摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)邁入到數(shù)字化時代，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，檔案管理領域也不例外。數(shù)字化時代，先進的數(shù)字化技術不斷被應用到檔案管理工作之中，使我國檔案管理事業(yè)迎來了重大變革與創(chuàng)新?；跀?shù)字化技術，該文從紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)化、檔案分類管理、檔案數(shù)據(jù)存儲、檔案信息共享以及資源開發(fā)利用等多個層面入手，探討檔案信息化管理的優(yōu)化策略，以供參考。

關鍵詞：數(shù)字化時代；檔案信息化管理；策略

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.07.082

中圖分類號：G 270.7 文獻標志碼：A 文章編碼：1672-7274（2024）07-0-03

Analysis of Informationization Management Strategies for Archives in the Digital Era

ZHAO Qiang

（Lingyuan Maternal and Child Health and Family Planning Service Center， Lingyuan 122500， China）

Abstract： With the continuous development of information technology， we have entered the digital age， and various industries are actively exploring digital transformation and upgrading， including the field of archive management. In the digital age， advanced digital technologies are constantly being applied to archive management， bringing significant changes and innovations to China's archive management industry. Based on digital technology， this article explores optimization strategies for archive information management from multiple aspects such as electronic transformation of paper archives， archive classification management， archive data storage， archive information sharing， and resource development and utilization， for reference.

Keywords： the digital age; information management of archives; strategy

0 引言

檔案管理是推動國家檔案事業(yè)向前發(fā)展的重要基礎，檔案管理的內(nèi)容一般包括對檔案實體以及檔案中的信息資料進行收集、整理、分類、存儲和利用等多個環(huán)節(jié)。隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理領域出現(xiàn)了一些新的變化，比如檔案載體由紙質(zhì)向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，再比如檔案內(nèi)容呈現(xiàn)方式的多樣化。面對這些新的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及管理手段已經(jīng)不能適應當前的檔案管理需求，為此需要深入推進檔案信息化建設，不斷提升檔案信息化管理水平[1]。四化時代的檔案信息化管理離不開數(shù)字化技術的支撐，數(shù)字化技術是伴隨計算機、通信網(wǎng)絡以及軟件技術而發(fā)展起來的一類新興技術。基于數(shù)字化技術的檔案管理工作，需要完成對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并能夠在計算機上對其進行加工和處理，進而利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術搭建相應的檔案信息管理系統(tǒng)，最終構(gòu)建一個功能完備的電子檔案數(shù)據(jù)庫和操作平臺，以便更好進行檔案數(shù)據(jù)資源的整合、共享和利用。

1 數(shù)字化時代檔案信息化管理的特點

1.1 檔案管理流程數(shù)字化

數(shù)字化時代檔案管理工作在不斷朝著信息化方向發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了一些新的特點，首先體現(xiàn)為檔案管理流程數(shù)字化。當前有不少地區(qū)正在深入推進檔案信息化管理標準與流程體系建設，并建立了相應的電子檔案管理信息系統(tǒng)，依托這一系統(tǒng)，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理流程的再造和升級，使得檔案管理的各個環(huán)節(jié)，比如，檔案信息資料收集、內(nèi)容價值篩選、信息審核以及信息資源的傳遞和共享都具備了基本的數(shù)字化特征。這在很大程度上優(yōu)化了檔案管理的流程，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的時間與空間限制，使得檔案管理更為高效和便捷。

1.2 檔案信息服務數(shù)字化

數(shù)字化時代，在推進檔案信息化建設的過程中在檔案信息服務方面也呈現(xiàn)出明顯的數(shù)字化特點。在電子檔案生成和運用的背景下，依托相應的數(shù)字化技術，檔案信息服務，尤其是信息查閱和檢索服務有了新的路徑和流程，可以直接利用電子檔案管理系統(tǒng)進行線上查詢。線上查詢主要是以專用的資源網(wǎng)和具有專業(yè)組織架構(gòu)的服務器為基礎，依托于大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)精準檢索和信息查詢。相關人員可以按照日期、關鍵詞以及專用的檢索目錄來進行有關檔案信息資料的調(diào)取，同時還會借助相應的加密技術最大限度地保障電子檔案信息的安全。檔案信息服務數(shù)字化改革大大提升了檔案資源的利用率。

