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供應(yīng)鏈管理思路下海外工程項目國際物資采購管理研究

2024-10-08 00:00:00王思齊孔彥銘
中國市場 2024年25期

摘要:隨著我國“一帶一路”倡議的提出及其快速發(fā)展,一些實力雄厚的企業(yè)開始積極發(fā)展海外工程項目,將發(fā)展的道路拓展到了“一帶一路”其他國家,在這個過程中中國企業(yè)的參與度越來越深入。然而,海外工程項目所需要的物資對質(zhì)量要求比較高,這便使得國際采購的種類繁多、規(guī)模較大、質(zhì)量標準相對較高,更重要的是,這些標準和要求是國內(nèi)企業(yè)在之前的采購管理活動中所不曾經(jīng)歷過的,因此對于參與到海外工程項目的企業(yè)來說在采購管理方面的挑戰(zhàn)是非常大的。供應(yīng)鏈是近些年來興起的一種高效整合資源的管理方法,因此海外工程項目企業(yè)應(yīng)通過與供應(yīng)鏈上下游企業(yè)建立積極、順暢的合作關(guān)系,最優(yōu)化原材料的調(diào)配,最終利用供應(yīng)鏈的強大力量來提高采購管理水平。因此,文章將立足于供應(yīng)鏈一體化理論,深入研究海外工程項目的物資國際采購的管理辦法,從而為促進我國企業(yè)的海外發(fā)展貢獻一份力量。

關(guān)鍵詞:供應(yīng)鏈管理;海外工程;國際物資;采購管理;供應(yīng)商管理

中圖分類號:F253.2文獻標識碼:A文章編號:1005-6432(2024)25-0165-04

DOI:10.13939/j.cnki.zgsc.2024.25.042

1引言

隨著經(jīng)濟全球化的快速發(fā)展,世界正在變成一個“地球村”,各國打開國門做生意,國際之間的貿(mào)易往來日益頻繁,貿(mào)易壁壘也在相互的磨合中被大幅縮減,尤其是隨著“一帶一路”倡議的提出,沿線國家的國際合作程度日益加深,中國企業(yè)也在這個過程中快速走出國門,開始承接一些國際工程,這對于我國企業(yè)來說,既是發(fā)展機遇,也是全新的挑戰(zhàn)。

2海外工程項目國際物資采購管理的特點

2.1國際采購管理涉及主體多元化

國際采購所涉及的交易主體相對較多,不僅包括買賣雙方,還包括買賣雙方、業(yè)主等所在國的海關(guān)、商檢、運輸?shù)榷鄠€部門,以及為工程企業(yè)提供配套輔助服務(wù)的中間商,像報關(guān)行、貨代等,都是其中非常重要的主體[1]。比如,國際采購在選擇供應(yīng)商時會受到業(yè)主的監(jiān)督,且一些重要物資、關(guān)鍵物資等在項目施工過程中會由甲方提供。更關(guān)鍵的是,海外工程由于受到合同的高度約束,且在項目進行過程中需嚴格執(zhí)行合同,導(dǎo)致采購談判必須非常重視業(yè)主對于采購管理的影響。同時,受限于項目所在國政策及國際環(huán)境等多方面因素影響,有些物資只能通過國際采購來解決。

2.2國際采購管理環(huán)節(jié)多、手續(xù)復(fù)雜

國際采購管理涉及環(huán)節(jié)多,商務(wù)、物流、支付等環(huán)節(jié)相較于國內(nèi)采購來說所牽扯的手續(xù)相對復(fù)雜。商務(wù)環(huán)節(jié)主要是指業(yè)務(wù)協(xié)商,包括商品質(zhì)量、數(shù)量、價格、雙方責(zé)任、費用支付方式、交貨期等,是合作雙方開始前的最關(guān)鍵磋商、會商及合作條件的確定。物流運輸環(huán)節(jié)則相對程序較多,主要包括包裝、租船(車)、裝箱、報關(guān)、海關(guān)檢驗及在買賣雙方國境內(nèi)和路途中的運輸?shù)龋?]。

