侯淑萍

（山東廣播電視大學(xué)，山東濟(jì)南250014）

淺析高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化

侯淑萍

（山東廣播電視大學(xué)，山東濟(jì)南250014）

高校的檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。隨著高校教育體制改革的不斷深化，高校畢業(yè)生就業(yè)模式發(fā)生了根本的變化,學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)及管理勢在必行。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，信息傳輸在學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的中心樞紐更加凸顯出來，這要求檔案管理者必須不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，掌握信息技術(shù)，建立健全數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，更好地為高校學(xué)生服務(wù)。

學(xué)生檔案；管理；數(shù)字化

一、高校學(xué)生檔案數(shù)字化產(chǎn)生的背景

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

學(xué)生檔案是指學(xué)生本人在學(xué)歷教育階段的各個時期所產(chǎn)生的文字資料，是每一個人成長的最原始記錄，它能真實反映學(xué)生的各種情況，是黨和國家考核干部的最真實、最可靠的參考資料。學(xué)生檔案管理的基本工作包括：學(xué)生檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和服務(wù)等。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息。數(shù)字化檔案建設(shè)是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上,并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng),最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。例如:黑龍江大學(xué)8萬多名畢業(yè)生將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機(jī)的各類存儲器中，使各種介質(zhì)承載的重要文獻(xiàn)資料被大量數(shù)字化;讓任何人都可以通過信息高速公路中任何一點(diǎn)、任一終端即可查閱到自己所需要的檔案信息，做到“鍵盤輕敲，鼠標(biāo)一點(diǎn)，信息即出”，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制。

多年來，諸多原因使得計算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價值，檔案的保密性和檔案的利用二者之間的矛盾，使檔案信息化管理的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會的信息化發(fā)展。

二、學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1．管理者對學(xué)生檔案重要性認(rèn)識不足，重視程度不夠

首先是新生入校后的檔案管理。有關(guān)用人單位反映，一些學(xué)生檔案材料不齊全、紙張不規(guī)范。具體表現(xiàn)在材料缺乏，或者缺學(xué)籍表，或者缺體檢表，或者缺高考報名表，或者沒有檔案袋等，這給學(xué)生就業(yè)造成障礙。其次，是學(xué)生在校期間，許多評先評優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)生檔案的，但是一些部門疏忽，沒有整理和歸檔，給學(xué)生人事檔案材料的不全留下隱患。第三，某些處分材料不歸檔。因為就業(yè)壓力較大，某些部門為了學(xué)生能順利就業(yè)，一些處分文件就沒有進(jìn)入學(xué)生檔案。這些做法究其原因,主要是沒有認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要作用。學(xué)生檔案是用人單位全面了解畢業(yè)生的重要途徑，也是學(xué)校全面介紹畢業(yè)生個人素質(zhì)的權(quán)威材料。但是，管理工作者檔案意識淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，給學(xué)生填寫歸檔材料時不規(guī)范，有時候還找學(xué)生代寫。

2．陳舊的管理體制造成高校學(xué)生檔案管理不規(guī)范

目前，高校學(xué)生檔案管理體制不完善。首先是新生檔案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通郵寄方式郵寄，由各院系整理、存放，實行粗放式管理，這就造成一定程度的學(xué)生檔案缺失。其次，院系相關(guān)人員及輔導(dǎo)員、班主任到學(xué)生畢業(yè)時才將學(xué)生在校期間的有關(guān)檔案突擊收集，整理歸檔，再由學(xué)生處或就業(yè)指導(dǎo)中心寄往用人單位，造成學(xué)生檔案材料歸檔把關(guān)不嚴(yán)，移交手續(xù)不規(guī)范，填寫的內(nèi)容假、大、空，主觀評價因素多，反映客觀情況的內(nèi)容少，不能全面反映大學(xué)生思想道德水準(zhǔn)、科學(xué)創(chuàng)新能力、身心素質(zhì)、就業(yè)技能等個人才華和能力特征，大大降低了學(xué)生檔案的含金量。第三，由于檔案材料不是實時填寫，為檔案造假打開了方便之門。一些畢業(yè)生為了在激烈的就業(yè)競爭中取勝，不惜采用涂改成績，開具假證明等不正當(dāng)手段達(dá)到個人目的。也有個別院校為了使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，提高就業(yè)率，以普遍提高畢業(yè)生成績，擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎比例，降低考評標(biāo)準(zhǔn)，撤消學(xué)生處分材料等手段，獲得短期效應(yīng)。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭,也給在校生帶來了消極的影響。

3．學(xué)生檔案管理人員不多，管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高

檔案管理隊伍作為學(xué)生服務(wù)工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理隊伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng)，據(jù)調(diào)查，多數(shù)院校沒有配備專職的學(xué)生檔案管理人員，即便有，也是一兩個人，要負(fù)責(zé)全院學(xué)生檔案，從20世紀(jì)90年代末擴(kuò)招以來，學(xué)生人數(shù)激增，幾個檔案管理人員根本滿足不了院校學(xué)生人數(shù)激增的現(xiàn)狀。同時，即使有專職的檔案管理人員，也大多是引進(jìn)人才的家屬或年老多病的校內(nèi)職工，工作能力不強(qiáng)，專業(yè)知識匱乏，而真正懂得檔案業(yè)務(wù)和利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)檔案的人員很少。這對學(xué)生檔案建設(shè)與管理是不利的。

