劉媛媛

摘要:近年來,我國小企業(yè)發(fā)展迅速,但為了節(jié)約成本,通常其組織結(jié)構(gòu)簡單,普遍存在職能部門職責(zé)不清、相互混崗的現(xiàn)象,內(nèi)部規(guī)章制度不嚴(yán)謹(jǐn);沒有預(yù)算或預(yù)算彈性過大,財務(wù)收支不夠透明,會計處理不夠規(guī)范,會計信息失真等。造成這些問題的原因很多,但小企業(yè)內(nèi)部會計控制不健全則是重要的原因之一。

關(guān)鍵詞:小企業(yè);內(nèi)部控制;內(nèi)部會計控制

中圖分類號:F23文獻標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)26-0116-02

一、內(nèi)部會計控制的基礎(chǔ)理論

(一)內(nèi)部會計控制的要素

一個有效的內(nèi)部會計控制制度應(yīng)當(dāng)涵蓋企業(yè)財務(wù)會計管理的全過程,滿足實現(xiàn)內(nèi)部會計控制目標(biāo)的要求。任何內(nèi)部會計控制都應(yīng)具備以下控制要素:

1.合規(guī)、合法性控制。目的是使企業(yè)每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動在合規(guī)、合法的范圍內(nèi)開展,是各項內(nèi)部會計控制的前提和基本要求。

2.授權(quán)、分權(quán)控制?，F(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展,必須將權(quán)力進行科學(xué)合理的劃分,在授權(quán)、分權(quán)范圍內(nèi),所有權(quán)者和分權(quán)者有權(quán)處理有關(guān)事務(wù),未經(jīng)批準(zhǔn)和授權(quán),不得進行有關(guān)的事務(wù)。

3.不相容職務(wù)的控制。是內(nèi)部會計控制的本質(zhì)特征。所謂不相容職務(wù),是指集中于一人辦理時,發(fā)生差錯或舞弊的可能性就會增加的兩項或兩項以上的職務(wù)。

4.業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制。是實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)科學(xué)管理的客觀要求。采取這種方式,任何一項會計業(yè)務(wù)的處理,經(jīng)辦人員都有章可循,按照科學(xué)的程序辦事,提高工作效率。

5.復(fù)查核對控制。是會計信息可靠性的重要保證。包括:將記錄與所記錄的事物相互核實;將記錄之間相互復(fù)查核對。

6.人員素質(zhì)控制。內(nèi)部會計控制是否有效,關(guān)鍵取決于實施內(nèi)部會計控制制度人員的素質(zhì)。要具備一定的財經(jīng)法規(guī)、財務(wù)會計知識,良好的職業(yè)道德,較高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

(二)內(nèi)部會計控制的基本內(nèi)容

內(nèi)部會計控制的內(nèi)容不僅涉及企業(yè)的各個崗位、員工,而且覆蓋了企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程。最主要有以下六個方面內(nèi)容:

1.貨幣資金內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)的貨幣資金收支和保管業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位應(yīng)當(dāng)分離,相關(guān)機構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)相互制約,確保貨幣資金的安全。

2.實物資產(chǎn)內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立實物資產(chǎn)管理的崗位責(zé)任制度,對實物資產(chǎn)的驗收入庫、領(lǐng)用、發(fā)出盤點、保管及處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行控制,防止各種實物資產(chǎn)被盜、毀損和流失。

3.對外投資的內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的對外投資決策機制和程序,通過實行重大投資決策集體審議聯(lián)簽等責(zé)任制度。

4.采購與付款的內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機構(gòu)和崗位,建立和完善采購與付款的會計控制程序,減少采購風(fēng)險。

5.銷售與收款的內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮會計機構(gòu)和人員的作用,加強合同訂立、商品發(fā)出和賬款回收的會計控制,避免或減少壞賬損失。

6.成本費用的內(nèi)部會計控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立成本費用控制系統(tǒng),做好成本費用管理各項基礎(chǔ)工作,提高經(jīng)濟效益。

(三)小企業(yè)內(nèi)部會計控制的設(shè)計原則

小企業(yè)內(nèi)部會計控制的設(shè)計以統(tǒng)一與靈活性相結(jié)合、約束與權(quán)限相結(jié)合、全面與重點相結(jié)合、崗位與職責(zé)相結(jié)合、成本與效益相結(jié)合的原則。

