張家口教育學(xué)院 張文莉

商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用

張家口教育學(xué)院 張文莉

商務(wù)英語函電是一種行業(yè)函電，即用商業(yè)上的事務(wù)英語來傳遞信息的函電，主要用于對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動當(dāng)中。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的迅猛提高，商務(wù)英語函電的應(yīng)用也越來越重要。作為現(xiàn)代貿(mào)易活動中最有效、最常用的通訊手段，商務(wù)英語函電能夠準(zhǔn)確、具體地為貿(mào)易雙方傳遞各類商業(yè)信息，很好地為貿(mào)易雙方搭建一個信息溝通的橋梁，已經(jīng)成為現(xiàn)代對外貿(mào)易中不可或缺的組成部分。

商務(wù)英語函電 對外貿(mào)易 作用

1 商務(wù)英語函電和對外貿(mào)易的概述

由于英語是世界上最通用的語言，因此，在國際貿(mào)易活動中的信息傳遞以英語為主，我們稱之為商務(wù)英語。商務(wù)英語作為國際貿(mào)易中的主要用語，不同于一般的生活學(xué)習(xí)常用英語，有著獨(dú)特的語言風(fēng)格，有著貿(mào)易的專業(yè)性。商務(wù)英語函電就是在對外貿(mào)易的經(jīng)濟(jì)活動中，以專業(yè)貿(mào)易英語來進(jìn)行貿(mào)易雙方的函電往來。在對外貿(mào)易中，商務(wù)函電的作用表現(xiàn)為三點：一是往來信息傳遞；二是處理貿(mào)易活動中的相關(guān)事宜；三是促進(jìn)溝通，聯(lián)絡(luò)感情。商務(wù)函電的通訊方式多種多樣，常用的有信函、傳真、電報、電子郵件等方式。由于商務(wù)函電是聯(lián)系公司與客戶的工具，在對外貿(mào)易中更是買賣雙方的紐帶，所以，商務(wù)函電的種類更是五花八門，大致可分為詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函、商洽函、聯(lián)系函。在涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)中，從使用功能還可以分為很多種類。

站在一個國家或地區(qū)的角度，看待與其他國家或地區(qū)進(jìn)行商品、勞務(wù)和技術(shù)的交易活動就是對外貿(mào)易，也可稱為國外貿(mào)易。由于對外貿(mào)易的形式具有多樣性，所以，對外貿(mào)易的分類按不同形式可分為四大類：

由于對外貿(mào)易過程中的商品形式與內(nèi)容不同，按交易內(nèi)容可分為貨物貿(mào)易、技術(shù)貿(mào)易與服務(wù)貿(mào)易；在對外貿(mào)易過程中，由于交易方向的不同，可分為進(jìn)口貿(mào)易、出口貿(mào)易、過境貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易；在交易過程中，由于交易對象不同，可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易；對外貿(mào)易過程中，受地域限制，導(dǎo)致運(yùn)輸方式的不同，根據(jù)運(yùn)輸方式的不同，可分為海運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易以及多式聯(lián)運(yùn)等。

2 在對外貿(mào)易過程中，商務(wù)英語函電起到的作用

隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)充分應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域，人類已全面進(jìn)入信息技術(shù)社會。在業(yè)務(wù)交流中，信函的應(yīng)用已經(jīng)不能適應(yīng)迅速的信息變化，從而被傳真、電子郵件等通信手段替代，雖然在信息內(nèi)容及形式上沒有多大變化，但是運(yùn)用信息技術(shù)來傳遞信息更加方便、快捷，而且很大程度上減少人力、物力的消耗，節(jié)約時間。可以說，電子郵件和傳真就是省時省力地傳遞信函。現(xiàn)階段，在電子商務(wù)環(huán)境下，各種貿(mào)易都可以在網(wǎng)上輕輕松松地完成，隨著電子商務(wù)的發(fā)展，進(jìn)行貿(mào)易的效率越來越高，國際貿(mào)易的發(fā)展也越來越趨向于網(wǎng)絡(luò)化、電子化。自從我國加入世界貿(mào)易組織后，我國與其他國家的經(jīng)濟(jì)交往越來越頻繁，無論是經(jīng)濟(jì)貿(mào)易還是技術(shù)合作方面都得到了長足的發(fā)展。國際上的商務(wù)合作日益加強(qiáng)。目前，在對外貿(mào)易活動中，商務(wù)交流以及信息傳遞百分之九十八用的是電子郵件，可見，商務(wù)英語函電在當(dāng)今國際貿(mào)易飛速發(fā)展、世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐不斷加快的情況下，已經(jīng)成為商業(yè)交流、企業(yè)貿(mào)易交往必不可少的手段。在對外貿(mào)易過程中，從企業(yè)間建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易等各個環(huán)節(jié)以及這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題都需要通過函電進(jìn)行，而且商務(wù)英語函電可以作為重要的法律依據(jù)來解決在貿(mào)易過程中出現(xiàn)的糾紛、問題。因此，現(xiàn)階段對外貿(mào)易中英語函電能夠起到的作用是非常大的。商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易過程中的作用主要有以下幾點：

