摘 要：新《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案資源開發(fā)利用做出了明確要求。目前，檔案管理部門存在著信息提取難度大、利用程度不高、規(guī)范化建設(shè)不足、保障能力欠缺等問題。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)采用文本挖掘技術(shù)、數(shù)字人文技術(shù)和新媒體技術(shù)，提高開發(fā)利用實(shí)效，并在檔案利用方面深化共享體系建設(shè)、保障要素供給和提高安全防護(hù)能力上下功夫，推動(dòng)文書檔案管理走向現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：文書檔案；開發(fā)；利用

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求加大開放力度，提升檔案服務(wù)便利性和覆蓋面。文書檔案作為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主體，做好開發(fā)利用工作至關(guān)重要。目前，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融入檔案開發(fā)、利用各環(huán)節(jié)，深刻影響著文書檔案管理模式，檔案管理部門應(yīng)積極適應(yīng)形勢(shì)變化，推動(dòng)檔案開發(fā)利用邁上新臺(tái)階。

一、新《中華人民共和國檔案法》視域下做好文書檔案開發(fā)與利用的意義

1.有助于推進(jìn)檔案治理體系現(xiàn)代化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。文書檔案具有很強(qiáng)的實(shí)用性、現(xiàn)代性和權(quán)威性，它是歷史的重要見證和記錄，對(duì)于研究社會(huì)發(fā)展和歷史變遷具有重要意義。通過對(duì)文書檔案的研究和利用，可以為社會(huì)發(fā)展提供參考和啟示，推動(dòng)現(xiàn)代化國家建設(shè)。例如，無論是史料匯編還是資政參考，都有利于從檔案中汲取先進(jìn)的治理智慧，在社會(huì)治理中發(fā)揮獨(dú)特作用；再如，檔案數(shù)據(jù)作為社會(huì)重要的流動(dòng)性資源，已經(jīng)成為數(shù)字中國建設(shè)的基石，檔案服務(wù)能力得到顯著提高。

2.有助于拓展文書檔案的服務(wù)功能

隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案服務(wù)由被動(dòng)式轉(zhuǎn)為個(gè)性化、主動(dòng)式，檔案服務(wù)的廣度、深度與溫度得到質(zhì)的提升，改變了文書檔案工作的社會(huì)形象。例如，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案利用實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域共享，公眾借助網(wǎng)站、App等就能實(shí)現(xiàn)檔案的自主查詢和利用，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。同時(shí)，新技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化了檔案部門與利用者的溝通，能夠及時(shí)了解公眾需求，有利于以需求為導(dǎo)向的資源體系建設(shè)。

3.有利于踐行“三個(gè)走向”的目標(biāo)要求

走向現(xiàn)代化是文書檔案管理的使命任務(wù)。文書檔案作為數(shù)量最多、價(jià)值最豐富的史料資源，在資政育人方面具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。近年來，文書檔案的價(jià)值得到充分釋放，在服務(wù)中心大局上作出了突出貢獻(xiàn)。隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案開發(fā)利用的前景更加廣闊，如檔案部門圍繞人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題建好檔、管好檔、用好檔，滿足社會(huì)各界用檔需求；堅(jiān)持將服務(wù)中心大局作為第一職責(zé)，黨委政府重點(diǎn)工作拓展到哪里，檔案工作就跟進(jìn)服務(wù)到哪里，確保提升檔案開發(fā)利用與保障推進(jìn)中心工作同頻共振。這些舉措彰顯為民服務(wù)的時(shí)代新成色，推動(dòng)著新時(shí)代檔案工作走深走實(shí)。

二、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發(fā)與利用的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

1.基數(shù)龐大，信息提取開發(fā)難度大

大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案資源，具有保管和利用價(jià)值的信息也呈幾何倍數(shù)增長。雖然極大地豐富了檔案資源體系，但也增加了開發(fā)利用的難度。近年來，信息技術(shù)提高了檔案利用效率，但是面對(duì)日益增長的檔案數(shù)據(jù)，檔案分級(jí)管理和共享水平較為滯后，難以應(yīng)對(duì)需求量的提升。例如，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，檔案館應(yīng)該不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，推動(dòng)檔案開發(fā)利用，但是檔案開放鑒定工作需要專業(yè)化的人才保障和技術(shù)支撐，基層單位短時(shí)間內(nèi)難以應(yīng)對(duì)。

