胡燕鴻　劉媛媛

[摘 要] 本文詳細(xì)解構(gòu)了基于IT服務(wù)管理理念的IT業(yè)務(wù)要素、IT運作方式,以及對IT資源配置的驅(qū)動,然后結(jié)合財務(wù)視角進(jìn)行深入分析,試圖搭建一個IT預(yù)算編制框架,以指導(dǎo)IT預(yù)算編制。

[關(guān)鍵詞] IT預(yù)算;IT業(yè)務(wù);IT服務(wù)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 026

[中圖分類號]F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)20-0066-05

IT技術(shù)已經(jīng)成為企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵要素和企業(yè)創(chuàng)新的重要驅(qū)動力,也是企業(yè)日常運營的基礎(chǔ)。IT技術(shù)對于企業(yè)戰(zhàn)略和運營的重要性毋庸置疑,但是IT投入也是巨大的,像通用汽車、沃爾瑪這些跨國巨頭,每年的IT投入是幾十億美元。根據(jù)2004年市場研究公司Forrester Research的一份報告顯示,歐洲企業(yè)IT預(yù)算占收入的4.8%,美國企業(yè)IT預(yù)算占收入的4.2%。國內(nèi)目前業(yè)界的一般經(jīng)驗值是:當(dāng)企業(yè)IT投入占企業(yè)年收入的比例長期小于1%的時候,IT業(yè)務(wù)將無法運轉(zhuǎn),當(dāng)這個比重上升到2%～3%的時候,IT能夠正常運轉(zhuǎn)。這些數(shù)據(jù)僅是均值,忽略了行業(yè)差異、企業(yè)IT成熟度不同等諸多因素,實務(wù)中這個比例差異很大,但是我們依據(jù)這些數(shù)據(jù)仍然可以粗略測算出,一個年營收10億人民幣的企業(yè),IT投入需要2000萬～3000萬人民幣,可見IT預(yù)算動輒百萬、千萬甚至上億規(guī)模。在目前全球金融危機(jī)環(huán)境下,據(jù)高盛公司調(diào)查結(jié)果估計全球約65%的企業(yè)削減了2009年IT預(yù)算,30%的企業(yè)暫停了可隨意支配的IT經(jīng)費,因此首席信息執(zhí)行官CIO需要仔細(xì)考慮如何根據(jù)企業(yè)總體目標(biāo)規(guī)劃IT預(yù)算,如何控制IT支出,如何提高IT投資效益,合理利用有限的資源。對以上這些涉及IT資金的決策、計劃、核算、控制、評價的IT財務(wù)管理要素進(jìn)行研究極具實務(wù)價值,這其中相當(dāng)多的內(nèi)容屬于IT預(yù)算管理范疇。

本文主要研究IT預(yù)算管理的起點——IT預(yù)算編制。本文的特色是詳細(xì)解構(gòu)了IT業(yè)務(wù)如何驅(qū)動IT支出,同時結(jié)合財務(wù)視角進(jìn)行分析。之后從總體上探討IT預(yù)算編制的內(nèi)容框架。

一、IT預(yù)算編制的特殊性

IT預(yù)算是一種非常有效的財務(wù)工具,預(yù)算報表上清晰呈現(xiàn)企業(yè)全年IT的詳細(xì)資金安排和實施計劃,幫助CIO全面而深入地分析和掌控IT投入分布,有效監(jiān)控和調(diào)整資金配置,確保IT投入和項目建設(shè)的有序執(zhí)行,進(jìn)行有效的財務(wù)評估。同時它作為有效的溝通工具幫助CIO獲得CFO、CEO及董事會在資金上的支持。

但是需要指出的是IT預(yù)算編制有其特殊性,這主要有兩方面的原因:一方面由于IT業(yè)務(wù)的技術(shù)性強(qiáng),CIO和其成員較多偏于技術(shù)型人才,對于預(yù)算這種財務(wù)工具不熟悉,在編制中會遇到很多財務(wù)問題;而另一方面,如果CFO和其團(tuán)隊成員熟悉預(yù)算編制,但對于IT業(yè)務(wù)的專業(yè)性和特點缺乏了解,也會出現(xiàn)一些技術(shù)方面的問題。因此做好IT預(yù)算需要將IT業(yè)務(wù)與財務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,有必要融合這兩個視角進(jìn)行探討。

