莊佩芳

(天津青年職業(yè)學(xué)院,天津市 300191)

高職院校教學(xué)秘書工作內(nèi)涵分析

莊佩芳

(天津青年職業(yè)學(xué)院,天津市 300191)

高職院校教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分,具有保障性、檔案性、事務(wù)性特征,在日常教學(xué)管理工作中發(fā)揮著重要的作用。培養(yǎng)高素質(zhì)教學(xué)秘書,提高自身綜合素質(zhì),是做好高職院校教學(xué)秘書工作的關(guān)鍵。

高職院校;教學(xué)秘書;崗位;素質(zhì)

隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展,高職院校的機(jī)構(gòu)設(shè)置日趨完善,教學(xué)系以二級(jí)法人的管理者身份成為高職院校的一線管理機(jī)構(gòu),教學(xué)秘書也成為教學(xué)管理工作的重要崗位。

一、高職院校教學(xué)秘書崗位分析

秘書一詞在《辭?！吩~條解釋為領(lǐng)導(dǎo)的助手,在《現(xiàn)代漢語詞典》解釋為掌管文件并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。教學(xué)秘書在相關(guān)的辭書中沒有詮釋,筆者在多年從事教學(xué)秘書工作實(shí)踐中體會(huì)到:教學(xué)秘書是從事與教學(xué)工作密切相關(guān)的教學(xué)事務(wù)性工作的管理及處理的專業(yè)人員,既兼管教學(xué)系行政性事務(wù)工作,又有協(xié)助教學(xué)系領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作、做好領(lǐng)導(dǎo)助手的職責(zé)?？梢?教學(xué)秘書既與一般概念的行政秘書有著相同的功能,又具有其特定的內(nèi)涵要求。

教學(xué)秘書是高職院校校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分,肩負(fù)著學(xué)院教學(xué)改革、教學(xué)管理、服務(wù)學(xué)生、培養(yǎng)學(xué)生成才的重任,是學(xué)院教學(xué)改革和教學(xué)管理的關(guān)鍵崗位,是教學(xué)系領(lǐng)導(dǎo)與教師,教學(xué)系與學(xué)院各職能部門之間溝通的橋梁、承上啟下的樞紐。在教學(xué)系的整體工作中有著調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的功能。為教學(xué)系各項(xiàng)工作有規(guī)律、有組織、高效率地正常運(yùn)轉(zhuǎn),進(jìn)行著大量細(xì)致的基礎(chǔ)性工作,具備以下工作特征。

1.教學(xué)秘書崗位具有保障性特征

教學(xué)秘書是教學(xué)系教育、教學(xué)管理工作的直接實(shí)施者。在組織一線教學(xué)、保障教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)教學(xué)秩序等方面負(fù)有直接而重要的責(zé)任,需要開展一系列的輔助、保障工作。如:要協(xié)助教學(xué)主任制(修)訂教學(xué)計(jì)劃、大綱,進(jìn)行教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)估、專業(yè)建設(shè)工作;協(xié)助系主任做好教科研、管理等工作的布置、搜集、整理、上報(bào)工作;參與組織專業(yè)實(shí)踐、社會(huì)調(diào)查、畢業(yè)綜合考試的實(shí)施和成績?cè)u(píng)定;負(fù)責(zé)學(xué)生成績、學(xué)籍的管理;負(fù)責(zé)安排全系課表、考試及考務(wù)工作;負(fù)責(zé)試卷管理等工作職責(zé)。

為此,教學(xué)秘書必須及時(shí)了解掌握教學(xué)工作及教學(xué)計(jì)劃實(shí)施情況,收集教學(xué)反饋信息,提出教學(xué)改革及修改教學(xué)計(jì)劃的措施及意見,并及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門,為其做出正確決策提供可靠依據(jù),并形成教學(xué)質(zhì)量保證與監(jiān)控體系,為規(guī)范教學(xué)活動(dòng),推進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高提供可靠保障。

