董新民

一、5S管理的背景知識

5S管理是號稱“經(jīng)濟動物”的日本人發(fā)明的。1955年，日本5S的宣傳口號為“安全始于整理整頓，終于整理整頓”。當時只推行了2S，目的是為了確保作業(yè)空間和安全。后因生產(chǎn)控制和質(zhì)量控制的需要而逐步提出后續(xù)的3S，即“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”，從而使其應用空間及適用范圍進一步拓展。1986年，首部5S著作問世，從而對整個現(xiàn)場管理模式起到了巨大的沖擊作用，并由此掀起5S熱潮。日式企業(yè)將5S運動作為工作管理的基礎，推行各種質(zhì)量管理手段。由于5S對塑造企業(yè)形象、降低成本、準時交貨、安全生產(chǎn)、高度標準化、創(chuàng)造令人心怡的工作場所等現(xiàn)場改善方面的巨大作用，逐漸被各國管理界所認同。隨著世界經(jīng)濟的發(fā)展，5S現(xiàn)已成為規(guī)范化管理的一股新潮流。

二、何謂5S管理

“5S'就是五個項目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。一是整理(SEIRI)，將工作場所的物品分為必要的和沒有必要的，除必要的留下來外，其它的都清除掉；二是整頓(SEITON)，把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放整齊，并加以標示；三是清掃(SEISO)，將工作場所看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈亮麗：四是清潔(SEIKETSU)，清潔是在整理、整頓、清掃之后，認真維護、保持完善和最佳狀態(tài)。維持上面3S的效果；五是素養(yǎng)(SHITSUKE)，每位成員養(yǎng)成良好習慣，并按章做事，培養(yǎng)主動積極的精神。

三、國際商務企業(yè)如何運用5S管理

作為一種優(yōu)秀的現(xiàn)場管理技術(shù)，5S管理已經(jīng)越來越被中國的企業(yè)所認識。外貿(mào)公司是典型的商事或工貿(mào)結(jié)合企業(yè)，它一手牽著國內(nèi)企業(yè)，一手聯(lián)著國際市場。要充當好這個橋梁和紐帶作用，造就安全、舒適、明亮的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員工品質(zhì)，從而塑造企業(yè)良好的形象，打造國際品牌，實現(xiàn)共同的夢想，實施5S管理勢在必行。

(一)制定實施方案，明確推行5S管理的目的，營造管理環(huán)境，做好宣傳動員工作。

大力宣傳推行5S管理活動，倡導”規(guī)范現(xiàn)場、挑戰(zhàn)自我、提升素養(yǎng)、塑造形象”的十六字方針，意在創(chuàng)造環(huán)境與人的良性互動，通過規(guī)范現(xiàn)場，米培養(yǎng)員工事事講究的工作作風，進而確保工作質(zhì)量，提高工作效率，降低成本，最終達到全面提升員工素養(yǎng)，樹立企業(yè)良好形象的目的。推行5S管理功效可歸納為5個S，即Sales、saving、safety、standardization、satisfaction。

1、5S是最佳推銷員(Sales)。一進公司的門，眼前便為之一亮，管理規(guī)范，窗明幾凈，辦公用品擺放井然有序……這樣的環(huán)境一定會被客戶、業(yè)務單位或其他來訪者稱贊，并對這樣的管理有信心，樂于下訂單以及口碑相傳。對員工來說，整潔明朗的環(huán)境，會使大家希望在這樣的公司工作，員工自豪感油然升起。

2、5S是節(jié)約家(Saving)。減少很多不必要的用品以及工具的浪費，減少“尋找”的浪費，節(jié)省很多寶貴的時間，提高工作效率。

3、5S對安全有保障(Safety)。寬廣明亮，視野開闊的職場，流物一目了然。遵守物品堆積限制，危險警示。人流、物流路線分明，不會造成雜亂情形而影響工作的順暢。

4、5S是標準化的推動者(Standardization)。規(guī)范現(xiàn)場作業(yè)工作流程，大家都正確的按照規(guī)定執(zhí)行任務。程序穩(wěn)定，帶來工作質(zhì)量穩(wěn)定。5、5S形成令人滿意的職場(Satisfaction)。明亮、清潔的工作場所，能造就現(xiàn)場全體人員進行積極改善的氛圍。員工親自動手改善環(huán)境，有成就感，并樂于珍惜。

(二)制定實施細則，下大力氣，做好推動工作。

1S——整理。整理是徹底把需要與不需要的人、事、物分開，再將不需要的人、事、物加以處理。需對“留之無用，棄之可惜”的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)“好不容易才做出來的”、“丟了好浪費”、“可能以后還有機會用到”等傳統(tǒng)觀念。整理是改善工作現(xiàn)場的第一步。其要點是對工作現(xiàn)場擺放和停滯的各種物品進行分類；其次，對于現(xiàn)場不需要的物品，諸如用剩的材料、多余的樣品、切下紙屑、垃圾、廢品、多余的工具、報廢的表格、個人生活用品等，要堅決清理出現(xiàn)場。整理的目的是將“空間”騰出來活用。改善和增加工作面積?，F(xiàn)場無雜物，行道通暢，提高工作效率。消除管理上的混放等差錯事故。減少庫存，節(jié)約資金。

