全　力

摘 要：杭州上城區(qū)作為中心城區(qū)，多年以來一直重視教育科研工作，并取得了大量成果，推動(dòng)了上城教育的發(fā)展。與上城教育科研的繁榮相比，我們的教育科研信息管理工作相對滯后。為改變這種局面，上城區(qū)教育科研的業(yè)務(wù)主管部門用兩年時(shí)間，系統(tǒng)分析科研管理流程，建設(shè)了新的教育科研網(wǎng)絡(luò)管理平臺，從而優(yōu)化上城區(qū)教育科研業(yè)務(wù)流程并實(shí)現(xiàn)管理信息化。

關(guān)鍵詞：教育科研；業(yè)務(wù)流程；優(yōu)化；管理信息化

中圖分類號：G463文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：1673-8454（2009）06-0084-03

一、區(qū)域教育科研信息管理的問題

杭州市上城區(qū)教育科研工作有著悠久的歷史和輝煌的成績，目前各個(gè)層面的學(xué)校和教育局直屬單位也非常重視教育科研工作，每年都會有大量的課題立項(xiàng)和成果產(chǎn)生，參與課題研究的人數(shù)也呈上升趨勢。與這種繁榮相比，我們的教育科研信息管理工作顯得有些落后，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1.檔案殘缺

目前由省、市、區(qū)各級部門組織的教育科研活動(dòng)種類繁多，有規(guī)劃類、教師教育類、新課改類等，一項(xiàng)完整的課題研究工作應(yīng)該包括通知發(fā)布、課題方案、立項(xiàng)公布、開題咨詢、中期研究進(jìn)展、結(jié)題報(bào)告、評獎(jiǎng)公告等多項(xiàng)內(nèi)容，由于一項(xiàng)課題研究歷時(shí)時(shí)間長，課題延期、主持人工作調(diào)動(dòng)、科研管理人員變更等諸多不穩(wěn)定因素都會導(dǎo)致科研信息流失。這在前期上城區(qū)改革開放30年科研成果梳理的過程中暴露得尤為明顯，上城區(qū)1978年以來20年的大量在全國有影響力的重大科研成果沒有保存下來；近10年的科研情況雖然在電腦里有相關(guān)存檔，但都是以簡易的文件夾、電子文本的形式保存，或只有一個(gè)課題名稱，沒有相關(guān)背景資料，或沒有精細(xì)分類，查詢復(fù)雜，難以迅速找到所需要的信息。

２.共享困難

每年匯集到區(qū)教育科研管理部門的課題方案、課題成果等有上百萬字，成堆的紙質(zhì)文本和動(dòng)輒幾十兆字節(jié)的電子文本是科研員經(jīng)常要面對和處理的。但是區(qū)科研部門更多承擔(dān)的是上傳下達(dá)的工作，每年上城區(qū)市級課題獲獎(jiǎng)有數(shù)十項(xiàng)，但其研究內(nèi)容在全區(qū)而言知曉率很低，這些研究成果往往凝結(jié)著一個(gè)學(xué)校的特點(diǎn)和眾多教師的實(shí)踐智慧，對于其他有著同樣情況的學(xué)校以及教師可以起到借鑒、學(xué)習(xí)作用，但是目前沒有合適的傳播渠道，依靠教研員個(gè)人去組織成果推廣活動(dòng)起到的作用也是有限的。利用互聯(lián)網(wǎng)是一種途徑，但是當(dāng)前又缺乏一個(gè)能起到科研信息資源庫的網(wǎng)絡(luò)平臺，同時(shí)還會涉及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、交流途徑等問題。

３.耗費(fèi)資源

每次科研課題立項(xiàng)或成果申報(bào)，都會涉及蓋章、收集、運(yùn)送等多項(xiàng)工作，各?？蒲胸?fù)責(zé)人會花上幾天時(shí)間收集齊所有相關(guān)材料，再送到區(qū)科研部。同樣，區(qū)科研部也會花上幾天時(shí)間對這批龐大的資料進(jìn)行收集、整理。每個(gè)學(xué)年要經(jīng)歷10次這樣的過程，消耗大量人力和時(shí)間，對于時(shí)間本已十分緊張的學(xué)校而言，安排起來更是顯得局促緊張。而且，每次評比結(jié)束，剩下的堆積如山的文本材料難以得到有效利用。

面對這樣的問題，如何有效管理教育科研信息、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程是區(qū)科研管理部門要考慮的一項(xiàng)工作。雖然該項(xiàng)工作短期內(nèi)難以見到顯著成效，但是從長遠(yuǎn)看來，必將對我們回顧歷史、理清思路起到重要作用?！吧铣菂^(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡(luò)平臺”就是基于對這個(gè)問題的思考產(chǎn)生的，它的設(shè)計(jì)和研發(fā)歷時(shí)一年，主要解決的就是上城區(qū)教育科研業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和科研管理電子信息化的問題。

