摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，高職院校學生學籍檔案管理信息化建設變得越來越重要，不僅可以提高管理效率、保障學生信息安全，還便于數(shù)據(jù)分析和決策支持。信息化建設的主要內容包括學生信息管理系統(tǒng)的建設、數(shù)據(jù)采集、信息錄入以及信息安全和隱私保護措施。通過這些措施，可以實現(xiàn)學生學籍檔案的規(guī)范化管理，保護學生的信息安全，為學校的教學管理提供有效的決策支持。

關鍵詞：高職院校；學生學籍檔案；信息化建設

中圖分類號：G271;G717 文獻標識碼：A

隨著信息技術的快速發(fā)展，高職院校學生學籍檔案管理信息化建設變得越來越重要，不僅可以提高管理效率，還可以保障學生信息安全，為教學管理提供有效的決策支持。本文將探討高職院校學生學籍檔案管理信息化建設的重要性及其主要內容，包括學生信息管理系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)采集和信息錄入以及信息安全和隱私保護措施。

一、高職院校學生學籍檔案管理信息化建設的重要性

1.提高管理效率

學籍檔案管理數(shù)字化與信息化建設在提高管理效率和成效方面扮演了重要角色，并對教育教學管理的各個方面產(chǎn)生了深遠影響。深入探討這些影響有助于全面理解信息化建設在高職院校的重要性。數(shù)字化和信息化建設為學校提供了更全面、準確的數(shù)據(jù)支持。傳統(tǒng)的手工記錄模式容易出錯且數(shù)據(jù)整合困難，容易導致信息的不完整或誤差。信息化管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動采集、存儲和更新，極大地提高了數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為學校決策提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。信息化管理系統(tǒng)的智能化分析功能能夠幫助學校更精準地把握學生的學習狀況和需求。通過對學生檔案中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，學校能夠識別學生的學習特點和問題，為制定個性化教育方案提供依據(jù)。智能預警功能則能夠及時識別學生可能面臨的問題，并提前干預，從而提升學生的學習成績和滿意度。信息化建設還促進了教育教學資源的優(yōu)化配置和利用。通過信息化系統(tǒng)，學校能夠實現(xiàn)教學資源的共享和調配，提高資源利用效率。例如，學校可以根據(jù)學生的學習狀況和需求，合理安排教學計劃和資源，以提升教學效果。信息化建設還促進了學校與社會的互動和合作。通過信息化系統(tǒng)，學校能與企業(yè)、政府等社會機構信息共享，促進校企合作，提高教育培訓的實效性和就業(yè)率。隨著全球信息化進程的加速，信息化已成為提升教育質量和國際競爭力的關鍵工具。

2.保障學生信息安全

在高職院校中，隨著學生學籍檔案管理信息化的推進，確保學生信息的安全已經(jīng)成為不可或缺的環(huán)節(jié)。在此基礎上，信息安全策略的制定和執(zhí)行必須涵蓋多個層面，以建立一個全方位的保護機制。高職院校應采用先進的技術手段加強學生信息的保護。除了數(shù)據(jù)加密和訪問控制，還應采用動態(tài)身份驗證和多因素認證技術，進一步增強認證過程的安全性，即使是獲得了用戶名和密碼的非法用戶也難以進一步訪問系統(tǒng)。對敏感數(shù)據(jù)采用數(shù)據(jù)脫敏技術，在保證數(shù)據(jù)可用性的同時，最大限度地減少信息被泄露風險。信息安全的物理層面也不容忽視，高職院校應確保所有服務器和網(wǎng)絡設備處在安全的物理環(huán)境中，避免任何未經(jīng)授權的物理訪問。備份數(shù)據(jù)的存儲也應在安全的物理位置，以防災難發(fā)生時數(shù)據(jù)的永久丟失。同時，定期的數(shù)據(jù)備份和恢復演練也是必不可少的，以確保在數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰時能夠迅速恢復運營。高職院校在推進信息化建設的同時，應注重對師生從事信息安全教育和培訓。通過定期的信息安全意識培訓，加深師生對信息安全的認識，使其了解如何識別網(wǎng)絡釣魚、惡意軟件等網(wǎng)絡安全威脅。學校還應制定嚴格的網(wǎng)絡使用規(guī)定，明確師生在使用學校網(wǎng)絡資源時的行為規(guī)范。