2S——整頓。整頓是把需要的人、事、物加以定量和定位，對工作現(xiàn)場需要留下的物品進行科學合理地布置和擺放，以便在最快速的情況下取得所要之物，在最簡潔有效的規(guī)章、制度、流程下完成事務。簡言之，整頓就是人和物放置方法的標準化。整頓的關鍵是要做到定位、定品、定量。抓住了上述三個要點，就可以制作看板，做到目視管理，從而提煉出適合本公司的物品的放置方法，進而該方法標準化。工作現(xiàn)場物品的合理擺放使得工作場所一目了然，不浪費時間“找”東西。創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，保障工作安全。對這項工作有專門的研究，又被稱為定置管理，或者被稱為工作場所合理布置。

3S——清掃。清掃是把工作場所打掃干凈，對出現(xiàn)異常的辦公或其他設備立刻進行修理，使之恢復正常。清掃過程是根據(jù)整理、整頓的結(jié)果，將不需要的部分清除掉，或者標示出來放入倉庫。清掃活動的重點是必須按照公司具體情況決定清掃對象、清掃人員、清掃方法、準備清掃器具和實施清掃的步驟，方能真正起到效果。工作現(xiàn)場每天都會產(chǎn)生灰塵、紙屑、垃圾等，從而使工作環(huán)境變得臟亂。臟亂會使設備精度喪失，故障多發(fā)，從而影響工作效率，致使差錯事故防不勝防；臟亂的現(xiàn)場環(huán)境更會影響人們的工作情緒。因此，必須通過清掃活動來清除那些雜物，創(chuàng)建一個明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。

清掃活動應遵循下列原則：自己使用的物品，要自己清掃，不依賴他人，不增加專門的清掃工；對辦公設備的清掃要著眼于對設備的維護保養(yǎng)，清掃設備要同設備的保養(yǎng)結(jié)合起來；清掃的目的是為了改善，當清掃過程中發(fā)現(xiàn)有辦公設備或線路有異常狀況時，必須查明原因，并采取措施加以排除，不能聽之任之。

4S——清潔。清潔是在整理、整頓、清掃之后，認真維護、保持和完善最佳狀態(tài)。在工作過程中，永遠會伴隨著沒用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時將它清除，這就是清潔的目的。清潔并不是單純從字面上進行理解，它是對前三項活動的堅持和深入，從而消除事故隱患，創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對公司提高工作效率，改善整體的績效有很大幫助。清潔活動實施時，需要秉持三個理念：只有在“清潔的工作環(huán)境才有高效率工作”：清潔是一種用心的行動，千萬不要只在表面上下功夫；清潔是一種隨時隨地的工作，而不是上下班前后的工作。清潔活動的要點，堅持“3不要”的原則——不要放置不用的東西，不要弄亂，不要弄臟；不僅物品需要清潔，員工同樣需要清潔，員工不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的清潔；通過制度化來維持清潔的成果。

5S——素養(yǎng)。素養(yǎng)是指培養(yǎng)文明禮貌習慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習慣，努力提高人員的素質(zhì)，營造團隊精神。這是5S活動的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項活動就不能順利開展，也不能持續(xù)下去。因此，實施5S管理，要始終著眼于提高人的素質(zhì)，提升“人的品質(zhì)”，成為對任何工作都講究認真的人。5S活動始于素質(zhì)，也終于素質(zhì)。在開展5S活動中，要貫徹自我管理的原則。創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，不能指望別人來代為辦理，而應當充分依靠現(xiàn)場人員來改善。

國際商務企業(yè)一般都具有這樣的特點：專業(yè)性強，經(jīng)營面寬，涉及面廣，人員流動性大，獨立意識強，橫向交流少。在國際商務企業(yè)中進行5S管理絕不是一種形式主義和為了應付檢查，最終是要培養(yǎng)一種意識，培養(yǎng)一種持之以恒精神，培養(yǎng)一種企業(yè)文化，讓員工有強烈的歸屬感。經(jīng)過一番5S意識的強化，人走桌凈，去向明確，物品定位，文件歸類等已成為員工工作習慣的一部分，員工精神面貌為之一振。5S活動不僅使員工個人養(yǎng)成了有條不紊的工作習慣，而且使公司各部門的管理也更加規(guī)范。5S的益處也不僅在于它給公司環(huán)境帶來的變化，更重要的是在5S的推行過程中，每個人、每個集體的智慧和創(chuàng)造力都得到了充分的發(fā)揮。隨著5S活動的不斷深入，使公司形成了一種強大的凝聚力和向心力，大家能夠共同努力、獻計獻策，從改變環(huán)境入手，不斷提高自身素質(zhì)，培養(yǎng)良好道德品質(zhì)，最終實現(xiàn)塑造全新企業(yè)形象的目標。大力推廣5S活動必將給公司未來的發(fā)展營造出一個良好的氛圍，為在世界經(jīng)濟一體化的大潮中實現(xiàn)騰飛奠定堅實的基礎。

(作者單位：安徽國際商務職業(yè)學院)