沈 江，王石峰

(1．大連海事大學(xué) 航海學(xué)院，遼寧 大連 116026; 2．連云港海事局，江蘇 連云港 222042)

航運英語函電的語言特點及寫作要求

沈 江1，王石峰2

(1．大連海事大學(xué) 航海學(xué)院，遼寧 大連 116026; 2．連云港海事局，江蘇 連云港 222042)

針對航運英語函電的要求及其語言特點，論述航運英語函電的寫作技巧，闡述應(yīng)如何運用簡捷、明了的語言，按照禮貌、完整、清楚、體諒、簡潔、具體、正確的“7C”原則寫出易于理解和高效的航運英語函電，指出一份完整的航運英語函電應(yīng)包括的各項內(nèi)容及其所起的作用，以期提高航運從業(yè)人員的寫作能力。

航運英語函電；“7C”原則；語言特點；寫作要求

一、問題的提出

航運業(yè)涉及很多國家和部門，具有國際化的特點。從事國際航運業(yè)務(wù)的各當(dāng)事方經(jīng)常遠隔重洋或者天各一方，在很多情況下是不能晤面的，從業(yè)人員往往通過函電去判斷對方的業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平。一封莊重且得體的函電(從內(nèi)容到形式)可以給對方留下很好的印象，為建立業(yè)務(wù)關(guān)系鋪平道路。航運業(yè)中所涉及的大多是大宗業(yè)務(wù)，對于從未謀面的當(dāng)事方而言，一封從形式到措辭都不佳的函電，確實會讓對方懷疑其能力，很難想象誰會去和一個連航運英語函電都寫不好的人去談航運業(yè)務(wù)，因此航運英語函電(包括電子郵件、書信、傳真等)作為最主要的書面交流工具在航海英語中占有很重要的地位。

我國是世界第三大進出口國，海運是最主要的運輸方式。同時我國也是航運大國，擁有4000余艘遠洋船舶，大量人員從事航運或者與航運相關(guān)的產(chǎn)業(yè)。因此航運英語函電寫作是航海英語課程體系中的一項重要內(nèi)容，航海類院校的學(xué)生必須掌握航運英語函電的寫作技巧。然而現(xiàn)在我國很多航運業(yè)從業(yè)人員因為英語能力差而不能和對方進行有效的溝通或者產(chǎn)生很多誤解，因此了解航運英語函電的語言特點和寫作要求，完整和規(guī)范地寫作航運函電已迫在眉睫。

二、航運英語函電的語言特點

語言是文化的載體，文化通過語言得以實現(xiàn)。寫作航運函電的目的就是進行有效溝通和交流，通過簡潔的表達與有效的描述讓對方輕易地領(lǐng)會你的意圖，從而迅速地作出反應(yīng)。航運英語函電經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成其獨立的語言體系，有其獨自的寫作要求，包括禮貌(courtesy)、完整(completeness)、清楚(clarity)、體諒(consideration)、簡潔(conciseness)、具體(concreteness)、正確(correctness)共7項要求，俗稱“7C”原則，具體要求如下。

1.禮貌

禮貌首先表現(xiàn)在措辭上選用禮貌的用語，語言表達中有禮且謙虛，措辭中體現(xiàn)愿意和對方交往，讓對方體會到你的真誠并愿意繼續(xù)和你合作，例如：your good company, your esteemed director等。同時禮貌還表現(xiàn)在形式上符合禮貌的要求，在內(nèi)容上尊重對方。例如：Do you think you could send us correct stowage factor?從字面上看這句話的意思沒錯,可是由于Do you think you could...這個句式蘊涵了強烈的反問的語氣，包含了懷疑對方能力的意思，在讀信的人看來變成了帶有諷刺意味的質(zhì)疑，顯然不符合禮貌的要求。如果改成：Would you please advise us correct stowage factor?聽上去就是一句非常誠懇的請求，那么得到對方回復(fù)的可能性也就大很多。