二、企業(yè)內(nèi)部會計控制案例分析

(一)企業(yè)介紹

以某一有限公司為例,該公司成立于2005年10月,屬于IT行業(yè)的商業(yè)企業(yè),2006年被批準(zhǔn)為一般納稅人。企業(yè)注冊資金100萬元人民幣,投資主要經(jīng)營項目;不間斷電源(UPS)、蓄電池、發(fā)電機組兼營網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及耗材。公司自2005年成立至今創(chuàng)造了良好的經(jīng)營業(yè)績,已在該行業(yè)享有一定聲譽,逐漸成為國內(nèi)外知名品牌的行業(yè)總代理及維修服務(wù)中心,建立了自己固定的銷售模式。

公司有兩位投資人投資注冊,總經(jīng)理出資60%、副總經(jīng)理出資40%。目前公司現(xiàn)有員工12人,其中,包括兩位經(jīng)理、財務(wù)2人、銷售員3人、工程師3人、商務(wù)1人、司機1人。該公司大部分崗位實現(xiàn)了定員要求,能夠劃分具體崗位,但由于公司運營成本及人員有限,存在人員兼職,使各崗位的責(zé)任制并不明確,職責(zé)不夠分明。

(二)企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會計控制制度

內(nèi)部會計控制的內(nèi)容涉及企業(yè)的各個崗位、員工,且覆蓋了企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程,范圍非常廣闊,但本文僅針對該小企業(yè)發(fā)生頻率較高和風(fēng)險發(fā)生可能性較大的環(huán)節(jié)加以描述。突出表現(xiàn)在以下幾方面:

1.會計基礎(chǔ)工作控制。該企業(yè)財務(wù)部門,有出納、會計各一人,均取得了會計從業(yè)資格證書。

2.貨幣資金的內(nèi)部會計控制。企業(yè)收款的來源主要為現(xiàn)銷、賒銷收回與其他應(yīng)收款項結(jié)算,能夠確保全部應(yīng)收貨幣資金收進,并及時準(zhǔn)確的予以記錄。企業(yè)建有嚴(yán)格付款內(nèi)部控制,首先每筆報銷業(yè)務(wù)必須經(jīng)總經(jīng)理的審核簽字,才能予以支付;其次貨款的支付業(yè)務(wù)也有規(guī)定程序;最后,出納根據(jù)復(fù)核無誤的支付申請,按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),并及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

3.存貨的內(nèi)部會計控制。該企業(yè)設(shè)有商務(wù)兼庫管一名,既負責(zé)貨物儲存保管又負責(zé)存貨賬戶的記錄,不定期地進行庫存盤點。

4.采購與付款循環(huán)內(nèi)部會計控制。在采購活動中能夠做到物資請購、采購、驗收、付款、記賬的職務(wù)分離控制。

5. 銷售與收款的內(nèi)部會計控制。銷售部門主要負責(zé)處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策以及催收貨款等;存貨管理部門主要負責(zé)發(fā)貨單據(jù)是否齊全辦理發(fā)貨的具體事宜;財務(wù)部門主要負責(zé)銷售事項的結(jié)算和記錄及監(jiān)督款項的收回等。

三、完善企業(yè)內(nèi)部會計控制的對策建議

(一)解決企業(yè)存在問題的對策

1.會計基礎(chǔ)工作及貨幣資金控制的對策?？紤]小企業(yè)的規(guī)模、財力、人力等限制,該小企業(yè)內(nèi)部會計機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)充分根據(jù)企業(yè)自身的特點和經(jīng)營管理的需要,從經(jīng)濟性、實用性出發(fā),注重實質(zhì)控制,現(xiàn)應(yīng)在原財務(wù)部門基礎(chǔ)上增設(shè)總賬會計,從而落實錢、賬、物分管制度。只有對會計憑證進行逐層監(jiān)督審核才能保證會計信息的質(zhì)量,準(zhǔn)確、真實、有效地反映企業(yè)經(jīng)濟活動情況。另外,在貨幣資金的授權(quán)審批和會計稽核方面做到合理設(shè)計,能夠有效防止企業(yè)經(jīng)濟損失,保障企業(yè)財產(chǎn)安全。

