黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展需要高質(zhì)量檔案管理提供資料支撐與歷史留存。治黃事業(yè)雖涉及眾多行業(yè)與工種，但在檔案管理工作方面存在的問(wèn)題具有普遍性和共通處。本文以水利行業(yè)基層單位為例，對(duì)基層檔案工作遇到的困難、產(chǎn)生的原因、導(dǎo)致的后果及解決辦法進(jìn)行剖析和探討，旨在破解水利行業(yè)檔案管理的困局，確保涉水利檔案資料得到妥善的保管和充分利用，提升檔案管理的整體水平。

黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展上升為重大國(guó)家戰(zhàn)略以來(lái)，如何發(fā)揮檔案記錄歷史、再現(xiàn)歷史，資料留存、參考查詢，服務(wù)決策、研究論證等重要意義，是檔案工作者應(yīng)該思考的命題和努力的方向。

筆者所在企業(yè)管理的立檔單位有1家事業(yè)單位、2家分公司、7家子公司，行業(yè)涉及水力發(fā)電、水電施工咨詢、金屬冶煉、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、投資貿(mào)易和物業(yè)賓館、城市供水等。立檔單位從事行業(yè)的多樣性為檔案管理研究工作提供了足量的樣本。

筆者通過(guò)參加水利系統(tǒng)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)驗(yàn)收工作、檔案協(xié)作組會(huì)議等活動(dòng)，在與水利行業(yè)單位同行的交流中也獲益不少。在多年的檔案管理工作中，發(fā)現(xiàn)基層檔案管理工作有一些問(wèn)題具有普遍性和共通性。

水利行業(yè)基層單位檔案管理工作所面臨的問(wèn)題、產(chǎn)生的原因及可能導(dǎo)致的后果

檔案記錄著黃河保護(hù)治理的歷史，留存過(guò)往重要憑證，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的工作。然而檔案工作硬件投入較多，占用較大辦公空間，短期內(nèi)更是很難見(jiàn)到效益。尤其對(duì)處于黃河治理保護(hù)的神經(jīng)末梢的基層單位來(lái)說(shuō)，都存在現(xiàn)期投入資金動(dòng)力不足的問(wèn)題。

因此，基層單位普遍會(huì)出現(xiàn)以下兩種情況：一是辦公用房緊張的單位如果沒(méi)有檔案專用庫(kù)房，會(huì)出現(xiàn)檔案分散存放、多頭管理的情況。庫(kù)房面積狹小的單位，無(wú)法做到“三分開(kāi)”。二是硬件投入不足，沒(méi)有配備必要的設(shè)備設(shè)施。庫(kù)房干濕度不達(dá)標(biāo)、“十防”不到位。

這類問(wèn)題使檔案面臨丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

因檔案效益的延遲性，使檔案工作的存在感不強(qiáng)，在管理中容易成為被遺忘的角落。主要表現(xiàn)為：檔案組織管理機(jī)構(gòu)、制度不健全；對(duì)檔案工作完成情況成為單位考核的真空地帶，沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理工作缺乏必要檢查和考核。

這類問(wèn)題通常會(huì)導(dǎo)致基層單位檔案管理工作處于松散狀態(tài)，檔案工作人員權(quán)責(zé)不清晰，檔案管理工作的質(zhì)量難以保證。

檔案工作人員的能力水平對(duì)檔案工作的質(zhì)量起著至關(guān)重要作用。基層單位檔案人員以兼職為主且更換頻繁，平時(shí)以從事黃河保護(hù)治理主責(zé)主業(yè)為主，空閑時(shí)整理檔案。鉆研學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的時(shí)間較少，在檔案工作上投入時(shí)間精力少。

工作人員專業(yè)能力的問(wèn)題會(huì)造成檔案收集、整理、歸檔、查詢、利用等一系列工作質(zhì)量不高。錯(cuò)誤的工作方式?jīng)]有得到及時(shí)糾正，會(huì)影響到檔案的安全性和完整性。檔案是過(guò)往工作形成的歷史性資料，許多資料一旦遺失將無(wú)法彌補(bǔ)。特別是一些重要檔案，如果遺失毀損，將給黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展造成不可挽回的損失。

在檔案工作中存在著重紙質(zhì)檔案輕實(shí)物檔案的普遍情況。聲像檔案、實(shí)物檔案是檔案的重要組成部分，如果沒(méi)有做到“應(yīng)歸盡歸”，不僅會(huì)遺失重要?dú)v史記錄，更有可能給基層單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)（如報(bào)廢、停用公章、證照等）。這類檔案歸檔不全，第一是由于檔案管理辦法不健全，未將這類檔案納入管理；第二是因?yàn)闄n案工作人員的專業(yè)能力不足，未將實(shí)物檔案管理制度很好地執(zhí)行下去，造成聲像、實(shí)物檔案收集不全；第三是此類檔案產(chǎn)生的地點(diǎn)分散、歸檔時(shí)間不定，造成收集歸檔困難。