2.保密性強(qiáng)，開發(fā)利用程度不高

文書檔案涉及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面，可能涉及一些敏感信息或機(jī)密文件，需要實(shí)行保密處理和管理。有些單位基于保密要求，檔案開放性較低，不利于開發(fā)利用工作的深度開展。例如，機(jī)關(guān)文書檔案通常涉及大量的文件和材料，包括公文、備忘錄以及會(huì)議記錄等，這些資源對(duì)于啟發(fā)思維、汲取經(jīng)驗(yàn)具有重要作用，且具有較高的時(shí)效性，但是有些部門為避免泄密，將檔案全文實(shí)行定密處理，難以形成高質(zhì)量的開發(fā)成果。

3.規(guī)范化建設(shè)不足，數(shù)據(jù)開發(fā)進(jìn)展緩慢

一是檔案資源建設(shè)力度不夠，歸檔不規(guī)范、不細(xì)致、不及時(shí)的問題突出，如常態(tài)化資源收集制度缺失，有的檔案隨意丟棄，缺頁、破損現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，檔案整體性受到破壞，無法發(fā)揮應(yīng)有的功能作用。

二是信息化成果運(yùn)用不充分。檔案數(shù)據(jù)開發(fā)不到位，人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)尚未完全應(yīng)用于實(shí)踐。例如，人工智能技術(shù)可以自主分析利用數(shù)據(jù)，為用戶精準(zhǔn)畫像，提高檔案利用實(shí)效。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有助于分析檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，勾勒新的知識(shí)圖譜，推動(dòng)編研工作開展。目前來看，基層檔案管理部門在新技術(shù)應(yīng)用方面還有較大的提升空間。

4.保障能力欠缺，檔案支撐體系有待加強(qiáng)

一是思想認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)。對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠深刻，尚未把握好檔案在國家治理體系和治理能力建設(shè)中的地位和作用，開發(fā)利用知識(shí)和技能有所欠缺，無法滿足工作需要。

二是資金支持力度較弱。檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)缺乏，編研出版、技術(shù)升級(jí)等投入力度不足，工作創(chuàng)新空間受限。

三是人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。多數(shù)檔案人員專業(yè)知識(shí)不足，培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，工作熱情不足，缺乏從事開發(fā)利用工作的本領(lǐng)，成為檔案管理部門亟待解決的關(guān)鍵問題。

三、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發(fā)的策略

1.運(yùn)用好文本挖掘技術(shù)，提煉好檔案時(shí)代價(jià)值

文本挖掘作為數(shù)據(jù)挖掘的一種方法，能夠從文書檔案中獲取有價(jià)值的信息和知識(shí)，探索發(fā)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，為利用者提供幫助。在應(yīng)用過程中要明確開發(fā)的目的。若以滿足用戶閱讀為目的，該技術(shù)能夠根據(jù)檔案內(nèi)容實(shí)施分類，自動(dòng)判斷所屬類別，提高閱讀效率。例如，對(duì)檔案內(nèi)容抽取關(guān)鍵詞，通過轉(zhuǎn)換、分詞和標(biāo)記等文本預(yù)處理，自動(dòng)判斷檔案所屬單元；若以經(jīng)驗(yàn)提煉、歷史人文研究為目的，該技術(shù)對(duì)檔案文本展開分析、處理、歸納和推理，利用算法來分析提取文本中表達(dá)的情感、經(jīng)驗(yàn)和啟示。文本挖掘技術(shù)應(yīng)用中需要注意以下幾點(diǎn)。

一是信息檢索模塊設(shè)置。系統(tǒng)要建立強(qiáng)大的計(jì)算能力，用戶可以定義文本集，從海量文檔中尋找用戶需要的相關(guān)文檔。

二是做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。將檔案中包含的信息實(shí)施結(jié)構(gòu)化處理，發(fā)現(xiàn)檔案潛在的數(shù)據(jù)模式、內(nèi)在聯(lián)系、規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，為用戶發(fā)掘出有用的知識(shí)模式。

2.運(yùn)用好數(shù)字人文技術(shù)，展示好檔案時(shí)代魅力

數(shù)字人文技術(shù)是文書檔案數(shù)據(jù)資源重構(gòu)的重要方式，有利于知識(shí)再現(xiàn)和價(jià)值洞察。數(shù)字人文中的可視化技術(shù)、沉浸式體驗(yàn)等為檔案開發(fā)注入了新活力。