二、IT預(yù)算編制的業(yè)務(wù)視角分析

根據(jù)最新的IT管理理念,IT部門是為企業(yè)內(nèi)外部各類用戶提供IT服務(wù)的組織。它的業(yè)務(wù)概覽和資源配置如圖1所示。

(一)IT服務(wù)分類

1. 基礎(chǔ)性服務(wù)

郵件、公告、論壇、信息安全服務(wù),移動辦公(包括無線上網(wǎng))、視頻會議、電話會議服務(wù)、辦公自動化服務(wù)、IT熱線、員工辦公I(xiàn)T設(shè)備維護(hù)等公共基礎(chǔ)性服務(wù)。

2. 應(yīng)用服務(wù)

應(yīng)用服務(wù)通過特定應(yīng)用系統(tǒng)的功能支持特定業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)職能,進(jìn)行業(yè)務(wù)分析、輔助決策等,幫助業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)具體的業(yè)務(wù)目標(biāo)。比如企業(yè)ERP(企業(yè)資源計劃)、AIS(會計信息系統(tǒng))、DSS(決策支持系統(tǒng))、SCM(供應(yīng)鏈管理系統(tǒng))提供的服務(wù)等。

(二)基于IT服務(wù)的日常業(yè)務(wù)運作

為提供這些IT服務(wù),IT部門需要建設(shè)和維護(hù)IT基礎(chǔ)設(shè)施,比如建設(shè)和維護(hù)服務(wù)器機(jī)房,購置各類硬件和系統(tǒng)軟件、鋪設(shè)企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)、租用各類電信運營商提供的專用網(wǎng)絡(luò)線路和其他服務(wù)等;需要建設(shè)和維護(hù)IT應(yīng)用系統(tǒng),比如采購?fù)ㄓ玫膽?yīng)用軟件包進(jìn)行實施,開發(fā)全新的應(yīng)用系統(tǒng),開發(fā)過程需要采購相應(yīng)開發(fā)工具。

IT日常業(yè)務(wù)相當(dāng)大一部分內(nèi)容是維護(hù)當(dāng)前IT服務(wù)水平,除此以外還包括來自于以下幾個因素驅(qū)動的IT業(yè)務(wù),這些業(yè)務(wù)一般具有創(chuàng)新型,給企業(yè)帶來新的價值。

1. 現(xiàn)有IT服務(wù)內(nèi)容需求發(fā)生變化

業(yè)務(wù)部門(IT以外的部門)提出新建IT應(yīng)用系統(tǒng)來支持業(yè)務(wù)的需求,比如建設(shè)訂單管理系統(tǒng)管理各類客戶訂單。或者由于業(yè)務(wù)模式變化、業(yè)務(wù)流程變革等多種因素導(dǎo)致IT現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)需要進(jìn)行較大規(guī)模的功能調(diào)整。由于外部軟件供應(yīng)商的升級引起的系統(tǒng)升級。

2. 現(xiàn)有服務(wù)的規(guī)模需求發(fā)生變化

由于用戶數(shù)量的激增、交易量的擴(kuò)大,或者公司地理布局的變化將引起基礎(chǔ)設(shè)施層面的調(diào)整、新增、擴(kuò)建等,比如網(wǎng)絡(luò)調(diào)整、數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)容、服務(wù)器增加等,同時也可能引發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)的調(diào)整來響應(yīng)規(guī)模上的變化。

3. 服務(wù)等級發(fā)生變化

用戶對軟件操作的響應(yīng)時間要求變化、數(shù)據(jù)備份要求變化、應(yīng)用系統(tǒng)可用性要求變化、可靠性要求變化等都會引發(fā)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和調(diào)整。此外,直接或者間接服務(wù)于用戶的IT管理流程也需要建設(shè)和優(yōu)化,比如IT熱線服務(wù)等,以提高客戶滿意度。

(三)IT業(yè)務(wù)的運作方式

根據(jù)上述的價值驅(qū)動角度歸類,IT業(yè)務(wù)運作可以大致分為兩大類,包括:

1. IT項目類業(yè)務(wù)

對于目標(biāo)明確、范圍明確、具有一定資金投入規(guī)模,有明確時間約束,且需要綜合調(diào)配資源完成的工作任務(wù)往往可以通過項目的方式進(jìn)行運作,比如新的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和實施,重大系統(tǒng)改造升級等,稱為IT項目運作。IT項目運作往往帶來新的IT服務(wù)價值。

