潘亞玉

（赤峰學(xué)院 院辦檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

論赤峰學(xué)院檔案管理工作

潘亞玉

（赤峰學(xué)院 院辦檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

赤峰學(xué)院于2003年成立后，為適應(yīng)學(xué)院不斷的發(fā)展，加快學(xué)院檔案管理進(jìn)程和檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)?；⑿畔⒒?，實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理工作和業(yè)務(wù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化，所做的工作.

檔案；管理；工作

赤峰學(xué)院是經(jīng)國(guó)家教育部批準(zhǔn)，由赤峰民族師范高等專科學(xué)校、赤峰教育學(xué)院、內(nèi)蒙古電視大學(xué)赤峰分校三所專科層次的學(xué)校合并，同時(shí)并入赤峰衛(wèi)校、內(nèi)蒙古幼兒師范學(xué)校的部分資源組建的一所多學(xué)科、綜合性本科普通高等學(xué)校.學(xué)院占地面積912.63畝，建筑面積22.9萬平方米.學(xué)院下設(shè)26個(gè)本科專業(yè)和60多個(gè)高職高專專業(yè)的教育教學(xué)培養(yǎng)體系.設(shè)有附屬中學(xué)、附屬醫(yī)院、第二附屬醫(yī)院.學(xué)院的辦學(xué)方向是立足當(dāng)?shù)亍⒚嫦蛉珔^(qū)、輻射周邊，繼續(xù)承擔(dān)當(dāng)?shù)刂行W(xué)教師培養(yǎng)培訓(xùn)任務(wù)，同時(shí)舉辦人文、理工、經(jīng)管、醫(yī)學(xué)、農(nóng)學(xué)、紡織等學(xué)科教育，以本科教育為主，積極為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)應(yīng)用型和技能型高級(jí)專門人才，逐步把學(xué)院辦成普通高等教育、成人繼續(xù)教育和高等職業(yè)技術(shù)教育為一體的辦學(xué)特色鮮明、服務(wù)地方的綜合性本科院校.

學(xué)院成立后為了做好檔案管理工作，加快我院檔案管理建設(shè)，適應(yīng)學(xué)院檔案工作的不斷發(fā)展和管理現(xiàn)代化、規(guī)?；⑿畔⒒男枰?，實(shí)現(xiàn)赤峰學(xué)院檔案實(shí)體分類、業(yè)務(wù)建設(shè)各項(xiàng)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的需要，著重做了以下幾點(diǎn)工作：

1 理順了檔案管理體制

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵.自學(xué)院成立以來，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作.把檔案工作納入單位的整體規(guī)劃，一方面在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等各方面給予保證.再一方面是組織領(lǐng)導(dǎo)上予以保障.從機(jī)關(guān)到各部門自上而下建立了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系.成立了以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”全方位負(fù)責(zé)檔案工作，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各單位均明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案工作，并配備一名兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門的檔案工作.

1.2 分清檔案全宗歸屬，明確管理責(zé)任.學(xué)院成立后各類檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，合并前原赤峰師專、赤峰教育學(xué)院、內(nèi)蒙古電大赤峰分校、內(nèi)蒙古幼師、赤峰衛(wèi)生學(xué)校形成的各類檔案分別單列全宗進(jìn)行保管，學(xué)院合并后形成的檔案歸赤峰學(xué)院檔案全宗管理.學(xué)院附屬醫(yī)院、第二附屬醫(yī)院、附屬中學(xué)檔案單獨(dú)成立檔案全宗.

