摘要:在分析高校普遍采用的資金結(jié)算方法的基礎(chǔ)上,本文探討了目前高校資金結(jié)算過(guò)程中遇到的若干問(wèn)題。主要包括原始數(shù)據(jù)的不精確性、高校財(cái)務(wù)人員綜合能力的提升空間、銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)的不穩(wěn)定性和故障頻發(fā),以及大量銀行回單處理導(dǎo)致的人力資源成本高昂。針對(duì)這些問(wèn)題,文章提出了在財(cái)務(wù)信息化背景下,解決高校資金結(jié)算管理問(wèn)題的策略。其中包括提升原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能和信息化水平,對(duì)銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)以增強(qiáng)其穩(wěn)定性以及利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)銀行回單的影像化管理。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)信息化;高校財(cái)務(wù)管理;資金結(jié)算管理
一、高校常用資金結(jié)算方式
當(dāng)前我國(guó)高校主要采用兩種資金結(jié)算方式:網(wǎng)銀支付和銀校互聯(lián)支付。網(wǎng)銀支付因其靈活性,在高校日常資金結(jié)算中得到廣泛應(yīng)用。具體操作包括:高校在銀行開(kāi)設(shè)網(wǎng)銀賬戶,并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)綁定。財(cái)務(wù)人員通過(guò)銀行在線支付平臺(tái)輸入支付指令,包括支付金額、收款賬戶等信息。銀行系統(tǒng)審核支付指令,確認(rèn)信息準(zhǔn)確且賬戶余額充足后,進(jìn)行支付處理,資金隨即從高校賬戶劃轉(zhuǎn)至收款方賬戶,并在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)生成賬務(wù)記錄。網(wǎng)銀支付通常作為銀校互聯(lián)支付的輔助方式[1]。
銀?;ヂ?lián)支付實(shí)現(xiàn)了銀行與高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的直接對(duì)接。操作步驟如下:高校與合作銀行共同開(kāi)發(fā)或引入銀校互聯(lián)支付系統(tǒng),確保數(shù)據(jù)與支付指令的無(wú)縫傳輸。高校財(cái)務(wù)部門(mén)在內(nèi)部系統(tǒng)中輸入支付指令,系統(tǒng)自動(dòng)生成并發(fā)送給銀行處理。銀行接收指令后,實(shí)時(shí)處理支付請(qǐng)求,并將結(jié)果即時(shí)反饋給高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)。資金實(shí)時(shí)劃撥,同時(shí)在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)記錄賬務(wù)信息,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)核算。銀校互聯(lián)支付主要應(yīng)用于學(xué)費(fèi)收繳、獎(jiǎng)助學(xué)金及教職工工資發(fā)放等高頻次支付場(chǎng)景,相比傳統(tǒng)方式,其支付速度更快,信息查詢更便捷[2]。
盡管所有高校均已開(kāi)通網(wǎng)銀支付,但部分高校仍保留現(xiàn)金支付模式。部分報(bào)銷(xiāo)人員因現(xiàn)金和支票具有實(shí)體憑證,傾向于采用現(xiàn)金支付。然而,在財(cái)務(wù)信息化趨勢(shì)下,現(xiàn)金支付方式正逐漸成為非主流資金結(jié)算方式。
二、財(cái)務(wù)信息化條件下高校資金結(jié)算存在的問(wèn)題
(一)原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確
