄著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。隨著改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，以及高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

2008年8月20日，根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《辦法》），并自2008年9月1日起實(shí)施。新《辦法》對(duì)從事檔案工作的管理人員提出了更新、更高的要求，規(guī)定檔案工作人員不僅要 “具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)”，更要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能”。因此全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢(shì)下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。筆者認(rèn)為適應(yīng)時(shí)代和形勢(shì)發(fā)展的需要，應(yīng)從以下幾個(gè)方面不斷提高高校檔案管理人員素質(zhì)，不斷提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

一、加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)政治性工作，檔案管理人員必須具有正確的政治方向，具有較高的政治素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)在樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀的基礎(chǔ)上，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論等一系列重要思想論述，努力用“三個(gè)代表”重要思想和“十七大”精神武裝自己的頭腦，樹立并落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，具備在思想上、政治上、行動(dòng)上同黨中央保持一致的政治覺悟，自覺地堅(jiān)持貫徹黨和國(guó)家的有關(guān)檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要。

檔案工作又具有機(jī)要性、保密性的特點(diǎn)，這就要求檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，充分了解保密工作的重要意義。在檔案管理工作中不斷加強(qiáng)保密觀念，提高保密意識(shí)，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，遵守檔案保密制度，不將檔案隨意堆放，提供利用時(shí)要處理好保密與利用的關(guān)系，確保檔案的安全。在檔案管理工作由封閉或半封閉型轉(zhuǎn)向全面開放的過程中，強(qiáng)調(diào)檔案的保密性尤為重要。

二、提高職業(yè)道德，忠誠(chéng)檔案事業(yè)

檔案工作是一項(xiàng)默默無聞、十分清苦、專為他人“鋪路”、當(dāng)配角的工作。檔案工作者既是腦力勞動(dòng)者，又是體力勞動(dòng)者，在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，面對(duì)大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，要安心檔案工作，就要樹立良好的職業(yè)道德。這就要求一要忠實(shí)履行職責(zé)。高校檔案工作者充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，熱愛檔案工作，樹立“俯首甘為孺子?！钡乃枷?，甘于清苦，樂于奉獻(xiàn)，甘為無名英雄；要樹立干一行愛一行的堅(jiān)定信念，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，忠實(shí)地履行自己的職責(zé)，精心地做好檔案工作。二要認(rèn)真管理檔案資料。高校檔案工作人員擔(dān)當(dāng)著管理、保護(hù)檔案資料的重任，必須以對(duì)人民高度負(fù)責(zé)、對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，整理好、保護(hù)好、使用好檔案資料，最大限度地發(fā)揮它們的作用，為學(xué)校發(fā)展、教學(xué)、科研服務(wù)。三要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，及時(shí)進(jìn)行溝通。要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭(zhēng)取良好的工作環(huán)境；要協(xié)調(diào)好與歸檔文件處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化來加強(qiáng)歸檔文件處理的統(tǒng)一性；要協(xié)調(diào)好、溝通好學(xué)校各職能部門，確保歸檔文件的齊全完整。有了這種奉獻(xiàn)的理念、良好的心態(tài)、寬大的胸懷，才能使自己腳踏實(shí)地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

三、努力練就精明強(qiáng)干的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，高校檔案工作人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做到業(yè)務(wù)精良，技術(shù)過硬。

高校專職檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。還應(yīng)具有較高的語言基礎(chǔ)知識(shí)、歷史知識(shí)、寫作知識(shí)和書法知識(shí)。語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實(shí)的語言知識(shí)就無法從事這項(xiàng)工作。所以一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者只有掌握了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和其他檔案工作相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，才能更好地勝任檔案工作的需要。

適應(yīng)新形勢(shì)下高校檔案工作的需求，檔案工作人員還必須通過脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)等多種途徑提高自身檔案理論和業(yè)務(wù)水平；通過新知識(shí)、新技術(shù)講座等形式掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化知識(shí)和技術(shù)；通過參加學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，擴(kuò)大知識(shí)面，努力成為復(fù)合型人才；通過參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)，開闊視野，活躍思維，共同切磋交流，掌握檔案工作的未來發(fā)展動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)預(yù)見和創(chuàng)新能力。

四、具備應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段的能力

現(xiàn)在高校普遍建立了完善的校園網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)已成為高校各類信息的傳遞中心。高校檔案管理工作正在建立自己的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如網(wǎng)絡(luò)收集系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)等，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為學(xué)校檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)中樞，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校檔案部門和人員也基本配備齊全了照相、錄音、錄像、掃描、復(fù)印等現(xiàn)代化設(shè)備，廣泛使用了檔案管理軟件，正在逐步實(shí)現(xiàn)信息交流網(wǎng)絡(luò)化、咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作程序化，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理。

這就要求檔案管理人員要具有應(yīng)用現(xiàn)代化工具的管理能力，檔案管理人員必須注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新。要把不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)作為生活中的必須，把應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段作為自覺行為，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷”充電”，拓寬視野。同時(shí)以檔案學(xué)科新理論為指導(dǎo)，運(yùn)用新技術(shù)來改進(jìn)檔案工作，檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)迅速有效地收集信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，完整安全地保護(hù)信息；通過專用網(wǎng)絡(luò)便捷地向社會(huì)傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源；能及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)跨地域、跨時(shí)間、跨學(xué)科、跨內(nèi)容地尋找到所需的信息。

五、不斷創(chuàng)新服務(wù)理念

高校檔案工作存在的基礎(chǔ)和最終目的，就是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。高校檔案管理工作只有按照現(xiàn)代管理的人本理念，設(shè)定準(zhǔn)確的人性假設(shè)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，通過認(rèn)真研究社會(huì)用檔人士和師生的心理需要與工作動(dòng)機(jī)，圍繞他們的需要和中心工作，搭建以人為本，人人平等的檔案服務(wù)平臺(tái)，正確處理為社會(huì)服務(wù)和為師生服務(wù)的關(guān)系，堅(jiān)持校內(nèi)與校外平等、教師與學(xué)生平等、領(lǐng)導(dǎo)與同志平等的檔案工作原則，優(yōu)先重點(diǎn)，兼顧一般，構(gòu)建和諧的管檔、用檔氛圍。面對(duì)檔案服務(wù)大眾的大趨勢(shì)，高校檔案工作者要在努力為本校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的同時(shí)，積極開辟新的社會(huì)服務(wù)渠道。

檔案管理人員要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不擺架子，按照客觀規(guī)律辦事，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作。在服務(wù)態(tài)度上，要做到主動(dòng)、熱情、和藹、耐心、周到、及時(shí)；在服務(wù)語言上，要做到文雅和氣，謙遜有禮。

［1］徐攻.關(guān)于建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的若干思考［J］.廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2003，（9）.

［2］吳雅娟.高校檔案工作的新特點(diǎn)和新問題［J］.檔案管理，2003，（5）.

［3］王實(shí).淺析高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新［J］.檔案時(shí)空，2003，（8）.

［4］陳艷歡.高校檔案在協(xié)調(diào)中謀發(fā)展［J］.檔案通訊，2003，（5）.

［5］徐盈高，征紅.淺議高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)［J］.唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（12）.

［6］鄭紅.提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)思考［J］.吉林經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（1）.

G271.6

A

1008—3340（2010）01—0060—02

2009-11-07

臧大巍，男，山東廣播電視大學(xué)辦公室工作人員。