周春霞

(湖北大學,湖北 武漢 430062)

高職院校學生檔案是學生在校學習、生活與社會實踐中形成的反映學生德、智、體、美等方面全面發(fā)展的歷史記錄,是學?？疾?、教育和培養(yǎng)學生的第一手材料,是用人單位了解畢業(yè)學生學習、工作、生活、成長情況的真實依據(jù)。伴隨著我國高等教育大眾化進程的加快,高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展,招生規(guī)模迅速擴大,目前已占高等教育的半壁江山。高職院校學生群體人數(shù)越來越龐大,學生檔案管理工作顯得越發(fā)重要。高職院校學生檔案是高校檔案管理的重要組成部分,其管理效率的高低,直接影響著整個學校的管理水平。由于不少高職院校對學生檔案缺乏足夠重視,而且學生檔案管理上存在眾多疏漏,因此,我們必須在科學發(fā)展觀的指導(dǎo)下,積極探索新形勢下高職院校檔案管理的新模式,把學生檔案統(tǒng)籌到學校管理體系之中,不斷加強學生檔案的規(guī)范化管理,為學校改革發(fā)展服務(wù),為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

一、高職院校學生檔案管理存在的問題

高職院校學生檔案是學生在校期間各方面表現(xiàn)的真實記錄,是學生全面發(fā)展和綜合素質(zhì)提高的見證,必須高度重視。但由于不少學校更加重視學生的教育、管理和培養(yǎng)工作,而對學生檔案重視不夠,因而在學生檔案管理上明顯滯后。主要表現(xiàn)在:一是對學生檔案重要性認識不足,在很大程度上制約了學校檔案工作者收集、整理和利用學生檔案的積極性和工作的主動性。二是學生檔案工作缺乏制度化的管理程序,學生檔案收集處于“想交就交,不想交就不交”的不規(guī)范狀態(tài),制度缺乏甚至形同虛設(shè),導(dǎo)致學生檔案收集、整理缺乏規(guī)范和管理力度,與學校管理工作形成較大差距;同時,管理人員在管理上流于形式,對檔案內(nèi)容的完整性及檔案的去向缺乏及時記錄與整理,導(dǎo)致部分畢業(yè)生檔案去向不明。三是學生檔案管理隊伍不健全,業(yè)務(wù)管理水平低下。特別是學籍檔案管理人員多為兼職,不僅精力無法保證,而且缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn),難以達到檔案及時、科學和規(guī)范的管理要求。四是傳統(tǒng)的檔案管理模式陳舊,效率低下,不能適應(yīng)高職教育事業(yè)改革發(fā)展的需要,亟需按電子化、信息化發(fā)展的趨勢進行檔案管理模式的變革,以滿足高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。五是服務(wù)功能有待增強,學生檔案不僅在收集、整理、鑒別、貯存等方面存在不足,而且在檔案信息資源的開發(fā)利用方面嚴重滯后,阻礙了檔案功能的正常發(fā)揮,制約了檔案管理工作的科學發(fā)展。

二、高職院校學生檔案規(guī)范化管理的基本對策

做好新時期學生檔案管理工作,對促進高等教育健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。科學規(guī)范的檔案管理,是衡量學校教育質(zhì)量和辦學水平的一個重要標志。如何做好高校學生檔案管理工作,使其走上科學化、規(guī)范化、法制化的道路,是高校檔案管理工作亟待解決的重要問題。學生檔案是高校檔案的有機組成部分,筆者認為,應(yīng)從以下幾個方面科學規(guī)范高職院校學生檔案管理工作,進一步提升學校檔案管理水平。

(一)增強各級檔案管理人員的檔案意識

學生檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分,學生檔案詳實記錄了學校的育人成果,綜合反映了學校的辦學水平。因此,學校檔案工作人員要重視做好學生的檔案管理工作,建立健全系統(tǒng)的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、咨詢服務(wù)的檔案工作流程,并通過建章立制等方式予以保證。檔案工作者應(yīng)按檔案管理規(guī)范嚴格要求,增強工作的責任感,樹立良好職業(yè)道德,同時要加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習,不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高檔案科學管理技能和管理水平,做好新時期的檔案管理工作。

(二)做好學生檔案管理建章立制工作

為進一步做好學生檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等工作,有效地保護和利用檔案,必須首先做好建章立制工作,建立一套完整的具有高職院校學生檔案管理特色的檔案規(guī)章制度,如檔案收集、整理、檢查、核實、歸檔、登記、考核、評估、獎勵制度,明確歸檔范圍、管理職責、查閱條件、交接轉(zhuǎn)遞手續(xù)等;建立科學的檢索方式,方便查找和利用;建立健全檔案管理科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的體制和機制。其次,要建立學生檔案管理的約束和激勵機制,把學生檔案的管理納入學校檔案管理工作中,以此激勵學生檔案管理人員自覺學習科學知識和參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性,更新管理知識,提高業(yè)務(wù)水平和管理技能。

