謝丹桔

（湖南科技學院 新聞傳播系，湖南 永州 425100）

高校教學秘書在地方性本科院校評估中的能動作用

謝丹桔

（湖南科技學院 新聞傳播系，湖南 永州 425100）

系部教學秘書是地方性本科院校最基層的教學工作管理者和組織者,在學校整體管理工作中有上傳下達、橫向鏈接的樞紐作用，在教學評估中更是學校、系部評估工作從整體到局部的具體執(zhí)行者和實施者，其有特殊的紐帶作用。

教學秘書；評估工作；地方性本科院校

高校本科教學工作水平評估是國家教育部對高等學校本科辦學水平的綜合測評，是對本科院校教學水平、教學質(zhì)量的一次大檢查。地方性本科院校有著學科專業(yè)單一，本科辦學歷史不長，教學資源不充分，教學質(zhì)量參差不齊，科研實力不強，學科建設剛起步，教師整體學術(shù)水平不高，辦學規(guī)模增長快，新增專業(yè)增長快等特點。教學秘書作為學校最基層的教學工作管理者和組織者，始終處在教學管理工作的前沿，參與教學管理，掌管教學事務，是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。無論是學校整體管理工作的需要，還是從教學評估達標考慮，教學秘書的管理工作和研究工作都應該占據(jù)應有的地位。尤其是在高校本科教學工作水平評估中，教學秘書工作越發(fā)顯示出其重要性。*

因此，教學秘書工作質(zhì)量直接影響著教學管理水平及教學質(zhì)量，是學校教學水平評估工作中的紐帶。

一 教學秘書在評估工作中的角色

要做好教學秘書工作，就要扮演好幾個角色。

一 上傳下達，充當基層管理者。教學秘書要將上級教學管理部門的各項規(guī)章制度以及相關(guān)規(guī)定、通知安排，及時準確的傳達給學院各教研室、各位教師以及全院學生，使教學工作井然有序。同時，教學秘書要協(xié)助好系(部)分管領(lǐng)導管理教學方面的常規(guī)事務，保證教學工作的正常運轉(zhuǎn)。

二 積極協(xié)助，成為組織協(xié)調(diào)者。教學秘書是系(部)教學管理的組織協(xié)調(diào)者，日常管理工作要與方方面面打交道，既有系(部)與教務處之間、各院系之間的交往，又要與系(部)領(lǐng)導、教研室主任、實驗室主任、班主任和任課教師聯(lián)絡，還要了解可供支配的教學資源情況和學生對教學過程安排的意見和建議。可謂是在教學主管部門、教師、學生之間起著承上啟下、溝通信息的作用。而這些工作都是在系(部)主管領(lǐng)導的指導下進行，由教學秘書具體執(zhí)行。所以要發(fā)揮好教學秘書的協(xié)助職能，實踐好領(lǐng)導的決策。

三 搞好日常教學管理，當好領(lǐng)導的助手參謀。一切日常教學管理工作都必須圍繞著教學活動這個中心進行，既繁重復雜又實實在在，而且應根據(jù)教學進度表做到有計劃的安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。教學秘書要協(xié)助領(lǐng)導處理好日常教學管理工作。這包括:文書工作、教務工作、學籍管理工作和教務處及本教學系（部）領(lǐng)導交辦的相關(guān)工作。

四 管理好檔案材料，成為合格的服務者。教學秘書的工作宗旨是服務，教學秘書工作的主要內(nèi)容是為教學中心服務，為教師服務，為學生服務，樹立為教學一線服務的思想是教學秘書工作任務的根本要求。針對這一根本要求，就要求教學秘書樹立良好的服務意識，并且能按照教學規(guī)律的要求和教學資源的現(xiàn)狀，把各種資源進行最佳組合。管理好檔案材料，并進行有效的分類為教學服務提供了物質(zhì)保障。

二 教學秘書在評估工作中的能動作用表現(xiàn)

湖南省教育廳、湖南省人民政府學位委員會[2005]73號文件公布的《湖南省普通高等學校新設本科專業(yè)辦學水平評估和新增學士學位科專業(yè)評估方案（試行）》要求我們按指標體系、評估指標和等級標準、評估結(jié)論及其標準四個大部分在做好評估工作。在評估指標和等級標準中，有一級指標，二級指標，評估等級標準和評估等級。這給系（部）的評估工作指明了明確的方向及教學需達到的要求。教學秘書應該熟悉評估方案內(nèi)容，更好的為評估做好服務工作。

