(寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系陜西寶雞721013)

摘要本文闡述了電算化會(huì)計(jì)檔案管理具有不同于人工會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，存貯使用要求，電算化會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，提出必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度及硬件設(shè)施建設(shè)。

關(guān)鍵詞電算化；會(huì)計(jì)檔案；特點(diǎn)；管理

電算化會(huì)計(jì)檔案是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)文件，1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，在制度上確立了電算化會(huì)計(jì)檔案是雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案。

一、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1、現(xiàn)代化載體

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案，從實(shí)際內(nèi)容看，一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會(huì)計(jì)檔案，另一方面又包括了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，使電算化會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，存儲(chǔ)范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

2、軟硬件環(huán)境

由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。

3、系列化資料

這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被電子計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。

4、計(jì)算機(jī)技能

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，才能順利實(shí)行電算化。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容

為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別作好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、檔案的收集

所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。

2、檔案的保存

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼在磁性介質(zhì)或光盤上，保護(hù)存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等以外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失、造成損失。

3、檔案的利用

即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著系統(tǒng)軟件的不斷升級(jí)，所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需要調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)只需要在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

三、會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀

改革開放以來(lái)，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，建立了科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)了保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但也存在一些不足。

1、一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視

成立鐵路局，合并站段后，會(huì)計(jì)資料的產(chǎn)生，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至上百件，全年就形成較多的會(huì)計(jì)憑證，而許多站段仍然采用以前的工作方法，一般由其他會(huì)計(jì)人員兼管檔案工作，由于工作量大，造成檔案管理工作滯后，檔案歸檔移交不及時(shí)。

2、會(huì)計(jì)政策變更沒(méi)有充分考慮到檔案管理的需要

2006年會(huì)計(jì)政策變更后，所有粘貼單，報(bào)銷單等統(tǒng)一采用了A4紙大小，借款單、繳款單、付款通知書等采用A4紙的一半大小，由于粘貼單和報(bào)銷單據(jù)大小一致，在粘貼時(shí)稍有不慎，粘貼單就會(huì)出現(xiàn)冒頭現(xiàn)象，這也給會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔帶來(lái)一定的困難。

3、個(gè)別單位檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，不重視保密工作

個(gè)別單位檔案存放處所沒(méi)有防火、防潮、防盜等措施，一些檔案管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案不是錢物，沒(méi)人要，借閱檔案也不登記，這些都極易造成會(huì)計(jì)檔案的損毀、丟失，給單位和國(guó)家造成無(wú)法挽救的損失。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案的管理要求更高，但有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)少之又少，造成各單位會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。

4、會(huì)計(jì)檔案所蓋印章不統(tǒng)一

會(huì)計(jì)檔案裝訂后扉頁(yè)所蓋印章基本上是由各單位根據(jù)需要自己刻印的，有大有小，沒(méi)有統(tǒng)一的印章模子，造成各單位會(huì)計(jì)檔案不統(tǒng)一、美觀。

四、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的措施

1、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)；打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。

3、由打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會(huì)計(jì)檔案保管。

5、各類會(huì)計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章。如果對(duì)備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

6、必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

作者簡(jiǎn)介

張海英(1977-)，女，陜西扶風(fēng)人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系講師．