(三)確保學生檔案信息的真實與豐富

學校檔案館工作人員要轉(zhuǎn)變工作作風,改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統(tǒng)觀念,應(yīng)主動與學校教學、學工等部門工作人員保持密切聯(lián)系,及時收集學生從入學到畢業(yè)的各類檔案材料,做到認真檢查核實,科學歸檔保存,確保檔案信息真實可靠。時代的快速發(fā)展對學生檔案提出了新的要求,過去傳統(tǒng)方式收集的檔案信息在很大程度上不能反映學生發(fā)展的全貌,不能完整儲備個體全面信息,因此檔案工作人員必須適應(yīng)當今素質(zhì)教育和復(fù)合型人才培養(yǎng)的新形勢,不僅要關(guān)注學生的學習成績和品德操行,而且要更加關(guān)注學生的創(chuàng)新能力和實踐能力,更加重視收集反映學生成長的進步材料,包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等,不斷擴大歸檔范圍,通過增加素質(zhì)教育、復(fù)合型人才培養(yǎng)、社會實踐和科技創(chuàng)新活動等方面的信息,真實生動反映個體化發(fā)展的特征,為學生的成長成才,為用人單位選拔人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),同時也可為學校人力資源的開發(fā)提供良好平臺。

(四)加快學生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進程

目前,許多高職院校建立和健全了良好的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),為實現(xiàn)學生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供了技術(shù)保障,同時,隨著計算機科學的飛速發(fā)展和計算機應(yīng)用的普及,檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提上議事日程。特別是自 2003年以來,全國普通高招工作實行網(wǎng)上招生,考生信息實現(xiàn)電子化,形成考生電子檔案的雛形,為高校學生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理奠定了基礎(chǔ)。因此,高職院校應(yīng)與時俱進,加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,開發(fā)高職院校學生檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),提高管理效率和管理水平。為加快學生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進程,高職院校應(yīng)加強對檔案工作人員網(wǎng)管技術(shù)的培訓(xùn)和指導(dǎo),使之成為既懂學生檔案業(yè)務(wù),又懂現(xiàn)代化科技知識的新型學生檔案管理人員。與此同時,檔案工作人員應(yīng)在遵循檔案工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上,充分利用以電子計算機為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段,有計劃、有步驟、有系統(tǒng)地將學生檔案分類歸檔,逐步實現(xiàn)檔案管理電子化和網(wǎng)絡(luò)化,完善網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),以適應(yīng)高等教育發(fā)展和社會經(jīng)濟建設(shè)的需要。

(五)做好畢業(yè)生檔案的追蹤工作

隨著高職院校招生規(guī)模的擴大,就業(yè)情景趨好,不少畢業(yè)生經(jīng)過努力奮斗,成為社會經(jīng)濟建設(shè)主力軍和各行各業(yè)骨干。高職院校應(yīng)建立起與之密切聯(lián)系,獲取信息的渠道,或直接與個人聯(lián)系、或通過各地校友會聯(lián)系、或通過新聞媒體獲取優(yōu)秀事跡信息、或編寫校友通訊錄聯(lián)系等,通過各種有效途徑及時搜集他們的各類信息,加工整理后及時歸檔。通過檔案信息跟蹤,特別是通過制作校友通訊錄讓其感受到母校的溫暖和關(guān)懷,不僅能讓他們了解母校的發(fā)展狀況,而且能了解其他校友的工作狀況,為他們提供了一個關(guān)心和支持母校發(fā)展的平臺。同時,有利于高職院校進一步調(diào)整專業(yè)設(shè)置,改革教學內(nèi)容,創(chuàng)新管理體制,不斷適應(yīng)社會發(fā)展的需要。畢業(yè)生檔案的追蹤,能凝聚校友力量,豐富學校校史檔案資源,提高學校辦學水平和適應(yīng)社會需要的能力,擴大學校社會影響,是一項于校友于母校發(fā)展都十分有利的重要工作,必須努力做到最好。

(六)加大學生檔案開發(fā)利用力度

檔案必須開發(fā)利用,只有通過開發(fā)利用才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和保存價值,更好地為社會服務(wù)。學?？稍谛律雽W、校園開放日、節(jié)假日和紀念活動中,利用學校豐富的檔案資源,舉辦杰出校友檔案展,充分發(fā)揮檔案資源的社會宣傳功能,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化成為鮮活的教育資源,培育學生知校、愛校、榮校情結(jié),激勵同學們刻苦學習,奮發(fā)有為,爭做新時期的有用之才。同時要創(chuàng)新檔案利用方法,拓展服務(wù)領(lǐng)域,擴大服務(wù)功能,在繼續(xù)做好傳統(tǒng)的接待查閱、出具證明、咨詢服務(wù)等工作的基礎(chǔ)上,積極探索檔案的開發(fā)利用,逐步向檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向進軍,建立檔案信息高速公路,實現(xiàn)檔案開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化管理目標,最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價值,獲得較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

