岳 靜,周麗霞

(黑龍江省收費(fèi)公路管理局牡丹江處)

檔案管理信息化的實(shí)施與評(píng)價(jià)

岳 靜,周麗霞

(黑龍江省收費(fèi)公路管理局牡丹江處)

為適應(yīng)信息化社會(huì),檔案管理工作依賴信息技術(shù)展開各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化轉(zhuǎn)變,通過(guò)選擇合理有效的、可操作性強(qiáng)的信息化方案對(duì)于促進(jìn)檔案管理信息化工作具有很大意義。

檔案管理信息化;系統(tǒng)實(shí)現(xiàn);系統(tǒng)分析與評(píng)價(jià)

1 檔案管理信息化的目的和主要模式

檔案信息化建設(shè)的最終目的就是切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理,使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是:制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件;加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理,做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效,建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò),建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò),并入國(guó)家信息網(wǎng)。

信息化改變可采用的模式有很多,適合本行業(yè)特點(diǎn)的模式是最佳的選擇,目前國(guó)內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)通常的做法是在建設(shè)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)的同時(shí),逐步實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、無(wú)紙化管理。而檔案的規(guī)范化、無(wú)紙化管理使用的主要工具則是應(yīng)用集成檔案管理系統(tǒng),雖然這種做法只是在形式上改變了檔案的信息化管理,但卻起到了事辦功倍的效果。

2 當(dāng)前檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1 館藏檔案存儲(chǔ)方面

館藏檔案數(shù)字化工作才剛剛開始,紙張是主要的存儲(chǔ)介質(zhì),輔助的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、影像帶,黑白照片、彩色照片和部分電子文檔資料。由于大部分的館藏的存儲(chǔ)介質(zhì)是紙質(zhì)文件,紙質(zhì)文件不僅難以永久保存和備份,極易受到外界的環(huán)境的損壞,而且占用的大量空間,隨著數(shù)量的不斷增加,倉(cāng)儲(chǔ)的費(fèi)用和管理成本不斷增加。

2.2 檔案管理模式

目前檔案館的管理模式主要還是采用計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式,包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等,都以手工為主的,管理不是很科學(xué)、工作效率低,檔案資源不能得到充分利用。

2.3 信息查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過(guò)程中,檢索流程為:查到案卷目錄,再查到文件目錄,根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址,然后通知庫(kù)房調(diào)卷,辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來(lái)了困難,且在此過(guò)程中,查詢的途徑不夠全、查全率低、查準(zhǔn)率低,容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無(wú)法找到所需的資料,難以充分的利用檔案資源向政府機(jī)關(guān)部門和公眾提供良好的服務(wù)。

3 一個(gè)檔案管理信息化的實(shí)施過(guò)程

(1)能夠促進(jìn)本館檔案信息化的建設(shè),促進(jìn)檔案、現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購(gòu)必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。

(2)建立檔案局(館)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),提供減輕工作強(qiáng)度,辦公效率,實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化及業(yè)務(wù)管理功能。

(3)建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)和對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。支持對(duì)各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換,完成館藏檔案的數(shù)字化。

(4)建立檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)數(shù)字和非數(shù)字的檔案資源的采集功能,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效、規(guī)范的管理功能,實(shí)現(xiàn)檔案資源安全、準(zhǔn)確的檢索利用功能。

(5)通過(guò)檔案館(局)的內(nèi)部局域網(wǎng)、政府通信網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),實(shí)現(xiàn)檔案局與各政府機(jī)關(guān)部門檔案室之間、下屬檔案館及市檔案局各職能部門之間的信息共享和交流,提供信息的利用率。通過(guò)整合檔案資源信息,為政府部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)班子的決策提供相應(yīng)的信息資源的支持。

(6)建立檔案公眾服務(wù)網(wǎng),建立門戶網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn),向社會(huì)公眾統(tǒng)一展示檔案局的職能,政務(wù)公開,提供檔案查詢等內(nèi)容,網(wǎng)上業(yè)務(wù)受理和辦理結(jié)果公布窗口。

(7)擁有海量存儲(chǔ)備份和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng),制定相應(yīng)的安全策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系統(tǒng)安全解決方案。為網(wǎng)上檔案館提供安全保障,確保網(wǎng)上檔案館檔案的檔案資源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。

4 今后檔案管理信息化的發(fā)展

檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向是建設(shè)數(shù)字檔案館。所謂的數(shù)字檔案館,不是單指某一個(gè)檔案館,而是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接在一起的若干檔案館群體。數(shù)字檔案館將使檔案信息與其他各類信息更為緊密地結(jié)合在一起,成為一個(gè)有機(jī)的整體,從而對(duì)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理過(guò)程的一體化和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化等提出更高的要求。建立數(shù)字檔案館的最終目的是方便人們能最大限度地利用檔案信息,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

構(gòu)建數(shù)字檔案館需要軟硬件多方面的條件。首先,要求較好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信基礎(chǔ)設(shè)施等硬件條件。數(shù)字檔案館是內(nèi)外結(jié)合的網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu),只靠檔案部門單獨(dú)建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信基礎(chǔ)設(shè)施,無(wú)論從理論上還是實(shí)踐上都不合理也行不通。實(shí)際上只有大環(huán)境上具備了高速數(shù)字通信設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本條件,才有可能建設(shè)數(shù)字檔案館。一般要求,內(nèi)部應(yīng)具備連通各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),外部應(yīng)有支持高速信息通信的寬帶公共通信網(wǎng)絡(luò)。其次,建立和完善制度、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范化體系。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ),對(duì)數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō),標(biāo)準(zhǔn)化更為重要。由于數(shù)字檔案館具有跨部門、跨地域、甚至跨國(guó)家的特點(diǎn),且技術(shù)性強(qiáng),因此在規(guī)范化方面應(yīng)遵循以下原則:一是以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主,制度管理為輔;二是先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),再考慮采用國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于數(shù)字檔案館具有開放性,其信息交流的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中,事先難以完全確定,所以即使在數(shù)字檔案館的初始階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn),盡量做到一次到位。當(dāng)然,建好數(shù)字檔案館離不開多部門的協(xié)同努力,這將是一個(gè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程。

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