1.3 設(shè)立檔案分室，統(tǒng)一管理工作制度.學(xué)院成立后，各單位形成的檔案都實(shí)行統(tǒng)一管理，劃歸成一個(gè)全宗，這樣就豐富了室藏，優(yōu)化了檔案信息資源.但從我院的實(shí)際情況出發(fā)，有的單位離院區(qū)較遠(yuǎn)，檔案的獨(dú)立性較強(qiáng)，如果都集中到院區(qū)來保存，給檔案利用工作帶來了不便，鑒于此，人事處、遠(yuǎn)程教育學(xué)院設(shè)立檔案分室，業(yè)務(wù)上受學(xué)院檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查（人事處人事檔案業(yè)務(wù)按照上級(jí)有關(guān)部門的管理辦法單獨(dú)整理、立卷、保管）.每年按學(xué)院各類檔案歸檔時(shí)間向?qū)W院檔案室報(bào)送檔案案卷目錄，檔案的整理、分類、立卷、編號(hào)等均按照《赤峰學(xué)院檔案實(shí)體分類法》與《赤峰學(xué)院檔案工作規(guī)范》的要求進(jìn)行.分室保管的檔案在條件具備時(shí)，向?qū)W院檔案室移交.學(xué)院附屬醫(yī)院、第二附屬醫(yī)院、附屬中學(xué)的全宗檔案在業(yè)務(wù)上受學(xué)院檔案室指導(dǎo)監(jiān)督、檢查（各附屬單位檔案業(yè)務(wù)按照上級(jí)有關(guān)部門的管理辦法單獨(dú)整理、立卷、保管）.學(xué)院綜合檔案室定期對(duì)照其單位檔案管理辦法對(duì)各附屬單位的檔案工作進(jìn)行檢查.

1.4 建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo).學(xué)院成立后，根據(jù)學(xué)院工作發(fā)展需要，組建了檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，調(diào)整了專兼職檔案人員隊(duì)伍.設(shè)立了六名專職檔案員負(fù)責(zé)全院各類檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、歸檔、編目、排架、管理、利用等工作.培養(yǎng)了22名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的檔案的收集、整理、立卷歸檔工作.學(xué)院各部門的秘書負(fù)責(zé)收集本單位所產(chǎn)生的各種文件材料，按歸檔時(shí)間交給各類的兼職檔案員整理歸檔.為培養(yǎng)一支政治上過硬、業(yè)務(wù)上精良的兼職檔案員隊(duì)伍，學(xué)院綜合檔案室定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)工作能力，促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提高，確保檔案的歸檔齊全完整、系統(tǒng)、安全.

2 不斷健全規(guī)章制度

學(xué)院檔案工作本著高標(biāo)準(zhǔn)、可持續(xù)發(fā)展的要求，建章立制保長(zhǎng)效，努力探索建立規(guī)范化管理的模式，用制度約束、規(guī)范行為.我們結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，建立健全了涵蓋檔案管理所有環(huán)節(jié)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度.先后制定了《學(xué)院文書處理制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)工作制度》、《檔案鑒定和銷毀制度》、《檔案保密制度》、《檔案資料管理制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案庫(kù)房“八防”措施》、《檔案預(yù)立卷制度》、《科技檔案的修改、補(bǔ)充制度》、《確保檔案完整準(zhǔn)確系統(tǒng)超前控制制度》、《設(shè)備開箱制度》、《檔案人員“三參加”制度》.制定了《赤峰學(xué)院檔案工作考核制度》和《赤峰學(xué)院各門類檔案歸檔制度》.修訂、完善了《檔案歸檔范圍、保管期限表》等.這些制度、規(guī)定的建立，明確了職責(zé)，規(guī)范了操作程序，使檔案工作在管理體制、運(yùn)行機(jī)制、利用服務(wù)等各個(gè)方面都做到了有法可依，有章可循，有效的促進(jìn)了學(xué)院檔案工作向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方面發(fā)展.

3 不斷完善檔案的保管條件和庫(kù)房管理工作

檔案庫(kù)房建設(shè)基本符合國(guó)家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的規(guī)定.按要求檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室三分開，庫(kù)房?jī)?nèi)檔案排放規(guī)整、有序，柜標(biāo)明了，掛有平面示意圖，溫濕度記錄冊(cè)，各種規(guī)章制度上墻.庫(kù)房“八防”即“防火”、“防盜”、“防潮”、“防蟲”、“防塵”、“防光”、“防鼠”、“防水”等設(shè)施落實(shí)到位.為檔案創(chuàng)造了良好的存放空間和環(huán)境.近兩年來學(xué)院對(duì)綜合檔案室給予了很大經(jīng)濟(jì)投入，更換、淘汰了原有的檔案柜、添置了11組密集架，安裝了空調(diào)、配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案軟件等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、設(shè)施.檔案室用的檔案裝具、用品都是在赤峰市檔案局指定的檔案用品商店購(gòu)買，完全符合規(guī)范要求.這些設(shè)施的配備，使檔案保管及辦公條件得到了根本改善，為檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ).

