摘 要：隨著醫(yī)療行業(yè)對檔案數(shù)據(jù)管理需求的增長，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是現(xiàn)代醫(yī)療管理的必然趨勢，還是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。高質(zhì)量的檔案管理可以幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)提高工作效率，確保病歷資料安全，減少物理存儲的需求。為提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的效率，本研究探討了基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，識別了當(dāng)前信息化建設(shè)面臨的問題。研究結(jié)果表明，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)不僅提高了管理效率，還增強(qiáng)了檔案的安全性。但是，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)普遍面臨資金不足、技術(shù)支持不充分、人員培訓(xùn)不到位等問題。為此，文章提出了一系列創(chuàng)新策略，旨在幫助基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)克服信息化建設(shè)障礙，實現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；智慧化檔案管理系統(tǒng)；檔案資源；基礎(chǔ)設(shè)施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在醫(yī)療服務(wù)日益數(shù)字化背景下，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案處理的效率，還能增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性，使醫(yī)療服務(wù)更加高效、安全。與城市醫(yī)療中心相比，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在資源分配、技術(shù)支持和專業(yè)培訓(xùn)方面存在顯著差距，制約著基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)不僅要有充分的硬件支持與軟件開發(fā)，還要有高效的管理策略和操作規(guī)范，以確保信息的準(zhǔn)確性與實時性。因此，探索適合基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)特點的檔案管理信息化建設(shè)策略，對提升整個醫(yī)療體系的服務(wù)質(zhì)量與檔案管理效率具有重要意義。

一、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案特點

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理具有獨特的特點，主要體現(xiàn)在檔案的多樣性、敏感性和管理分散性。首先，檔案內(nèi)容不僅包括患者醫(yī)療記錄，如病歷、檢查結(jié)果和治療過程，還涉及藥品管理、設(shè)備維護(hù)和行政文件等。檔案的綜合性質(zhì)要求管理系統(tǒng)能夠處理、歸檔多種類型的文檔數(shù)據(jù)；其次，由于涉及患者個人健康信息，檔案具有極高的敏感性，必須嚴(yán)格遵守數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)，如HIPAA（健康保險流通與責(zé)任法案）等，確保信息安全與隱私保護(hù)?；鶎俞t(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理表現(xiàn)出較大的地域與機(jī)構(gòu)之間的差異，不同機(jī)構(gòu)會采用不同的管理系統(tǒng)與存檔方式，分散性造成了信息共享和數(shù)據(jù)整合的困難。加之基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)普遍面臨資金、技術(shù)支持不足的問題，使檔案管理的信息化進(jìn)程較為緩慢，亟須通過有效的策略與技術(shù)解決方案來提高檔案管理的效率與安全性。

二、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.有利于提高檔案管理工作效率

信息化建設(shè)在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理中扮演著重要角色，可以提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率。通過實施電子健康記錄系統(tǒng)（EHRs）與數(shù)字化工具，醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速檢索、更新，從而減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所需的物理存儲空間及管理成本。此外，信息化系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的自動化輸入，可以減少手工錄入錯誤的可能性，提高了數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。醫(yī)務(wù)人員可以更快地訪問和共享患者信息，從而在緊急情況下迅速做出醫(yī)療決策。同時，信息化還支持實時數(shù)據(jù)分析，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以根據(jù)數(shù)據(jù)反饋調(diào)整服務(wù)和操作流程，進(jìn)一步優(yōu)化資源分配和服務(wù)質(zhì)量。因此，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化不僅提高了日常操作的效率，還增強(qiáng)了機(jī)構(gòu)整體的服務(wù)能力，是提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和管理水平的關(guān)鍵步驟。

2.有利于提升檔案信息的安全性

信息化建設(shè)可以提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的安全性。通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)與訪問控制系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)能夠確保敏感醫(yī)療信息的保密性、完整性。系統(tǒng)設(shè)計有多層安全措施，包括用戶身份驗證、角色基礎(chǔ)訪問權(quán)限和數(shù)據(jù)傳輸加密，防止未授權(quán)訪問與數(shù)據(jù)被泄露。信息化還可以支持對數(shù)據(jù)訪問、操作追蹤記錄，增強(qiáng)審計與監(jiān)控能力，能夠及時發(fā)現(xiàn)并處理任何異常訪問。在數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)方面，電子檔案系統(tǒng)可以提供自動備份功能，確保在硬件故障或自然災(zāi)害等情況下數(shù)據(jù)的快速恢復(fù)，保障醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性。因此，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化不僅可以提升數(shù)據(jù)保護(hù)級別，還能增強(qiáng)整個醫(yī)療系統(tǒng)對抗內(nèi)外部安全威脅的能力。