一是加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)。管理部門需要加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支撐，運(yùn)用區(qū)鏈塊技術(shù)，將分散的數(shù)字檔案上傳，統(tǒng)一接入共享服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，便于開發(fā)利用。

二是深化展陳效果提升。數(shù)字人文成像技術(shù)已廣泛應(yīng)用于博物館、圖書館等人文機(jī)構(gòu)，要利用好計(jì)算機(jī)交互式、智能化優(yōu)勢(shì)，將文書檔案與視頻、聲音、動(dòng)畫等媒體加以組合應(yīng)用，深度挖掘文書檔案所蘊(yùn)含的知識(shí)、背景和意義，帶給受眾高科技、沉浸式的視覺震撼體驗(yàn)。

三是做好資政服務(wù)工作。文書檔案蘊(yùn)含著重要的社會(huì)治理經(jīng)驗(yàn)和做法，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。管理部門要緊密結(jié)合中心大局，推出具有較高參考性、應(yīng)用性的資政參考，為決策提供有力支撐。例如，圍繞重大工程建設(shè)，梳理文書檔案中工程建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和典型做法，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)檔案智慧。

3.運(yùn)用好新媒體技術(shù)，傳播好檔案獨(dú)特文化

新媒體作為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的一種新興融媒渠道，通過網(wǎng)絡(luò)媒體和手機(jī)媒介為文書檔案文化的傳播提供了多種新的途徑。

一是舉辦主題展覽。圍繞重大節(jié)日、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，梳理文書檔案的內(nèi)在脈絡(luò)、知識(shí)結(jié)構(gòu)，以珍貴檔案史料回溯歷史，以大量文件、圖片再現(xiàn)從單一到多元、從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展之路。例如，有的部門在國際檔案日期間通過珍貴的檔案、豐富的照片以及翔實(shí)的記錄，引領(lǐng)觀眾走近歷史深處的檔案世界，了解檔案科學(xué)知識(shí)，體驗(yàn)檔案文化魅力，領(lǐng)略歷史底蘊(yùn)，彰顯文書檔案的育人價(jià)值。

二是開發(fā)檔案微視頻。微視頻具有傳播速度快、內(nèi)容啟發(fā)性的特點(diǎn)，符合現(xiàn)代人的閱讀習(xí)慣。管理部門要以檔案背后的真實(shí)故事為依托，將鏡頭照進(jìn)現(xiàn)實(shí)，通過展示大量的文書檔案來講述歷史和檔案故事。例如，在紀(jì)念英模人物，活化檔案中的英雄人物事跡，以“檔”為底，增強(qiáng)說服力和感染力。

三是開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品。《中華人民共和國檔案法》明確鼓勵(lì)檔案開發(fā)利用和促進(jìn)檔案文創(chuàng)產(chǎn)品傳播。管理部門可將具有重要教育價(jià)值、文化價(jià)值的檔案變成實(shí)物產(chǎn)品，如帆布包、冰箱貼、明信片、書簽等，將檔案融入文化創(chuàng)意設(shè)計(jì)中，讓文創(chuàng)產(chǎn)品具備藝術(shù)性和實(shí)用性，適應(yīng)現(xiàn)代生活需求，展現(xiàn)文書檔案工作的新形象。

四、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案利用路徑分析

1.深化共享體系建設(shè)

共享平臺(tái)建設(shè)在數(shù)字政府、智慧城市建設(shè)中得到廣泛應(yīng)用，為文書檔案共享體系建設(shè)提供了有益經(jīng)驗(yàn)。檔案管理部門要樹立共享理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等新一代信息技術(shù)，將文書檔案管理涉及的各個(gè)部門和系統(tǒng)連接起來，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高檔案利用的效率和響應(yīng)能力，更好地服務(wù)群眾。

具體來說，一是打造數(shù)據(jù)中心。建立文書檔案算法模型，搭建基礎(chǔ)能力平臺(tái)，打造智慧中樞，為跨領(lǐng)域、跨行業(yè)的場(chǎng)景建設(shè)提供共享能力支撐，避免檔案信息化項(xiàng)目重復(fù)建設(shè)，有效支撐檔案利用服務(wù)；二是打造專題檔案記錄庫。深入研究館藏檔案文獻(xiàn)和史料內(nèi)容，按照歷史的脈絡(luò)挖掘其中具有重要價(jià)值的檔案，做好甄選、分門別類工作，圍繞中心大局，建立專題數(shù)據(jù)庫和全文檢索庫，規(guī)范原文數(shù)據(jù)格式，為黨委政府提供精準(zhǔn)的檔案史料。