2. IT日常運維業(yè)務(wù)

其余的工作任務(wù)一般屬于IT日常維護(hù)的內(nèi)容,主要用于保證現(xiàn)有內(nèi)容、規(guī)模和等級的IT服務(wù)的可用性和可靠性,如日常系統(tǒng)監(jiān)控、備份、系統(tǒng)調(diào)優(yōu)、系統(tǒng)故障分析和處理,應(yīng)用系統(tǒng)小更改,小規(guī)模的軟件升級,系統(tǒng)補(bǔ)丁、病毒庫的定期更新、定期的系統(tǒng)安全檢查,硬件損壞的備件更換、機(jī)房巡檢、IT事件的及時響應(yīng)和處理等。IT日常運維一般維護(hù)當(dāng)前的IT服務(wù)價值水平。

(四)IT預(yù)算的業(yè)務(wù)要素分布

基于上述IT業(yè)務(wù)的分析,IT預(yù)算分布于以下不同的IT業(yè)務(wù)要素:

1. 機(jī)房及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和維護(hù)

服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備機(jī)房包括建筑物以及按照機(jī)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的各類配套相關(guān)設(shè)施,如消防、UPS、空調(diào)、機(jī)房安全監(jiān)控等設(shè)備。在一些較大規(guī)模的企業(yè),集中存放服務(wù)器、數(shù)據(jù)的機(jī)房被稱為數(shù)據(jù)中心(從概念上講數(shù)據(jù)中心含義更廣泛)。其中包括相關(guān)的電力費用投入。

2. 系統(tǒng)硬件采購

系統(tǒng)硬件包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份、監(jiān)控、安全設(shè)備以及視頻、語音等其他設(shè)備。

3. 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施采購

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)線路、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及其他相關(guān)附屬設(shè)備。

4. 硬件維護(hù)

硬件設(shè)備供應(yīng)商提供日常維護(hù)服務(wù),例如定期例行檢查、硬件設(shè)備故障診斷和修復(fù)、備件的更換等,服務(wù)將依據(jù)等級不同采用不同的費率,可按年收費或按次數(shù)收費。

5. 系統(tǒng)軟件采購

需自行采購的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、郵件系統(tǒng)、Proxy系統(tǒng)、防火墻系統(tǒng)、防病毒軟件、備份管理系統(tǒng)、系統(tǒng)監(jiān)控管理系統(tǒng)等的軟件許可證費用。

6. 系統(tǒng)軟件維護(hù)

軟件供應(yīng)商提供的日常維護(hù)服務(wù),例如軟件Bug 處理、系統(tǒng)補(bǔ)丁、版本升級、問題解決等,一般可按年收費或者按次數(shù)收費。

7. 應(yīng)用系統(tǒng)采購和自建

應(yīng)用系統(tǒng)軟件來源主要有兩類。一類是購買成熟的軟件包進(jìn)行實施,在軟件通用功能基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行二次開發(fā),例如ERP系統(tǒng)。實施ERP的投入主要包括軟件包許可證費用、開發(fā)實施費用,其中軟件包許可證費用歸屬軟件費用,開發(fā)實施費用歸屬為外部人力資源投入。另一類為完全自行開發(fā)實施的應(yīng)用系統(tǒng),投入主要包括一些軟件開發(fā)工具平臺和內(nèi)外部人力資源,前者歸屬為軟件費用,后者歸屬為人力資源投入。

8. 人力資源投入

在IT日常維護(hù)和項目建設(shè)中需要大量的人力資源投入,其中包括內(nèi)部人力資源投入和外部人力資源投入。

內(nèi)部人力資源投入除員工薪酬以外,必須包括為滿足技術(shù)更新導(dǎo)致的對人員知識和技能更新所需的培訓(xùn)費用。

部分項目和日常維護(hù)工作由于各種原因需引入外部的人力資源,比如ERP的實施需要專業(yè)的技術(shù)咨詢和顧問服務(wù),以彌補(bǔ)內(nèi)部人員技能和經(jīng)驗上的不足,控制項目風(fēng)險。此外有時需要臨時短期的外部人力資源彌補(bǔ)大項目短期的人力資源不足等。

三、IT預(yù)算編制的財務(wù)視角分析

由于IT預(yù)算是企業(yè)財務(wù)預(yù)算的組成部分,編制IT預(yù)算需要重點關(guān)注以下財務(wù)視角的觀點。這也是實務(wù)中IT人員容易混淆的一些概念,易造成對IT預(yù)算理解和運用的誤區(qū)。