3.便于數(shù)據(jù)分析和決策支持

在高職學生學籍檔案管理信息化建設的基礎上，進一步強調數(shù)據(jù)分析的重要性，不僅將學生檔案從紙質形式轉變?yōu)閿?shù)字化形式，還是為了利用這些數(shù)據(jù)來獲取深層次的決策支持，數(shù)據(jù)分析正是實現(xiàn)這一目標的關鍵工具。通過信息化手段對學生數(shù)據(jù)搜集、整理與儲存，學校積累了豐富的資源，不僅包括學生的基本信息，還有他們的學習成績、行為記錄等。通過運用數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)分析等先進技術，管理人員可以深入挖掘這些數(shù)據(jù)，洞察學生的行為模式、教學成效評價以及未來發(fā)展方向等信息。這些數(shù)據(jù)分析結果可以為學校的教學管理和政策制定提供科學支持，幫助學校更好地發(fā)現(xiàn)問題、優(yōu)化資源配置、提升教學質量與管理效率。通過對歷史數(shù)據(jù)的分析，學?？梢灶A測發(fā)展趨勢，更好地規(guī)劃未來的發(fā)展方向與教育策略。這種基于數(shù)據(jù)的決策能夠增強教育的前瞻性與適應性，使學校更具競爭力。信息化建設不僅加強了資料的可訪問性與可分析性，還使決策過程更加透明、有效和科學。這種數(shù)據(jù)驅動的決策方式不僅能夠提高高職院校的教育質量，還能增強其在競爭激烈的教育市場中的競爭力，從而更好地適應數(shù)據(jù)驅動時代的挑戰(zhàn)和機遇。

二、高職院校學生學籍檔案管理信息化建設的主要內容

1.學生信息管理系統(tǒng)建設

（1）學生基本信息管理

高職院校學生學籍檔案管理信息化建設的核心內容之一是構建學生信息管理系統(tǒng)，特別是要著力落實學生基本信息管理，涉及如何有效收集、存儲、加工和更新學生的個人信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號、家庭地址、入學和畢業(yè)信息等。學生基本信息管理信息化需要確保系統(tǒng)具有高效、精確的數(shù)據(jù)處理能力，同時保障數(shù)據(jù)安全以及隱私保護，且符合相關規(guī)定。高職院?？梢酝ㄟ^建立集中、統(tǒng)一的學生信息管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對學生信息的高效管理和應用。包括快速檢索學生信息、實時更新學生狀態(tài)，并提供學生信息查詢服務等功能。學生基本信息管理為其他高級功能，如學習成績管理、學生行為記錄以及獎懲信息等提供了支持，構建了一個全面、動態(tài)、互聯(lián)的信息管理平臺。信息化建設使學生信息管理更加規(guī)范化和自動化，極大地提高了管理工作的效率和質量，為學校的教學管理與服務奠定了堅實基礎。

（2）學習成績管理

利用信息化手段管理學習成績，既可實現(xiàn)成績數(shù)據(jù)快速采集與精確記錄，又可有效監(jiān)測與評估學生學習進展與效果。數(shù)字化的學習成績管理系統(tǒng)為學生提供了多樣化的成績評估手段和標準，包括傳統(tǒng)的考試、日常表現(xiàn)和實習成績等，使其能夠靈活滿足各種課程和教學的需求。該系統(tǒng)提供了大量數(shù)據(jù)分析工具，有利于教師與管理者深入了解學生學習情況，并為個性化教學與輔導奠定了堅實基礎。從成績分析中也可以評價教學質量及課程設置是否合理，并適時調整教學策略與方案，從而達到改善教學效果。信息化學習成績管理系統(tǒng)也支持與家長和學生互動，借助網(wǎng)絡平臺使家長與學生能夠及時掌握學習成績并反饋信息，便于開展家校合作。學習成績管理信息化不但大幅提高了成績管理效率與準確性，并為提高教學質量、輔助教育決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

