摘 要：現(xiàn)階段，數(shù)字技術(shù)在諸多行業(yè)得到了應(yīng)用，高職院校檔案管理工作也因此提高了工作水平和質(zhì)量。目前，使用電子檔案系統(tǒng)能夠在提高檔案管理效率的同時，強(qiáng)化檔案資源的利用實(shí)效，積極作用顯著。但在新媒體環(huán)境下，電子檔案系統(tǒng)容易受到多種因素影響，存在一些安全隱患，若不能及時解決和優(yōu)化，會影響檔案利用和檔案管理安全。因此，加強(qiáng)高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境；高職院校；電子檔案系統(tǒng)；安全建設(shè)；具體路徑

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)十分煩瑣的工作，在新媒體環(huán)境下，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)對其實(shí)施管理能夠大幅度提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化配置。但結(jié)合實(shí)際發(fā)現(xiàn)，在高效傳播檔案信息的同時，高職院校電子檔案系統(tǒng)也面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何使電子檔案系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運(yùn)行成為高職院校重點(diǎn)研究的課題。本研究介紹了電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)，分析了電子檔案系統(tǒng)存在的安全問題，提出了電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)路徑，以期能夠更好地開展高職院校檔案管理工作。

一、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)研究概述

新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)具備以下基本特征。

1.信息化與數(shù)字化管理

在新媒體環(huán)境下，高職院校電子檔案系統(tǒng)管理的核心特征是信息化和數(shù)字化。這意味著檔案的生成、存儲、管理和利用全過程都在數(shù)字化環(huán)境中開展，顯著提高了檔案管理的效率，并保證了檔案的準(zhǔn)確性。

2.實(shí)時性與遠(yuǎn)程訪問

電子檔案系統(tǒng)支持實(shí)時更新和遠(yuǎn)程訪問，教師和學(xué)生可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)訪問所需檔案，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時空限制。

3.安全性與隱私保護(hù)

面對新媒體環(huán)境中復(fù)雜的信息安全威脅，高職院校電子檔案系統(tǒng)具備較強(qiáng)的安全性，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，并具備保護(hù)個人隱私信息的功能。

4.系統(tǒng)集成與信息共享

電子檔案系統(tǒng)與學(xué)校的其他信息系統(tǒng)展開了深度集成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的無縫對接和共享。電子檔案系統(tǒng)能夠與教學(xué)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相互關(guān)聯(lián)和協(xié)同工作。通過信息共享，不同部門能夠更加高效合作，提高整體管理水平，如學(xué)生的學(xué)業(yè)成績可以自動同步到檔案系統(tǒng)中。

5.檢索與利用更加便捷

通過先進(jìn)的檢索技術(shù)和友好的用戶界面，電子檔案系統(tǒng)為用戶提供了便捷、高效的檢索和利用體驗(yàn)。用戶可以通過關(guān)鍵詞、時間范圍、分類等快速定位所需檔案信息，并在線閱覽、下載或打印，極大地提高了檔案的利用價(jià)值，讓檔案信息能夠更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。例如，教師可以迅速查找過往學(xué)生的優(yōu)秀作品，為教學(xué)提供參考。

6.規(guī)范管理流程

電子檔案管理系統(tǒng)從檔案的收集、整理、存儲以及利用到銷毀，都有明確的規(guī)定和操作流程。

7.技術(shù)更新與系統(tǒng)維護(hù)

面對新媒體環(huán)境下的快速發(fā)展趨勢，高職院校電子檔案系統(tǒng)能夠不斷更新和升級，適應(yīng)新的管理需求和應(yīng)對潛在的安全威脅。

8.界面簡潔

簡潔明了的界面設(shè)計(jì)使得用戶能夠快速上手和熟練操作電子檔案系統(tǒng)。簡潔的界面更容易突出主要功能和展示信息，提升用戶體驗(yàn)。簡潔的界面有助于檔案管理人員減少操作失誤，提高工作效率，讓用戶能夠?qū)Ｗ⒂跈n案信息本身而不被界面所困擾。

二、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)的意義

電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)是高職院校信息化建設(shè)的重要組成部分，通過加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)可以提高高職院校的管理水平，從而為高職院校的教學(xué)、科研、管理等提供有力支持。