國際采購的買賣雙方可能涉及兩國甚至多國,因此貨款的支付問題必然會涉及匯率等,且交貨周期的長短必然會影響到支付周期,因此為了保護買賣雙方的利益,通常會將銀行作為支付中介,采用銀行電匯、托收等支付方式。

2.3國際采購管理對風(fēng)險管控的要求較高

國際采購不論是商品還是貨款,都有時間長、距離遠等特點,其間可能發(fā)生的風(fēng)險比較復(fù)雜,且極易產(chǎn)生不可預(yù)估的風(fēng)險。此外,國際采購所涉及的環(huán)節(jié)比較多,因此所產(chǎn)生的作業(yè)單據(jù)多、手續(xù)繁雜,國際之間的政治、經(jīng)濟、文化等方面的風(fēng)險都會對采購造成無法估量的影響。同時,國際采購也會因為國家之間的文化差異而造成語言、溝通方面的障礙,產(chǎn)生高昂的差旅成本等,影響國際項目的收益。

3供應(yīng)鏈管理應(yīng)用于海外工程項目國際物資采購的必要性

隨著全球經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展,跨國公司作為一種能夠整合國際資源的新型組織應(yīng)運而生,且推動了供應(yīng)鏈的發(fā)展??鐕静徽撌窃牧喜少?,還是生產(chǎn)加工、銷售等環(huán)節(jié),都需要涉及不同的國家和地區(qū),這也就代表著需要更加強有力的手段來實現(xiàn)對企業(yè)供應(yīng)鏈的管理。在這個過程中供應(yīng)鏈的使用必然能夠在最大程度上調(diào)配各地區(qū)的協(xié)作方式,優(yōu)化資源配置,為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更好的條件[3]。海外工程項目實際上與跨國公司是非常相似的,原材料采購、產(chǎn)品組裝等環(huán)節(jié)分布在不同國家和地區(qū),更重要的是國際工程項目的規(guī)模大、一次性等特性決定了其與制造業(yè)不同,也使得采購工作的難度成倍增加。供應(yīng)鏈一體化經(jīng)過在制造業(yè)中的實踐,已經(jīng)證明是一種比較先進的管理模式,因此建設(shè)業(yè)也應(yīng)積極學(xué)習(xí)該方法并實施推廣相應(yīng)的管理思想。

建設(shè)項目的供應(yīng)鏈管理主要內(nèi)容是業(yè)主、設(shè)計方、施工方和供應(yīng)商等通過對材料、信息、資金流等加以管理,從而就相關(guān)利益達成一致。建設(shè)行業(yè)與其他行業(yè)相比而言處于慢速學(xué)習(xí)狀態(tài),但是建設(shè)行業(yè)的現(xiàn)代化也離不開創(chuàng)新,因此在當前創(chuàng)新為王道的市場環(huán)境下,建設(shè)行業(yè)的采購也應(yīng)積極引進創(chuàng)新性方法,全方面提高處理利益相關(guān)方關(guān)系的水平。由于受到新冠肺炎疫情等因素的影響,國際環(huán)境的不確定性大大增加,在這種大背景下海外工程承建企業(yè)急需通過供應(yīng)鏈一體化來調(diào)和利益相關(guān)方的資源。由此可見,在海外工程項目采購管理中引入供應(yīng)鏈一體化管理方法勢在必行,也是提高項目承接企業(yè)經(jīng)濟效益的重要途徑。

4海外工程項目物資國際采購管理存在的問題

4.1采購管理組織不完善

4.1.1采購部門與其他部門之間缺乏協(xié)同

海外工程項目承接企業(yè)的采購部門通常會被劃分為不同的級別,比如采購管理總部、項目采購部等,而在同一個級別的部門內(nèi)部,采購部必然會經(jīng)常性地與財務(wù)部、項目管理部等業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生來往,同時還需對外與供應(yīng)商等加強溝通聯(lián)系[4]。由此可見,采購部需要花費在溝通上的時間成本是非常大的,更重要的是一旦不能得到相關(guān)部門的支持,采購部的工作將非常難以開展。海外工程項目有的是獨家操作,有的是幾家企業(yè)結(jié)成聯(lián)盟一起操作,獨自承接項目的企業(yè)只需企業(yè)內(nèi)部進行溝通即可,但如果是聯(lián)手,采購工作則需由幾家企業(yè)共同協(xié)商,因此相應(yīng)的要求也就更高了。