隨著財(cái)務(wù)信息化的不斷推進(jìn),無(wú)現(xiàn)金結(jié)算方式得到廣泛推廣和應(yīng)用。出納人員只需核對(duì)報(bào)賬材料的收款信息,便可通過(guò)網(wǎng)銀支付渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)賬。然而,如果原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或系統(tǒng)內(nèi)師生的卡號(hào)信息未及時(shí)更新,就可能導(dǎo)致網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬延遲或退回,尤其在批量轉(zhuǎn)賬時(shí)這種情況的發(fā)生概率更高。為了避免此類問(wèn)題,出納人員需時(shí)刻關(guān)注退款信息,一旦出現(xiàn)退款,須立即審核信息、聯(lián)系報(bào)賬人,更新信息后重新進(jìn)行轉(zhuǎn)賬,這無(wú)疑增加了人力成本。此外,由于部分收款方擁有多張銀行卡,在上報(bào)收款信息時(shí)容易出現(xiàn)賬號(hào)混淆的情況。如果報(bào)賬人員未及時(shí)更新數(shù)據(jù)并提交至財(cái)務(wù)系統(tǒng),也會(huì)導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,進(jìn)而產(chǎn)生不必要的退款情況。
(二)現(xiàn)有高校財(cái)務(wù)人員綜合素養(yǎng)有待提升
高校資金結(jié)算管理、財(cái)務(wù)管理以及財(cái)務(wù)信息化建設(shè)水平的高低,很大程度上取決于財(cái)務(wù)管理人員的能力[3]。相較于企事業(yè)單位,高校的資金結(jié)算模式更為復(fù)雜,支付模式多樣,資金結(jié)構(gòu)也更為豐富。這種復(fù)雜的資金結(jié)算模式及流程對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的能力提出了更高的要求。然而,當(dāng)前部分高校財(cái)務(wù)管理人員仍存在綜合素養(yǎng)不足的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為:一是資金結(jié)算能力欠佳,對(duì)高校資金結(jié)算流程的掌握不夠扎實(shí)。二是信息化水平不足,無(wú)法熟練運(yùn)用各類資金結(jié)算系統(tǒng),導(dǎo)致回單處理、檢查對(duì)賬速度慢,面對(duì)突發(fā)事件時(shí)應(yīng)對(duì)能力有限。三是數(shù)據(jù)化、信息化素養(yǎng)較低,缺乏信息化創(chuàng)新意識(shí),這不利于高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推進(jìn)。
(三)銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)存在卡頓故障等問(wèn)題
銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)在應(yīng)用中使用頻繁,出納人員依賴于銀行支付平臺(tái)來(lái)處理業(yè)務(wù)支付事宜。這種模式支持小額資金的半自動(dòng)化支出,當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行流暢且操作人員熟練時(shí),其效率甚至有可能超越網(wǎng)銀支付[4]。然而,目前在一些地區(qū),銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)的穩(wěn)定性不足,服務(wù)器的承載能力也較低。在處理大規(guī)模支付業(yè)務(wù)時(shí),系統(tǒng)容易出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象,導(dǎo)致數(shù)據(jù)故障和雙邊數(shù)據(jù)不一致。這可能會(huì)導(dǎo)致支付狀態(tài)顯示為未知,或在實(shí)際已支付的情況下錯(cuò)誤地顯示為支付失敗。在這種情況下,財(cái)務(wù)人員不得不逐筆核對(duì)支出情況,進(jìn)行人工對(duì)賬和記錄。如果財(cái)務(wù)人員未能及時(shí)進(jìn)行審核對(duì)賬,可能會(huì)發(fā)生重復(fù)支付的情況,從而影響資金結(jié)算管理的效率和準(zhǔn)確性。
(四)大量回單導(dǎo)致人力資源成本居高不下
網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)結(jié)算模式不僅提升了資金結(jié)算的效率,還增加了回單的數(shù)量。在實(shí)際操作中,一筆結(jié)算業(yè)務(wù)生成多個(gè)回單的情況極為普遍。以銀校互聯(lián)支付為例,當(dāng)財(cái)務(wù)人員在銀?;ヂ?lián)系統(tǒng)中完成一次回單支付操作后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成多個(gè)回單。然而,這些回單的生成順序并不總是與申請(qǐng)順序一致,這就要求財(cái)務(wù)人員必須對(duì)回單進(jìn)行單獨(dú)的整理工作。在同一天內(nèi),財(cái)務(wù)人員可能需要處理多個(gè)結(jié)算業(yè)務(wù),這些業(yè)務(wù)產(chǎn)生的回單數(shù)量龐大,需要投入大量的人力資源進(jìn)行粘貼和整理工作,這無(wú)疑增加了人力成本。此外,在這種回單處理模式下,若要查詢特定支付記錄的回單,財(cái)務(wù)人員必須依據(jù)會(huì)計(jì)憑證號(hào),在當(dāng)日所有回單中逐一查找,這一過(guò)程進(jìn)一步加劇了人力資源的消耗。