2 數(shù)字化時代檔案信息化管理的優(yōu)點

2.1 實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案原件的保護

傳統(tǒng)檔案大多都是紙質(zhì)資料，在長期保存和管理的過程中很容易發(fā)生霉變和損壞，而當前借助于掃描儀、數(shù)碼相機等設備可以實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，生成相應的電子檔案，并進行副本保存。這樣在進行一些檔案資料的調(diào)取和查閱時，可以直接在計算機當中對副本文件進行查閱，不需要再進行紙質(zhì)原件的復印或者是調(diào)取，這在很大程度上保護了紙質(zhì)原件。另外針對一些年代比較久遠已經(jīng)發(fā)生破損的紙質(zhì)檔案資料，還可以利用現(xiàn)代技術加以修復，從而更好地確保檔案信息資料的完整性和可用性。

2.2 提升了檔案管理的質(zhì)量和效率

在以往的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作中，檔案管理人員主要通過人工收集和整理的方式來完成檔案信息采集、分類加工以及歸檔等工作。由于不同類型的檔案其歸檔要求和專業(yè)程度是不同的，這對于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)水平有著較高的要求，稍有疏忽就會影響檔案錄入的真實性和完整性。而數(shù)字化時代，檔案管理事業(yè)在不斷朝著信息化方向發(fā)展的過程中，依托檔案管理信息系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)平臺，可以實現(xiàn)自動化的信息采集、分類處理，利用大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)挖掘等關鍵數(shù)字化技術，可以實現(xiàn)對一些專業(yè)檔案信息的抓取并完成分類和數(shù)字化加工，在很大程度上避免了人工管理出現(xiàn)的失誤，并大大提升了檔案管理的效率，切實提升了檔案管理的質(zhì)效。

2.3 節(jié)約了檔案管理的成本

數(shù)字化時代檔案信息化管理還節(jié)約了大量成本。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，基于紙質(zhì)檔案的各項管理工作往往需要耗費大量的人力和物力資源，隨著檔案信息資料數(shù)量的不斷增多，在傳統(tǒng)檔案管理模式下需要不斷投入經(jīng)費用于檔案室建設、檔案存儲用具購買、檔案管理人員招聘等。數(shù)字化時代的檔案信息化管理不再以紙質(zhì)檔案為載體，而是以數(shù)字符號為介質(zhì)進行數(shù)字化存儲，只需要一次性投入建成相應的檔案管理平臺和數(shù)據(jù)資源庫，就可以借助先進的云存儲技術來進行海量資源的保存，并且云空間是可以隨時根據(jù)檔案信息資料的存儲需求進行擴展的，這在很大程度上減少了檔案管理的開支。

2.4 促進了檔案信息資源的高效傳遞與共享

數(shù)字化時代檔案信息化管理同時也促進了檔案信息資源的高效傳遞與共享。檔案管理工作開展的最終目的是實現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，要知道檔案資源的價值就在于使用，而不是簡單的保存。在數(shù)字化背景下，不少單位都注重內(nèi)部的數(shù)字信息資源體系建設，也設定了相應的數(shù)字化發(fā)展目標，而檔案作為重要的信息資源，檔案管理理念必須要從傳統(tǒng)的檔案保管向資源開發(fā)、資源共享的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作，管大于用，再加上出于對紙質(zhì)原件的保護，開發(fā)和利用程度是有限的。但是數(shù)字化時代，隨著檔案信息化建設的深入推進，依托云存儲、數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)挖掘等技術能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，通過精準提取和大數(shù)據(jù)檢索能夠為有關人員提供更為高效便捷的信息服務。