4.1.2缺乏由采購知識工作者管理的相應(yīng)知識機構(gòu)

國際采購對于采購的業(yè)務(wù)知識管理工作者水平要求較高,因此必須由具備專業(yè)性知識的管理工作者及機構(gòu)來執(zhí)行。但是當前我國絕大多數(shù)企業(yè)并沒有國際采購專業(yè)知識工作者來實施管理,也缺少專門性的知識管理部門,這導(dǎo)致我國海外工程項目的物資國際采購缺乏應(yīng)有的管理技巧:一方面,物資國際采購知識投入不足,最終導(dǎo)致未能形成高質(zhì)量的采購合同;另一方面,采購知識的不足使得物資國際采購不能及時、有效地將采購知識轉(zhuǎn)化為采購業(yè)務(wù)的支撐,影響國際采購的最終成效。

4.2采購方式和流程存在不足

4.2.1傳統(tǒng)采購是典型的非信息對稱博弈

國際工程項目承接企業(yè)因為所承接的大多是中小型項目,因此為了降低采購成本,通常會采取邀標的方式由多個供應(yīng)商集中進行競爭,從而以最低的采購成本選取最佳供應(yīng)商。為了避免有的供應(yīng)商在談判過程中因為掌握了采購方信息而占據(jù)優(yōu)勢地位,采購方需做好信息保密工作,同時供應(yīng)商也應(yīng)采取措施盡量避免信息泄露,避免競爭供應(yīng)商因為掌握了企業(yè)信息(如生產(chǎn)能力、成本等相關(guān)關(guān)鍵性信息)而采取一些惡性競爭措施[5]。由此可見,實際上采購方、供應(yīng)商等都在全力保護相關(guān)信息,以確保自己在競爭中處于優(yōu)勢,這必然會形成非信息對稱博弈。在這種局面下,不論是采購方還是供應(yīng)商為了保護自身利益都無法建立長期的戰(zhàn)略性合作,這是一種比較短視的操作方法。

4.2.2供應(yīng)商開發(fā)管理不夠科學(xué)

采購?fù)ǔV饕蕾囉诮?jīng)驗性操作,缺乏科學(xué)性較強的分析。采購人員在選擇供應(yīng)商時大多靠自行發(fā)現(xiàn),并未建立開發(fā)商開發(fā)制度,因此在選擇開發(fā)商時,很大程度上取決于價格,而并不是通過科學(xué)、全面的評價體系予以充分分析,這必然會導(dǎo)致采購的隨意性、成本控制的難度等問題增加,還可能會引發(fā)腐敗等不法行為。

4.3采購人才管理不到位

4.3.1缺乏采購的戰(zhàn)略意識

國際項目承接企業(yè)雖然擁有一些國際采購的經(jīng)驗,但實際上是在項目確定后的被動行為,在國際采購戰(zhàn)略方面缺少明確的計劃,且未將國際采購納入企業(yè)發(fā)展的長期戰(zhàn)略中,因此也未建立完善的操作模式[6]。之所以會產(chǎn)生這種狀況,一是企業(yè)管理層認識存在欠缺,二是海外工程項目承接企業(yè)的國際采購經(jīng)驗不足。企業(yè)由于不了解相關(guān)國際采購環(huán)境,且事前并未充分調(diào)研國際供應(yīng)商,同時不能確定國際采購的質(zhì)量是否滿足要求,所以在這種情況下只能通過外包、間接采購等方式來解決國際采購相關(guān)問題,但是這種做法必然導(dǎo)致外包公司、國外直接供應(yīng)商等加入進來分一杯羹,影響承接企業(yè)的最終效益。