新媒體環(huán)境下的信息傳播速度快、范圍廣，檔案信息的安全性、真實(shí)性和完整性面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)高職院校的電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)，能夠加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理和隱私保護(hù)。

電子檔案系統(tǒng)存儲著高職院校重要的歷史資料和信息，如教學(xué)計(jì)劃、科研成果以及人事檔案等，保障檔案信息安全能夠增強(qiáng)學(xué)生、家長及社會公眾的信任意識，有助于維護(hù)高職院校的聲譽(yù)和權(quán)益。

加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)，有助于高職院校高效管理和利用教學(xué)資源，提升教學(xué)質(zhì)量，提高管理效率，能夠保證檔案數(shù)據(jù)的安全，為高職教學(xué)研究提供可靠的數(shù)據(jù)支持，有助于高職院校開展學(xué)術(shù)研究和教育決策。

三、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)存在的問題

1.電子檔案系統(tǒng)兼容性和擴(kuò)展性欠佳

電子檔案系統(tǒng)不兼容，只能在特定版本的操作系統(tǒng)上運(yùn)行，不兼容第三方應(yīng)用。電子檔案系統(tǒng)不支持分布式部署，系統(tǒng)的模塊化程度低，添加新功能或者修改現(xiàn)有功能需要重構(gòu)大量代碼，系統(tǒng)不夠靈活。電子檔案系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性欠佳，難以契合不斷變化的檔案管理需求以及技術(shù)發(fā)展，一旦需要和其他系統(tǒng)對接或升級，便會遇到許多困難，極大地影響檔案管理工作的開展。

2.電子檔案系統(tǒng)抗網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊能力弱

近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，病毒攻擊的方式發(fā)生較大的變化，雖然高職院校的電子檔案系統(tǒng)具備一定的抗攻擊能力，但由于計(jì)算機(jī)病毒的破壞性大，一旦發(fā)生病毒攻擊，容易造成不可估量的損失。結(jié)合實(shí)際發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段高職院校多外購電子檔案系統(tǒng)，系統(tǒng)由軟件公司開發(fā)，安全策略多以身份識別、權(quán)限控制和自動備份為主，系統(tǒng)開發(fā)商無法提供及時有效的技術(shù)支持，難以保證良好的安全防護(hù)效果。

3.電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性差

電子檔案系統(tǒng)因?yàn)橛布阅懿蛔?、軟件算法效率低或者網(wǎng)絡(luò)延遲高，導(dǎo)致用戶操作系統(tǒng)響應(yīng)時間長，處理效率低，影響用戶體驗(yàn)。電子檔案系統(tǒng)因?yàn)楣芾碣Y源不當(dāng)、內(nèi)存不足或者軟件存在缺陷，出現(xiàn)崩潰、卡頓等問題，影響檔案管理人員日常工作的開展。

4.數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案系統(tǒng)中存儲了大量信息，包括學(xué)生信息、教職工信息、學(xué)?？蒲?、學(xué)校行政信息等。電子檔案系統(tǒng)缺乏全面的檔案數(shù)據(jù)管理和監(jiān)控機(jī)制，使得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性難以得到保障，重復(fù)錄入、錯誤錄入等時有發(fā)生，影響檔案質(zhì)量。高職院校在檔案信息公開利用中未加密保密信息，致使機(jī)密信息容易被泄露。在安全管理中，高職院校未有效加強(qiáng)系統(tǒng)安全，致使電子文件在保存中易發(fā)生被復(fù)制、篡改以及丟失的問題。數(shù)據(jù)備份機(jī)制不健全，一旦發(fā)生系統(tǒng)故障容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真。

5.電子檔案系統(tǒng)維護(hù)成本高，更新不及時

隨著電子檔案系統(tǒng)功能的增加，系統(tǒng)更加復(fù)雜，維護(hù)難度更大，維護(hù)成本更高。高職院校用于維護(hù)電子檔案系統(tǒng)的資金少，沒有制訂長遠(yuǎn)的計(jì)劃，沒有做好預(yù)算安排，電子檔案系統(tǒng)更新不及時。