不同的場合有不同的禮貌要求。航運業(yè)涉及很多國家和部門，不同的國家有不同的文化背景和不同的行為方式，因此禮貌的方式具有明顯的民族特性。在航運英語函電中，最好能了解對方的歷史、傳統(tǒng)、演變及各種表現(xiàn)形式，并對其中的文化差異進行對比，針對不同對象采用不同的禮貌形式。例如，日本語中用“SAN”表示尊稱，因此和日本客戶交往時，用“XXX SAN”向?qū)Ψ奖硎咀鹁幢扔谩癉ear XXX”會收到更好的效果。同時在表示禮貌時，還應(yīng)該考慮雙方之間的關(guān)系。例如，could/would用于表示非常委婉、客氣的請求，只能用于不太熟悉的人或者初次合作的人之間，若對方是你多年的合作伙伴或者好朋友，使用could/would就會讓對方覺得非常見外，有時還會引起誤解。及時回復(fù)對方的郵件也是禮貌的重要組成部分。由于工作時間上的差異或者其他方面的原因，在很多情況下不能在短時間內(nèi)按照對方的要求及時作出相應(yīng)的回復(fù)。這時可以先告訴對方函電已經(jīng)收到，正在做相應(yīng)的準(zhǔn)備，一有結(jié)果馬上通知。

2.完整

一封航運信函應(yīng)能完整地表達所需要表達的意思和內(nèi)容，具體可用4個“W”加1個“H”來衡量，包括：when(什么時間)、where(什么地點)、what(什么事情)、who(由誰去完成)、how to do(怎樣去做)。上述事項都應(yīng)該表達清楚，切忌在航運函電中存在含糊不清的內(nèi)容，應(yīng)特別注意那些可能會引起對方誤解或者能引起日后爭議的事項。例如，某船在韓國某港收到船東指示“Proceed to Fremental after unload”，該船船長從《進港指南》上查到Fremental是澳大利亞的港口，因而指揮船舶南下，但實際上船東是要求船舶駛向加拿大的Fremental港，應(yīng)該北上。船舶航行3天后才發(fā)現(xiàn)該誤解，但已經(jīng)造成6天的船期和油耗損失，船東和船長互相指責(zé)。假如船東在指示中將所要求的地點說清楚是加拿大的Fremental港，則上述損失是完全可以避免的。

3.清楚

在航運英語函電中，所有的詞句都應(yīng)該明確地表現(xiàn)真實的意圖，必須用簡單明了的詞句直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對方自己的意思，避免選用含雙重意義或者模棱兩可的詞句，同時還應(yīng)注意以下兩個方面。一是選用適當(dāng)?shù)膶I(yè)用詞。航運英語函電經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成一套完整的語言體系，產(chǎn)生了許多僅僅適用于航運函電的專業(yè)用詞和縮略語。很多縮略語和專用術(shù)語在航運英語函電中具有特定的含義。這些縮略語和專用術(shù)語雖然短小，但卻能準(zhǔn)確地表示所要表達的意思。例如，訂購燃油在航運英語函電中一般用stem一詞，但如果使用其他表示訂購的詞如order，book，purchase，buy等，則很容易使其他當(dāng)事方誤認為是購買其他物品，而不是訂購燃油。二是注意各詞語間的相對位置。詞語所放置的位置不當(dāng)，所表達的意思有時也會產(chǎn)生一些差異，因此應(yīng)注意詞語間的相對位置。如：Not all cargoes to be discharged at this port.和All cargoes not to be discharged at this port.這兩句話所選用的單詞都一樣，唯一不同的是not放在不同的位置。前一種說法表示不是所有的貨物都在該港卸載，而后一種說法則表示所有貨物都不在該港卸載，二者表達了截然相反的含義。