3.有利于節(jié)省檔案管理空間與成本

信息化建設(shè)可以促進(jìn)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理空間與成本節(jié)省。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠減少對物理存儲空間的需求。信息化轉(zhuǎn)變不僅可以解放大量文件柜和紙質(zhì)文檔空間，還能減少與紙質(zhì)檔案管理相關(guān)的成本，如打印、復(fù)印、郵寄以及物理存儲設(shè)施的維護(hù)費用。此外，電子檔案系統(tǒng)的引入可以提高數(shù)據(jù)處理的自動化程度，從而減少對人力資源的依賴，降低人工管理檔案的成本。信息化還支持高效的數(shù)據(jù)集成、共享，減少數(shù)據(jù)冗余與重復(fù)輸入的問題，降低信息管理的復(fù)雜性及成本。因此，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過實施檔案管理信息化，不僅可以提高工作效率，還能實現(xiàn)成本的有效控制與資源優(yōu)化配置，從而帶來長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益。

三、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

1.對檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠的問題主要表現(xiàn)在管理層對信息化重要性認(rèn)識不足與資源配置不當(dāng)上。具體來說，部分基層機(jī)構(gòu)決策者尚未完全認(rèn)識到信息化對提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、工作效率的關(guān)鍵作用。因此，在預(yù)算分配時優(yōu)先考慮完善醫(yī)療設(shè)備與人員培訓(xùn)，忽視了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。此外，由于缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員，即便投入了初期的建設(shè)資金，信息化系統(tǒng)也常因操作復(fù)雜、維護(hù)困難而未能充分發(fā)揮系統(tǒng)功能，甚至出現(xiàn)閑置現(xiàn)象。這種狀況不僅影響著醫(yī)療檔案管理的效率，還因系統(tǒng)的不穩(wěn)定，加大了醫(yī)療錯誤的風(fēng)險，影響患者的服務(wù)體驗。

2.檔案資源過于分散，管理體系不完善

在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案資源的過度分散和管理體系的不完善是信息化建設(shè)面臨的主要難題。具體表現(xiàn)在，各部門間信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏數(shù)據(jù)共享與交流機(jī)制。各部門依賴獨立的記錄系統(tǒng)，造成相同的患者信息在不同系統(tǒng)中重復(fù)錄入，增加了工作負(fù)擔(dān)。分散的管理模式使得信息的整合分析變得復(fù)雜且耗時，降低了數(shù)據(jù)的可用性與實時性。管理體系的不完善還表現(xiàn)在缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程，無法確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，難以滿足日益增長的法律法規(guī)要求與監(jiān)管壓力，不僅阻礙了醫(yī)療服務(wù)效率的提高，還增加了醫(yī)療錯誤的風(fēng)險。

3.基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)

各醫(yī)療機(jī)構(gòu)使用軟件平臺異構(gòu)性強(qiáng)，缺乏互操作性，造成數(shù)據(jù)整合和資源共享較為困難。醫(yī)療機(jī)構(gòu)會自行選擇或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)在功能、數(shù)據(jù)格式和操作界面上差異顯著，不僅增加了醫(yī)務(wù)人員操作的難度，還使信息在不同系統(tǒng)間的遷移、整合成本高昂。由于缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)的質(zhì)量，使得在區(qū)域性健康信息整合時出現(xiàn)諸多障礙，無法有效支撐決策與政策制定，加劇了技術(shù)落后與數(shù)據(jù)孤島的問題。

4.基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施滯后

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施滯后主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施老舊與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定。有的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的計算機(jī)與存儲設(shè)備過時，設(shè)備處理能力和存儲容量難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療信息系統(tǒng)需求。不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接影響數(shù)據(jù)的實時訪問和遠(yuǎn)程醫(yī)療服務(wù)的可靠性，限制了電子健康記錄系統(tǒng)與其他在線醫(yī)療服務(wù)工具的有效使用。網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定性與帶寬限制也阻礙著云存儲和云計算技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)作為提高數(shù)據(jù)管理效率和靈活性的關(guān)鍵因素，由于缺乏技術(shù)支持服務(wù)，雖然部分基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)更新了硬件設(shè)施，但仍然面臨著維護(hù)、升級困難，無法保證信息化系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運(yùn)行。

