李惠華

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，湖南 長沙 410100)

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校的教學(xué)活動(dòng)日益豐富，教學(xué)內(nèi)容種類繁多，教學(xué)檔案在整個(gè)教學(xué)活動(dòng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。如何充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)和廣大教職員工，是高等職業(yè)教育需要進(jìn)一步重視和解決的重要問題。

一、教學(xué)檔案信息化管理是高職院校改革和發(fā)展的一種必然趨勢(shì)

教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，是高職院校進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體等不同形式的材料，所涉及的內(nèi)容多、范圍廣。隨著高等職業(yè)教育的迅速發(fā)展，教學(xué)檔案信息化管理是高職院校改革和發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。其原因有二：

(一)日益龐大的信息量加大了教學(xué)檔案管理人員的工作難度和強(qiáng)度。近幾年來，各高職院校的學(xué)生人數(shù)及教職員工人數(shù)都呈遞增趨勢(shì)，原來由一位兼職檔案人員就可以完成的工作任務(wù)現(xiàn)在可能需要一名專職的檔案管理人員才能完成，原來由4個(gè)文件柜就可以裝下的一學(xué)年的檔案材料現(xiàn)在可能需要8個(gè)文件柜甚至更多才能容納。信息量的增加直接導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的增大，而目前各高職院校在教學(xué)資源有限的情況下，一年半載之內(nèi)無法滿足教學(xué)檔案管理方面的需求，基本條件和設(shè)施的不到位直接影響著教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。其次，隨著行政辦公軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用在各高職院校的普及，很多紙質(zhì)的文件、資料采用電子文檔的形式通過行政辦公軟件進(jìn)行傳閱、保存?，F(xiàn)有的教學(xué)檔案管理方面的一系列規(guī)章制度均只涉及紙質(zhì)文檔的管理辦法，若將這部分電子文檔打印成紙質(zhì)文檔再進(jìn)行整理歸檔，似乎太浪費(fèi)資源，也不符合正在提倡的“無紙化辦公”的理念。電子文檔的普及給檔案管理工作帶來的一系列的難題若不及時(shí)得以解決，勢(shì)必將導(dǎo)致這些電子文檔在傳閱后不能及時(shí)歸檔而流失。

(二)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理手段和技術(shù)已滯后于高職教育發(fā)展的需要。隨著高職院校教學(xué)評(píng)估的不斷深入，教學(xué)檔案越來越引起人們的重視，教學(xué)評(píng)估中教學(xué)的信息和材料多數(shù)也取自于教學(xué)檔案。而教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性直接影響著評(píng)估的結(jié)果和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。為了準(zhǔn)備評(píng)估材料，我們需要通過檔案管理人員在檔案室查找到材料原件，然后通過復(fù)印設(shè)備復(fù)制復(fù)印件，這樣的檔案查詢、復(fù)印、傳閱過程，不僅花費(fèi)時(shí)間長，而且耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，還有可能導(dǎo)致檔案材料原件的損壞和遺失?？梢?，傳統(tǒng)的手工管理方式和內(nèi)向管理、被動(dòng)服務(wù)模式已無法滿足高職院?？焖侔l(fā)展的對(duì)檔案信息的需求，無法滿足學(xué)校各方面工作的需要，特別是評(píng)估工作中要求在最短的時(shí)間內(nèi)獲取最準(zhǔn)確、最全面的檔案信息的需要。

二、目前高職院校在教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題

(一)教學(xué)檔案信息化管理意識(shí)較弱。由于目前高職院校在教學(xué)檔案信息化管理方面的制度不夠健全，與此相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備沒有跟上，所以教職員工對(duì)檔案的信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)在檔案管理中遇到的新問題沒有進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的研究，仍舊按老一套教學(xué)檔案管理制度進(jìn)行管理，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)很多漏洞。如學(xué)院下發(fā)的文件均采用電子文檔通過行政辦公軟件進(jìn)行公布，系部檔案管理員或教職員工在收到這些電子文檔后沒有及時(shí)予以存檔，有的人甚至認(rèn)為學(xué)院還會(huì)下發(fā)紙質(zhì)文件，看完之后就不再理睬，一旦再次需要這些文件的時(shí)候，只好再次向?qū)W院文件的發(fā)送部門索取。有一些教職員工在收集資料的時(shí)候由于計(jì)算機(jī)操作不熟練、粗心大意、網(wǎng)絡(luò)故障等原因，導(dǎo)致所收集的材料不全、缺頁少字等現(xiàn)象。這些在教學(xué)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，不僅影響了教學(xué)水平的發(fā)揮，對(duì)學(xué)院的教學(xué)改革和協(xié)調(diào)發(fā)展也有一定的制約作用。

(二)缺乏先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)。目前，絕大多數(shù)的高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)，從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標(biāo)題裝訂成冊(cè)、填寫卷內(nèi)備考表，已經(jīng)形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。但是，隨著電子文件的不斷增加，如果再按照傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作將需要準(zhǔn)備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學(xué)管理、教學(xué)組織都帶來一定的壓力。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在信息流轉(zhuǎn)不暢、查詢繁瑣、共享程度低等突出問題?？傊?，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化已勢(shì)在必行。