四、新媒體環(huán)境下的高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設(shè)路徑

1.完善電子檔案系統(tǒng)安全保障體系

建立健全電子檔案系統(tǒng)安全保障體系是確保檔案信息安全的基石，在具體的管理工作中要注重落實(shí)四個方面的內(nèi)容：一是制定完善的電子檔案管理制度；二是實(shí)施權(quán)限控制和身份認(rèn)證；三是確保系統(tǒng)物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全和數(shù)據(jù)安全；四是定期開展系統(tǒng)安全評估和風(fēng)險(xiǎn)分析，以便及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。此外，高職院校應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)的引入，并建立安全性強(qiáng)的防護(hù)系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)手段，提升電子檔案管理實(shí)效，確保數(shù)據(jù)安全、完整。在具體管理中，要加大物理保護(hù)力度，定期更新和維護(hù)有關(guān)設(shè)備設(shè)施，并建立保密責(zé)任制度和管理機(jī)制，加強(qiáng)對電子檔案系統(tǒng)的日常監(jiān)管。

2.加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度

在新媒體環(huán)境下，高職院校電子檔案系統(tǒng)面臨諸多安全挑戰(zhàn)，如計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊以及數(shù)據(jù)被泄露等，為確保電子檔案系統(tǒng)的安全，高職院校應(yīng)加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度。實(shí)時監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的安全是預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵，這就要求高職院校應(yīng)用完善的監(jiān)測系統(tǒng)，全天候、全方位地監(jiān)控電子檔案系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)異常行為或攻擊。系統(tǒng)管理人員要積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)分析電子檔案系統(tǒng)的日志信息，及時發(fā)現(xiàn)安全事件。與此同時，在日常管理中，系統(tǒng)管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS）等構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止外部攻擊和非法訪問。系統(tǒng)管理人員應(yīng)定期掃描電子檔案系統(tǒng)的漏洞并開展風(fēng)險(xiǎn)評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患，以降低安全風(fēng)險(xiǎn)。另外，系統(tǒng)管理人員要分析監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的日志記錄、系統(tǒng)運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)傳輸情況等，以降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.增強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)管理人員的安全意識

許多安全問題的產(chǎn)生與管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高有關(guān)。因此，提升管理人員的信息安全意識和能力至關(guān)重要。高職院校應(yīng)定期組織安全培訓(xùn)活動，使系統(tǒng)管理人員充分了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全知識和應(yīng)急處理能力，從而降低人為因素造成的安全風(fēng)險(xiǎn)。在具體培訓(xùn)中，高職院校應(yīng)通過案例分析、模擬演練等形式，使系統(tǒng)管理人員熟悉電子檔案系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，掌握防范和應(yīng)對措施。同時，要使系統(tǒng)管理人員認(rèn)識數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私保護(hù)的重要性，使他們能夠遵循相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，以保證電子檔案的安全。

4.建立電子檔案系統(tǒng)應(yīng)急管理響應(yīng)機(jī)制

建立電子檔案系統(tǒng)應(yīng)急管理響應(yīng)機(jī)制是確保發(fā)生安全事件時，高職院校系統(tǒng)管理人員能夠迅速、有效處置的關(guān)鍵。因此，高職院校應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織架構(gòu)、應(yīng)急流程和應(yīng)急資源配置，并定期開展應(yīng)急演練，以提高系統(tǒng)管理人員應(yīng)對實(shí)際安全事件的能力。高職院校要建立電子檔案安全事件的監(jiān)測和預(yù)警機(jī)制，評估電子檔案系統(tǒng)安全管理的效果，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

為保證應(yīng)急管理的有效性，高職院校需要建立專門的應(yīng)急管理團(tuán)隊(duì)，包括檔案管理人員、高職院校信息化建設(shè)人員及應(yīng)急人員。應(yīng)急人員應(yīng)具備技術(shù)、管理和溝通能力，能夠明確安全事件類型，分清事件的優(yōu)先級，根據(jù)事件嚴(yán)重程度，采取適當(dāng)?shù)奶幚泶胧?。高職院校?yīng)制定事件響應(yīng)過程，包括事件發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、評估、處置、恢復(fù)和事后分析階段。在發(fā)生事件后，應(yīng)急管理人員要詳細(xì)記錄和分析具體事件，包括事件類型、事件原因、影響范圍、處理過程等，防止類似事件再次發(fā)生。