4．學(xué)生檔案管理方式陳舊，手段落后

從現(xiàn)行管理情況來看，高校學(xué)生檔案應(yīng)包括學(xué)校對學(xué)生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的原始材料，既要涵蓋學(xué)生素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)生的時代風(fēng)貌。當(dāng)前院校學(xué)生檔案的歸檔形式主要內(nèi)容包括：一是政治表現(xiàn)；二是學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績，包括入學(xué)成績表、學(xué)籍變動材料、畢業(yè)成績卡片、授予學(xué)位證書及各種獎勵證明；三是身體狀況；四是其他情況。能反映大學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)及時代特色，能吸引用人單位的內(nèi)容幾乎沒有。諸如大學(xué)生英語四、六級證書，計算機(jī)等級考試證書，大學(xué)生心理測試成績，發(fā)明創(chuàng)造證書，能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料等等一般都不歸入檔案。院校學(xué)生檔案多數(shù)還是以手工抄寫的紙質(zhì)檔案為主，現(xiàn)代化管理手段還沒有得到廣泛推廣。面對學(xué)生檔案項目增多，檔案數(shù)量大增，質(zhì)量要求趨高，流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位多等特點(diǎn)，顯然原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來越不適應(yīng)，必須加快推進(jìn)高校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化。

三、高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性及其發(fā)展

1．?dāng)?shù)字化學(xué)生檔案存在的必要性

數(shù)字化學(xué)生檔案是由于招生情況的變化而產(chǎn)生的，原來的招生模式是新生只有紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案由于體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲蛀等原因，保存時間受限。而電子檔案體積小、容量大、易長時間保存，它是今后保存檔案材料的重要手段。從2001年開始，我國高校新生錄取工作實行網(wǎng)上錄取，參加高考的學(xué)生基本信息要整理成數(shù)據(jù)輸入電腦，在這種形勢下，電子檔案就產(chǎn)生了。隨著網(wǎng)上錄取技術(shù)越來越成熟，越來越多的信息通過數(shù)據(jù)傳輸來完成，如何將這些信息以有效的載體保存下來，這給學(xué)生檔案管理工作提出了新的要求。

數(shù)字化學(xué)生檔案主要是以現(xiàn)代通信、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，以建立好的各種檔案信息庫為資源，利用智能信息處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R庫，以供需要者查詢、搜索，并且為信息資源的使用提供良好的維護(hù)和安全保密的措施。數(shù)字化學(xué)生檔案的優(yōu)點(diǎn)主要有：資源信息的數(shù)字化、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化、用戶使用方便化。

2．?dāng)?shù)字化檔案的運(yùn)用和發(fā)展

數(shù)字化檔案的出現(xiàn)使檔案的存在有了兩種載體，即紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案。數(shù)字化學(xué)生檔案是紙質(zhì)檔案存在的另一種方式，它們之間有聯(lián)系也有區(qū)別，紙質(zhì)檔案是最原始的依據(jù)，在查證時是最有力的證明，而數(shù)字化檔案為檔案的利用提供了有效的途徑，它們之間是相輔相成的，二者同時存在就要考慮到它們之間的關(guān)聯(lián)性和一致性，因為同一物質(zhì)的新載體的誕生如果不能使這種物質(zhì)發(fā)揮它特有的功能和屬性，那這種載體就沒有出現(xiàn)的必要性。而數(shù)字化學(xué)生檔案的出現(xiàn)，不論是從功能上考慮，還是從其存在和利用上考慮都有它誕生的必要性。

電子文件的大量產(chǎn)生以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，這就要求檔案工作者必須用自己所學(xué)的知識結(jié)合信息化技術(shù)，提出可行、可靠的方法建立數(shù)字化檔案，以提高檔案管理的效率和利用率。

（1）實現(xiàn)資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。利用網(wǎng)絡(luò)的實時性,方便學(xué)生、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學(xué)生檔案。數(shù)字化學(xué)生檔案解決了智能化檢索問題,使得檢索速度快,效率高,范圍廣。

（2）實現(xiàn)使用用戶查詢簡捷化,提高工作效率。學(xué)生檔案可以在任何時間、地點(diǎn)通過計算機(jī)方便地使用檔案信息,獲取及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息,從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

（3）實現(xiàn)管理權(quán)限分級化。權(quán)限是做好數(shù)字化學(xué)生檔案保密工作的關(guān)鍵,采用加密技術(shù)對重要信息進(jìn)行加密處理,管理員、學(xué)生、一般用戶三級權(quán)限為數(shù)字化檔案的安全性提供了基本的保證。

［1］連志英.檔案和著作權(quán)保護(hù)［J］.檔案，2000，（2）.

［2］傅榮校.關(guān)于數(shù)字檔案館的思考［J］.檔案學(xué)通訊，2001，（5）.

［3］吳化.當(dāng)前我國檔案信息網(wǎng)站建設(shè)狀況分析與思考［J］.檔案學(xué)研究，2001，（6）.

［4］彭堅.關(guān)于檔案“雙套制”管理問題的探討［J］.檔案學(xué)研究，2002，（1）.

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1008—3340（2010）04—0069—02

2010－09－13

侯淑萍（1968-），女，山東廣播電視大學(xué)計考辦助理館員。