(三)缺乏高水平、高素質(zhì)的檔案管理人員。管理技術(shù)和管理手段的提高，對(duì)管理人員的水平和素質(zhì)相應(yīng)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)工作人員的學(xué)識(shí)水平、綜合素質(zhì)相對(duì)要求較低，甚至對(duì)計(jì)算機(jī)操作上也沒有明確的要求。但檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的要求頗高。首先，他們必須對(duì)高職教育有一定的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)高職院校的歷史和現(xiàn)狀有一定的了解和認(rèn)識(shí)；其次，必須熟悉檔案管理知識(shí)和操作技能；再次，必須熟悉先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)；最后，他們還需具備較強(qiáng)的信息處理能力和服務(wù)意識(shí)。在高職院校中，能夠符合以上四個(gè)條件的檔案管理人員尚屬匱乏。

(四)檔案的合理開發(fā)和利用不足。目前，各高職院校雖然都配備了教學(xué)檔案管理人員和檔案室，注重檔案的收集、整理工作，但往往忽略了檔案的開發(fā)利用價(jià)值。一方面，一部分教職員工缺乏獲得檔案信息的渠道，尤其是專職教師。有些教師需查詢相關(guān)教學(xué)資料作科研支撐材料，還得親自到檔案室查詢一本一本的存檔檔案，不僅花費(fèi)的時(shí)間長，而且查準(zhǔn)查全率低。另一方面，檔案信息開發(fā)的廣度和深度與學(xué)院教學(xué)管理決策的需要差距較大。領(lǐng)導(dǎo)決策以信息為基礎(chǔ)，而不少高職院校由于缺少對(duì)檔案信息的縱向和橫向開發(fā)，僅僅停留在對(duì)校內(nèi)信息的管理水平上，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息。

三、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案信息化管理的有效措施

(一)重視教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用價(jià)值。檔案既是歷史的寫實(shí)與記載，也是新的工作起點(diǎn)。高職院校在建設(shè)好教學(xué)檔案的同時(shí)，也要注意其信息資源的有效開發(fā)和利用，從而深化教學(xué)改革，強(qiáng)化教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量。比如：將優(yōu)秀教師的課件、電子教案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等收集起來，刻成光盤收集入庫，以供年輕教師學(xué)習(xí)和研究，同時(shí)也為精品課程建設(shè)提供依據(jù)；將一些優(yōu)秀的畢業(yè)生作品收集成冊(cè)或刻成光盤，以供在校生學(xué)習(xí)，同時(shí)也為教學(xué)研究和改革打下基礎(chǔ)。高職院校要充分借助校園網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，加大教學(xué)檔案信息公開力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)行檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)，使廣大教職員工在進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新研究時(shí)少走彎路或不走彎路，提高工作效率。

(二)建立健全教學(xué)檔案信息化管理制度。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理引起重視，在全校范圍內(nèi)開展強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育工作，統(tǒng)一教職員工的思想認(rèn)識(shí)，使教職工充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案信息化管理對(duì)教學(xué)評(píng)估、教學(xué)研究與改革、教學(xué)質(zhì)量均有十分重要的影響。其次，科學(xué)、合理、可行的管理制度是教學(xué)檔案信息化管理的基本保障。在認(rèn)真學(xué)習(xí)原有的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的基礎(chǔ)上，為嚴(yán)格落實(shí)教學(xué)檔案信息化管理責(zé)任制，可以由學(xué)院分管教學(xué)的院長牽頭，教務(wù)處、教學(xué)系(部)均配備檔案管理人員和檔案室，明確各自的分工和職責(zé)，建立有效的檔案管理人員獎(jiǎng)懲機(jī)制。同時(shí)，建立監(jiān)督、檢查機(jī)制，上一級(jí)檔案管理部門應(yīng)對(duì)所轄檔案部門進(jìn)行定期的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對(duì)基層檔案部門提出的問題及時(shí)處理，對(duì)在工作中做得不到位的地方予以指出并督促其按時(shí)按質(zhì)完成。

(三)建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量的好壞。高職院校應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地組織教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段和技術(shù)，提高現(xiàn)代管理能力和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。同時(shí)要加強(qiáng)與兄弟院校的溝通和交流，借鑒他們的成功經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長避短，進(jìn)一步提高自己的教學(xué)檔案管理水平。

(四)創(chuàng)新高職院校檔案管理的技術(shù)手段和方法。先進(jìn)的管理手段和技術(shù)是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的基本條件。首先，高職院校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理的軟件和硬件建設(shè)，重視計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的配備，更要注重檔案管理信息化建設(shè)的軟件技術(shù)開發(fā)。其次，要做好電子文檔的分級(jí)管理防護(hù)和保密工作。對(duì)電子文檔進(jìn)行合理的分類管理，將會(huì)大大提高教學(xué)檔案管理工作效率。電子文檔的防護(hù)和保密工作比紙質(zhì)文檔更為重要，為防止由錯(cuò)誤操作等原因而造成信息的丟失或損壞，收集積累過程的一切變更都應(yīng)記錄在案，對(duì)收集積累起來的電子文檔要有備份，對(duì)所歸檔的電子文檔應(yīng)作保護(hù)處理，使之處于只讀狀態(tài)。此外，還應(yīng)根據(jù)不同的權(quán)限職責(zé)來管理和使用教學(xué)檔案，不論是管理者還是使用者，都可根據(jù)自己的權(quán)限范圍自由地上傳、下載電子文件。某些特殊的或重要的文件，則應(yīng)使用加密管理。