近年來(lái)，檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段在檔案管理上得到普遍應(yīng)用。但也存在一些問(wèn)題，如信息上傳不及時(shí)，數(shù)字檔案館系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢利用功能沒(méi)有得到充分利用等。

基層單位檔案管理工作固守傳統(tǒng)思維的情況比較普遍，檔案成果還僅限于查詢。檔案管理部門主動(dòng)利用檔案管理成果進(jìn)行宣傳、利用、轉(zhuǎn)化不足，檔案成果主動(dòng)服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)沒(méi)有發(fā)揮明顯的作用。

破解水利行業(yè)基層檔案工作

困局的辦法

基層檔案工作所產(chǎn)生的問(wèn)題雖然很多，表現(xiàn)形式也不一樣，看起來(lái)千頭萬(wàn)緒，但歸根到底，可以歸納為硬件的問(wèn)題、人的問(wèn)題和管理思維問(wèn)題。

破解硬件之困，助力黃河保護(hù)治理事業(yè)

造成基層檔案管理工作水平較低的一個(gè)主要原因就是硬件投入不足、辦公面積有限，文件材料分散存放、分散管理。

檔案部門所需庫(kù)房、裝裱房、借閱室、榮譽(yù)室等占用辦公面積較大。在辦公用房普遍緊張的條件下，很難實(shí)現(xiàn)“三分開(kāi)”，大部分單位能有一間獨(dú)立的檔案庫(kù)房就已經(jīng)很不容易。檔案密集架造價(jià)較高，對(duì)樓板的承重有要求。除非底層辦公室或預(yù)先進(jìn)行承重設(shè)計(jì)的辦公樓外，普通辦公室不能作為檔案庫(kù)房。再加上有“十防”的要求，能達(dá)到檔案用房標(biāo)準(zhǔn)的空間更少。

根據(jù)筆者在檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，可以分為以下兩種情況進(jìn)行破解：

一是，針對(duì)單位的規(guī)模較大，分公司、子公司眾多的單位，如果每個(gè)子公司都建設(shè)小而全的檔案室，辦公用房及承重要求難以達(dá)標(biāo)，綜合成本較高，單位投入資金的動(dòng)力不足。

可以在閑置土地或?qū)⑴f房改造建設(shè)共享檔案中心。根據(jù)下轄分（子）公司檔案數(shù)量，將庫(kù)房分配給各單位用于存放檔案資料。共享檔案中心的“十防”設(shè)備設(shè)施、裝裱間、借閱間等實(shí)現(xiàn)共用。目前，檔案系統(tǒng)數(shù)字化已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，線上查詢、利用檔案成為可能。因此，即使檔案共享中心距離使用單位較遠(yuǎn)也不影響查詢效率。建設(shè)檔案共享中心可以解決檔案用房的問(wèn)題，以最小的綜合投入使整個(gè)單位的檔案硬件水平上升到一個(gè)較高的水平。

二是，針對(duì)單位規(guī)模較小，檔案數(shù)量較少的情況，可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)有房屋進(jìn)行改造。

基層單位的辦公用房普遍緊張，如果再用普通文件柜存放檔案，會(huì)使本來(lái)狹小的空間更加緊張。安裝檔案密集架，是有效提高檔案存儲(chǔ)量的一個(gè)重要手段。單位可以對(duì)現(xiàn)有辦公用房進(jìn)行改造，承重條件不符合要求的可以進(jìn)行承重改造。以筆者所在單位的一家子公司為例，一間12平方米的辦公用房，可以安裝14組密集架，存儲(chǔ)量為2500件，投入資金2萬(wàn)元。該公司將歷年來(lái)的檔案收入后，仍有較大余量空間。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有辦公用房進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)用較小空間和較低的投入，達(dá)到較高的檔案管理硬件水準(zhǔn)。

激活人員之能，服務(wù)黃河保護(hù)治理事業(yè)

在對(duì)基層檔案工作檢查中，普遍出現(xiàn)的檔案管理權(quán)責(zé)不清、檔案收集不全、整理不規(guī)范、借閱不合規(guī)、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高等紛繁復(fù)雜的問(wèn)題，其實(shí)都是檔案工作中人的問(wèn)題。解決人的問(wèn)題主要從以下三個(gè)方面進(jìn)行：

一是建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)。健全的檔案管理組織機(jī)構(gòu)是做好檔案的前提。單位應(yīng)建立自上而下檔案工作管理機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任單位和責(zé)任人；設(shè)置基層檔案員，建立延伸到科室、車間分場(chǎng)的檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)。