二、區(qū)域教育科研管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡(luò)平臺”把教育科研管理的流程作為首要考慮的問題。科研管理如企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作一樣，是由一系列連貫又交錯(cuò)的業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)的。例如，在科研項(xiàng)目的管理中，有立項(xiàng)申報(bào)流程、課題中期管理流程、課題結(jié)題流程、科研成果登記流程等等。這些流程都是密切關(guān)聯(lián)的。但目前的現(xiàn)狀是這些流程在各自孤立地運(yùn)行，沒有能夠形成一個(gè)有機(jī)的整體。

隨著教育科研的不斷發(fā)展，當(dāng)前的科研管理工作的主要職能將更多地集中在為教育行政部門和參與教育科研的教師提供信息服務(wù)上，只有對當(dāng)前科研管理業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行優(yōu)化，才能面對大量信息和繁雜的日常事務(wù)，才能對教育科研活動(dòng)的各種要素進(jìn)行合理組織、調(diào)控，保證科研管理工作的及時(shí)、高效。設(shè)計(jì)教育科研管理業(yè)務(wù)流程的目的是為了最大限度地改善科研管理水平和提高工作效率，不斷消除一切無效作業(yè)與浪費(fèi)，獲得最佳的效益。根據(jù)教育科研的特點(diǎn)，我們規(guī)范了上城區(qū)教育科研業(yè)務(wù)流程（見圖1）。

1.發(fā)布計(jì)劃階段

區(qū)科研部根據(jù)上級主管部門的通知，制訂新的課題計(jì)劃，首先確定基本信息，包括年度、課題類別、課題級別、擬立項(xiàng)數(shù)、有效申報(bào)起止日期。

2.教師個(gè)人申報(bào)階段

教師根據(jù)科研部發(fā)布的計(jì)劃進(jìn)行個(gè)人申報(bào)，個(gè)人申報(bào)要錄入的基本信息有：課題名稱、成果形式、單位、職務(wù)、職稱、通訊地址、電話、課題方案、研究內(nèi)容類別，這個(gè)類別是為了以后檢索用的，比如查詢“過去5年以來上城區(qū)開展的所有關(guān)于班級管理類的課題”，同時(shí)還需要添加課題組成員，被選擇的課題組成員能進(jìn)入該課題組查閱、錄入相關(guān)資料，并獲得學(xué)分。

3.學(xué)?？蒲兄鞴艹鯇?/p>

學(xué)校教師申報(bào)課題之后，進(jìn)入待審核狀態(tài)，學(xué)校科研部門主管需要對所有課題進(jìn)行初審，填寫單位意見，審核結(jié)論為“上報(bào)區(qū)里，返回修改、校級立項(xiàng)、不立項(xiàng)”。

4.區(qū)科研部復(fù)審、立項(xiàng)

區(qū)科研部對所有通過學(xué)校初審的教師課題進(jìn)行復(fù)審，在區(qū)一級的課題評審中，區(qū)科研部將組織專家進(jìn)行評審，通過復(fù)審的即為正式立項(xiàng)課題，沒有通過復(fù)審的返回學(xué)校，由學(xué)校決定是否進(jìn)行校級立項(xiàng)或不立項(xiàng)。

5.研究中期階段

課題立項(xiàng)以后，教師可以在自己立項(xiàng)的課題檔案內(nèi)，輸入開題、結(jié)題、相關(guān)研究進(jìn)展等內(nèi)容，并能提交最終結(jié)題論文，學(xué)?？蒲兄魅慰梢杂袡?quán)對學(xué)校內(nèi)的立項(xiàng)課題進(jìn)行管理，區(qū)科研部有權(quán)對全區(qū)所有的課題進(jìn)行管理。

6.評獎(jiǎng)階段

在評獎(jiǎng)階段，將最后的結(jié)果賦予相關(guān)的課題，根據(jù)公布的情況，這個(gè)最終的結(jié)果將進(jìn)入每個(gè)課題的檔案，并能提供查詢。

三、區(qū)域教育科研電子信息化管理

“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡(luò)平臺”（以下簡稱“網(wǎng)絡(luò)平臺”）要解決教育科研電子信息化管理的問題。教育科研管理業(yè)務(wù)流程僅僅確立是不夠的，還需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使教育科研管理的信息交換變得方便快捷，使工作程序進(jìn)一步簡化，減少工作量，節(jié)省人力，提高工作效率和服務(wù)水平；同時(shí)，也使各項(xiàng)管理工作進(jìn)一步規(guī)范化和科學(xué)化。為了使業(yè)務(wù)流程直觀、明確，各類信息能夠迅速分類整理，需要建立一個(gè)體現(xiàn)信息集成和信息共享的教育科研信息化管理系統(tǒng)，而這個(gè)系統(tǒng)必須覆蓋科研管理的全流程才能真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和提高工作效率的目的。該平臺在信息化管理上體現(xiàn)出以下特點(diǎn)。

