[摘 要]隨著信息技術的快速發(fā)展，電子檔案已成為檔案管理重要形式。電子檔案具有存儲密度高、查詢速度快、易于保存和管理的優(yōu)點，能夠顯著提高檔案管理的效率和質量。所以，在社保檔案管理中，電子檔案逐漸成為一種趨勢，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅耗時，易出錯，而且難以追蹤檔案變更歷史和最新信息。電子檔案及條形碼技術的應用可以快速、準確地檢索和更新檔案信息，極大地提高工作效率。本研究以此為切入點，在對電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的應用優(yōu)勢進行分析的基礎上，進一步明確了當前社保檔案管理的現(xiàn)狀，同時梳理了在社保檔案管理中，電子檔案及條形碼技術的具體應用情況，進而從編碼的統(tǒng)一、信息共享平臺的構建、操作標準的明確、人才的培養(yǎng)四個層面提出了針對性的建議。

[關鍵詞]電子檔案；條形碼技術；社保檔案管理；應用策略

隨著社保業(yè)務的迅速發(fā)展，業(yè)務檔案呈現(xiàn)海量增長的趨勢。傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已經不能滿足社保事業(yè)的需要。[1]建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、成本低的社保檔案管理系統(tǒng)已成為迫切要求。電子檔案和條形碼技術的應用能夠提供更加便捷、精準的查詢服務，大幅度提升社保人員的工作效率，使社保檔案管理工作實現(xiàn)高效有序開展，滿足了群眾“少跑路”“不跑路”的需求?；诖吮尘?，本研究通過分析如何將電子檔案及條形碼技術靈活運用到社保檔案管理各個環(huán)節(jié)，旨在為社保檔案的高效管理提供切實可行的建議與方法。?

一、電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的應用優(yōu)勢

（一）有效提高了檔案管理的標準化

近幾年，社保檔案數(shù)量及規(guī)模越來越大，無形之中加大了管理的難度，管理過程中不夠規(guī)范與標準，進而造成檔案管理出現(xiàn)一定的混亂。電子檔案及條形碼技術的應用在很大程度上改善了社保檔案管理標準化程度低的問題。在檔案管理中借助進制數(shù)據(jù)方式將多種類型檔案進行整合，無論是文字檔案，還是數(shù)據(jù)檔案，均可以進行統(tǒng)一規(guī)制，形成以現(xiàn)代信息技術為依托的數(shù)字數(shù)據(jù)，進而儲存至系統(tǒng)中。這一方面降低了紙質文檔儲存量；另一方面儲存標準提升了，數(shù)據(jù)的輸入標準也得到了進一步明確。

（二）解決了檔案管理中的安全問題

收集和管理檔案是社保檔案工作的重點，主要是便于工作人員及群眾查閱，其中涉及了很多個人隱私信息。所以，社保檔案管理要將安全問題放于首位，特別是與企業(yè)、群眾相關的機密性資料。社保檔案管理環(huán)節(jié)可能存在諸多風險，信息泄漏的可能性較大，如果依賴于人工管理，那么這種風險會更大。將電子檔案及條形碼技術應用其中，信息的識別采用了條形碼形式，為每份社保檔案分配唯一的條形碼，針對一些重要的信息可通過加密的方法，保證檔案信息的使用更加安全。

（三）解決了檔案資料笨重難以移動的問題

傳統(tǒng)模式下的社保檔案管理以紙質文件為主，也會涉及很多久遠的資料，這些資料不能被隨意移動，也會因為年代久遠可能出現(xiàn)嚴重的破損，使得社保檔案的儲存與管理面臨著較大的問題。[2]電子檔案及條形碼技術的應用則體現(xiàn)了管理的靈活性特點，針對紙質文件通過電子文本形式輸入至計算機內，整合為數(shù)字信息，并通過條形碼技術完成文件編碼操作，文檔可以轉換成條形碼，借助讀取器便能夠將條形碼中的信息內容準確讀出，這樣一來可以有效解決紙質檔案搬運難、保存難的問題。

（四）進一步規(guī)范了檔案管理的崗位流程

電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的應用屬于創(chuàng)新之舉，是將技術應用到檔案管理過程中，改變了社保工作模式。借助電子檔案及條形碼技術來完成檔案的管理，可以記錄檔案的借閱、歸還等利用情況，并進行統(tǒng)計分析。這有助于管理者了解檔案的利用情況，優(yōu)化管理策略。一方面，使檔案收集、查詢、保存等各個環(huán)節(jié)緊密相聯(lián)；另一方面，工作效率更高，通過有效監(jiān)控檔案使用過程，確保每一步操作都有記錄可查，使得檔案管理崗位流程也更加規(guī)范。?