(1)對貿(mào)易全球化的實現(xiàn)起到了積極的推動作用

由于在國際貿(mào)易中存在很多需要貿(mào)易雙方考慮協(xié)商的問題，貿(mào)易活動中由于雙方的地域、時間以及空間等客觀因素的限制，導(dǎo)致在貿(mào)易開展之后，會有很多繁瑣的問題相繼出現(xiàn)，使貿(mào)易的進(jìn)行受到很多阻礙，不僅復(fù)雜多變，增加人力、物力消耗，速度會因此而變得緩慢，而且很大程度上存在安全隱患。這就需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行交流協(xié)商，傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式不能滿足雙方在貿(mào)易過程中及時協(xié)商解決問題的要求，使得貿(mào)易雙方不得不反復(fù)進(jìn)行面對面的洽談交流，這是一個非常繁瑣的過程?，F(xiàn)代商務(wù)英語函電的興起，為企業(yè)提供了與國外企業(yè)進(jìn)行貿(mào)易交流的快捷的通訊方式，不論哪里的客戶、合作伙伴，不論遇到多少問題，都不需要費(fèi)時費(fèi)力地進(jìn)行面對面洽談協(xié)商，也不需要隨時隨地的與客戶交流信息意見，外貿(mào)企業(yè)可以在全世界范圍內(nèi)開展新的業(yè)務(wù)，尋找新的合作伙伴，不再受到地域的限制，從而進(jìn)一步實現(xiàn)貿(mào)易全球化，這些都是建立在信息技術(shù)與商務(wù)英語函電的發(fā)展基礎(chǔ)上的，商務(wù)英語函電作為必不可少的一部分，起到了積極的推動作用。

(2)能夠極大地促進(jìn)對外貿(mào)易的增長

現(xiàn)階段，信息技術(shù)有了長足的發(fā)展，在電話、傳真的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以進(jìn)一步建立網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺來展示自己，更快捷的與貿(mào)易合作伙伴交換信息，更進(jìn)一步的加快對外貿(mào)易的發(fā)展，一些中小型企業(yè)也可以在商務(wù)英語函電這種方便快捷的全球通訊方式下，尋找新的貿(mào)易伙伴，并尋找機(jī)會擴(kuò)大貿(mào)易規(guī)模，更迅速地促進(jìn)對外貿(mào)易的增長。

(3)可以提高外貿(mào)企業(yè)的工作效率，減少貿(mào)易過程中的人力、物力消耗，降低成本

商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中除了能夠使貿(mào)易雙方更快捷地處理糾紛，協(xié)商解決問題，還可以更快速地把貿(mào)易過程中的相關(guān)信息及時傳遞給客戶或合作伙伴。由于傳統(tǒng)的通訊方式如傳真、信函是以紙文件的方式傳遞信息的，客戶或合作伙伴收到信息需要整理、分類、存檔，這樣既耗時又耗力，極大程度上降低了工作效率，不能及時把信息反饋給發(fā)送方。而以函電的方式傳遞信息，有效減少了對文件信息的整理、存檔等環(huán)節(jié)的工作量，提高了工作效率，還能夠在對外貿(mào)易過程中降低成本。

(4)可加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，起到聯(lián)絡(luò)感情的作用

由于商務(wù)英語函電具備快捷、方便的特點，使得在對外貿(mào)易過程中，外貿(mào)企業(yè)可以隨時與客戶或合作伙伴交流，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，可以起到聯(lián)絡(luò)感情的作用。而且對于新客戶的發(fā)展也起到了巨大的作用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展、電子商務(wù)的興起、貿(mào)易的全球化，商務(wù)英語函電也逐步發(fā)展起來，各種各樣的通訊方式(MSN、黑莓等)的使用，使國際貿(mào)易的通訊更加快捷、方便。更加方便外貿(mào)企業(yè)之間的交流，對于外貿(mào)企業(yè)擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模、發(fā)展新客戶、加深老客戶合作關(guān)系有著不可忽視的作用。

(5)對于貿(mào)易雙方起到了媒介的作用

隨著貿(mào)易的全球化，由于商務(wù)英語函電能夠準(zhǔn)確、具體、迅速地為貿(mào)易雙方傳遞各類信息，為貿(mào)易雙方搭建起了信息交流的橋梁，對于貿(mào)易雙方起到了媒介的作用，商務(wù)英語函電已經(jīng)應(yīng)用到對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)之中。對于對外貿(mào)易，商務(wù)英語函電已經(jīng)成為一個重要的組成部分，能夠推動貿(mào)易的全球化發(fā)展、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長、提高外貿(mào)企業(yè)的工作效率、降低成本，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)的發(fā)展等作用來看，商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中是必不可少的，占據(jù)舉足輕重的地位。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雖然商務(wù)英語函電的發(fā)展越來越完善，但仍然存在一些安全隱患，值得我們重視。由于商務(wù)英語函電的快捷方便，一些企業(yè)在進(jìn)行技術(shù)貿(mào)易的時候，或傳輸一些重要信息文件的時候也使用商務(wù)英語函電的方式。因此，在使用時應(yīng)多注重安全問題，可以設(shè)定密碼來保護(hù)客戶信息或者重要信息資料等，以防“黑客”掌握利用電腦系統(tǒng)，竊取機(jī)密數(shù)據(jù)資料；此外，在傳輸信息被中斷或者由于軟件的缺陷而存在的安全隱患，也值得我們注重，及時發(fā)現(xiàn)并加以完善，防患于未然。

3 結(jié)語

現(xiàn)階段，雖然商務(wù)英語函電的發(fā)展越來越迅速，商務(wù)英語函電的運(yùn)用越來越完善，但還有很大的發(fā)展空間，我們要重視商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的巨大作用，不可忽視商務(wù)英語函電存在的安全隱患，不斷完善運(yùn)用以及增加在運(yùn)用過程中的安全系數(shù)，相信在不斷的發(fā)展中，商務(wù)英語函電將會在全球廣泛使用，真正實現(xiàn)信息全球化、貿(mào)易全球化。

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1005-5800(2010)11(c)-234-02