5.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全技術(shù)研發(fā)與應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新的安全威脅層出不窮。高職院校應(yīng)積極投入資源，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用。一方面，加大數(shù)據(jù)加密技術(shù)的研究力度，不斷優(yōu)化加密算法，提高加密的強(qiáng)度和效率，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不被非法竊取或篡改。高職院校應(yīng)積極探索量子加密等前沿技術(shù)，為電子檔案系統(tǒng)安全提供更強(qiáng)大的保障；另一方面，高職院校應(yīng)深入研究人工智能技術(shù)在安全領(lǐng)域的應(yīng)用，如利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法智能識別和預(yù)警異常行為，提前發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時，開發(fā)智能的安全管理系統(tǒng)，自動化監(jiān)控和管理電子檔案系統(tǒng)，提高安全管理的效率和準(zhǔn)確性。此外，高職院校應(yīng)注重與專業(yè)的安全技術(shù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)開展合作，獲取最新的安全技術(shù)資訊和解決方案，及時將先進(jìn)的技術(shù)引入高職院校的電子檔案系統(tǒng)中，并共同開展安全技術(shù)研究項(xiàng)目，針對高職院校電子檔案系統(tǒng)的特點(diǎn)和需求，研發(fā)專屬的安全技術(shù)和產(chǎn)品。建立安全技術(shù)交流平臺，促進(jìn)高職院校之間、高職院校與企業(yè)之間在安全技術(shù)方面的經(jīng)驗(yàn)分享和交流，共同提高電子檔案系統(tǒng)安全水平。高職院校應(yīng)鼓勵學(xué)校的科研團(tuán)隊(duì)參與安全技術(shù)研發(fā)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力的安全技術(shù)人才，為電子檔案系統(tǒng)安全提供持續(xù)的智力支持和技術(shù)保障。

6.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流

高職院校應(yīng)積極加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流，共同應(yīng)對全球性的安全挑戰(zhàn)。高職院校應(yīng)積極參與國際電子檔案安全組織和論壇，與世界各國的高職院校及相關(guān)機(jī)構(gòu)分享安全管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)成果。通過國際合作的項(xiàng)目，共同開展電子檔案系統(tǒng)安全技術(shù)的研究和應(yīng)用，促進(jìn)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。加強(qiáng)與國際知名高校的合作交流，互派師生展開學(xué)習(xí)和研究，培養(yǎng)具有國際視野和專業(yè)素養(yǎng)的電子檔案系統(tǒng)安全人才。同時，借鑒國際先進(jìn)的安全管理理念和方法，學(xué)習(xí)其他國家和地區(qū)在電子檔案系統(tǒng)安全保障體系建設(shè)、安全防范監(jiān)測、應(yīng)急管理響應(yīng)等方面的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，優(yōu)化和應(yīng)用這些經(jīng)驗(yàn)。建立國際電子檔案系統(tǒng)安全信息共享機(jī)制，及時了解國際上最新的安全威脅和應(yīng)對策略，以便提前做好防范措施。參與國際電子檔案系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)的制定和修訂，提高我國高職院校在國際電子檔案安全領(lǐng)域的話語權(quán)和影響力。通過加強(qiáng)國際合作與交流，不斷提高高職院校電子檔案系統(tǒng)的安全水平，為學(xué)校的發(fā)展和國際交流合作奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，高職院校電子檔案系統(tǒng)的安全建設(shè)對于保護(hù)學(xué)校的數(shù)字資產(chǎn)、維護(hù)學(xué)生和教職工的隱私權(quán)益以及確保教學(xué)和管理活動的順利開展至關(guān)重要。高職院校應(yīng)加大資金投入，組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，完善電子檔案系統(tǒng)安全保障體系，加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度，建立電子檔案系統(tǒng)應(yīng)急管理響應(yīng)機(jī)制，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全技術(shù)研發(fā)與應(yīng)用以及電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流。高職院校應(yīng)加大對電子檔案系統(tǒng)的安全管理力度，實(shí)現(xiàn)“動態(tài)化”“完善化”“精細(xì)化”管理，高質(zhì)量開展高職院校電子檔案管理工作。

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作者單位：臨沂科技職業(yè)學(xué)院

作者簡介：郭媛（1983—），女，漢族，山東沂水人，在職研究生，館員，研究方向：檔案管理及檔案AI應(yīng)用。