三、財(cái)務(wù)信息化條件下高校資金結(jié)算管理問(wèn)題的解決策略
(一)全面提高原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性
在財(cái)務(wù)信息化背景下,高校資金結(jié)算管理面臨著數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和信息維護(hù)的挑戰(zhàn)。為保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,高??梢圆扇《ㄆ诟潞途S護(hù)系統(tǒng)內(nèi)師生銀行卡信息的措施,確保每次轉(zhuǎn)賬前信息的準(zhǔn)確性。同時(shí),增加銀行卡號(hào)的自動(dòng)驗(yàn)證功能,由系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)銀行卡號(hào)的有效性,以減少手動(dòng)錄入錯(cuò)誤,提高整體數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。為提升信息化系統(tǒng)的智能化水平,高校應(yīng)引入人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術(shù),開(kāi)發(fā)自動(dòng)校驗(yàn)系統(tǒng)。該系統(tǒng)在批量轉(zhuǎn)賬前先進(jìn)行模擬運(yùn)行,識(shí)別潛在問(wèn)題并發(fā)出警告,同時(shí)建立提前糾正潛在錯(cuò)誤的機(jī)制。智能通知機(jī)制也能夠在發(fā)現(xiàn)信息不一致時(shí)自動(dòng)提醒相關(guān)人員,以便及時(shí)更新信息,降低出錯(cuò)率。
為提高人員工作效率和準(zhǔn)確性,高校應(yīng)對(duì)出納人員和報(bào)賬人員進(jìn)行定期培訓(xùn),確保他們熟悉最新的系統(tǒng)操作流程和常見(jiàn)問(wèn)題解決辦法。同時(shí),建立專門(mén)的反饋渠道,幫助報(bào)賬人員及時(shí)反饋系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題,以便財(cái)務(wù)部門(mén)迅速響應(yīng)并解決,從而優(yōu)化系統(tǒng)和流程。在收款信息管理方面,建議每個(gè)收款方使用唯一的收款賬戶,以減少多賬戶帶來(lái)的管理復(fù)雜性和出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。如果必須使用多賬戶,則應(yīng)建立清晰的賬戶管理系統(tǒng),確保每個(gè)賬戶的信息準(zhǔn)確并及時(shí)更新。同時(shí),增加收款方確認(rèn)機(jī)制,每次提交報(bào)賬信息時(shí),由收款方確認(rèn)其賬戶信息的準(zhǔn)確性,以確保系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)最新且無(wú)誤。
(二)強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)及信息化能力
財(cái)務(wù)人員的綜合能力對(duì)高校資金結(jié)算管理水平具有決定性影響。因此,高校需從招聘和培訓(xùn)兩個(gè)維度出發(fā),致力于打造一支具備高綜合素養(yǎng)和高信息化水平的財(cái)務(wù)管理人才隊(duì)伍。
在招聘策略上,高校應(yīng)明確招聘標(biāo)準(zhǔn),將專業(yè)素養(yǎng)和信息化能力作為關(guān)鍵考量因素。招聘公告中應(yīng)詳細(xì)列明崗位職責(zé)和要求,包括熟悉網(wǎng)銀支付操作流程、掌握各類資金結(jié)算系統(tǒng)、具備數(shù)據(jù)處理及信息化管理能力等。優(yōu)先錄用具備信息化背景的候選人,如計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息系統(tǒng)管理等相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生,或在財(cái)務(wù)信息化領(lǐng)域有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員。