關于數(shù)字檔案館的定義，《電子檔案管理基本術語》（DA /T 58-2014）中規(guī)定是運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供利用的檔案信息集成管理體系[1]。2017年9月1日，國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》中稱，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術固化檔案工作業(yè)務流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺[2]。

從上述定義來看，均包含兩方面內(nèi)容：一是運用現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡平臺；二是涵蓋收集、整理、保存、提供利用等檔案全工作流程。由此可見，數(shù)字檔案館并不是對傳統(tǒng)檔案館形式上的簡單取消替代，而是通過運用信息技術、網(wǎng)絡平臺對傳統(tǒng)檔案館的升級。同時，需注意的是數(shù)字檔案館并不局限于檔案管理信息系統(tǒng)層面，它是一種新型的檔案工作管理模式和組織形式，其體系需涵蓋基礎設施、制度規(guī)范、檔案管理信息系統(tǒng)、安全保密體系、經(jīng)費與人才等，從而實現(xiàn)對檔案收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索、利用等全流程業(yè)務管理。

一、背景介紹

（一）國家法規(guī)依據(jù)

1. 2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱《檔案法》）

與2016版《中華人民共和國檔案法》相比，2020年6月20日新修訂《檔案法》增加了第五章 檔案信息化建設，其中第四十條規(guī)定：“檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館?！?/p>

2.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第21號）

2023年8月8日國家檔案局公布（10月1日起施行）的21 號令《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第七章 檔案信息化建設中第五十三條規(guī)定：“企業(yè)應當加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。具備條件的企業(yè)宜建設數(shù)字檔案館（室）?！?/p>

3.《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》

2021年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，加速數(shù)字檔案館（室）建設，推進機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設與業(yè)務系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。加大機關數(shù)字檔案室建設力度，深入開展企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術在數(shù)字檔案館（室）建設中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設優(yōu)化升級。

（二）企業(yè)內(nèi)在業(yè)務驅(qū)動

隨著大數(shù)據(jù)、計算機、網(wǎng)絡及人工智能等信息技術的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)功能不斷完善，實現(xiàn)了對檔案工作大部分業(yè)務流程的覆蓋。同時，隨著電子簽名、區(qū)塊鏈、時間戳、數(shù)字水印、XML封裝等技術在檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)和各業(yè)務系統(tǒng)的應用，越來越多文件在信息系統(tǒng)中形成、辦理、傳輸和存儲，實現(xiàn)了電子文件的全流程系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。

在此背景下，近幾年核電企業(yè)全面開啟了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，并提出建設智慧電站的概念。文檔與人、設備、培訓并稱核電站的四大基石，檔案是電站從工程前期勘察、設計、建設、調(diào)試及試運行到生產(chǎn)運營、機組大修乃至退役的全壽期信息資源庫。因此，數(shù)字檔案館建設是公司發(fā)展和檔案業(yè)務提升內(nèi)在驅(qū)動所需，是核電企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中至關重要的一環(huán)，是建設智慧電站的重要組成部分。

二、數(shù)字檔案館建設面臨的新問題

核電企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作較為成熟，具備相對充足的基礎設施、健全的制度規(guī)范體系、成熟的組織機構(gòu)及人員、資金配備。近幾年，圍繞數(shù)字檔案館建設的規(guī)范要求和業(yè)務需要，進一步對原有設施設備進行改造提升、補充新的設施設備，根據(jù)國家相關規(guī)范、結(jié)合核電企業(yè)數(shù)字檔案館建設特點編制相應的管理制度，成立專項工作小組，并將企業(yè)分管領導納入小組領導成員，從組織、人員、設施、資金、制度全方面保障數(shù)字檔案館建設的規(guī)范、高效、有序推進。

除上述基礎保障之外，核電企業(yè)的數(shù)字檔案館建設也面臨層出不窮的新問題，如具備檔案專業(yè)技能和信息技術技能的復合型人才缺乏、原檔案管理信息系統(tǒng)功能不足、檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、資源無法整合等，這些均是當前需要解決的關鍵問題。