（3）學籍變更管理

在高職院校大學生學籍檔案管理信息化建設中，學籍變更管理是一個至關重要的環(huán)節(jié)。它涉及大學生在求學過程中因轉專業(yè)、休學、復學和退學等原因導致的學籍狀態(tài)變動。通過信息化學籍變更管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)標準化和自動化的處理流程，確保每一步操作都能快速、準確、高效完成。從應用、審查到變更執(zhí)行，所有環(huán)節(jié)都由信息系統(tǒng)管理，減少了人工操作時間和錯誤率，提升了學籍管理質量和響應速度。該系統(tǒng)能夠實時更新學生學籍信息，確保校內各相關部門能夠及時、準確地獲取學生的最新學籍狀態(tài)，并為學生提供連續(xù)教育服務與管理支持。信息化學籍變更管理，還具備良好的數(shù)據(jù)記錄與追蹤功能，能夠詳細記錄學生學籍變更的歷史，為學生的畢業(yè)、就業(yè)和繼續(xù)深造提供重要的數(shù)據(jù)支持。通過信息化手段對學籍變更管理，不僅使過程規(guī)范化、自動化，還提高了管理透明度和公平性，有助于保障學生權益和維護教育教學秩序。

2.數(shù)據(jù)采集和信息錄入

（1）信息采集渠道

在高職院校學生學籍檔案管理信息化方面，建立與優(yōu)化信息采集渠道是基本也是關鍵的環(huán)節(jié)之一。高效的信息采集渠道能夠保證學生數(shù)據(jù)的全面性、準確性和及時性，從而為學籍檔案管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。學?？梢酝ㄟ^學生入學注冊流程來收集其基本情況，主要包括個人資料、學歷背景和家庭情況。與教育教學直接相關的教務系統(tǒng)、考試系統(tǒng)以及圖書館管理系統(tǒng)都是收集信息的重要渠道，能夠提供學生的學習成績、課程選修情況及借閱記錄等資料。學校還可以利用網(wǎng)絡調查問卷、移動應用程序等現(xiàn)代技術手段主動收集學生的反饋信息與需求，從而更好地優(yōu)化教育服務。學生活動管理系統(tǒng)和學生社團組織也是獲取學生興趣愛好、社會實踐經(jīng)歷及其他非學業(yè)信息的重要途徑。為了確保信息的準確性和完整性，學校還應與其他教育機構及政府部門建立信息、共享機制，以獲取學生的歷史學習記錄、獎懲記錄及其他外部信息。高職院?？梢酝ㄟ^多種途徑和多個維度來收集信息，從而建立一個全方位、精確且持續(xù)更新的學生信息數(shù)據(jù)庫，為學籍檔案的精準管理提供了堅固的數(shù)據(jù)支撐。

（2）信息錄入規(guī)范化

在高職院校學生學籍檔案管理工作中，信息錄入規(guī)范化是一個至關重要的環(huán)節(jié)。規(guī)范化的信息錄入流程與標準可以保證采集的學生信息準確無誤地輸入系統(tǒng)，避免了數(shù)據(jù)錯誤與重復的情況發(fā)生，提高了信息管理效率與質量。學校要建立信息錄入的統(tǒng)一標準，對數(shù)據(jù)格式、內容要求及錄入流程實行規(guī)范化，以保證信息錄入過程中不同科室及人員都能按照統(tǒng)一的標準來執(zhí)行。學校要定期培訓錄入人員，增強其數(shù)據(jù)處理能力及責任意識，保證信息錄入準確、專業(yè)。此外，也不容忽視定期審核與清理資料，學校要建立資料定期檢查與更新機制，保證資料及時準確。信息系統(tǒng)還要有數(shù)據(jù)校驗、錯誤提示等功能，能自動地檢測輸入時數(shù)據(jù)是否合理、一致，發(fā)現(xiàn)錯誤并及時修正。高職院校通過對信息錄入流程的規(guī)范化及質量控制的措施，可以保證學生學籍檔案中信息的準確性與可靠性，從而為學生的管理與服務提供穩(wěn)固的數(shù)據(jù)支持。