4 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案自身的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案工作的主體，是搞好檔案工作的根基所在.我們始終堅(jiān)持不懈的抓這一塊的管理和建設(shè)，力求夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，創(chuàng)建一流的檔案室.

4.1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè).加大檔案資料的征集力度，資料收集的范圍由“窄”變“寬”，由“單一”到“多元”.兼職檔案員深入到學(xué)院各部門各個(gè)環(huán)節(jié)收集檔案材料，特別是加強(qiáng)對(duì)教學(xué)管理中形成的檔案資料的監(jiān)管和收集.再一個(gè)是對(duì)重大活動(dòng)中形成的各種重要資料進(jìn)行了全程跟蹤收集，不漏掉每一份應(yīng)歸檔的檔案材料.力求各門類與載體檔案歸檔率為90%、歸檔文件齊全完整率要達(dá)到95%以上.

4.2 重視檔案資料的前期管理和歸檔工作.為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，我們特別注重平時(shí)對(duì)檔案的收集和積累，把事后控制改為事前控制，將檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，將檔案工作納入程序管理，與學(xué)院的各項(xiàng)工作同步進(jìn)行，從籌劃、開始時(shí)就先期導(dǎo)入檔案管理，直至工作結(jié)束，使檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系.學(xué)院每個(gè)部門形成的檔案資料均由各個(gè)部門的兼職檔案員收集、整理、立卷移交檔案室.為確保形成檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，檔案室派負(fù)責(zé)分管各類的專職檔案員深入到各部門對(duì)形成的檔案資料對(duì)照立卷要求進(jìn)行檢查指導(dǎo)，確保檔案資料的質(zhì)量.

4.3 檔案資料的后期歸檔工作.檔案資料由各部門的兼職檔案員移交到檔案室，再由檔案的專職檔案員進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、編目、檢查、消毒，確保安全后再排架歸檔.檔案室自學(xué)院成立以來室存文書檔案永久1260件、長(zhǎng)期2844件、短期3047件；教學(xué)檔案永久2675卷、長(zhǎng)期1665卷、短期323卷；科研檔案永久55卷、長(zhǎng)期13卷、短期8卷；基建檔案永久338（盒、卷）、長(zhǎng)期25卷、短期29卷；設(shè)備檔案永久8卷、長(zhǎng)期180卷、短期13卷；出版檔案永久105卷、長(zhǎng)期203卷、短期4卷；外事檔案永久5卷、長(zhǎng)期15卷、短期4卷；財(cái)會(huì)檔案永久280卷、長(zhǎng)期271卷、短期7171卷；名人檔案永久708卷件；實(shí)物檔案永久18件、長(zhǎng)期266件、短期38件；聲像檔案照片1471張、錄像帶1038盒、錄音帶190盒、投影片1951張、幻燈片3176片；存有附屬醫(yī)院病案14萬多卷.

4.4 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作.綜合檔案室對(duì)下設(shè)三個(gè)附屬單位的檔案、分室管理的檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)注意檔案員的培養(yǎng)，多形式、多渠道、多手段地開展教育培訓(xùn)活動(dòng)，為檔案員提供盡可能多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，為了使兼職檔案人員和附屬單位的檔案人員能很好的勝任本職工作，我們?cè)趯W(xué)院內(nèi)部舉辦了檔案管理培訓(xùn)講座，著重就各類檔案的整理、分類、編目、排序等基本操作方法，及檔案工作中普遍存在、有待于解決的問題，有針對(duì)性地進(jìn)行專題輔導(dǎo).為了盡快與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，我們對(duì)三個(gè)附屬單位的檔案管理中存在的具體問題按照上級(jí)有關(guān)部門的管理辦法對(duì)附屬單位檔案員進(jìn)行單獨(dú)指導(dǎo).