同時(shí),采用多樣化的招聘渠道,擴(kuò)大人才來(lái)源,以網(wǎng)絡(luò)招聘平臺(tái)、專業(yè)社交網(wǎng)站為主要渠道,輔以招聘會(huì)和校園招聘,尋找合適的財(cái)務(wù)人才。此外,高校還可在內(nèi)部選拔財(cái)務(wù)管理專業(yè)潛力大學(xué)生,進(jìn)行定向培養(yǎng),以打造優(yōu)秀財(cái)務(wù)人才。在面試環(huán)節(jié),應(yīng)強(qiáng)化實(shí)操能力的考核內(nèi)容,通過(guò)情景模擬、系統(tǒng)操作演示等方式,評(píng)估候選人對(duì)資金結(jié)算系統(tǒng)的熟練程度以及解決突發(fā)事件的能力,以確保新入職的財(cái)務(wù)人員能夠勝任崗位需求,迅速投入工作。
在培訓(xùn)策略方面,高校應(yīng)定期組織針對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋最新的財(cái)務(wù)管理理論、資金結(jié)算流程以及信息化技術(shù)應(yīng)用,并提供針對(duì)網(wǎng)銀支付、銀?;ヂ?lián)支付的具體操作流程及風(fēng)險(xiǎn)控制方法,以確保財(cái)務(wù)人員能夠熟練掌握各類資金結(jié)算模式和工具。同時(shí),還需加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的信息化技能培訓(xùn),提升他們對(duì)財(cái)務(wù)軟件、資金結(jié)算系統(tǒng)以及相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用能力。為此,可以邀請(qǐng)專業(yè)的IT培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行深入培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題解決方法、數(shù)據(jù)處理方式等多個(gè)維度。此外,高校還應(yīng)建立財(cái)務(wù)人員繼續(xù)教育機(jī)制,支持他們參加各類財(cái)務(wù)管理和信息化相關(guān)的繼續(xù)教育課程,以獲取最新的行業(yè)知識(shí)技能。對(duì)于積極參加繼續(xù)教育的財(cái)務(wù)人員,應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)并提供晉升機(jī)會(huì),以激發(fā)他們的學(xué)習(xí)積極性。最后,構(gòu)建高校內(nèi)部財(cái)務(wù)知識(shí)庫(kù),收集整理資金結(jié)算相關(guān)的政策法規(guī)、操作手冊(cè)、案例分析資料等,供財(cái)務(wù)人員隨時(shí)查閱學(xué)習(xí)。通過(guò)知識(shí)共享平臺(tái)促進(jìn)財(cái)務(wù)人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流,共同提升解決實(shí)際問(wèn)題的能力。
(三)全面升級(jí)銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)以提高穩(wěn)定性
提升服務(wù)器性能。針對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中服務(wù)器承載能力較低的問(wèn)題,為避免在大規(guī)模支付業(yè)務(wù)中出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象,進(jìn)而影響支付效率,與銀行合作的高校需采取措施。具體而言,應(yīng)增加服務(wù)器的數(shù)量或升級(jí)現(xiàn)有服務(wù)器的硬件配置。同時(shí),采用負(fù)載均衡技術(shù),將支付請(qǐng)求分散到多臺(tái)服務(wù)器,以減輕單臺(tái)服務(wù)器的壓力,從而提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度并增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)。為提升系統(tǒng)性能,應(yīng)采用分布式架構(gòu),將不同的支付業(yè)務(wù)模塊分開(kāi)運(yùn)行。這樣,即使某個(gè)模塊出現(xiàn)問(wèn)題,也僅會(huì)影響該模塊的功能,而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)癱瘓。同時(shí),應(yīng)用微服務(wù)架構(gòu),將系統(tǒng)功能拆分成多個(gè)獨(dú)立的服務(wù)模塊,并通過(guò)API實(shí)現(xiàn)模塊間的通信。此外,還可以采用異步處理和消息隊(duì)列技術(shù),以避免同步處理導(dǎo)致的系統(tǒng)阻塞問(wèn)題,進(jìn)而提高整體處理效率,確保支付系統(tǒng)的運(yùn)行速度[5]。