3 基于數(shù)字化技術的檔案信息化管理策略

數(shù)字化時代要深化數(shù)字化技術對于檔案信息化管理的支撐作用，為此需要著重探討基于數(shù)字化技術應用的檔案信息化管理策略。

3.1 加快紙質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)化

當前在檔案管理數(shù)字化和信息化建設的大背景下，必須要加快紙質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)化，利用好先進的數(shù)字化技術，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案加以數(shù)字化處理進而生成可識別、可復制、可綜合利用的電子檔案。在加快紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，所運用的數(shù)字化技術主要是OCR識別技術。OCR識別技術可以簡單地理解為文字識別技術，主要是指利用掃描儀或者是數(shù)碼相機等設備，以字符識別的方式完成對紙質(zhì)文件資料的掃描，然后對生成的圖像文件進行分析和處理，獲取文字及版面信息[2]。檔案管理部門及工作人員要更加注重OCR識別技術在檔案資料轉(zhuǎn)化中的有效運用，加大相應的資金投入，購置專用的掃描儀等設備，針對紙質(zhì)文件資料分批次完成電子掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

在應用有關技術進行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化處理的過程中，有以下幾個要點：一是在掃描錄入的同時要檢查原始紙質(zhì)檔案資料當中存在的疏漏和差錯，在錄入過程中要及時糾正和補充相應的信息資料和數(shù)據(jù)，以保證電子檔案的完整性和準確性。二是在完成轉(zhuǎn)化后，對于生成的圖像文件要再次進行檢查，看是否存在邊緣不清晰等的情況，一旦發(fā)現(xiàn)不清晰圖像，要重新掃描，以確保所生成的電子檔案信息的可靠性和可用性。三是對于生成的電子檔案要利用數(shù)字編碼技術建立起與原始紙質(zhì)檔案對應的標識碼，確保一檔一碼，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的有效連接，便于日后進行檔案原始資料的查找和管理。

3.2 優(yōu)化改進檔案的分類管理

數(shù)字化時代要進一步提升檔案信息化管理水平，不斷優(yōu)化和改進檔案分類管理的方式方法。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其分類工作主要是依靠工作人員手工進行檔案信息資料的分類整理，有時會存在分類不夠細致、效率低下、不便于查找等問題。在數(shù)字化技術的支持下，依托大數(shù)據(jù)這一關鍵技術可以實現(xiàn)對檔案信息資料的科學配置和精準分類。具體來看，主要是利用大數(shù)據(jù)分析技術、大數(shù)據(jù)挖掘技術，對相應的檔案信息資料進行集中的分析處理和關鍵信息的精準提取，并建立相應的信息標識，根據(jù)相關指令對數(shù)據(jù)種類加以定義，在此基礎上，利用檔案信息管理系統(tǒng)或者是計算機軟件，將過往的檔案信息資料根據(jù)數(shù)據(jù)類型、標識信息以及業(yè)務流程等進行重新的歸類，為后續(xù)數(shù)據(jù)資源庫建設以及相關檔案信息資料的整合利用奠定重要基礎。