四、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新策略

1.加大檔案信息化建設(shè)宣傳力度，提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)重視程度

首先，通過教育培訓(xùn)增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識?？梢酝ㄟ^組織研討會、工作坊以及在線課程來實現(xiàn)，詳細(xì)介紹開展信息化建設(shè)的優(yōu)勢，如提高工作效率、保障數(shù)據(jù)安全和優(yōu)化資源管理等。還可以利用成功案例來展示信息化實施的實際成效，增強(qiáng)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)信心；其次，可以建立與政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)領(lǐng)袖、技術(shù)提供商的合作網(wǎng)絡(luò)，共同推動信息化建設(shè)的重要性，提供政策支持與技術(shù)援助。政府可以通過提供財政補(bǔ)貼、稅收優(yōu)惠、技術(shù)支持等措施，降低基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)實施信息化的門檻。技術(shù)供應(yīng)商也應(yīng)參與到培訓(xùn)支持服務(wù)中，幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)克服技術(shù)障礙，確保信息化建設(shè)順利開展；再次，開展全國性或地區(qū)性的信息化建設(shè)宣傳活動，通過媒體包括新聞報道、社交媒體和廣告等方式，廣泛傳播基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的重要性與緊迫性。多元化宣傳活動不僅可以增強(qiáng)公眾對醫(yī)療信息化重要性的認(rèn)識，還能促進(jìn)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在社會壓力與政策導(dǎo)向下的積極響應(yīng)。通過這些具體措施，可以提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，為信息化的深入推廣奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.圍繞基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理特點，健全檔案信息化管理體系

檔案管理體系主要包括檔案的收集與記錄、存儲與保護(hù)、訪問與使用、監(jiān)控與審計幾個關(guān)鍵組成部分。首先，為健全基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理體系，應(yīng)實施電子檔案系統(tǒng)，檔案的收集與記錄應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化開展，確保所有數(shù)據(jù)從入口到出口均按照規(guī)定格式處理，易于追蹤管理。對于檔案的存儲與保護(hù)必須使用安全的數(shù)據(jù)存儲解決方案，如云存儲服務(wù)，可應(yīng)用物理、數(shù)字的安全措施，如防火墻、加密技術(shù)，保護(hù)檔案免受未授權(quán)訪問與數(shù)據(jù)損失；其次，在訪問與使用方面，應(yīng)建立基于權(quán)限的訪問控制系統(tǒng)，確保只有授權(quán)人員才能查看或處理檔案，記錄所有訪問活動以便未來審查。還應(yīng)開發(fā)直觀的用戶界面與查詢工具，提升檔案的可檢索性和實用性，使醫(yī)療人員能快速找到所需信息；最后，監(jiān)控與審計是維護(hù)檔案管理系統(tǒng)完整性與合規(guī)性的關(guān)鍵。通過實施定期的內(nèi)部檢查和合規(guī)性評估來監(jiān)控檔案管理過程，確保所有操作符合相關(guān)法律法規(guī)要求和最佳實踐。例如，可以引入自動化工具和信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)分析技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)算法，以識別潛在的錯誤與不規(guī)范的操作，及時糾正，優(yōu)化管理流程。

3.打造智慧化檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理信息化建設(shè)