（一）復合型人才缺乏

在傳統(tǒng)檔案館及檔案管理模式下，檔案人員具備檔案理論知識、基本的檔案保護和計算機技術就能勝任檔案工作。然而，在全國各行各業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，核電企業(yè)開展文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建設智慧電站的大環(huán)境下，僅掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識和技能已無法滿足數(shù)字檔案館建設的需要，檔案工作人員還應具備大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡、人工智能等信息技術能力，并需要具有一定的用戶敏感度、更為開放和創(chuàng)新的檔案服務理念，才能充分利用好信息技術優(yōu)勢和數(shù)字檔案館平臺，更好地促進數(shù)字化和信息化檔案管理工作的發(fā)展，更大地發(fā)揮檔案部門及檔案資源的價值[3]。

（二）原檔案管理信息系統(tǒng)功能不足

在組織機構(gòu)、基礎設施、檔案業(yè)務均相對完善的核電企業(yè)中，檔案管理信息系統(tǒng)功能情況是區(qū)別數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的核心所在。按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》的要求，核電企業(yè)原用的檔案管理信息系統(tǒng)存在部分功能不足，主要有如下兩個方面：

一是未覆蓋檔案工作的全部流程，部分業(yè)務環(huán)節(jié)未實現(xiàn)信息系統(tǒng)管理。例如，上下架、倒庫、盤點等檔案保管工作，仍主要依靠人工處理、離線登記；庫房巡檢、溫濕度監(jiān)控、視頻和門禁系統(tǒng)監(jiān)控等庫房管理工作，也未集成到檔案信息系統(tǒng)之中；歸檔計劃制定、檔案利用流程、部門文件登記和編碼管理等功能，部分核電企業(yè)也是脫離檔案信息系統(tǒng)進行處理。

二是系統(tǒng)功能老舊、改造成本巨大。例如，不具備電子文件在線歸檔、電子檔案在線接收能力，不利于電子檔案單套制推行；無滿足要求的電子檔案長期保存技術、可信的存儲與驗證（以“四性”檢測為核心）體系，無法保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性；系統(tǒng)檢索功能單一、查詢界面不友好，用戶使用滿意度低。

（三）檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、資源無法整合

核電企業(yè)是以集團形式運作的，但目前暫未實現(xiàn)集團及各成員公司部署統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)。各核電站分別使用一套自己的檔案管理系統(tǒng)，不同企業(yè)的檔案系統(tǒng)相互獨立、各自為政，既不出于同一軟件公司、未使用相同源代碼開發(fā)，也無法實現(xiàn)規(guī)則統(tǒng)一、資源共享，檔案及數(shù)據(jù)資源的整合更是無從談起。

檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、無法進行檔案資源的整合，已成為當前制約核電企業(yè)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關鍵因素之一，更是建設智慧電站首先要解決的問題。

三、數(shù)字檔案館建設的統(tǒng)籌與實施

在國家檔案局關于數(shù)字檔案館建設有關指導性文件的引領下，在核電傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎上，針對當前出現(xiàn)和面臨的新型問題，核電企業(yè)通過集團統(tǒng)籌規(guī)劃、各成員公司全面配合的方式開展數(shù)字檔案館建設，建設過程采取試點先行、逐步推廣、全面部署的“三步走”策略，并實施多項管理措施和技術措施，保證數(shù)字檔案館建設的有序開展，助推核電文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧電站建設。

（一）組織和人才優(yōu)化

數(shù)字檔案館建設工作是一項體系龐大、周期較長的系統(tǒng)工程，需建立由檔案業(yè)務人員和計算機、信息技術人員共同組成的專項組織，負責項目建設實施所需的資金、人力、技術、設施設備等資源投入。

同時，為滿足企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建設智慧電站和數(shù)字檔案館的需要，近幾年核電企業(yè)檔案部門陸續(xù)采取多種措施優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、強化教育培訓。一方面引進專業(yè)人才、配備具有計算機和信息技術能力的人員，增加檔案部門中計算機、信息技術人員比例，與檔案專業(yè)人員分工協(xié)作、優(yōu)勢互補，建立既有檔案專業(yè)又有計算機或信息科學專業(yè)的復合型組織；另一方面開展繼續(xù)教育和在崗培訓，進一步加強檔案工作人員對法規(guī)標準的理解、檔案專業(yè)最新知識的學習、計算機信息技術能力的提升、開放創(chuàng)新服務意識的形成，培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計算機、信息技術的復合型人才，用新知識、新觀念促進數(shù)字檔案管理水平的持續(xù)提高[3]。