3.信息安全和隱私保護措施

（1）訪問權限管理

高職院校學生學籍檔案信息化管理中訪問權限的管理是保障信息安全與隱私保護的重要措施之一。學校有必要根據(jù)職工的責任與工作需要對信息系統(tǒng)接入權限，合理設定與分配，以確保只有被授權用戶才能接入相應層次的數(shù)據(jù)，包括用戶身份驗證以及權限控制等技術，如密碼保護、數(shù)字證書以及生物識別等。訪問權限管理也需要動態(tài)調整，并隨員工職務變動、信息安全政策更新等因素及時更新訪問權限，以避免權限到期或不適用。經(jīng)常性的權限審計與監(jiān)控至關重要，記錄與分析用戶訪問行為能夠及時發(fā)現(xiàn)不正當訪問及潛在的安全威脅，并進行預防與應對。在緊急情況下，學校應該設置權限控制機制，如檢測出數(shù)據(jù)存在被泄露風險時能夠快速限制接入或關閉系統(tǒng)，以保證信息不被泄露。通過嚴格管理訪問權限，高職院校能夠有效保護學生信息的安全、防止數(shù)據(jù)被泄露與誤用，并保障學校及學生的合法權益。

（2）數(shù)據(jù)備份和災難恢復

數(shù)據(jù)備份與災難恢復是高職院校大學生學籍檔案管理工作信息化建設中的又一重要環(huán)節(jié)，旨在確保信息安全。面對硬件故障、軟件錯誤、人為操作失誤、自然災害或網(wǎng)絡攻擊等突發(fā)事件時，高效的數(shù)據(jù)備份與災難恢復策略能夠確保學生數(shù)據(jù)信息的完整性。

學校要建立定期的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，包括全面?zhèn)浞莺驮隽總浞?，以確保所有關鍵數(shù)據(jù)能夠及時、準確地復制并存儲在安全的地方。備份數(shù)據(jù)應保存在物理位置分散的本地服務器、外部硬盤、云存儲服務等多種介質中，以防止單點故障導致數(shù)據(jù)丟失。災難恢復計劃為應對突發(fā)事件提供了預設方案。校方需要針對不同的災難場景制定詳細的恢復流程和操作步驟，包括數(shù)據(jù)恢復、系統(tǒng)重建以及功能測試等，以確保系統(tǒng)運行和數(shù)據(jù)恢復的最短時間。定期開展災難恢復演練能夠測試恢復計劃執(zhí)行效果和執(zhí)行團隊的響應能力，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的缺陷。通過執(zhí)行科學、合理的數(shù)據(jù)備份與災難恢復措施，高職院校能夠將數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)中斷的風險降到最低，確保教育教學活動和學校管理工作持續(xù)穩(wěn)定。

三、結束語

通過對高職院校學生學籍檔案管理信息化建設的重要性、主要內容和措施的探討，認識到信息化建設對于提高學生學籍檔案管理的效率、保障學生信息安全以及提供有效的決策支持具有重要作用。通過實施信息化建設，可以實現(xiàn)學生信息的規(guī)范化管理，保護學生的信息安全，為學校的教學管理提供有效的決策支持，希望本研究能夠為高職院校學生學籍檔案管理信息化建設提供有益的參考和建議。

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作者單位：渭南職業(yè)技術學院

作者簡介：杜春黎（1976—），女，漢族，陜西渭南人，本科，館員，主要負責學生學籍檔案管理、黨員檔案管理等。