4.3.2采購管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

海外工程項目的采購管理所需要運用的專業(yè)知識較廣,如財務(wù)、合同、采購及項目管理等,且對管理人員的語言能力有一定的要求,需高效、精準地與內(nèi)部、外部相關(guān)部門進行溝通。但是綜合當前既有情況來看,我國承接海外項目企業(yè)的采購管理人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)不高等問題,如未能深入了解國際招標相關(guān)專業(yè)術(shù)語、不能明確了解具體招標產(chǎn)品的信息、不能熟知且熟練運用國際貿(mào)易專業(yè)術(shù)語,這些必然會影響到采購合同的簽署及后續(xù)物資運輸環(huán)節(jié)的相關(guān)成本控制等,有可能延誤采購進度,或因為成本增加而影響企業(yè)最終效益。

5供應(yīng)鏈管理思路下海外工程項目國際物資采購管理的策略

5.1完善采購管理組織

5.1.1設(shè)立物資采購協(xié)同管理組織

建立相應(yīng)的國際采購組織,從長遠發(fā)展戰(zhàn)略角度綜合考量,建立企業(yè)內(nèi)部及其與相關(guān)供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略性合作[7]。為了更好地解決這個問題,可建立戰(zhàn)略層采購、運營層采購、業(yè)務(wù)層采購三個層面的采購主體組織。

第一,物資采購管理委員會。企業(yè)可通過在內(nèi)部建立物資采購管理委員會的方式來形成長遠的采購管理戰(zhàn)略計劃,因此采購管理委員會的人員組成應(yīng)包括綜合技術(shù)部、市場開發(fā)部、安全質(zhì)量部等各個部門的主管負責(zé)人。關(guān)于該委員會的職能,既應(yīng)包括采購戰(zhàn)略制定、管理體制確立、人員選聘等關(guān)鍵性問題,還應(yīng)包括采購管理走向、戰(zhàn)略部署的確立,以及積極聯(lián)合其他企業(yè)、供應(yīng)商等,爭取單個企業(yè)無法拿下的重大采購項目等。

第二,物資采購中心。在物資采購的具體運營層面,應(yīng)通過總公司的物資部來建立各分支機構(gòu)、分公司的物資供應(yīng)中心,并由總公司的物資部來全面統(tǒng)籌、管理各海外事業(yè)部的采購分中心的相關(guān)采購工作,而此類分中心則全面負責(zé)具體采購工作中的組織、監(jiān)督等。由此可見,物資采購部的具體工作職責(zé)主要包括如下六個方面:一是建立物資采購的相關(guān)管理辦法、實施細則,并在各分中心的執(zhí)行過程中加強監(jiān)督職能;二是審核總公司的年度采購計劃;三是制定并實施物資采購管理的績效考核和評估;四是匯總、整理、檢查各分公司的物資采購計劃執(zhí)行情況;五是根據(jù)采購合同的相關(guān)規(guī)定辦理貨款結(jié)算工作;六是其他諸如檔案收集整理等相關(guān)工作。

第三,項目部物資采購管理部門。項目部物資采購管理部門作為采購管理的具體執(zhí)行部門,在采購作業(yè)過程中應(yīng)承擔(dān)起如下責(zé)任:一是根據(jù)總公司的物資管理規(guī)定制定物資采購管理的實施細則;二是編制項目物資使用規(guī)劃和后續(xù)采購計劃;三是提交物資需求申報計劃,并根據(jù)總公司回復(fù),實施采購權(quán)限范圍內(nèi)的物資采購;四是在項目進場后進行物資的清點、驗收、保管等相關(guān)工作;五是建立詳細的物資臺賬,編制相應(yīng)的統(tǒng)計報表;六是加強物資供應(yīng)管控,實施核算管控機制。