引入自動(dòng)化對(duì)賬工具。鑒于傳統(tǒng)的人工對(duì)賬方式耗時(shí)且容易出錯(cuò),高校應(yīng)與財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)合作,引入自動(dòng)化對(duì)賬工具。該工具能夠快速、準(zhǔn)確地核對(duì)支付記錄和銀行回單,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常支付情況。這不僅可以減少對(duì)賬工作的工作量、降低錯(cuò)誤率,還可以利用自動(dòng)化對(duì)賬工具生成詳細(xì)的對(duì)賬報(bào)告,為財(cái)務(wù)人員提供參考。此舉將顯著提高對(duì)賬工作的效率以及銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)的可靠性。
(四)采用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)銀行回單影像化管理
回單影像化管理能夠有效解決當(dāng)前人工處理回單和查找回單所耗費(fèi)的大量人力資源。在這方面,首先,高校應(yīng)構(gòu)建回單影像化管理系統(tǒng),通過(guò)掃描紙質(zhì)回單或接收電子回單的方式,將其轉(zhuǎn)換為電子影像并存檔,以便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行回單的分類、整理和檢索;系統(tǒng)應(yīng)配備關(guān)鍵詞搜索功能,使財(cái)務(wù)人員能夠通過(guò)搜索日期、金額等關(guān)鍵詞快速定位銀行回單,從而減少人工成本。其次,應(yīng)優(yōu)化回單的排序和歸檔流程。在系統(tǒng)中引入自動(dòng)化功能,根據(jù)財(cái)務(wù)人員提交結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)生成的申請(qǐng)編號(hào),自動(dòng)匹配并排序相應(yīng)的回單影像;同時(shí),系統(tǒng)應(yīng)具備批量處理功能,能夠一次性處理多筆結(jié)算業(yè)務(wù)產(chǎn)生的回單,進(jìn)一步提升工作效率。例如,在支付過(guò)程中,系統(tǒng)能夠自動(dòng)將多個(gè)回單按照申請(qǐng)順序進(jìn)行歸檔整理,無(wú)須財(cái)務(wù)人員逐一手動(dòng)粘貼整理,這將顯著減輕工作負(fù)擔(dān)。最后,應(yīng)實(shí)現(xiàn)回單影像的自動(dòng)化對(duì)賬。利用OCR技術(shù)自動(dòng)讀取回單影像中的金額、支付日期、會(huì)計(jì)憑證號(hào)等信息,并與系統(tǒng)中的結(jié)算記錄進(jìn)行比對(duì),自動(dòng)完成對(duì)賬工作;對(duì)于不匹配的回單,系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成異常報(bào)告,提醒財(cái)務(wù)人員進(jìn)行人工核對(duì)處理。
四、結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)信息化的背景下,高校必須充分利用信息化、自動(dòng)化和智能化技術(shù)。在現(xiàn)有的資金結(jié)算方式基礎(chǔ)上,高校需要識(shí)別并深入分析當(dāng)前存在的問(wèn)題,以全面改進(jìn)并提升資金結(jié)算管理的質(zhì)量。首先,應(yīng)充分利用多種信息技術(shù),并配合人員培訓(xùn),以提高原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次,高校應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng),特別注重提升他們的信息化能力,并引進(jìn)更高級(jí)別的專業(yè)人才,同時(shí)提升現(xiàn)有人員的技能水平。第三,高校需要升級(jí)現(xiàn)有的銀校互聯(lián)支付系統(tǒng),以避免假死、卡頓和傳輸故障等問(wèn)題。最后,高校應(yīng)全面實(shí)施回單影像化管理,以降低人力成本并提高回單管理的效率。
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(作者簡(jiǎn)介:鄭倩,石家莊工程職業(yè)學(xué)院講師、中級(jí)會(huì)計(jì)師。)
中國(guó)經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊2024年12期