(一)資本性支出和日常費用

1. 資本性支出

從會計核算上講,我們把支出的收益僅與本會計年度相關(guān),因而應(yīng)從本會計年度實現(xiàn)的收入得到補(bǔ)償?shù)闹С?稱為收益性支出;而把支出的收益與多個會計年度相關(guān),故應(yīng)在多個會計年度所實現(xiàn)的收益中逐步得到補(bǔ)償?shù)闹С?稱為資本性支出。按照會計配比原則,收益性支出應(yīng)在支出當(dāng)期全部作為本期費用,而資本性支出則應(yīng)按一定比例(標(biāo)準(zhǔn))分別分?jǐn)偝啥鄠€會計期間的費用。資本性支出一般包括構(gòu)成固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)等的支出。

具體到IT業(yè)務(wù)來說,機(jī)房建設(shè)和改造、生命周期大于1年的硬件設(shè)備及配套軟件的安裝實施等可歸屬于資本性支出。生命周期大于1年的軟件系統(tǒng)項目實施費用(包括軟件費用、實施費用、培訓(xùn)費用、技術(shù)咨詢費用等)是否歸入資本性支出,這需要結(jié)合各自的企業(yè)會計政策的運用,本文不加以界定。

2. 日常費用

日常費用指的是IT日常運維的投入,主要包括:

(1)員工投入,主要指企業(yè)對與IT系統(tǒng)相關(guān)的人力資源投入,包括員工薪水、加班費用、培訓(xùn)費用及員工差旅費用、交通費用、通訊費用等。

(2)硬件維護(hù),主要包括硬件的折舊費、維護(hù)費、修理費和硬件租用費。

(3)軟件維護(hù),包括軟件的維護(hù)費(客戶支持、更新升級)、軟件租用費和其他費用。

(4)機(jī)房和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施日常維護(hù),主要包括由線路租賃、日常運維中的外包服務(wù)(例如服務(wù)器/數(shù)據(jù)中心托管服務(wù)費用、安全服務(wù))、運維中的技術(shù)咨詢費用和顧問服務(wù)費等。

日常費用一般屬于收益性支出,作為期間費用支出,不需要進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

例如,對于預(yù)計7月份采購到貨的價值200萬元,折舊年數(shù)為3年的固定資產(chǎn)支出來說,它在采購當(dāng)年對于IT費用預(yù)算上僅體現(xiàn)折舊200×(12-7)/(3×12)=27.78(萬元)。但是這項資本性支出將持續(xù)影響后續(xù)兩年的費用預(yù)算。顯而易見,這對預(yù)算結(jié)果的影響很大。

因此財務(wù)上經(jīng)常要求編制IT費用預(yù)算和單獨的重大資本性支出預(yù)算。IT費用預(yù)算中包括資本性支出分?jǐn)傇诋?dāng)年的費用,比如固定資產(chǎn)的折舊費用,費用預(yù)算對當(dāng)年利潤預(yù)測的影響很大。而對重大資本性支出預(yù)算則需要詳細(xì)的投資分析報告進(jìn)行評價,并關(guān)注其對于企業(yè)長期盈利預(yù)測的影響,以及評估資本性支出涉及的重大現(xiàn)金流對于財務(wù)現(xiàn)金預(yù)算的影響。

(二)現(xiàn)金收支和權(quán)責(zé)發(fā)生

企業(yè)一般采用權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行會計核算,在IT費用預(yù)算編制和資本支出預(yù)算編制時也相應(yīng)采用權(quán)責(zé)發(fā)生制的會計核算口徑。IT人員在理解IT預(yù)算時容易將現(xiàn)金收支和成本費用的概念混淆。例如企業(yè)采用預(yù)付款的方式在5月份支出了IT軟件采購款50萬元,但是相關(guān)費用在9月份安裝實施驗收完畢后才確認(rèn)為會計核算上的IT費用。預(yù)算編制時需要預(yù)測安裝實施完成的時間而不是付款的時間,這種現(xiàn)象在年尾的時候尤其需要受到關(guān)注,比較容易出現(xiàn)由于驗收拖延導(dǎo)致IT費用未能在本年內(nèi)確認(rèn),其結(jié)果是當(dāng)年的預(yù)算沒有使用,卻占用了第二年的預(yù)算,除非企業(yè)采用滾動預(yù)算可以適當(dāng)避免這種情況。