5.1.2創(chuàng)建物資采購知識管理部門

第一,設(shè)置專職采購知識主管。通過設(shè)置專職采購知識主管的方式,加強采購知識的開發(fā)、利用和管理等相關(guān)工作。采購知識主管主要負責(zé)海外工程采購信息的收集、整理等工作,從而按需分配,將采購人員的技術(shù)專長發(fā)揮到最大,并在日常工作全面提高采購人員的綜合素養(yǎng),深入研究與采購相關(guān)的知識積累、更新及創(chuàng)新性知識轉(zhuǎn)化方法[8]。采購知識主管應(yīng)主要負責(zé)如下幾個方面:定期組織采購人員舉行采購知識培訓(xùn),采取措施激勵采購人員加入采購知識的學(xué)習(xí)隊伍,建設(shè)采購知識管理系統(tǒng),全面整合與企業(yè)相關(guān)方的信息,并建立知識提供者數(shù)據(jù)庫,從整體上設(shè)計、推行采購知識架構(gòu)。

第二,成立采購知識管理委員會。與資產(chǎn)管理相比較而言,知識管理的難度要更大一些,因此采購知識管理必須獲得企業(yè)高層管理人員的支持??捎善髽I(yè)高層管理人員及各部門負責(zé)人來共同組建采購知識管理委員會,由其負責(zé)采購知識管理的整體規(guī)劃工作,并對管理工作中出現(xiàn)的一些問題進行協(xié)商、協(xié)調(diào)。此外,還需建立采購知識管理部門來負責(zé)采購知識管理的日常具體工作,像管理系統(tǒng)的建設(shè)、運營,將采購知識管理部門建設(shè)成為一個專業(yè)性強、制度化水平高的專門的業(yè)務(wù)部門。

5.2優(yōu)化采購方式和流程

5.2.1建立暢通的信息溝通機制

第一,信息系統(tǒng)的硬件建設(shè)。隨著信息科技的快速發(fā)展,信息流通越來越透明化,因此為了確保采購信息的暢通,應(yīng)通過建立信息平臺的方式為采購管理工作的開展保駕護航。當前我國一些企業(yè)的信息系統(tǒng)仍局限于部門級,并未構(gòu)建完整的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),因此應(yīng)加強信息化建設(shè),通過整合軟件、硬件方面的資源,增設(shè)服務(wù)器,全面提升企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的水平,形成融合企業(yè)內(nèi)部信息與統(tǒng)一接口的采購信息中心,從而為企業(yè)的快速發(fā)展創(chuàng)造良好的信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

第二,信息系統(tǒng)的軟件建設(shè)。除了加強信息平臺的硬件設(shè)施建設(shè),項目承接企業(yè)還需加強內(nèi)部軟件建設(shè),在統(tǒng)一購買相應(yīng)的軟件的基礎(chǔ)上,整合總部、各部門、各項目部之間的信息資源,打通信息通道,確保內(nèi)部信息流通的順暢;企業(yè)還應(yīng)將公司總部的采購信息中心設(shè)為核心平臺,建立統(tǒng)一的信息溝通標準,打破不同供應(yīng)商運行系統(tǒng)的信息障礙,構(gòu)建高效、精準的信息溝通模式。

第三,實施網(wǎng)絡(luò)信息傳遞。立足于互聯(lián)網(wǎng)、信息科技等高新技術(shù),建立系統(tǒng)化、科學(xué)化的信息傳遞網(wǎng)絡(luò),減少因為信息傳遞溝通等方面帶來的各種問題,確保信息傳遞的時效性和擴散性。一旦信息在供應(yīng)鏈中被發(fā)布,應(yīng)能夠?qū)嵤﹤魉偷焦?yīng)鏈的每一個節(jié)點企業(yè),能夠為任何有需要的企業(yè)所使用,且不會限制使用次數(shù)和順序。在供應(yīng)鏈內(nèi)部,公司采購信息中心應(yīng)建立服務(wù)器主機,各項目部應(yīng)建立項目信息站,各供應(yīng)商、物流商等應(yīng)建立相應(yīng)的信息系統(tǒng),同時供應(yīng)商還應(yīng)實現(xiàn)產(chǎn)品目錄的電子化,并將生產(chǎn)情況、交易條件等相關(guān)信息全部列入信息庫,各項目部也可將需求計劃、進度計劃等發(fā)布到信息庫中,從而確保供應(yīng)鏈上企業(yè)可實時查找所需要的信息。在完善上述信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,還需優(yōu)化應(yīng)用服務(wù)器主機,根據(jù)需要實現(xiàn)對信息的實時調(diào)整,確保信息系統(tǒng)始終處于最佳狀態(tài)。