二、社保檔案管理現(xiàn)狀

（一）社保檔案管理制度不夠完善

社保檔案管理中包含了諸多信息，例如個人基本信息、社保繳納記錄、參保單位信息、社保待遇享受情況、社保關系轉移接續(xù)記錄、社保政策宣傳材料等，大量的信息需要有完善的制度給予支持。[3]但當前社保檔案管理制度并不完善，具體體現(xiàn)在以下兩點：一是檔案管理標準不明確，雖然政府也針對社保檔案管理出臺了一系列標準，但由于涉及的主體不同，管理形式、歸檔、交接流轉等也會存在較大的差異性，極易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。二是如何借閱、保存并未進行明確的規(guī)定，進而造成社保檔案管理中無法做到及時歸檔，可能會由于各種原因產生未按時歸還及信息丟失等問題。當問題發(fā)生以后，工作人員又很難在第一時間采用有效的措施進行補救，影響了社保檔案信息的完整性。當檔案管理制度不夠完善時，極易導致管理中無依據(jù)，各項工作的開展較為混亂。

（二）紙質化情況依舊存在

社保檔案中包含了企業(yè)人事情況，例如員工退休、養(yǎng)老保險等，如果這些檔案的保存以紙質形式呈現(xiàn)，那么極易造成員工退休審核過程中提交的各種材料難以和社保網(wǎng)上傳的信息匹配。社保檔案涵蓋面較大，如果一些重要的信息保存方式為紙質版，那么不僅會影響社會保險繳納與享受，而且在頻繁傳遞過程中會面臨著較大的安全隱患，無形之中加大了管理的難度。

社保檔案管理涉及了企業(yè)及群眾的利益，無論是管理制度的缺失，還是紙質化檔案的存在，均會在很大程度上影響管理的效率與質量，若某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，直接會影響參保人員的權益。而在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的新時代，電子檔案及條形碼技術的應用，能夠在很大程度上改善以上問題，通過將紙質檔案轉化為高清數(shù)字影像，構建完善的電子檔案管理平臺，可借助條形碼實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、安全存儲及遠程共享，不僅有效保護了原始檔案免受自然侵蝕和人為損壞，還為參保群眾提供了更加便捷、精準的查詢服務。此外，電子檔案的數(shù)字化管理避免了傳統(tǒng)紙質保存帶來的占用空間大、查詢困難、管理難度大等問題，降低了紙質檔案管理不當引起的潛在風險和成本。?

三、電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的具體應用

（一）社保檔案的定位

社保檔案管理環(huán)節(jié)，工作人員會根據(jù)要求對檔案信息進行采集、整理、立卷、歸檔等一系列操作，在此基礎上，保證后續(xù)業(yè)務的辦理更加方便快捷。[4]而在業(yè)務辦理時則涉及面會更廣，例如客戶個人信息的變更、審核社?；鶖?shù)、補繳、停繳等，在操作過程中均會形成相應的業(yè)務流程，此流程主要包括主體信息、業(yè)務相關類型以及辦理的具體時間等。實踐操作環(huán)節(jié)要記錄歸檔這些重要的信息，如果采用傳統(tǒng)模式，檔案資料整理過程復雜且繁瑣，后續(xù)查閱及使用極其不方便。通過專業(yè)的條形碼設備打印出相應的條形碼，并以標簽的形式粘貼到紙質檔案醒目位置，掃描條形碼以后便可以生成電子檔案，此時條形碼中的信息與電子檔案實現(xiàn)了有效整合，一起保存到了電子檔案數(shù)據(jù)庫內，搜索索引也會隨之形成。如果工作人員需要使用這些檔案，可借助索引的方法快速查找電子檔案，便能夠準確獲取需要的信息。同時，不同的條形碼對應著不同的檔案資料，而且是唯一的，電子檔案不重復，只通過條形碼便能夠快速定位檔案信息，有效避免了因為編號出錯導致重復查詢問題的發(fā)生。

（二）社保檔案用戶管理

社?？l形碼是醫(yī)?？ㄌ?。醫(yī)保卡號（醫(yī)療保險編號）是醫(yī)保局確定一個醫(yī)保用戶的唯一編號，醫(yī)保卡上儲存著個人身份證號碼、姓名、性別以及賬戶金的撥付、消費情況等詳細資料信息。這些信息對于用戶而言非常重要，所以在管理信息時可將條形碼印在用戶檔案借閱證上，以這一條形碼為依據(jù)，使用者身份信息也會保存至使用者數(shù)據(jù)庫內。檔案管理中，如果需要使用這些檔案，閱讀器會快速讀取條形碼信息，對使用者身份進行驗證，在此基礎上對借閱檔案條形碼準確讀取，便捷地將使用者借閱的檔案信息儲存至數(shù)據(jù)庫內，保證了整個操作過程的安全性。

（三）社保檔案復制備份

在現(xiàn)代信息技術的支持下，社保檔案管理系統(tǒng)主要依賴計算機，各項業(yè)務的辦理逐漸形成流水，這也在很大程度上為條形碼技術的應用奠定了良好的基礎。通過條形碼將業(yè)務與檔案有效銜接，每一張社保單子中均設置了條形碼，在電子檔案與條形碼技術支持下，紙質檔案的復制、打印變得更加方便快捷。因為具備了復制功能，所以參保人的各種紙質檔案即使出現(xiàn)了丟失或損壞情況也無需擔心，可使用備份檔案，這樣既保障了社保檔案的安全性，同時也能夠達到提升管理質量的目的。