2.教學(xué)秘書崗位具備檔案性特征

目前,高職院校正處在人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估階段,在各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)中,大部分材料的準(zhǔn)備都源于教學(xué)檔案資料,教學(xué)檔案工作的質(zhì)量直接影響評(píng)估資料的質(zhì)量,進(jìn)而影響評(píng)估質(zhì)量。教學(xué)秘書作為學(xué)院兼職檔案管理人員,負(fù)責(zé)教學(xué)系教學(xué)管理檔案、教師個(gè)人檔案、行政公文檔案、固定資產(chǎn)檔案、教科研檔案的收集、整理、歸檔工作。要按照教學(xué)管理檔案的二級(jí)類目如:教學(xué)綜合、專業(yè)與課程、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)籍管理、學(xué)生工作、就業(yè)工作、招生工作、培訓(xùn)工作等,將歸檔材料搜集齊全,進(jìn)行分類、歸檔,并隨時(shí)提供檢索與利用?？梢?教學(xué)系檔案工作的質(zhì)量會(huì)直接影響教學(xué)系工作的效率和質(zhì)量,會(huì)直接影響教學(xué)秘書參謀作用的發(fā)揮,因此建立完整的檔案信息資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù),是教學(xué)秘書崗位重要的工作之一。

3.教學(xué)秘書崗位具有事務(wù)性特征

教學(xué)秘書崗位主要以教學(xué)管理工作為主,同時(shí)要處理繁雜的日常事務(wù)性工作,與學(xué)院的各行政部門有著較多的工作聯(lián)系,是聯(lián)接各個(gè)工作環(huán)節(jié)的中樞和紐帶。例如:教學(xué)秘書是要負(fù)責(zé)教學(xué)系教師、外聘教師、勤工助學(xué)學(xué)生的課時(shí)費(fèi)及勞務(wù)費(fèi)的核算與發(fā)放;負(fù)責(zé)教學(xué)系固定資產(chǎn)賬的登統(tǒng)、核查、上報(bào);負(fù)責(zé)起草各類與教學(xué)系工作相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、報(bào)道等;負(fù)責(zé)本系辦公用品的采購、領(lǐng)取、發(fā)放以及各種臨時(shí)性工作的上傳下達(dá)?？梢哉f教學(xué)秘書工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜,始中有終,終中有始,循環(huán)更迭。

二、高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析

在高職學(xué)院教學(xué)管理工作中,教學(xué)秘書崗位特征決定了他們是管理工作最前沿的執(zhí)行者。在組織一線教學(xué)、維護(hù)教學(xué)秩序、保證教學(xué)質(zhì)量、保證教學(xué)系各項(xiàng)工作穩(wěn)步高效進(jìn)行的過程中起著舉足輕重的作用。但是,目前在一些高職院校,由于種種原因教學(xué)秘書崗位的職能不能得到充分發(fā)揮,制約著教學(xué)秘書個(gè)體的發(fā)展。

1.教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的地位和作用未得到足夠的重視

人們對(duì)教學(xué)秘書工作存在各種偏見,崗位定級(jí)偏低,缺乏科學(xué)的評(píng)價(jià)體系和系統(tǒng)的指導(dǎo)與規(guī)范,缺乏有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制,學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)很少。工作模式有“閉門造車,按部就班”之嫌,工作規(guī)范化程度低,盲目性、重復(fù)性工作較多,工作效率偏低,缺乏創(chuàng)新能力,以致許多教學(xué)秘書本人對(duì)自己的工作也缺乏正確的認(rèn)識(shí)。

2.科研能力薄弱,職稱晉升受阻

較一線教師、專業(yè)帶頭人,教學(xué)秘書參與科研項(xiàng)目的機(jī)會(huì)幾乎為零,雖然參與科研的愿望強(qiáng)烈,但由于缺乏指導(dǎo),加之終日忙于具體事務(wù),進(jìn)修、外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少,在進(jìn)行科研時(shí),顯得心有余而力不足。然而科研能力的考量是教學(xué)管理系列職稱評(píng)定的重要砝碼,這無疑給教學(xué)秘書人員一個(gè)重挫,影響他們的工作積極性,制約了教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