(七)加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì),做好新時期高職院校學生檔案管理工作,首先必須建立一支相對穩(wěn)定的管理隊伍,應(yīng)有專職人員從事學生檔案管理工作且保持相對的穩(wěn)定;其次,要注重培養(yǎng)檔案工作人員的責任感和使命感,激發(fā)他們的工作熱情;第三,要加強檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)的學習,不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新意識,努力開創(chuàng)學校檔案管理新局面。只有真正建立一支政治過硬、結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛的檔案管理隊伍,努力探索新時期高職院校學生檔案管理的特點和方法,做好學校檔案管理工作,才能不斷提升高職院校在社會中的競爭力。

三、高職院校學生檔案規(guī)范化管理的意義

高職院校學生檔案是學校檔案的重要組成部分?？茖W規(guī)范地做好學校檔案管理工作,不僅能發(fā)揮檔案的社會服務(wù)功能,擴大學校的社會影響,而且能豐富學校校史檔案資源,弘揚大學精神,促進和諧校園建設(shè)。高職院校學生檔案的意義,可粗略概括如下。

是學校校史檔案教育的生動材料。高職院校畢業(yè)生走上社會后,不少人成為社會各條戰(zhàn)線的建設(shè)者和生力軍,在各行各業(yè)取得杰出成績,許多人還成為名家能手,這些檔案材料構(gòu)成學校校史檔案的重要內(nèi)容之一。學?？梢越Y(jié)合新生入學教育、校慶和各種紀念活動,充分發(fā)揮學生檔案的教育功能,激勵和引導(dǎo)同學們刻苦學習、克難奮進,自覺開展知校、愛校、榮校行動,促進和諧校園建設(shè)。校史檔案是校園文化的重要組成部分。校園文化承載著學校的歷史,是一所學校最具品位的東西,是一種隱性的教育力量,是學校建設(shè)中寶貴的精神財富與精神資源,具有熏陶、教育、感化和激勵的重要作用,對于提升大學生的精神境界,增強育人化人的校園氛圍,激勵大學生開拓創(chuàng)新、奮發(fā)向上,增強集體榮譽感、社會責任感和歷史使命感,都具有特別重要的意義。

是擴大學校社會影響的重要窗口。校史檔案是學校對外宣傳、展示悠久辦學歷史傳統(tǒng)與成就的重要窗口。學生檔案是校史檔案的重要內(nèi)容,高職院校學生檔案資源十分豐富,許多學生畢業(yè)后產(chǎn)生了重要的社會影響,因此必須重視學生檔案的建設(shè)與管理,要在深化內(nèi)涵、創(chuàng)建服務(wù)特色方面下功夫;要注重創(chuàng)新,運用新興的信息技術(shù)與管理方法,及時更新檔案內(nèi)容,使檔案功能得到持續(xù)的發(fā)揮;要不斷完善檔案日常征集機制,做到傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)實檔案征集相結(jié)合;要在推動大學校園文化建設(shè)、精神文明建設(shè),發(fā)揮大學的社區(qū)教育功能等方面發(fā)揮重要作用。

是衡量高校辦學水平的重要尺度。檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分,科學規(guī)范地做好新時期學生檔案管理工作,是高職院校自身健康發(fā)展的需要,是提高工作效率和辦學水平的必要條件。學生檔案是反映學生基本情況和綜合素質(zhì)的重要載體,它不僅記錄了學生德、智、體、美、能各方面的成長過程,而且能進一步體現(xiàn)出學校的辦學質(zhì)量和管理水平。真實豐富的學生檔案和科學規(guī)范的檔案管理,為回顧學校發(fā)展沿革,考察學校辦學水平、師資隊伍結(jié)構(gòu)、學生綜合素質(zhì)等環(huán)節(jié)提供了重要憑證;為展望學校發(fā)展,科學制定發(fā)展規(guī)劃提供第一手資料,是進行科學分析、取長補短、制定規(guī)劃的重要依據(jù);為加強學生思想政治教育工作,激勵學生適應(yīng)社會需要刻苦學習,全面提高綜合素質(zhì)和社會實踐能力發(fā)揮重要作用。

是做好學校檔案開發(fā)利用的有效途徑。加強學生檔案規(guī)范化管理的目的,就是要促進檔案資源的有效開發(fā)。檔案的價值和意義是通過為社會服務(wù)而實現(xiàn)的,因此,學校要在搜集、保存、管理好學生檔案的基礎(chǔ)上,最大限度的做好檔案資源的開發(fā)利用工作。一是要認真做好學生檔案材料的收集、審核、歸檔等基礎(chǔ)工作,并結(jié)合學校實際進行檔案編研工作,編制方便查閱的檢索工具,以滿足各方面人士咨詢、查閱的需要;二是要開展周到熱情的服務(wù),通過不斷改進和創(chuàng)新工作方法,提高工作效率;三是要認真做好學生檔案的傳遞工作,確保檔案運轉(zhuǎn)安全及材料完整,為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。只有科學規(guī)范地做好學生檔案管理工作,才能最大限度地發(fā)揮高校學生檔案的社會服務(wù)功能,擴大學校的社會影響,對于促進學?？沙掷m(xù)健康發(fā)展和提升學校社會競爭力有重要意義。

[1]楊莉.淺談高校學生檔案管理工作 [J].云南檔案,2008,(1).

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