2.存貨的內(nèi)部會計控制的對策。因存貨是企業(yè)最重要的流動資產(chǎn),占據(jù)了企業(yè)很大一部分流動資金,其管理關(guān)系到企業(yè)整個經(jīng)營鏈條的順暢運行,所以,企業(yè)必須制定合理的存貨內(nèi)部會計控制制度。關(guān)鍵點的控制是首先要保證企業(yè)存貨的安全,然后是不相容崗位的分離。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要應(yīng)設(shè)存貨的分類整理崗位,即存貨出入庫管理崗位、存貨資料記錄崗位、存貨業(yè)務(wù)稽核崗位。另外,改變企業(yè)原有設(shè)計不科學(xué)的存貨收、發(fā)、存業(yè)務(wù)流程。

3.采購與付款內(nèi)部會計控制的對策。因采購與付款循環(huán)中,潛在的風(fēng)險比較大,必須依靠有效的內(nèi)部會計控制防止并審查可能發(fā)生的重大差錯和違法違規(guī)行為,盡可能降低該環(huán)節(jié)造成的經(jīng)濟損失。關(guān)鍵點的控制是采購和付款的預(yù)算控制、授權(quán)審批控制、合同訂單控制。只有在采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制上嚴(yán)格執(zhí)行事前、事中和事后的流程控制,堅持成本效益原則,做好采購與付款業(yè)務(wù)的預(yù)算工作,才能保證采購活動的有效性,實現(xiàn)資金使用的效益性和安全性。要重視采購與付款合同訂單控制,對于存貨的采購必須實行采購合同控制,應(yīng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力、價格優(yōu)惠、貨物的質(zhì)量等有關(guān)情況,按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商;合同應(yīng)有規(guī)范的格式、明確的標(biāo)的,且符合法律、法規(guī);簽訂的合同經(jīng)理審批后應(yīng)存檔,由商務(wù)保管。

4.銷售與收款內(nèi)部會計控制的對策。因銷售是企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù),是決定經(jīng)營收入的前提。在市場競爭中,企業(yè)為吸收更多客戶,擴大銷售量,采用賒銷和分期付款方式。如何在擴大銷售的同時及時回收款項,控制風(fēng)險將是企業(yè)未來最應(yīng)期望達到的一個目標(biāo)。關(guān)鍵點的控制是增加客戶資信控制、收款控制。增加客戶資信控制:企業(yè)需要建立科學(xué)、合理、有效的信用分析和控制制度,設(shè)立獨立于銷售部門的信用管理部門,建立客戶信用檔案,重點對其付款態(tài)度、付款方式、信用額度等予以反映。加強收款控制:應(yīng)收賬款能否盡快收回,將直接影響企業(yè)的資金流動,所以,對應(yīng)收賬款的控制,是銷售與收款業(yè)務(wù)中內(nèi)部會計控制的重點。應(yīng)收賬款的記錄必須嚴(yán)格以銷售發(fā)票、銷售發(fā)貨單等作為依據(jù),防止虛記應(yīng)收賬款。

(二)完善企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會計控制制度的建議

本文就企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會計控制中的薄弱環(huán)節(jié)給予一些建議,希望企業(yè)能夠及時采取措施對內(nèi)部會計控制加以糾正和完善。

財務(wù)部門增加一人,并對原財務(wù)部門各崗位職責(zé)重新定位。

在存貨管理上增加一人,大庫設(shè)專人保管,對原存貨管理人員崗位職責(zé)重新定位。

在外購商品的采購上一定要做到先期預(yù)算、重視審批環(huán)節(jié)的彼此溝通協(xié)調(diào),盡量用少的資金解決大的問題。

在商品銷售上一定做到先期客戶的資信調(diào)查,有條件的應(yīng)當(dāng)建立專門的信用管理部門或崗位,負責(zé)制定企業(yè)信用政策,監(jiān)督各部門對信用政策的執(zhí)行情況。信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位應(yīng)分開。后期要重視應(yīng)收賬款的控制監(jiān)督。