3.“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象阻礙教學(xué)秘書的專業(yè)發(fā)展及創(chuàng)新能力的發(fā)揮

“職業(yè)倦怠”是美國學(xué)者弗魯頓伯格于1974年首次描述并界定的一個(gè)現(xiàn)象。即因工作時(shí)間過長、壓力過大、強(qiáng)度過高所經(jīng)歷的一種疲憊不堪的狀態(tài)。表現(xiàn)為管理者不能順應(yīng)對(duì)工作壓力的一種極端反應(yīng),伴隨著長期壓力體驗(yàn)而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。

教學(xué)秘書的工作既實(shí)實(shí)在在又繁重復(fù)雜,長期緊張的工作壓力及易產(chǎn)生心理上的焦慮,出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象,缺少對(duì)崗位的自豪感,有時(shí)會(huì)產(chǎn)生自我忽視,造成缺乏積極的職業(yè)發(fā)展目標(biāo),工作中沒精神、沒動(dòng)力,自信心不足、缺乏進(jìn)取心和責(zé)任感。久而久之會(huì)形成人格缺陷,人際關(guān)系的緊張,影響工作效率。

三、高職院校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

上述問題的存在有許多是客觀因素所導(dǎo)致,需要管理層發(fā)現(xiàn)、關(guān)注,協(xié)調(diào)、解決。但教學(xué)秘書自身的主觀因素即:教學(xué)秘書素質(zhì)的提高更是亟待解決的問題。提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì),是保證教育、教學(xué)管理質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

1.樹立教學(xué)管理新理念,執(zhí)著于自己的事業(yè)

高職教育從興起到今天已歷經(jīng)了十多個(gè)年頭,高職教育的興起使中國高等教育實(shí)現(xiàn)了從單一型到多樣性、從封閉型到開放性的跨越式發(fā)展。隨著高職教育投資、管理、招生、就業(yè)等體制改革的不斷深化,新的教育思想、教育理論和教育觀念引起教育管理者的共鳴。素質(zhì)教育、創(chuàng)新教育、通識(shí)教育、個(gè)性教育等理念成為高等職業(yè)教育培養(yǎng)實(shí)用型人才的行動(dòng)指南。

教學(xué)秘書作為一線的教學(xué)管理者、服務(wù)者,必須有效把握、深入理解高職教育改革的大方向、新動(dòng)態(tài)、新舉措,不斷摒棄落后的認(rèn)識(shí)和保守的思想,與時(shí)俱進(jìn),切實(shí)樹立起教學(xué)管理新理念。教學(xué)管理新理念的樹立,必然給教學(xué)管理工作指引新方向、確立新目標(biāo)。這就要求教學(xué)秘書要時(shí)刻清醒地認(rèn)識(shí)自己的職業(yè)定位和服務(wù)宗旨,勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),恪盡職守,為領(lǐng)導(dǎo)分憂,為教師、學(xué)生服務(wù),腳踏實(shí)地于平凡崗位。

2.注重提高自身的創(chuàng)新能力,在創(chuàng)新中充實(shí)提高自己

創(chuàng)新是一種高層次的要求。教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中不僅僅是一個(gè)被動(dòng)的執(zhí)行者,更主要的是應(yīng)具備不斷思考、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、提供解決問題思路的能力,更要不斷創(chuàng)新工作方法。

目前,教學(xué)秘書在當(dāng)前實(shí)際工作中大體分為三個(gè)層次:第一層次是簡單執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)說什么就干什么,不吩咐就不去做;第二層是能發(fā)現(xiàn)問題上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),但提不出解決問題的思路或并不思考如何解決問題,只把問題過度給領(lǐng)導(dǎo);第三層次是不僅能發(fā)現(xiàn)問題,并且能提出解決問題的思路供領(lǐng)導(dǎo)參考,且能夠?qū)τ醒芯績r(jià)值的問題進(jìn)行較深入的研究形成自己的觀點(diǎn)。