1.電子化流程

該網(wǎng)絡(luò)平臺為上城區(qū)每一位教師設(shè)置了實(shí)名用戶名和密碼，從最初的環(huán)節(jié)開始，要申報(bào)課題研究的教師，登錄該平臺之后，先點(diǎn)擊“申報(bào)新的課題”，在里面找到自己想報(bào)的類別，如“2007年杭州教育規(guī)劃課題申報(bào)”，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上傳課題方案、保存，一個(gè)新的以自己課題名稱命名的電子課題檔案就會形成，然后根據(jù)網(wǎng)頁的提示，在正式立項(xiàng)后，自己隨時(shí)根據(jù)區(qū)科研部預(yù)設(shè)的流程錄入相關(guān)信息。同時(shí)，實(shí)行網(wǎng)上申報(bào)、網(wǎng)上提交研究材料、網(wǎng)上提交研究成果，節(jié)省了學(xué)校收集、傳遞過程的時(shí)間，并充分展示研究過程，以提供更多最終評比的依據(jù)。

2.信息集成

該平臺信息源是惟一的，由參與教育科研的主體——教師來錄入。任何一項(xiàng)課題的信息，都由課題負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時(shí)間，在自己的電腦上，用區(qū)科研部已經(jīng)設(shè)置好的個(gè)人用戶名和密碼登錄科研管理平臺，錄入到系統(tǒng)里去，存儲到設(shè)置好的數(shù)據(jù)庫中，同樣的數(shù)據(jù)或信息不再需要第二個(gè)部門或任何其他員工再錄入一遍。這樣可以做到減少重復(fù)勞動(dòng)、提高效率、避免差錯(cuò)。人們很容易從系統(tǒng)中根據(jù)錄入數(shù)據(jù)的負(fù)責(zé)人查明每一信息的來源和錄入時(shí)間，做到責(zé)任分明。

3.分類檢索

該平臺根據(jù)科研項(xiàng)目主管部門、年份、研究級別、研究內(nèi)容、獲獎(jiǎng)級別等分類，按主管部門課題類別分為規(guī)劃類、教研類、師干訓(xùn)類等；按等級課題級別分為國家、省、市、區(qū)等；按研究內(nèi)容分為課堂教學(xué)類、學(xué)生德育類、心理健康類、教材開發(fā)類、班級管理類、教師教育類等，教師在錄入信息時(shí)只能按照這樣設(shè)定的方式選擇。這樣分類最大的好處在于設(shè)置關(guān)鍵信息點(diǎn)，有利于根據(jù)不同需要檢索課題研究資料。比如“2006年獲省級一等獎(jiǎng)?wù)n題”、“1995-2005關(guān)于‘學(xué)生德育課題”，都可以迅速實(shí)現(xiàn)查找，同時(shí)，學(xué)校名稱、教師人名都可以作為檢索點(diǎn)關(guān)鍵詞。這樣，這個(gè)平臺對于學(xué)校、教師整理自己過去所取得的所有科研成果也可以起到很大幫助作用。

4.信息共享

所有與某項(xiàng)業(yè)務(wù)流程有關(guān)的授權(quán)科研管理人員都可以從指定的數(shù)據(jù)庫中調(diào)用課題原始信息，按照分類顯示在所有相應(yīng)的記錄和表格上。實(shí)時(shí)地了解到相關(guān)信息，同時(shí)，該平臺還開發(fā)了“網(wǎng)絡(luò)協(xié)作”功能，所有課題除了課題方案、課題成果之外其他信息都是公開的，該平臺的每個(gè)使用者都可以利用查詢工具對全區(qū)所有課題的公用信息進(jìn)行檢索，比如進(jìn)行數(shù)學(xué)教學(xué)研究的教師可以查找同地區(qū)曾開展或正在開展的相關(guān)課題研究，并可以直接利用該平臺向課題負(fù)責(zé)人提出“加入?yún)f(xié)作組”的申請，一旦獲得許可，便可以查看包括課題成果在內(nèi)的所有資料。

目前，通過“上城區(qū)教育科研電子管理網(wǎng)絡(luò)平臺”來優(yōu)化上城區(qū)教育科研流程與管理信息化還處在嘗試階段，還需要統(tǒng)籌規(guī)劃、不斷改進(jìn)，這種方式對科研管理人員和參加課題研究的教師都提出了更高要求。更關(guān)鍵的是科研管理人員需要把握教育科研活動(dòng)的基本規(guī)律，提高洞察能力和系統(tǒng)分析能力。具備這些知識能力的科研管理人員在實(shí)際工作中實(shí)施和完成管理創(chuàng)新意識成功的可能性必然擴(kuò)大，而成功的創(chuàng)新管理經(jīng)驗(yàn)又進(jìn)一步豐富了管理創(chuàng)新主體的知識能力結(jié)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)向更高層次、更具價(jià)值的科研管理創(chuàng)新做好準(zhǔn)備。

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（編輯：王天鵬）