(三)自建和租賃及外包等不同商務(wù)模式下的IT支出

企業(yè)由于多種原因會采用不同的IT運作模式,這將影響IT預(yù)算編制。例如許多企業(yè)考慮到建設(shè)成本和日常維護(hù)投入高,不采用自建服務(wù)器機(jī)房的方式,而是將服務(wù)器托管給專門提供服務(wù)器托管服務(wù)的供應(yīng)商,通過托管合同進(jìn)行約束,在這種情況下自建模式的資本性支出就轉(zhuǎn)化成每年的托管費用這類日常運維開支,同時給現(xiàn)金流帶來不同影響。

(四)IT業(yè)務(wù)支出分布類型和會計核算的匹配

IT預(yù)算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預(yù)算編制人員需要仔細(xì)分析IT業(yè)務(wù)費用支出特點,同時熟悉本企業(yè)會計政策下的IT業(yè)務(wù)核算用的會計科目體系,明確每一科目核算具體核算什么IT業(yè)務(wù),每一項IT業(yè)務(wù)支出歸屬哪個會計科目核算,還需要詳細(xì)了解哪些支出歸屬為資本性支出,在何種情況下需要按照收益期分?jǐn)?業(yè)務(wù)流程上哪個時間點和哪一項業(yè)務(wù)活動結(jié)束后該支出將在會計核算上確認(rèn)為費用,以便于日常預(yù)算控制落地到日常的業(yè)務(wù)流程中。由于每個企業(yè)有各自的會計科目核算體系,比如軟件采購和實施,有的作為費用處理,有的完工后按照無形資產(chǎn)核算處理,所以具體問題需要具體分析。圖2所列示的是常見的IT支出和相應(yīng)的會計科目。

四、IT預(yù)算編制框架

預(yù)算編制框架可以劃分為3個層次兩個維度。

(一)IT預(yù)算編制3個層次

如圖3所示,IT預(yù)算編制3個層次分別是:

1. IT業(yè)務(wù)明細(xì)預(yù)算層次

IT業(yè)務(wù)預(yù)算明細(xì)層次一般可以由IT各職能部門負(fù)責(zé)編制,比如網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)編制網(wǎng)絡(luò)租賃費用預(yù)算,網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)項目預(yù)算;系統(tǒng)部負(fù)責(zé)編制服務(wù)器、存儲等固定資產(chǎn)預(yù)算,系統(tǒng)軟件采購預(yù)算,以及相關(guān)硬件、系統(tǒng)軟件維護(hù)費用預(yù)算,重大系統(tǒng)類基礎(chǔ)設(shè)施項目預(yù)算等;由應(yīng)用開發(fā)部門負(fù)責(zé)編制應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、實施項目的項目預(yù)算,以及開發(fā)工具軟件及應(yīng)用軟件維護(hù)的預(yù)算等。此類預(yù)算和各職能部門IT業(yè)務(wù)計劃密切相關(guān)。

在編制明細(xì)預(yù)算的時候需要很多基礎(chǔ)性的信息,比如IT項目清單提供已立項已在建設(shè)中的項目和計劃建設(shè)的IT項目,固定資產(chǎn)清單提供歸屬IT部門的固定資產(chǎn),據(jù)此可以測算已有固定資產(chǎn)的折舊費用,軟件清單提供已有軟件及相關(guān)信息,據(jù)此測算是否需要追加采購,軟件維保清單提供維保費用的測算,軟件預(yù)算的同時需要考慮維保費用預(yù)算。網(wǎng)絡(luò)線路清單提供所有網(wǎng)絡(luò)預(yù)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

如果從ITIL①服務(wù)管理流程最佳實踐來看,上述的很多基礎(chǔ)性信息是在配置管理流程(Configuration Management)中進(jìn)行日常維護(hù),但是目前大多數(shù)企業(yè),即使信息化較為成熟的企業(yè)在配置管理上也存在很大欠缺,那么我們至少需要管理好上述這些基礎(chǔ)信息。這些重要的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)很大一部分來源于合同,因此IT合同管理非常重要。

2. IT業(yè)務(wù)匯總預(yù)算層次

由IT預(yù)算負(fù)責(zé)人將所有業(yè)務(wù)明細(xì)預(yù)算進(jìn)行匯總,首先分類匯總各部門的日常維護(hù)所需要預(yù)算,包括軟件、硬件、人力資源等IT業(yè)務(wù)要素;然后分類匯總各部門IT項目預(yù)算的軟件、硬件、人力資源預(yù)算等IT業(yè)務(wù)要素。測算資本性支出預(yù)算、人力資源預(yù)算、折舊費用預(yù)算、網(wǎng)絡(luò)租賃、軟件、硬件維護(hù)等各個業(yè)務(wù)要素的預(yù)算,并結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)劃的項目建設(shè)進(jìn)度和會計核算方法測算月度(或者季度)的時間分布。