(一)加強工作的計劃條理性

教學秘書的日常工作是復雜的和繁瑣的，如果沒有計劃，沒有條理性，無法勝任此項工作。這就要求教學秘書要通曉各學年各學期各時段的常務性事務，做到事前有計劃。只有計劃好、安排好才能做到心中有數(shù)，心中有余地。同時考慮院系的總體計劃安排，要考慮院系與學校整體的關(guān)系，要從時間和空間上妥善安排，分清輕重緩急以及要達到的目標，合理進行統(tǒng)籌。做出來的自我工作計劃要具有條理性、可行性和可操作性。

(二)加強工作的積累和原始資料

保存教學原始資料最能真實地反應教學運行狀況，也是評估檢查中的一項重點內(nèi)容。教學秘書如果疏于對原始資料的保存與管理，做過的事宛如“過眼煙云”，許多有價值且應該及時歸檔的材料遺失殆盡，勢必會影響日后的教學管理工作。因此教學秘書平時就要勤于對原始資料的積累和保管，并按評估的專業(yè)要求進行分類整理和歸檔。

(三)加強教學檔案管理

教學評估中所需信息和材料大多來自學校的教學檔案，一方面教學評估依賴于教學檔案，另一方面教學評估又可促進教學檔案的建設。豐富而有價值的檔案資源為院系的評估工作提供佑證和參考作用，因此教學秘書要自覺加強檔案管理專業(yè)知識的學習。教學秘書在工作中一方面要將日常接收的各類文件和本系的各種原始資料按部門、按教研室、按工作內(nèi)容分類歸檔，建立科學、準確、齊全的教學檔案。使之便于今后查找利用；另一方面建立合理適用的電子文檔。先根據(jù)工作內(nèi)容建立總目錄和分目錄，然后根據(jù)時間順序建立最終目錄，這樣工作起來得心應手，方便快捷。通過這兩個方面的歸檔，既能保障檔案的完整性和一致性，又最能反映本系教學活動的歷史面貌。

（四）加強奉獻與服務意識

教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，這是教學秘書一切工作的出發(fā)點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學歷、地域等均有所不同。面對性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學生，使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎(chǔ)上，急教師之所急，解學生之所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

（六）在日常工作中靈活、創(chuàng)新

教學秘書主要協(xié)助本系領(lǐng)導管理本系數(shù)教學工作。系領(lǐng)導是決策人，而教學秘書是決策執(zhí)行者。作為系領(lǐng)導，在管理上不可能面面俱到。那么教學秘書在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，根據(jù)當時的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理。當然這種靈活性是在原則性基礎(chǔ)上的。秘書工作的靈活性還表現(xiàn)在處理師生關(guān)系上，要使全院成為一個堅強的整體，擰成一股繩，不僅要靠領(lǐng)導的力量，還有賴于教學秘書善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍。

（七）善于利用一切資源

教學秘書在日常工作中還應善于運用現(xiàn)代媒體技術(shù)，善于團結(jié)輔導員隊伍，善于發(fā)揮學生的作用。如建立QQ群，將通知等通過群郵件、群消息等方式更快捷的發(fā)給學生、教師。與學工辦及本辦公室其他人員盡量充分協(xié)作。培養(yǎng)一支專為教學秘書服務的學生干部，如各班學習委員和學生會學習部成員。養(yǎng)成寫工作日記的習慣。

三 結(jié) 語

教學秘書素質(zhì)、積極性及工作效果的好壞，與系（系）教學工作有著密切關(guān)系，教學秘書作為教學管理中不可缺少的一個重要崗位，承擔著較為重大的責任，稍有疏忽就會影響到教學秩序，甚至導致教學事故。因此學校應對教學秘書給予政策保障。針對教學秘書人員流動過快，很多人不安心工作的問題，要在職稱評定、分配制度和教學管理等方面予以有效的政策保障，為教學秘書在評定技術(shù)職稱等方面積極創(chuàng)造條件，促使其盡快成長。

[1]湖南科技學院教學管理文件匯編.教務秘書崗位職責[Z].

[2]張靈.從本科教學水平評估淺談高校教學秘書素質(zhì)與能力[J].科教文匯.2008,(12).

[3]孔慶國.如何成為合格的高校教學秘書[J].教書育人. 2008,(12).

[4] 何萬國.對新建地方性本科院校辦學定位的再認識[J].中國高教研究,2008,(7).

（責任編校：王晚霞）

G648.4

A

1673-2219（2010）02-0170-01

2009－10－26

謝丹桔（1982－），女，湖南汩羅人，主要研究方向為馬克思主義哲學。