5.2.2優(yōu)化供應(yīng)商管理

國際項目承接企業(yè)在選擇供應(yīng)商時,應(yīng)綜合考量項目特質(zhì)、項目所在國政治經(jīng)濟環(huán)境等影響較大的因素和實際情況,選擇合理采購渠道,如國內(nèi)采購、所在國采購等;在綜合評估供應(yīng)商財務(wù)狀況、履約能力、質(zhì)量管理水平等因素的基礎(chǔ)上,構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)商選擇體系;對于綜合質(zhì)量較高的供應(yīng)商,及時建立相應(yīng)的檔案,以備后續(xù)的長遠合作。

選擇供應(yīng)商時可遵循如下步驟:一是根據(jù)采購內(nèi)容確定供應(yīng)商的類型;二是在綜合考量項目特點、項目所在國市場環(huán)境、項目所在國其他標準的基礎(chǔ)上,擇優(yōu)選取采購渠道;三是初篩供應(yīng)商,確定采購范圍和方式;四是對于初步選定的供應(yīng)商進行綜合考核;五是根據(jù)規(guī)定流程進行招投標確定供應(yīng)商。

5.3物資國際采購管理人才保障

5.3.1良好的道德情操與職業(yè)素養(yǎng)

采購人員是項目采購與供應(yīng)商聯(lián)系、溝通的橋梁,肩上一頭扛著需求方,一頭扛著供應(yīng)商,既要為需求方提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),又要在獲取高質(zhì)量產(chǎn)品的同時向供應(yīng)商提供合理的貨幣資金。為了更好地達成這個目標,采購人員應(yīng)具有專業(yè)水平較高的工程技術(shù)、管理學(xué)知識等,同時應(yīng)擁有較高的組織能力、溝通能力、語言能力等,以高水平的職業(yè)素養(yǎng)為海外工程的順利完成服務(wù)。

5.3.2合理制訂培養(yǎng)方案

為了全面提高采購人員的綜合素養(yǎng),國際工程項目承接公司應(yīng)制訂專門針對采購人員的培養(yǎng)方案。培養(yǎng)方案的制訂應(yīng)全面考慮采購業(yè)務(wù)人員的年齡、工作經(jīng)歷、知識水平、工作時間、工作地點等多方面的差異,根據(jù)實際情況劃分不同人群的不同培養(yǎng)目標,提高培養(yǎng)方案的針對性。同時,應(yīng)兼顧培養(yǎng)方案的時效性,通過長期與短期相結(jié)合的模式,規(guī)避各種“短平快”。在培訓(xùn)方法的選擇上,可根據(jù)海外工程采購人員的工作性質(zhì)和特點,或者采取“一帶一、幫傳帶”在崗培訓(xùn)、定期召開溝通交流經(jīng)驗的座談會;或者是舉行回國休假人員集中培訓(xùn);或者是通過外部專業(yè)院校和課程提高知識水平;或者是組織員工進行自我學(xué)習(xí)等,這些方式不論是哪一種,都能夠促進采購人員知識和專業(yè)水平的提升。

6結(jié)論

綜上所述,采購管理作為企業(yè)運營管理的一個關(guān)鍵部分,正在逐漸為企業(yè)利潤的增長做出重要貢獻。隨著經(jīng)濟全球化的快速發(fā)展以及“一帶一路”倡議的實施,中國企業(yè)邁出國門,承接國際工程項目越來越頻繁。因此,承接國際工程項目的企業(yè)為了提高利潤率,就必須系統(tǒng)地做好采購管理,尤其是考慮到采購成本在總成本中的占比較高,因此更需通過供應(yīng)鏈一體化來加強對采購的管理,通過提高供應(yīng)鏈運作效率來推進國際工程項目承接企業(yè)的效益最大化,提高其在國際市場上的競爭力。

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