在這一預(yù)算層次上,IT可以對預(yù)算的合理性自行評價。同時獲得管理用的各種維度預(yù)算。比如各職能部門的預(yù)算,項目預(yù)算,業(yè)務(wù)要素預(yù)算,以便于日后進(jìn)行預(yù)算分析和控制,及對具體責(zé)任部門和責(zé)任人的評價。

3. IT財務(wù)預(yù)算層次

由IT預(yù)算負(fù)責(zé)人將業(yè)務(wù)預(yù)算轉(zhuǎn)換成符合統(tǒng)一規(guī)范的財務(wù)預(yù)算,包括IT費用預(yù)算、資本性支出預(yù)算、人力資源預(yù)算等。由專門財務(wù)預(yù)算小組站在公司層面進(jìn)行復(fù)審,對重復(fù)、漏編和不合理的IT預(yù)算進(jìn)行調(diào)整、取舍和補(bǔ)充,匯總編制成綜合預(yù)算表。按照最高優(yōu)先級所確定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及IT活動的優(yōu)先次序分配資金,落實預(yù)算。

(二)IT預(yù)算編制的兩個維度

在編制IT業(yè)務(wù)明細(xì)預(yù)算的時候,每個職能部門都需要從兩類投入進(jìn)行規(guī)劃。

1. 日常維護(hù)類費用預(yù)算

日常維護(hù)類的預(yù)算相對比較容易估測,因為它是維護(hù)當(dāng)前服務(wù)水平所需的費用,有時我們可以依據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行較為準(zhǔn)確的預(yù)測,例如軟件維護(hù)費可以根據(jù)目前正在使用的軟件清單,按照維護(hù)合同約定的費率和服務(wù)時間進(jìn)行測算。對于信息化實施較為成熟的企業(yè),大部分IT預(yù)算用于日常維護(hù),可能占到總額的80%以上。

2. 項目預(yù)算

項目預(yù)算經(jīng)常用于新應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),大規(guī)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè),重大系統(tǒng)升級等,涉及硬件、軟件、實施、培訓(xùn)等投入。對于信息化建設(shè)期的企業(yè),需要實施AIS、ERP等系統(tǒng),項目預(yù)算占很大比重,也有很多大型企業(yè)需提升供應(yīng)鏈管理水平或商業(yè)智能水平,實施SCM、CRM系統(tǒng)或BI,提高供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶體驗,上線這些系統(tǒng)需要建立大型數(shù)據(jù)庫和存儲,項目預(yù)算也會非常大,需籌集專門資金,進(jìn)行嚴(yán)格的項目預(yù)算控制。此外,項目預(yù)算的準(zhǔn)確性反映項目經(jīng)理的項目管理能力、技術(shù)水平和經(jīng)驗以及準(zhǔn)確估測資金的能力。因此項目預(yù)算管理能力是評價項目經(jīng)理和CIO能力的重要方面。

區(qū)分日常維護(hù)和項目預(yù)算的價值在于:

(1)對不同維度的預(yù)算采用不同的估測方法,并將方法標(biāo)準(zhǔn)化;

(2)便于從總體上評價預(yù)算分布的合理性;

(3)對不同維度的預(yù)算采用不同的預(yù)算控制和評價的方法;

(4)區(qū)分維護(hù)當(dāng)前服務(wù)水平的預(yù)算規(guī)模和創(chuàng)造新業(yè)務(wù)價值的IT投入,幫助決策;

(5)幫助判斷企業(yè)信息化建設(shè)所處的階段;

(6)對于需對IT服務(wù)計價的企業(yè)來說,幫助定價。

此外需要指出的是,一般在預(yù)算編制時要考慮適當(dāng)?shù)娜哂?以防一些隱性的成本消耗預(yù)算,或者出現(xiàn)緊急IT需求后缺乏資金無法應(yīng)對。

綜上所述,編制IT預(yù)算需要全面深入分析IT業(yè)務(wù)要素、運作方式,掌握會計核算的政策和標(biāo)準(zhǔn),站在業(yè)務(wù)和財務(wù)視角全面運用IT預(yù)算編制框架,真正掌握和使用IT預(yù)算這一有效工具,發(fā)揮其價值。

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