賀亞茹

摘 要:虛擬團(tuán)隊(duì)是現(xiàn)代企業(yè)新興的一種組織結(jié)構(gòu),在組成、功能、方面均不同于傳統(tǒng)企業(yè)組織模式。文章從其特征、類型、投入產(chǎn)出等方面分析了虛擬團(tuán)隊(duì)存在的問題及解決對策。

關(guān)鍵詞:虛擬團(tuán)隊(duì);電子溝通;信息共享

中圖分類號:F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-8937(2009)22-0075-02

傳統(tǒng)的企業(yè)組織模式以員工工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)特長為標(biāo)準(zhǔn),把相同業(yè)務(wù)內(nèi)容的人員劃分到同一個(gè)部門,以方便企業(yè)的管理。但是,在以項(xiàng)目型管理為特點(diǎn)的企業(yè)里,這種組織機(jī)構(gòu)受到了考驗(yàn)。如果一個(gè)項(xiàng)目過程涉及企業(yè)的多個(gè)部門,涉及企業(yè)多個(gè)部門的不同級別的工作人員,企業(yè)該如何協(xié)同這些人的行動?

其實(shí),所有涉及到相同項(xiàng)目的人員 ,都可以把他們看作是一個(gè)團(tuán)隊(duì),但這是一種臨時(shí)性的團(tuán)隊(duì)。這種團(tuán)隊(duì)具有以下特點(diǎn):團(tuán)隊(duì)相對不穩(wěn)定,成員隨項(xiàng)目的進(jìn)展而隨時(shí)增加或縮減:所涉及人員對于項(xiàng)目的參與程度不同:成員之間的關(guān)系相對松散,大多數(shù)的時(shí)候,在團(tuán)隊(duì)成員甚至在公司管理者眼里,并沒有把它視作一個(gè)“團(tuán)隊(duì)”。我們可以稱之為“虛擬團(tuán)隊(duì)”。

1 虛擬團(tuán)隊(duì)的特征

有關(guān)虛擬團(tuán)隊(duì)的定義,不同的研究人員提出了不同的看法,有人認(rèn)為虛擬團(tuán)隊(duì)是一個(gè)群體,他們分散于不同的時(shí)間、空間和組織邊界,但他們一起工作,共同完成任務(wù)。TOUNSEND等這樣描述這種組織機(jī)構(gòu)形式:虛擬團(tuán)隊(duì)由一些跨地區(qū)、跨組織的、通過通訊和信息技術(shù)的聯(lián)結(jié)、試圖完成共同任務(wù)的成員組成,虛擬團(tuán)隊(duì)可視為以下幾個(gè)方面的結(jié)合體:一是現(xiàn)代通訊技術(shù);二是有效地信任和協(xié)同教育;三是雇傭最合適的人選進(jìn)行合作,而是人員是最重要的的因素。也有人提出;超越50英尺之外進(jìn)行運(yùn)作,通過電子溝通進(jìn)行協(xié)作達(dá)到他們共同目標(biāo)的團(tuán)隊(duì),都可以稱之為虛擬團(tuán)隊(duì)。

綜合相關(guān)的研究,我們可以發(fā)現(xiàn)虛擬團(tuán)隊(duì)存在四個(gè)方面的特征:一是團(tuán)隊(duì)成員具有共同的目標(biāo):二是團(tuán)隊(duì)成員地理位置的離散性:三是采用電子溝通方式:四是寬泛型的組織邊界。

2 虛擬團(tuán)隊(duì)的類型

虛擬團(tuán)隊(duì)可分為以下七種類型:①網(wǎng)絡(luò)式虛擬團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)和組織邊界模糊,團(tuán)隊(duì)成員具有較高流動性。②并行式虛擬團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成明確,團(tuán)隊(duì)和組織邊界明確,在短期內(nèi)構(gòu)建的為改善某一過程或系統(tǒng)而設(shè)計(jì)方案的臨時(shí)性組織,任務(wù)完成時(shí)自動解散。③項(xiàng)目產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)界限明確,團(tuán)隊(duì)成員具有一定的流動性,團(tuán)隊(duì)任務(wù)具有長期性,非常規(guī)性,團(tuán)隊(duì)具有決策權(quán)。④工作團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)界限明確,成員確定,完成常規(guī)的、單一功能的任務(wù),通過內(nèi)部Internet進(jìn)行溝通、共享信息。⑤服務(wù)團(tuán)隊(duì)。由提供網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、技術(shù)支持的跨地域的技術(shù)專家組成,根據(jù)不同地區(qū)的時(shí)差輪流工作。⑥管理團(tuán)隊(duì)。由跨國公司的高層人員組成,利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)協(xié)同工作以指導(dǎo)公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。⑦行動團(tuán)隊(duì)。對于緊急情況,突發(fā)事件提供快速反應(yīng)。