為全面推動檔案信息化管理建設(shè)，完善檔案管理信息化建設(shè)，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)打造統(tǒng)一的智慧化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的高效采集、處理和應(yīng)用。首先，應(yīng)總體架構(gòu)設(shè)計智慧化檔案管理系統(tǒng)?；鶎俞t(yī)療機(jī)構(gòu)可采用B/S（Browser/Server）架構(gòu)設(shè)計，允許用戶通過瀏覽器訪問服務(wù)器上托管的應(yīng)用程序，不僅簡化了終端用戶的操作復(fù)雜性，還降低了系統(tǒng)維護(hù)、升級的成本。在B/S架構(gòu)下，系統(tǒng)前端主要負(fù)責(zé)提供用戶界面與基本的用戶交互，后端服務(wù)器則處理業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理和存儲任務(wù)；其次，在實施B/S架構(gòu)時，核心功能應(yīng)采用模塊化設(shè)計，將系統(tǒng)分解為獨立功能模塊，如數(shù)據(jù)采集模塊、智能分析模塊、安全管理模塊、用戶界面模塊。在數(shù)據(jù)采集模塊，系統(tǒng)將使用OCR技術(shù)自動從紙質(zhì)文檔中提取信息，減少手動輸入與操作失誤。智能分析模塊將應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對收集數(shù)據(jù)分類、分析，支持病歷數(shù)據(jù)的自動化處理和智能化查詢功能，如通過癥狀、診斷和治療結(jié)果對患者檔案分類搜索。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)該模塊可實時監(jiān)控健康趨勢與疾病暴發(fā)，為醫(yī)療決策提供科學(xué)依據(jù)。安全管理模塊是系統(tǒng)設(shè)計中的重點，應(yīng)包含數(shù)據(jù)加密、多層次訪問控制、持續(xù)的安全監(jiān)控機(jī)制，確?；颊咝畔踩耘c隱私保護(hù)。此模塊將實現(xiàn)對所有用戶活動的記錄與審計，防止未授權(quán)訪問和數(shù)據(jù)被泄露。用戶界面模塊應(yīng)提供直觀、易用的操作界面，使醫(yī)務(wù)人員、行政人員能夠輕松管理與查詢檔案，并支持定制化的報告生成和可視化的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，提高用戶體驗與操作效率；最后，以系統(tǒng)整合API（應(yīng)用程序編程接口）來支持不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換、通信，從而實現(xiàn)各種醫(yī)療設(shè)備與第三方應(yīng)用的互操作性。智慧化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案處理能力，還能增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析與決策支持的功能，為提升整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

4.依據(jù)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

為充分保障檔案管理信息化建設(shè)，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)需加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。首先，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)要評估現(xiàn)有技術(shù)環(huán)境，確定缺失或需升級的關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施。具體措施包括更新過時的硬件設(shè)備，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲解決方案，以支持高數(shù)據(jù)吞吐量與大規(guī)模信息存儲。例如，可以引入高速互聯(lián)網(wǎng)，支持云服務(wù)與數(shù)據(jù)共享，對實時數(shù)據(jù)訪問和遠(yuǎn)程醫(yī)療服務(wù)尤為重要；其次，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)要投資現(xiàn)代化的安全技術(shù)，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保醫(yī)療數(shù)據(jù)與患者隱私的安全。例如，可以引進(jìn)人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等新興技術(shù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)處理流程，提升管理決策質(zhì)量；再次，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的技術(shù)支持團(tuán)隊，負(fù)責(zé)信息化設(shè)備與管理系統(tǒng)的日常維護(hù)、操作培訓(xùn)、故障排查以及技術(shù)升級等。例如，技術(shù)支持團(tuán)隊要定期培訓(xùn)醫(yī)療人員與行政人員使用新系統(tǒng)，以提高其使用信息化管理系統(tǒng)的熟練度；最后，與專業(yè)的IT供應(yīng)商合作，實施定制化系統(tǒng)設(shè)計，不僅能夠確保系統(tǒng)更好地符合醫(yī)療機(jī)構(gòu)的具體需求，還可以利用供應(yīng)商的專業(yè)知識與技術(shù)支持，提高信息化建設(shè)成功率。通過具體措施，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以建立完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理高效、安全運(yùn)營提供支撐。

五、結(jié)語

本研究探討了基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的重要性與面臨的挑戰(zhàn)，提出了一系列創(chuàng)新策略。通過加大信息化建設(shè)宣傳力度，圍繞醫(yī)療機(jī)構(gòu)特點健全管理體系，打造智慧化檔案管理系統(tǒng)以及加大基礎(chǔ)設(shè)施投入等策略，能夠提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理效率、安全性及成本效益。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不僅能夠提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與響應(yīng)速度，還能確?；颊咝畔⒌陌踩c醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)的完整性，推動基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在現(xiàn)代化醫(yī)療環(huán)境中的可持續(xù)發(fā)展，為患者提供更高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。

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作者單位： 山東省濟(jì)寧市泗水縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心

作者簡介：孟翔（1966—），男，漢族，甘肅秦安人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。