4.體諒

體諒表現(xiàn)在航運英語函電中就是要為對方著想，站在對方立場并以對方的觀點來看問題，根據(jù)對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣的溝通才會有成效。特別要注意的是，航運業(yè)務(wù)中由于出發(fā)點不同，各當(dāng)事方之間存在意見分歧是難免的。當(dāng)雙方的觀點出現(xiàn)差異時，應(yīng)首先理解并尊重對方的觀點，從對方的出發(fā)點去思考問題，然后再給出我方的觀點，引用相關(guān)的證據(jù)去佐證我方的觀點，切勿輕率地全盤否定對方的觀點。倘若對方的要求不合理或者指責(zé)顯失公平，切勿使用冒犯性的語言，那樣可能會將雙方的交往引入僵局。一定要表現(xiàn)出高姿態(tài)，用對方能夠接受的語言去據(jù)理力爭，充分說明自己的觀點，通過溝通化解分歧。例如，對方提出一個提議而本方認為該提議對本方極為不利，這時可用“I don’t think your proposal will be accepted”，但不能表達成“Your proposal were totally rejected”。二者雖然表達了相同的含義，但前一種表達方式說明雙方還能繼續(xù)探討，還有合作的可能性，第二種表達方式則隱含了沒有必要再和對方就此事商討，雙方合作的可能性很小。因此應(yīng)盡量采用委婉、含蓄甚至幽默的表達方法向?qū)Ψ奖磉_不同的看法，以避免出現(xiàn)讓對方接受不了的尷尬局面。體諒還體現(xiàn)在耐心等待對方的回復(fù)。航運企業(yè)的從業(yè)人員每天都必須處理很多事情，有時因為各種原因不能及時回信，這時要體諒對方難處并耐心等待，切勿輕率質(zhì)問。

5.簡潔

簡潔是指在無損完整、具體、禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚地表達真實的意思，讓函電讀起來簡單、清楚、容易理解。航運英語函電中一般不需要禮節(jié)性寒暄，簡潔的函電要求開門見山、直入主題、語言精練、言簡意賅，簡潔地向?qū)Ψ疥愂?，讓對方很清楚地了解你想說什么。一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函會讓人感到厭煩，甚至沒有耐心看完整篇函電，對寫信人的印象也會大打折扣。簡潔的要求還包括以下內(nèi)容。

(1)選用常用的單詞。簡潔首先表現(xiàn)在用詞上，英語詞匯有十幾萬，而最常用的就只有兩三千，函電的目的是將信息準(zhǔn)確有效地傳遞給對方，復(fù)雜、生僻、華麗的辭藻堆積不僅使信函的篇幅顯得冗長，而且給閱讀者帶來麻煩。因此應(yīng)該盡量選用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。例如：We will endeavor utilize chemical to clean holds on approximately March 15，so we place this order of 5 drums.這句話不僅難懂，而且容易引起誤解，原因就是用了幾個生僻的詞，如endeavor可用try代替，utilize用use代替，approximately用about代替，place this order of用order代替。在同一函電中，在表達相近意義時應(yīng)選用相同的單詞，例如前面寫了goods have been sent，這里goods是表示貨物的意思，那在后面表示貨物時就只能用goods，而不能用cargoes, commodity，否則就會引起不必要的誤解。

(2)選用簡單的句型。在句型選擇上，航運英語函電經(jīng)常需要表達一些相對復(fù)雜的含義。如果選用太長或結(jié)構(gòu)復(fù)雜的句型，則使讀信人不容易理解或可能引起誤解，而短句則比較容易理解而且不容易引起誤解，因此應(yīng)該盡量避免采用太長或復(fù)雜的句型而選用一些簡單的句子，少用and, but, however, consequently這些讓句子變得冗長的連詞，并且最好將每一個主題間用段落分開，讓對方很容易看懂你所表達的含義。例如：“按你5月20號來電的要求，我已于昨天給你郵寄了5期航海通告。”可表示為：We send you 5 NTM yesterday according to your requirement on your letter on May 20 by air.這種表示方法雖然能表達上述的含義，但總體給人的感覺是混亂，不好理解，但如果寫成：Asp your message dated May 20, we express 5 NTM to you yesterday.則顯然層次清楚，讓人一目了然。因而在表達相對較復(fù)雜的含義時，應(yīng)盡量使用簡單的句子。