例如，有的地方梳理城市建設(shè)，匯總利用率和資政價(jià)值高的檔案，方便黨委政府利用查詢；三是著力優(yōu)化便民服務(wù)。推行“互聯(lián)網(wǎng)+”查檔服務(wù)，將檔案查閱利用接入專門的App，開通檔案服務(wù)等功能，綜合檔案館可以接入全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，“線上+線下”為群眾提供便捷、高效的查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“館際共享、跨省查檔、在線出證”的服務(wù)轉(zhuǎn)型。

2.深化保障要素供給

一是優(yōu)化檔案資源建設(shè)體系。深入貫徹新發(fā)展理念，定期收集單位和個(gè)人形成的各種文字、圖表、聲像以及電子等形態(tài)的文書檔案，本著維護(hù)歷史真實(shí)面貌、全面反映發(fā)展歷程，便于社會(huì)各方面利用的原則，按照收集齊全、整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確、移交及時(shí)的要求依法開展收集。要深入推進(jìn)“三合一”制度編制，明確編制要求、編制規(guī)范、完成時(shí)限，有效解決檔案門類摸排不清、檔案分類方案不貼實(shí)際、歸檔范圍設(shè)置不夠全面、保管期限劃分不夠準(zhǔn)確等問題。

二是健全檔案保障體系。加大資金投入力度，發(fā)揮檔案專項(xiàng)資金示范帶動(dòng)作用，以加強(qiáng)檔案數(shù)字資源建設(shè)為抓手，加大支持保障力度，著力解決檔案利用不平衡、不充分問題。健全人才培養(yǎng)體系，常態(tài)化開展專業(yè)培訓(xùn)，健全引進(jìn)、培養(yǎng)、使用、激勵(lì)有效銜接的工作機(jī)制，以人才的高素質(zhì)推動(dòng)文書檔案管理提質(zhì)增效。

三是做好分類管理。完善檔案價(jià)值鑒定工作機(jī)制，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，鑒定檔案文件，把握好“控”與“放”的關(guān)系，拓寬檔案開放空間。

3.提高安全防護(hù)能力

一是加強(qiáng)電子檔案全生命周期安全管理。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T70-2018）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，探索解決電子文件歸檔流程、歸檔元數(shù)據(jù)方案、歸檔接口等問題，實(shí)現(xiàn)電子文件“單套制”歸檔。實(shí)現(xiàn)從文書檔案生成、辦理、歸檔與利用管理的全過程管控，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

二是構(gòu)建更為安全的防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。在數(shù)字檔案利用過程中要完善檔案信息安全管理制度，核心網(wǎng)絡(luò)實(shí)行準(zhǔn)入機(jī)制，所有人員、計(jì)算機(jī)和USB設(shè)備必須經(jīng)過登記、審核、批準(zhǔn)后方能接入。局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)采取物理隔離，數(shù)據(jù)交流、傳輸均采取移動(dòng)硬盤等介質(zhì)，確保“涉密計(jì)算機(jī)不上網(wǎng)，上網(wǎng)計(jì)算機(jī)不涉密”。

三是加強(qiáng)區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用。區(qū)塊鏈技術(shù)的核心特性在于其去中心化、透明性和安全性。傳統(tǒng)文書檔案利用往往依賴中心化管理記錄，不僅效率低下，還存在一定的安全隱患和泄密風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門要深化二者的融合，利用區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點(diǎn)，構(gòu)建一個(gè)去中心的網(wǎng)絡(luò)中樞，從根本上提高檔案利用的效率和安全性。

五、結(jié)語

文書檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容和重要一環(huán)。管理部門應(yīng)建立工作機(jī)制、做好頂層設(shè)計(jì)、加強(qiáng)整理與分類工作、完善保護(hù)與開發(fā)利用體系、建立研究及評(píng)價(jià)機(jī)制，使檔案更好地成為厘清歷史問題的關(guān)鍵證據(jù)、傳承治理經(jīng)驗(yàn)的重要載體和教育人、引導(dǎo)人的最佳素材。在新征程上，檔案部門要提高政治站位，圍繞中心工作和人民群眾需求，將文書檔案開發(fā)好、利用好，為現(xiàn)代化國家建設(shè)提供更多檔案智慧和方案。

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作者單位：臨沂市社會(huì)治安綜合治理服務(wù)中心

作者簡介：馬俊月（1983—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：機(jī)關(guān)檔案。