顯然,在這三種情況中,第三層次教學(xué)秘書具備了創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。隨著高職學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,管理工作的節(jié)奏必然要加快,所以教學(xué)秘書只有不斷開動(dòng)腦筋,創(chuàng)新立意,才能將工作做得得心應(yīng)手,贏得領(lǐng)導(dǎo)信任,不斷提高自身能力。

3.素質(zhì)教育要求教學(xué)秘書踐行教學(xué)管理新方法

素質(zhì)教育是一項(xiàng)全面關(guān)心學(xué)生成長,綜合提升學(xué)生品味的教育。這就要求教育工作者要樹立新的教育理念,教學(xué)秘書當(dāng)然也不例外。事實(shí)上教育的成功與否,不僅取決于學(xué)校的教風(fēng)、學(xué)風(fēng),同時(shí)管理人員的工作作風(fēng)、工作態(tài)度、工作方式也是關(guān)鍵因素。

作為教學(xué)管理一線的教學(xué)秘書,必須在管理中育人和在服務(wù)中育人,利用一切與學(xué)生接觸的機(jī)會(huì),時(shí)刻關(guān)心學(xué)生的成長,以自己良好的思想道德素養(yǎng),用積極真誠的工作態(tài)度感染影響學(xué)生,以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞?、高效的工作方法為素質(zhì)教育的成功實(shí)施,做出自己的貢獻(xiàn)。所以教學(xué)管理人員應(yīng)與教學(xué)人員一樣,既要做學(xué)生生活中的朋友,又要做學(xué)生學(xué)習(xí)中的良師。

4.培養(yǎng)良好的心理素質(zhì),以飽滿的精神狀態(tài)、健康的身心迎接工作和挑戰(zhàn)

教學(xué)秘書工作處于各管理系統(tǒng)的中樞,地位的特殊,事務(wù)的繁重,角色的復(fù)雜,身處緊張性、快節(jié)奏和高壓力的工作氛圍下。因此,教學(xué)秘書崗位對(duì)秘書的心理品質(zhì)提出了較高的要求。教學(xué)秘書在自我發(fā)展、自我完善的進(jìn)程中,也要努力加強(qiáng)心理修養(yǎng)的自覺性。要注重意志的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)堅(jiān)毅品質(zhì);注重性格的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)剛?cè)岵⑿畹男愿?注重情感的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)理性與感性的平衡心態(tài);只有這樣才能營造和諧的工作氛圍,出色、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

總之,要想在教學(xué)管理過程中摸索出一套適合現(xiàn)代管理理念的管理方法,就要求教學(xué)秘書具有強(qiáng)烈地學(xué)習(xí)意識(shí)、競爭意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)及質(zhì)量意識(shí)。在教學(xué)管理過程中認(rèn)真做到“理”重于“管”;“做”重于“說”。使教學(xué)秘書工作逐步由“經(jīng)驗(yàn)型”向“科研型”“創(chuàng)新型”轉(zhuǎn)變,充分開拓、發(fā)揮教學(xué)秘書工作職能,使管理成效達(dá)到最佳。

[1]姚雙良.論新時(shí)期高校教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].教育與探索,2007,(12).

[2]仇戰(zhàn)宏.淺談高校院系教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀與建設(shè)[J].陜西師范大學(xué)學(xué)報(bào),2007,(9).

[3]王傳瓊.論高校教學(xué)秘書心理素質(zhì)能力的自我培養(yǎng)[J].教研探索,2008,(8).

Analysis on Connotation of Teaching Secretary Work in Higher Vocational Colleges

ZHUANG Pei-f ang

(Tianjin Youth Vocational College,Tianj in 300191 China)

The teaching secretary of higher vocational colleges is an important part of teaching management team which has supportable,archival and transactional properties and plays important role in routine teaching management.Cultivating teaching secretary with high quality and improving their comprehensive abilities are the key points to do the work of teaching secretary well for higher vocational colleges.

higher vocational colleges;teaching secretary;post;quality

G712

A

1673-582X(2010)02-0084-03

2009-09-11

莊佩芳(1966-),女,天津市人,天津青年職業(yè)學(xué)院助理研究員,從事教育、教學(xué)管理工作研究。