(3)避免不必要的重復(fù)。必要的重復(fù)可以強調(diào)某一觀點或者重要事實，但是不必要的重復(fù)，特別是毫無理由的對同一事實的重復(fù)，會使讀信人感覺枯燥乏味，因此在函電寫作過程中必須避免不必要的重復(fù)。例如：Export shipping order will be ready sooner.在這一句中，export就是重復(fù)的，shipping order本身就是裝貨單的意思，裝貨本身包含出口的意思，因而這個export就應(yīng)該省略。再如：We wish to acknowledge receipt of your letter.完全可以用We appreciate your letter.代替，Enclosed herewith please find two copies of 完全可以用Enclosed two copies of代替。

6.具體

7.正確

航運英語函電是雙方聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商情、咨詢答復(fù)的主要途徑和通信手段，代表了雙方各自的利益。函電的內(nèi)容可以成為當(dāng)事雙方的法律憑證及解決爭端的法律依據(jù)，有時一個很小的書寫錯誤都會給日后帶來很多不必要的麻煩，因此要求其內(nèi)容正確。正確不僅要求語法、停頓和拼寫正確，而且要求語言標(biāo)準(zhǔn)，敘述恰當(dāng)，數(shù)字精確，以及對航運慣用語的正確理解。良好的習(xí)慣是在發(fā)出一篇函電之前一定要從頭到尾審查一遍，在確認無誤后再發(fā)出去。一旦發(fā)現(xiàn)發(fā)出了含有錯誤信息的函電后，應(yīng)該盡可能在對方回復(fù)前發(fā)出更正信函，以免給自己和對方都帶來麻煩。

三、航運英語函電的格式要求

航運英語函電不僅在內(nèi)容上有具體的要求，在格式上也有其具體的要求，主要包括以下幾個方面。

1.收件人(TO)

指該函電中的收件公司的名稱，是需要對該郵件負責(zé)或者承擔(dān)答復(fù)責(zé)任的部門或單位。當(dāng)函電發(fā)給一個已知公司名稱的收件人時，必須填寫此項。應(yīng)特別注意的是，公司一般有公用的郵箱，員工有私人郵箱，在正常的工作交往中不能將工作的事情發(fā)到員工的私人郵箱。

2.經(jīng)辦人(ATTENTION)

是指該收件人中主管該項業(yè)務(wù)人員的名稱，當(dāng)一封郵件中有多個收件人時，應(yīng)重復(fù)上述兩項內(nèi)容。

3.抄送方(CARE OF/CC)

觀察并記錄兩組產(chǎn)婦在三個月后的盆底肌力恢復(fù)情況,盆底肌力恢復(fù)情況的測定使用臨床中常用的盆底肌肉張力測定處理,一共0-5個等級,等級越高代表其恢復(fù)效果越好。

是指需要了解該郵件的內(nèi)容，但不需承擔(dān)主辦或答復(fù)責(zé)任的當(dāng)事方。應(yīng)該特別注意的是，如果收件人和抄送方填寫不當(dāng)，可能會導(dǎo)致收件人的誤解，從而會影響業(yè)務(wù)交往。

4.函電編號(MSGNO)

指發(fā)件人對該函電進行的編號，通常從業(yè)人員會對每一封所發(fā)的函電進行編號。在日常的航運業(yè)務(wù)中，船長(或從業(yè)人員)每天要向相關(guān)的當(dāng)事方(包括船東、管理公司、船員公司、港口代理、租船人、供應(yīng)商等)發(fā)數(shù)十封或更多的函電，為了日后查詢方便，發(fā)信人對每天所發(fā)的郵件進行編號，編號中通常包含發(fā)送該函電的日期和發(fā)件人的代號(船長是船舶唯一有權(quán)發(fā)送函電的人，因而只需要包含日期即可)，通過函電編號日后可以很方便查找或者引用曾經(jīng)發(fā)送過的函電。例如電文：Regarding this matter, please refer to my MSGNO051505.這樣對方一看就知道，查找該發(fā)件人在5月15號所發(fā)的第五封函電就能找到相關(guān)的答案。

5.發(fā)件日期(DATE)

指發(fā)送該郵件的日期。

6.事由(OBJECT)