3.3 強化檔案數(shù)據(jù)存儲

如上所述，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息數(shù)據(jù)存儲的空間比較有限，還要投入大量的人力、物力和財力資源進行檔案信息資料的保管。為此我們需要在充分應用數(shù)字化技術的前提下，做好相應的檔案數(shù)據(jù)存儲工作。隨著信息技術的發(fā)展，社會生產(chǎn)和生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化，這就使得我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)和生活中產(chǎn)生的檔案信息資料數(shù)量與日俱增，如果信息過度冗余會占用較多的存儲空間，因此需要及時對這類信息資源進行規(guī)劃存儲，采用更為科學的存儲管理辦法。將數(shù)字化技術運用于檔案保存工作當中，主要是利用云存儲技術的分布式優(yōu)勢，來解決大量檔案信息資源的存儲問題。云存儲技術是依賴于高速分布式互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)存儲的一項關鍵技術。云存儲技術的有效運用，能夠更為科學地利用網(wǎng)絡空間，通過建立相應的資源池[3]來實現(xiàn)對于檔案信息資源的海量存儲。比如對于一些政務服務中心來說，政務服務中心的檔案管理部門可以針對相應的業(yè)務辦理過程中產(chǎn)生的龐大的原始信息資料，利用資源網(wǎng)站服務器進行分布式存儲，通過網(wǎng)絡存儲代替本地資源存儲，進而降低本地資源占用空間，切實提升政務服務檔案信息資源的存儲質(zhì)量和安全性能。

3.4 深化檔案信息共享

數(shù)字化時代檔案信息化管理要不斷朝著縱深方向發(fā)展，因此要持續(xù)深化對檔案信息資源的共享。仍然以政務服務中心為例，政務服務中心在開展各項業(yè)務的過程中，需要與各業(yè)務部門進行深度協(xié)作，打破信息孤島，實現(xiàn)部門與部門之間信息數(shù)據(jù)的高度共享和高效傳遞。在這個過程中，可以借助相應的數(shù)字化技術實現(xiàn)檔案信息與電子政務信息之間的共享，以大數(shù)據(jù)、云存儲等技術為依托，在信息共享平臺中開放統(tǒng)一接口，實現(xiàn)對各部門檔案信息資源及有關數(shù)據(jù)的收集和管理，確保部門之間數(shù)據(jù)的有效對接。尤其是在窗口辦理業(yè)務的過程中，以業(yè)務編號為基礎實現(xiàn)對各類業(yè)務文件和目標數(shù)據(jù)的精準對接，以確保有關的業(yè)務信息能夠及時被檔案管理部門所接收，在此基礎上，完成對檔案信息資料的動態(tài)化整理和更新，確保電子文件的真實性和完整性，真正做到讓技術服務于民。

3.5 多途徑全方位進行檔案資源開發(fā)

對于任何類型的檔案來說，最大的價值都在于使用，數(shù)字化時代檔案資源的開發(fā)將助力數(shù)字技術賦能，應依托先進的數(shù)字化技術實現(xiàn)對檔案信息資源多途徑、全方位的開發(fā)和利用。比如，應用元宇宙技術賦能數(shù)字檔案文創(chuàng)開發(fā)，應用可視化技術助力鄉(xiāng)村檔案文化價值呈現(xiàn)，數(shù)字賦能非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案資源整合，應用新媒體技術助力工業(yè)遺產(chǎn)檔案開發(fā)等。數(shù)字技術賦能檔案資源開發(fā)的基礎就在于將多源異構(gòu)的檔案資源數(shù)據(jù)化，特別是將數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)化為可供計算機閱讀、分析和處理的檔案數(shù)據(jù)資源，進而推動檔案資源向語義化、智慧化進階[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化時代檔案信息化管理要不斷朝著縱深方向發(fā)展，立足于先進的數(shù)字化技術，要加快推動檔案信息化管理成果的展現(xiàn)，從多個角度入手探尋檔案信息化建設與管理的優(yōu)化策略，更好保障我國檔案事業(yè)的健康與創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻

[1] 陳永光．基于數(shù)字技術發(fā)展背景下中小學檔案工作信息化管理模式研究[J]．辦公自動化，2022（14）：51-53.

[2] 黃思思．數(shù)字化技術在綜合檔案管理信息化中的應用[J]．蘭臺內(nèi)外，2022（12）：16-18.

[3] 王慶，陳靜．基于云時代背景的檔案數(shù)字化管理及其應用策略分析[J]．辦公室業(yè)務，2020（17）：181-182.

[4] 王爭琦．新形勢下的檔案信息化管理的措施[J]．辦公室業(yè)務，2013（15）：144-145.