李海云　李成慶

摘要:文章旨在通過介紹人力資源管理信息系統(tǒng)的實施過程及實施注意事項,為未進行過這方面工作的人力資源從業(yè)者提供一些經(jīng)驗和幫助,從而能夠有效提高所上系統(tǒng)的效果,并且為企業(yè)的信息化選擇帶來效益。

關(guān)鍵詞:人力資源管理信息系統(tǒng);項目實施;薪資管理

中圖分類號:F273 文獻標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)26-0057-03

現(xiàn)在越來越多的企業(yè)在成功應(yīng)用了財務(wù)信息管理系統(tǒng)或者是供應(yīng)鏈信息管理系統(tǒng)甚至是生產(chǎn)制造信息系統(tǒng)后,開始將信息化的應(yīng)用范圍擴大到了人力資源管理的領(lǐng)域,但這并不代表只有做好了財務(wù)、供應(yīng)鏈或者是生產(chǎn)制造的信息系統(tǒng)后才可以進行人力資源的信息系統(tǒng)項目實施,只不過說企業(yè)為了降低風(fēng)險愿意將企業(yè)的ERP信息管理分步進行,確保項目的成功。在國外,大多是人力資源信息系統(tǒng)的建設(shè)要先于其他系統(tǒng)。

人力資源信息管理系統(tǒng)從理論上或是目前軟件的分類管理上來講其范圍還是很大的,這其中可能就會包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓(xùn)管理、招聘管理、考勤休假管理、保險福利管理、績效管理及員工或經(jīng)理自助管理等很多方面,任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起,他們大多是按其具體功能分模塊來實現(xiàn)人力資源管理的需要,那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統(tǒng)項目如何來實施才能確保它的成功呢,我在這里簡單的做一個講述,希望它可以幫助企業(yè)成功地實施自己的信息項目。

成功實施人力資源信息管理系統(tǒng)我覺得要從下面幾個方面進行考慮及準備:

一、確定符合實際的企業(yè)需求管理目標(biāo)并選擇合適的商品軟件

有些企業(yè)在一談到進行信息系統(tǒng)建設(shè)時或是實施時往往忽略了企業(yè)的現(xiàn)狀,無邊無際的要求實現(xiàn)著什么,不管這些要求是不是合理的、可行的、是否適合企業(yè)管理需要,這些事情或是想法是十分可怕的事情,目標(biāo)明確并且合理是企業(yè)成功實現(xiàn)人力資源信息管理系統(tǒng)的基本前提。其實人力信息系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該是以目前實際管理的基礎(chǔ)上,以規(guī)范其不合理的流程,建立可行性、合理性的管理制度或流程應(yīng)用為目標(biāo),借助于應(yīng)用軟件工具規(guī)范或提高管理效率的一項工作。例如企業(yè)目前在員工考核、其他業(yè)務(wù)流程不規(guī)范的情況下只是希望將薪資管理實現(xiàn)信息化以摒棄原來手工處理工資的業(yè)務(wù),那么企業(yè)可以只選擇薪資管理模塊,像績效管理這些與企業(yè)非人事業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容最好目前不要選擇,除非企業(yè)有足夠的人力與時間來做業(yè)務(wù)流程的規(guī)范或是梳理,否則很難保證項目在實施時不被拖延或出現(xiàn)失敗的局面。換句話說企業(yè)在選擇時要考慮企業(yè)的目前現(xiàn)狀是否允許低風(fēng)險地完成企業(yè)的目標(biāo),而不是拋開一切現(xiàn)實狀態(tài)意念上的高度追求。

確定好企業(yè)人力資源要實現(xiàn)的目標(biāo)后,下一步就是選擇合適的軟件了?，F(xiàn)在社會上光是國內(nèi)就有成幾百家軟件公司為企業(yè)提供人力資源管理的軟件,加上國外的恐怕就會有近千家這樣的規(guī)模。如何在這眾多的軟件供應(yīng)商中選擇適合自己的軟件,其實是一件很不容易的事情。國內(nèi)知名品牌的軟件大多是經(jīng)過眾多企業(yè)應(yīng)用檢驗的,其功能比較完善,會隨著國家政策的變化而調(diào)整軟件的結(jié)構(gòu)或是功能,其價格稍微要高一些,但是較國外的要便宜;小規(guī)模沒有名氣的軟件大多是根據(jù)某個企業(yè)定制開發(fā)的,其檢驗程度僅限于一家或是幾家,但是軟件的價格會占有極大的優(yōu)勢;國外的軟件一般來講拿過來不能馬上適用于中國的企業(yè),大多需要定制開發(fā),其實施周期長,產(chǎn)品價格高,其日后維護的成本也相對較高。如果企業(yè)較小,需求不高,可以選擇國內(nèi)的小軟件,如果企業(yè)要求信息化的集成程度很高,其應(yīng)用范圍很廣,并且有一定的經(jīng)濟基礎(chǔ),可以選擇國內(nèi)知名的品牌;但基本上不建議本土公司選擇國外的人力資源軟件,實在是擔(dān)心水土不服。