即通常所說的主題。事由必須寫得既簡明扼要又能表明所寫函電的重點，讓人不必讀完函電就能了解其主要內(nèi)容。應(yīng)該特別注意的是，航運部門每天都會收到大量的函電，其中很多是垃圾郵件，從業(yè)人員經(jīng)常通過事由去判定是否需要打開該郵件，一封與其業(yè)務(wù)無關(guān)的函電，通常會被當(dāng)做垃圾函電直接刪除，因此應(yīng)正確填寫事由。

7.稱呼和問候語(salutation)

稱呼是對收信人的一種稱呼。在不知對方姓名和性別時，可使用Dear Sirs, Dear Sirs and Madams等。應(yīng)該特別注意的是，給已知姓名的收件人寫函電時，應(yīng)該寫出對方的姓名，否則就是不禮貌的行為。航運是國際性的行業(yè)，航運函電具有明顯的國際性特點，由于時差的原因，很多情況下發(fā)件人和收件人的時間并不一致，因此在航運函電中常使用的問候語是good day to you(通常簡寫成GDTU)。

8.正文(the body of the letter)

正文又可分為開頭、論證和結(jié)尾三部分。開頭一般要求目的明確、簡明扼要地告訴讀信者為什么要寫這封信或者做必要的自我介紹。論證部分就是敘述事實或者列舉理由來支持信中第一部分的觀點。第三部分是基于上述的闡述來提出要求或提請注意。正文部分是英語函電的核心，具體寫作要求詳見前述的英語函電寫作要求。

9.結(jié)束語(complimentary close)

結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)，例如：“Sincerely,”“Best Regards,”或“Yours Truly,”等。

10.附件(enclosure)

如果函電中帶附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Attached,以表示本文附件的內(nèi)容，提醒收件人本函電還帶有附件。

在一封航運函電中，收件人、日期、稱呼、正文、結(jié)尾敬辭是不可缺少的組成部分，缺少其余某些項不一定會影響函電的完整性，但一份完整的航運英語函電應(yīng)該盡量包括上述項目。

四、結(jié) 語

隨著我國向海運強國方向發(fā)展，航運英語函電成為航運部門對外聯(lián)系的重要方式，以及開展航運業(yè)務(wù)和其他商務(wù)活動的重要工具。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)熟悉航運英語函電的寫作特點,準(zhǔn)確把握寫作過程中的幾個基本原則，用規(guī)范的語言和形式寫出符合禮貌、含蓄、委婉、得體的各類函電，爭取早日把我國建設(shè)成為航運強國。

[1]王建平.遠洋航海英語寫作[M].大連：大連海事大學(xué)出版社，1998.

[2]沈 江.航海英語教學(xué)現(xiàn)狀和改進策略[J].航海教育研究，2007(4)：32-34.

[3]趙冰冰.關(guān)于航海英語培訓(xùn)的幾個問題[J].世界海運，2002(2)：21-22.

[4]王元歌.商務(wù)英語信函寫作[M].北京：北京大學(xué)出版社，2007.

[5]齊智英.商務(wù)英語函電[M].北京：機械工業(yè)出版社，2004.

Languagecharacteristicofshippingbusinesscorrespondenceanditswritingrequirement

SHEN Jiang1, WANG Shi-feng2

(1.College of Navigation, Dalian Maritime Univ., Dalian 116026, China; 2.Lianyungang MSA, Lianyungang 222042, China)

Based on the requirement on shipping business correspondence and its language characteristic, the paper expounded some skills in writing shipping business correspondence, represented how to use brief and concise language write out an easy-to understand and efficient business correspondence on the basis of “7Cs” principles, i.e. courtesy, completeness, clarity, consideration, conciseness, concreteness and correctness. Then it listed all necessary item in a complete shipping business correspondence and each function, wishes to upgrade the competency of writing for concern staff.

shipping business correspondence; “7Cs” principles; language characteristic; writing requirement

1671-7041(2010)01-0097-04

H315

A*

2009-08-13

沈 江(1966-)，男，江蘇泰興人，高級船長，副教授；E-mailshenjiang@dl.cn