二是加強(qiáng)檔案工作人員的選配。檔案人員的專業(yè)水平、工作能力、責(zé)任心對(duì)檔案工作起著重要作用。在選配檔案人員時(shí)，不能把檔案員作為安置人員的崗位，應(yīng)把愛(ài)崗敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)鉆研業(yè)務(wù)人員選配到檔案工作崗位上。檔案人員上崗后，檔案管理部門每年應(yīng)對(duì)其工作情況、專業(yè)水平進(jìn)行考核。對(duì)于工作優(yōu)良的檔案人員，保障其合理待遇并保證骨干檔案人員相對(duì)的穩(wěn)定性。

三是重視對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對(duì)檔案人員更換頻繁的問(wèn)題，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作。通過(guò)邀請(qǐng)檔案管理專家授課、檔案員輪流到上級(jí)單位檔案室參與檔案整理、安排上級(jí)單位檔案人員到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作、組織答題競(jìng)賽等多種方式，從理論到實(shí)際操作，多方位、多角度地提升檔案人員的專業(yè)水平。

校準(zhǔn)思維之向，以高質(zhì)量檔案為黃河保護(hù)治理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作貢獻(xiàn)

當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，現(xiàn)代的管理手段在檔案管理中也得到了廣泛應(yīng)用。檔案工作應(yīng)在做好傳統(tǒng)工作的前提下，在管理思維上與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐。

建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。近年來(lái)，聲像檔案、數(shù)字檔案等新興檔案類型越來(lái)越多，檔案管理工作除了做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理外，應(yīng)加強(qiáng)聲像、實(shí)物、數(shù)字等非傳統(tǒng)檔案管理制度的建設(shè)。

創(chuàng)新檔案管理思維，做好檔案的編研工作，通過(guò)檔案成果開(kāi)發(fā)利用，提升檔案工作的作用和影響力。

基層檔案工作普遍存在一個(gè)困惑就是存在感不強(qiáng)。這是因?yàn)橐环矫嬗蓹n案工作的性質(zhì)所決定，另一方面與檔案管理部門的管理思維陳舊有關(guān)。

時(shí)代在前進(jìn)，科技在進(jìn)步，檔案管理部門應(yīng)變被動(dòng)等待為主動(dòng)作為，積極參與到黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展事業(yè)中去。發(fā)揮掌握大量資料信息的優(yōu)勢(shì)，把檔案成果的編研作為突破口，使檔案資料主動(dòng)服務(wù)于新階段黃河流域水利高質(zhì)量發(fā)展，讓檔案工作從幕后走到臺(tái)前。

檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新工作思維，加大對(duì)檔案成果的利用、轉(zhuǎn)化和宣傳。可以采取以下做法：

重視檔案編研工作。改變重整理、輕編研的傳統(tǒng)思維，把檔案編研工作作為檔案管理成果轉(zhuǎn)化利用的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。檔案管理部門可以根據(jù)重大事項(xiàng)決策和事業(yè)發(fā)展的需求，確定不同類目的編研課題，利用豐富的檔案資料形成編研報(bào)告，為科學(xué)決策提供依據(jù)，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

開(kāi)展豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳活動(dòng)。如不同主題的檔案成果展覽、企業(yè)歷史文化圖片展等，充分利用國(guó)際檔案日等重要節(jié)點(diǎn)開(kāi)展檔案宣傳。通過(guò)宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)干部和職工知道、了解檔案工作，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用。

對(duì)數(shù)字檔案館的強(qiáng)大功能要充分利用，引導(dǎo)干部職工使用數(shù)字檔案系統(tǒng)，提高檔案查詢利用的效率。

檔案管理部門要打破傳統(tǒng)工作思維的藩籬，不斷地開(kāi)拓工作思路，創(chuàng)新工作方法，積極參與到主責(zé)主業(yè)中去，使檔案工作有更亮眼的表現(xiàn)。有為才能有位，只有檔案工作的重要性得到體現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，有更多資金投入，更多人才加入。

基層檔案工作所存在的問(wèn)題雖然表現(xiàn)形式不一，但只要解決好硬件、人員和管理思維這三個(gè)方面的問(wèn)題，基層檔案工作的大部分難題可以迎刃而解。

檔案是黃河保護(hù)治理事業(yè)發(fā)展、建設(shè)歷程、隊(duì)伍建設(shè)、管理能力和管理水平各方面的全景式記錄，具有記錄過(guò)往、遞接未來(lái)的功能?；鶎訂挝惶幱邳S河保護(hù)治理事業(yè)一線，是許多檔案資料原生地，做好基層檔案工作，為基層單位解決檔案工作的困難，對(duì)于保存黃河記憶、服務(wù)新階段黃河流域水利高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

【作者單位 三門峽黃河明珠（集團(tuán)）有限公司】