國內(nèi)的軟件有品牌優(yōu)勢的主要是用友、金蝶等這些大的管理軟件公司,他們有不同的產(chǎn)品系統(tǒng),例如用友公司有E-HR軟件,適用于集團型企業(yè)進行人力資源的管理,還有U8人力資源,適合于中型企業(yè)管理,金蝶也是這樣。

我們是去年(2008)上的人力資源系統(tǒng)的,當(dāng)時已經(jīng)執(zhí)行了新的勞動合同,在軟件選型時我們注意到有的軟件公司在系統(tǒng)中就按最新的政策設(shè)計了軟件,有的軟件公司沒有做出調(diào)整,結(jié)果我們選擇了及時根據(jù)政策進行調(diào)整的軟件公司的產(chǎn)品。這家公司的軟件在考勤方面還有一個亮點打動了選型組的成員,他們的軟件可以支持按不定時工作制進行考勤,其他軟件商一般是沒有這樣的功能。產(chǎn)品很微小的功能可能對我們的工作效率就有很大的影響,所以讓軟件供應(yīng)商進行產(chǎn)品介紹時一定要聽他們的亮點,通過幾家的比較,我們基本上可以選到認為適合我們的產(chǎn)品。選型時我們要注意一點,一定要選擇具有長期發(fā)展的企業(yè),否則幾年內(nèi),軟件供應(yīng)商不存在了,我們的軟件也就沒有了使用保障。

二、要系統(tǒng)地規(guī)劃項目實施過程,確定可行的實施計劃

其實在購買了軟件商品后,我們大多是需要軟件公司與我們一起來進行項目的實施,很少有企業(yè)只買軟件產(chǎn)品不買實施的,一個龐大的人力資源管理系統(tǒng)是不能靠員工自己摸透的,這樣就會涉及實施費用與合作,如何保證在雙方約定的條件下成功地將軟件應(yīng)用起來,這就是需要我們在項目實施前進行合理的規(guī)劃。其實規(guī)劃可以包括以下幾個方面內(nèi)容:一個是項目實施的周期;一個是項目實施的人員及項目最終實現(xiàn)的具體目標(biāo)(不同于上面第一條的目標(biāo),那是一個泛式的管理目標(biāo),而這里是一個詳細的目標(biāo))。項目實施的周期大多是由軟件公司與企業(yè)雙方協(xié)商而定,但這個周期要符合項目自身的需要,不宜過短也不宜過長。過短可使企業(yè)不能很好地掌握軟件功能及建立起規(guī)范的流程,過長會浪費實施費用而且容易引起員工的不滿;另一點就是要明確這個項目由哪些成員組成,而不能讓涉及的人員都跟進項目,否則企業(yè)的正常工作一定會受到影響。所以在人員選擇上要慎重,一般情況下要把企業(yè)的高層吸引進項目中來,雖然人力資源管理的項目大多是人力部門獨立使用,與其他部門關(guān)系不是很大,但是人力資源管理系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)檔案可能需要其他部門協(xié)同完成。這樣企業(yè)的高管就可以協(xié)調(diào)這些非人力部門來完成這項龐大的數(shù)據(jù)工程。在部門間出現(xiàn)的“爭論”可以進行“拍板”性強制執(zhí)行。另一個是要求人力部門的經(jīng)理進入項目,并充當(dāng)項目經(jīng)理一職,以組織本部門內(nèi)各分科室或職能部門的工作銜接,并直接向項目監(jiān)理進行進度匯報;再有就是需要若干名對人力業(yè)務(wù)熟知、有學(xué)習(xí)能力的人員進行項目,充當(dāng)關(guān)鍵用戶的角色。當(dāng)然這些是針對稍等規(guī)模企業(yè)的,如果一個企業(yè)里人力部門總共就有3～5個員工就可不必這樣挑選人員。

在有了一個時間周期與參與者之后,就要根據(jù)企業(yè)的情況制定合理可行的實施計劃,把要達到的目標(biāo)按天與人進行分解,明確每個人在每一個時間段要完成什么工作,以確保項目的最后成功。

這里要著重談一下,企業(yè)提供了相應(yīng)的團隊的同時也需要軟件方提供穩(wěn)定的實施團隊以確保項目的質(zhì)量。有些軟件廠商不確定自己的團隊,而是采用抓人的政策,今天是甲來,明天是乙來,還都有理由說甲是薪資的專家,乙是績效的專家。一定要他們進廠前也提供人員名單,并明確項目實施過程中不可以輕易換人,這樣是對雙方負責(zé)。

(一)要詳細描述企業(yè)的現(xiàn)在流程,讓軟件方幫助企業(yè)規(guī)范流程,并體現(xiàn)在實施方案中

在項目實施中這是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié),有些軟件公司會把這個階段稱為“藍圖設(shè)計”,可以想象這個階段在整個項目過程中的地位了。只有在這個階段把工作落實到最具體處,后面的工作基本上都會迎刃而解。這個過程大體上可以分為企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查、企業(yè)需求分析、產(chǎn)品培訓(xùn)、項目解決方案等四個過程。