黃　偉

[摘 要]傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作就是對紙質(zhì)檔案材料進行收集、分類、整理及保管的過程，由于這種工作模式耗費大量人力物力，獲取信息和服務(wù)社會的能力也有較大欠缺，不符合當今社會信息化要求。筆者作為檔案管理工作者，通過多年工作實踐的積累，總結(jié)出將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入檔案管理工作，是解決傳統(tǒng)檔案管理工作諸多突出問題的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 信息 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 新模式

作者簡介：黃偉（1969-），女，遼寧丹東人，遼寧省地質(zhì)工程職業(yè)學院高級講師。

檔案管理工作是一項科學化系統(tǒng)化的工程，經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)成為了管理學的分支學科，其地位和作用越來越受到重視和認可。我國檔案管理工作具有良好的傳統(tǒng)，從遠古時代便開始結(jié)繩記事，用以保存和記錄生產(chǎn)生活中的各種情況。此后隨著文字和紙張的出現(xiàn)，加之歷朝統(tǒng)治者大都重視修史，使得大量的歷史事件以歷史典籍的形式完整的保留下來，為我國現(xiàn)代科學的發(fā)展留下了極其珍貴的歷史素材寶庫。近年來，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會的要求，作為一名檔案管理工作者，迫切需要探索全新的管理模式，更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)社會發(fā)展的重要作用。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢和不足

（一）傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)文檔形式存在，具有查找便利化、資料直觀化、管理集中化等等優(yōu)勢特點。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，就是對紙質(zhì)檔案進行分揀、歸類、整理及日常維護保養(yǎng)等。通過對傳統(tǒng)型檔案進行有序管理，可以給科研工作帶來很大的便利。

（二）傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。從現(xiàn)代視角審視傳統(tǒng)檔案管理工作，我們就會清楚地發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理工作流程中存在許多的不足。首先，傳統(tǒng)檔案管理是一個準固態(tài)過程，檔案材料的更新速度緩慢，整理歸類所需周期較長，而現(xiàn)代社會是一個高度信息化的時代，科學研究所用的信息采集形式正從有限化向無限化方向發(fā)展[5]。這樣，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作就無法適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化的要求。其次，現(xiàn)代社會信息獲取和處理速度不斷提升，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案形式由于體積大、重量大、不易攜帶等不足，難以滿足信息獲取速度提高的要求。最后，傳統(tǒng)檔案管理模式信息流通渠道相對單一，信息接受和處理能力較差，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會信息雙向流動及時更新的要求。

二、在現(xiàn)代檔案管理工作中引進網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

正因為傳統(tǒng)檔案管理工作模式有諸多弊端，所以在完善檔案管理的工作過程中，必須要引進新的管理模式以適應(yīng)時代需求。現(xiàn)代社會是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化時代，因此我們有必要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入現(xiàn)代檔案管理工作之中，與傳統(tǒng)管理工作中的優(yōu)勢部分融會貫通，建立全新的現(xiàn)代檔案管理工作模式。下面，筆者將就如何在管理工作中引進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行闡述。

（一）牢固樹立服務(wù)意識。當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。歸納起來，就是要徹底轉(zhuǎn)變工作理念，將檔案管理工作的重點由管理變?yōu)榉?wù)，只有牢固樹立服務(wù)意識，才能更好地運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高服務(wù)能力和水平[6]。

（二）建立完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機制。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理工作水平。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點是信息量大、具有交互性特征，有很強的備檢索能力和服務(wù)能力。建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)機制，首先要體現(xiàn)這些優(yōu)勢和原則。

第一，合理建立和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。檔案管理部門應(yīng)當盡快結(jié)合管理對象的實際，將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，建立一套信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理系統(tǒng)，并指定專業(yè)技術(shù)人員對數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運行情況進行維護和監(jiān)控。

第二，建立嚴密的查詢準入及數(shù)據(jù)傳輸機制。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理，其目的在于提供更完善的數(shù)據(jù)信息查詢服務(wù)，同樣，檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全問題也將決定服務(wù)能力和水平。因此，要建立一套較為完善的電子檔案數(shù)據(jù)信息下載、傳輸、上傳以及查詢準入機制，防止數(shù)據(jù)庫遭受人為惡性破壞，造成難以彌補的重大損失。

電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建立以后，檔案管理部門應(yīng)當為其配置有相當防護作用的數(shù)據(jù)防火墻，要求用戶使用規(guī)范合法的用戶名及密碼進行訪問和下載上傳等，同時定期對各項數(shù)據(jù)進行備份，保證數(shù)據(jù)庫資料萬無一失。

第三，建立檔案信息網(wǎng)頁，提高服務(wù)能力。檔案管理部門要依據(jù)管理對象自身特點，及時設(shè)計出服務(wù)網(wǎng)頁。網(wǎng)頁的形式可以采取內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)交叉的形式，既能夠方便內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)交換，又可以滿足社會需求。

現(xiàn)代社會人們主要依靠信息化的手段獲取和處理大量信息，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替[7]。

（三）堅持檔案管理工作多元化和社會化的發(fā)展方向。今后檔案管理工作的發(fā)展方向必須要符合信息化社會發(fā)展的要求，不斷擴大服務(wù)對象范圍，由指定性對象發(fā)展為社會化全方位服務(wù)，既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替[8]。

綜上所述，目前檔案管理工作正在經(jīng)歷從指導思想到工作方式上的全面深刻的變革，這對檔案管理工作者來說，既是一次難得的事業(yè)發(fā)展機遇，又是一次嚴峻的挑戰(zhàn)。只要我們能夠牢固樹立檔案管理服務(wù)社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)的思想，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)正確合理地運用于工作之中，檔案管理工作水平必將得到本質(zhì)性的提升，必將為構(gòu)建和諧社會提供高質(zhì)量的服務(wù)和切實有力的保障。

參考文獻

[1]《檔案管理工作手冊》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[2]《檔案管理基礎(chǔ)》，張虹編著，中國人民大學出版社，2008年4月

[3]《文書檔案管理基礎(chǔ)》，丁棟軒著，科學普及出版社，2007年7月

[4]《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html

[5]《檔案管理工作手冊》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[6]《檔案管理基礎(chǔ)》，張虹編著，中國人民大學出版社，2008年4月

[7]《文書檔案管理基礎(chǔ)》，丁棟軒著，科學普及出版社，2007年7月

[8]《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html