4.5 加強(qiáng)信息化管理.隨著學(xué)院辦公自動(dòng)化的普及，以及電子公文系統(tǒng)的推出，檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，必將成為學(xué)院整體信息化建設(shè)中一個(gè)重要組成部分.總體來看，這項(xiàng)工作我們起步較晚.學(xué)院于2007年底購(gòu)買了赤峰市檔案局推薦的“津科”檔案管理軟件.目前我們正著手建立2003年學(xué)院成立以來文件級(jí)機(jī)讀目錄庫(kù)，以及計(jì)算機(jī)查詢檢索系統(tǒng).今后一個(gè)時(shí)期，我們會(huì)把檔案信息建設(shè)作為檔案工作的重中之重，搭建新的檔案信息管理平臺(tái)，并利用這個(gè)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，豐富室藏檔案資源，提高信息時(shí)效，拓展服務(wù)功能，使檔案工作更具有生機(jī)和活力.

5 加強(qiáng)檔案利用工作的力度

開發(fā)利用檔案信息資源，使學(xué)院檔案能夠?yàn)閷W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策、教育教學(xué)和其他各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)，是學(xué)院檔案管理工作的最終目的.我們?cè)诠ぷ髦袠淞⒅鲃?dòng)服務(wù)、及時(shí)服務(wù)、跟蹤服務(wù)的意識(shí)，不斷改進(jìn)服務(wù)手段，提高檔案服務(wù)工作的質(zhì)量.一是充分利用檔案原始記錄性的作用，使之為學(xué)院的教學(xué)、管理、科研和社會(huì)上的需求提供大量的詳實(shí)可靠的檔案信息.例如：2006年和2007年赤峰市衛(wèi)生局先后兩次來我校檔案室查閱學(xué)籍檔案，為辦理職業(yè)醫(yī)師考試考生核實(shí)畢業(yè)證真假提供了可靠的依據(jù).二是重視檔案信息的開發(fā).為了能更好的為學(xué)院管理、教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)，我們充分利用庫(kù)藏檔案資料開展檔案資料編研工作.先后編制了《全宗卷》、《大事記》、《組織沿革》、《利用效果匯編》、《干部職務(wù)名稱及任免匯編》、《專業(yè)技術(shù)職務(wù)匯編》、《學(xué)院黨委、行政發(fā)文匯編》、《兩會(huì)簡(jiǎn)介》等一批有價(jià)值、有特色的資料匯編.拓展了檔案利用的深度和廣度.為加快我院檔案管理建設(shè)，適應(yīng)赤峰學(xué)院檔案工作不斷發(fā)展和管理的需要，為實(shí)現(xiàn)赤峰學(xué)院檔案實(shí)體分類、業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化，為了更好的為我院改革、建設(shè)、發(fā)展服務(wù)，于2006年編寫印刷了《赤峰學(xué)院檔案實(shí)體分類法》與《赤峰學(xué)院檔案工作規(guī)范》.

6 2008年9月1日由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號(hào)令的形式發(fā)布實(shí)施《高校檔案管理辦法》.我們經(jīng)過認(rèn)真學(xué)習(xí)，有了深刻認(rèn)識(shí)，認(rèn)為《高校檔案管理辦法》是指導(dǎo)新階段高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性和導(dǎo)向文獻(xiàn)，是新時(shí)期、新階段國(guó)家為促進(jìn)高等教育快速發(fā)展作出的一項(xiàng)重要舉措，對(duì)提高檔案工作服務(wù)于高校與經(jīng)濟(jì)發(fā)展能力和水平具有重要的意義.我們按照《高校檔案管理辦法》的要求，對(duì)學(xué)院檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置與人員配備、管理職責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰、條件保障以及檔案的利用與公布等做出了全面改進(jìn).

自赤峰學(xué)院成立以來，在自治區(qū)教育廳領(lǐng)導(dǎo)下、市檔案局的指導(dǎo)下、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，學(xué)院檔案管理工作取得了一定成績(jī).今后我們將繼續(xù)本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的宗旨，以制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)為重點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理機(jī)制，以積極的實(shí)踐精神和卓有成效的工作，把赤峰學(xué)院檔案管理工作推上一個(gè)新的臺(tái)階.

G271

A

1673-260X（2010）06-0180-02