3 虛擬團(tuán)隊(duì)的投入產(chǎn)出模型

綜合虛擬團(tuán)隊(duì)相關(guān)的案例研究,虛擬團(tuán)隊(duì)主要包括三個(gè)要素:目標(biāo)、成員和聯(lián)結(jié)。

①目標(biāo)。目標(biāo)對虛擬團(tuán)隊(duì)而言,尤為關(guān)鍵。因?yàn)槟繕?biāo)是使虛擬團(tuán)隊(duì)成員一起工作的粘合劑,只有當(dāng)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)被團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)同和接受,他們才會一起工作。在虛擬團(tuán)隊(duì)中,目標(biāo)必須轉(zhuǎn)換為行動方案,成為團(tuán)隊(duì)成員一起工作的基石,并要求目標(biāo)具有可合作性、任務(wù)相依性和結(jié)果的具體性。團(tuán)隊(duì)的存在是為了獲得結(jié)果,沒有合作性的目標(biāo),項(xiàng)目任務(wù)始終不會啟動,如果任務(wù)都是相互獨(dú)立的,團(tuán)隊(duì)就沒有存在的必要。由于個(gè)人和單個(gè)組織獨(dú)自無法取得預(yù)期的結(jié)果,通常會建立虛擬團(tuán)隊(duì)解決面臨的困境。

②成員。團(tuán)隊(duì)成員是虛擬團(tuán)隊(duì)的核心,必須考慮以下三個(gè)關(guān)鍵因素:一是獨(dú)立性。虛擬團(tuán)隊(duì)的每位成員必須自主、自我依賴,但又能相互依存。二是領(lǐng)導(dǎo)分享。虛擬團(tuán)隊(duì)的每一位成員能隨著團(tuán)隊(duì)進(jìn)程,擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者角色,領(lǐng)導(dǎo)者隨著任務(wù)的變化而變動,每一位成員在任務(wù)進(jìn)程中發(fā)揮自己的才能和專長。三是整合水平。虛擬團(tuán)隊(duì)不僅僅是橫向連接的團(tuán)隊(duì),它必須能與組織上下連接。

③聯(lián)結(jié)。聯(lián)結(jié)是聯(lián)系,不僅僅是技術(shù)。這些聯(lián)系可通過面對面的交談,也可通過信息技術(shù)。但這些聯(lián)系本身是被動的。任務(wù)的結(jié)果需要某些類型的互動,互動能產(chǎn)生關(guān)系,如果這些關(guān)系是可信任的,則其就有持續(xù)性。信息時(shí)代的不同之處并不在于關(guān)系和互動,而是數(shù)字技術(shù)。數(shù)字技術(shù)提供了極為豐富的互動機(jī)會,但這些技術(shù)如何影響組織方式值得我們進(jìn)一步的研究。我們并不想放棄其他溝通方式,而是要加以豐富化。如可以通過面對面交談,快速建立信任關(guān)系,但如果存在空間距離,就不可行。一旦明確了團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和成員,我們就可以選擇最為適用的聯(lián)結(jié)方式與團(tuán)隊(duì)成員溝通,并完成共同的任務(wù)。

4 成功虛擬團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵要點(diǎn)

虛擬團(tuán)隊(duì)想要取得成功,必須做好以下9方面的工作:①認(rèn)真選拔團(tuán)隊(duì)成員,團(tuán)隊(duì)成員必須具有自我開拓意識,較強(qiáng)的溝通能力和其他較高的虛擬團(tuán)隊(duì)技能。②保持項(xiàng)目任務(wù)為中心,使團(tuán)隊(duì)成員能測定自己的工作進(jìn)程,明白自己是否處于目標(biāo)方向之中。③保持團(tuán)隊(duì)的積極互動和行為取向。④公共協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化。⑤建立清晰的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。⑥恭賀目標(biāo)的達(dá)成。⑦建立共享空間。共享空間能超越工作范疇,實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員的互動。⑧識別成員需要克服的協(xié)作障礙。⑨明確危機(jī)發(fā)生時(shí)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該做什么,應(yīng)與誰聯(lián)系和決策的等級層次。