四、電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的應用策略

（一）設置統(tǒng)一公民社保電子檔案編碼，提高查詢效率

電子檔案及條形碼技術應用于社保檔案管理中最為突出的特點便是高效性、透明性。[5]社保以服務公民為主要義務與責任，目的就是為了確保每位公民均可以享受國家賦予的基本物質保障。所以參保人社保電子檔案編碼的統(tǒng)一性是極其關鍵的環(huán)節(jié)，可以考慮采用一碼通管理模式，參保人身份證號、社?？ㄌ枴趧幼C明號碼、社保檔案號有效結合，統(tǒng)一使用相同的號碼，在方便查詢的同時，工作效率更高，同時也能夠體現(xiàn)服務的人性化。

（二）搭建信息共享平臺，實現(xiàn)電子檔案高效利用

電子檔案與條形碼的使用主要以網(wǎng)絡系統(tǒng)為基礎，各區(qū)域、各部門間實現(xiàn)了檔案傳遞的共享性，促進了檔案利用率的提升。近幾年，社保檔案信息化程度逐漸加深，所以可以嘗試構建信息共享平臺，省、市、縣社保檔案統(tǒng)一整合至共享平臺中，以便能夠相互流轉與使用，工作人員可以通過條形碼隨時查詢參保人參保情況，保證檔案能夠得到高效利用。在此基礎上可以推進跨部門信息共享，通過社保檔案信息利用平臺，各個部門可以在權限之內查閱及使用所需要的檔案信息，實現(xiàn)社保電子檔案大范圍合理利用，形成的電子檔案切實能夠為各部門提供更多的幫助。例如，相關機構可通過掃描條形碼核實及查詢參保人繳費記錄，或了解參保人員的當前參保狀態(tài)，看是否中斷參保等；醫(yī)療機構通過掃描條形碼，將相關費用信息傳輸給醫(yī)療保險機構，進行費用結算，減輕參保人員的經濟負擔。

（三）進一步明確操作標準，嚴格遵循檔案管理原則

電子檔案與條形碼技術在社保檔案管理中的應用要求工作人員具備較強的現(xiàn)代技術操作能力，在儲存信息過程中要根據(jù)實際情況，合理選擇儲存格式，每一步操作都要規(guī)范。[6]所以，需要在管理中進一步明確操作的標準，可以結合《檔案工作人員操作規(guī)范手冊》制訂切實可行的制度與標準，以此來達到約束工作人員操作行為的目的，在條形碼技術應用時做到靈活且規(guī)范。與此同時，電子檔案及條形碼技術的應用還要遵循通用性、使用性兩大原則。其中，通用性原則強調的是條形碼的生成應符合相關國家或地區(qū)的標準?，包括條形碼的編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)結構、尺寸和顏色等，以確保條形碼的可讀性和通用性，突出的是條形碼技術自身優(yōu)勢，整理檔案時要重視有效整合海量信息數(shù)據(jù)；使用性原則則要求工作人員對此技術優(yōu)劣勢全面了解，做到靈活且合理化運用，切實能夠體現(xiàn)檔案管理的便利性與高效性。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才，打造高素質專業(yè)團隊

電子檔案與條形碼技術的應用以數(shù)字化技術為依托，這也使得社保檔案在管理過程中更傾向于一邊辦業(yè)務、一邊收集信息、一邊推進電子化、一邊使用，很多環(huán)節(jié)是同步進行的，這就要求檔案管理人員既懂得如何辦理社保業(yè)務，同時又能夠高效管理這些檔案，具有較強的專業(yè)素養(yǎng)及管理意識。因此，在社保檔案管理中要重視人才的培養(yǎng)，通過培訓的方式強化人才電子檔案歸檔操作技巧、條形碼技術應用能力、數(shù)據(jù)安全預防等相關知識，引導管理人員充分認識電子檔案與紙質檔案的重要性，明確各崗位權責，重視檔案管理中網(wǎng)絡信息安全問題，操作中要嚴格按照流程，熟練掌握條形碼技術應用的技巧。通過多樣化的培訓，鼓勵檔案管理人才積極學習，提升能力，逐漸打造出素質高、能力強的團隊，能夠為電子檔案及條形碼技術優(yōu)勢的發(fā)揮提出建設性的意見。

結束語

傳統(tǒng)的紙質檔案管理存在查詢費時費力、管理難度大、占用空間大等問題。電子檔案和條形碼技術的應用，可以將檔案資源轉化為數(shù)字化的信息，通過網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。這種數(shù)字化管理不僅避免了傳統(tǒng)紙質保存帶來的問題，還降低了管理成本，提高了管理的效率與質量。

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參考文獻

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[4]楊爽.大數(shù)據(jù)背景下社保檔案管理電子化探討[J].秦智，2022（10）：58-60.

[5]楊長發(fā).試析大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化[J].中外交流，2020，27（29）：171.

[6]白珊.大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化研究[J].品牌研究，2020（29）：110.

作者簡介：陳軍（1972— ），男，漢族，河南信陽人，河南省信陽市平橋區(qū)社會保險中心，館員，本科。

研究方向：檔案管理。