5 虛擬團(tuán)隊(duì)在管理上的問題

虛擬團(tuán)隊(duì)既然不同于實(shí)體團(tuán)隊(duì),那么它就具備自己的特點(diǎn)。虛擬團(tuán)隊(duì)在管理上經(jīng)常出現(xiàn)以下幾個(gè)問題。

①團(tuán)隊(duì)成員的行政隸屬與項(xiàng)目隸屬。每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員首先屬于公司某一具體部門,在業(yè)務(wù)上受該部門的領(lǐng)導(dǎo),這是行政隸屬。其次,每一個(gè)成員又在項(xiàng)目上受到項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo),這是項(xiàng)目隸屬。這種雙頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象必然在一定程度上導(dǎo)致管理效率的降低。②溝通過度與溝通不足。對于一個(gè)真正的團(tuán)隊(duì),經(jīng)常性的“團(tuán)隊(duì)會議”是必不可少的。對于以項(xiàng)目為中心的“虛擬團(tuán)隊(duì)”來講,每個(gè)成員涉及到項(xiàng)目的時(shí)間、深入程度不同,對于項(xiàng)目進(jìn)展信息的需求也就不同。頻繁的“團(tuán)隊(duì)會議”會造成大量的時(shí)間浪費(fèi),溝通過度。如果團(tuán)隊(duì)沒有及時(shí)的進(jìn)行有效的溝通,成員之間的配合就會出現(xiàn)問題,又導(dǎo)致溝通不足。③績效考核。員工在不同時(shí)間參與不同項(xiàng)目,對于每個(gè)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)也不盡相同。如何客觀的考核員工績效?很多企業(yè)對于員工績效考核的依據(jù)來自于其行政隸屬部門的工作評價(jià)。而存在虛擬團(tuán)隊(duì)的企業(yè)里,往往項(xiàng)目經(jīng)理能夠更清楚的知道虛擬團(tuán)隊(duì)成員的項(xiàng)目貢獻(xiàn)有多大。

6 解決對策

虛擬團(tuán)隊(duì)的這些問題,我們都可以歸結(jié)為一點(diǎn):準(zhǔn)確信息的缺乏。及時(shí)、準(zhǔn)確的項(xiàng)目信息可以有效避免溝通過度和溝通不足,使員工在多個(gè)項(xiàng)目之間、在所屬項(xiàng)目與本部門臨時(shí)制定的工作之間取得平衡。而員工充分的項(xiàng)目參與信息又可以提供績效考核的有力依據(jù)。

因此,IT技術(shù)是虛擬團(tuán)隊(duì)管理的必要手段。其中銷售能力自動化(SFA)是一個(gè)在目前看來具有現(xiàn)實(shí)意義的方法。在實(shí)踐中,SFA也其實(shí)達(dá)到了有效管理虛擬團(tuán)隊(duì)的作用。一個(gè)典型的案例就是北京某數(shù)據(jù)系統(tǒng)有限公司在虛擬團(tuán)隊(duì)的管理中應(yīng)用SFA的三個(gè)功能模塊:任務(wù)協(xié)同、信息共享和知識共享。

任務(wù)協(xié)同是指SFA在銷售中的某一階段制定任務(wù),選擇相關(guān)參與人員,靈活的、階段性的擴(kuò)大或縮小虛擬團(tuán)隊(duì),有時(shí)總經(jīng)理也會納入虛擬團(tuán)隊(duì)。

在虛擬團(tuán)隊(duì)確定后,SFA通過信息共享的方式完成對虛擬團(tuán)隊(duì)的協(xié)同。這包括:首先是關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展的信息共享。這個(gè)模塊可以通過客戶、機(jī)會等資源對團(tuán)隊(duì)或個(gè)人進(jìn)行共享設(shè)置,使得信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞給應(yīng)該到達(dá)的成員。其次,是項(xiàng)目知識的信息共享。即該項(xiàng)目涉及的產(chǎn)品、技術(shù)、競爭廠商、應(yīng)用解決方案等。

通過知識共享使得“虛擬團(tuán)隊(duì)”的成員可以及時(shí)了解到非本部門業(yè)務(wù)范圍、但涉及項(xiàng)目的相關(guān)信息,從而達(dá)到默契的工作配合。

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