（二）系統(tǒng)建設和部署

功能健全的檔案管理信息系統(tǒng)作為核電企業(yè)數(shù)字檔案館建設的核心，在組織機構(gòu)、復合型人才具備的基礎上，將系統(tǒng)的建設和部署納入公司重點，以專項的方式開展則是保證各項工作有序推進的重要手段。

為此，成立專項組織并根據(jù)本企業(yè)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)建設全過程的任務和時間要求，進一步細分組建立項準備組、標準規(guī)范組、采購準備組、數(shù)字資源組等多個專題小組，各專題小組獨立分工又相互協(xié)作、共同推進信息系統(tǒng)建設的各項工作高效開展。同時，為確保項目技術實施的科學合理進行、信息系統(tǒng)的高質(zhì)量建設部署，專項組織還需制定實施方案、項目技術規(guī)范書，明確項目總體要求和采購內(nèi)容、項目組織和管理要求、質(zhì)量保證和質(zhì)量控制、項目技術驗收條件和方法、項目交付成果物、移交運維、售后服務及質(zhì)保等，指導數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)各項工作規(guī)范開展、按期完成。

（三）數(shù)據(jù)治理、資源整合

為適應數(shù)字檔案館建設和推廣部署，檔案工作人員應突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，轉(zhuǎn)變思維模式，充分運用數(shù)字檔案館平臺和現(xiàn)代化信息技術，加大對檔案及所含信息的編研力度、深化檔案資源價值的挖掘、創(chuàng)新檢索和利用服務方式[4]，提高數(shù)字化大環(huán)境下的檔案管理工作水平，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源在智慧電站建設中的作用。

1.深化編研

檔案基礎素材分析是檔案編研工作的重點和難點所在，從海量檔案中找到同一內(nèi)容的全部檔案，從繁雜的信息中梳理出清晰的時間關系、人物關系和事件關系，這些工作如果靠傳統(tǒng)的人工識別編研方式很難做全做優(yōu)。然而，數(shù)字檔案館的主題資源庫、知識地圖則很好地解決了這一問題。

專題資源庫提供集成化檔案信息資源服務，支持基于智能技術手段實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)實時采集、計算與同步，可以智能分析各專業(yè)特色的著錄項和電子文件內(nèi)容，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類；支持自行配置專題數(shù)據(jù)庫，專題庫下可按類別準確展示各項目的全流程數(shù)據(jù)，專題資源庫能做到操作智能化、內(nèi)容定制化、形式創(chuàng)新化，并做好信息過濾和安全風險防控。

知識地圖也支持數(shù)據(jù)分類檢索、聚類查詢，還可結(jié)合AI技術的推理分析進行數(shù)據(jù)智能分析整合，大大提升編研工作效率。同時，知識地圖集圖、文于一體的方式，使編研成果更加形象化、多元化和具體化，可謂實現(xiàn)了用戶圖文并茂學知識，多多益善學知識。

2.創(chuàng)新服務

與數(shù)字檔案館相比，傳統(tǒng)檔案館因時間空間、方式手段的局限限制了檔案資源的價值開發(fā)和信息高效傳遞，不能快速、廣泛地為用戶提供檔案利用服務。然而，數(shù)字檔案館卻不再受時間和地域的影響，可通過信息技術手段和網(wǎng)絡平臺開展豐富的檢索方式和多元的服務形式，提供便捷的檔案服務，實現(xiàn)不同區(qū)域之間信息交流和資源共享。

另外，通過數(shù)據(jù)挖掘技術，數(shù)字檔案館還可對檔案信息進行智能分析，挖掘檔案及信息之間的關聯(lián)、規(guī)律和趨勢，從而實現(xiàn)自動化的知識推斷和決策，為企業(yè)精細化管理、各項業(yè)務發(fā)展提供決策支持和指導依據(jù)，實現(xiàn)檔案信息資源的價值增值，更好地發(fā)揮檔案資源作為企業(yè)信息資產(chǎn)的作用。

四、數(shù)字檔案館建設的重難點問題

信息技術帶來數(shù)字檔案館建設、檔案管理模式轉(zhuǎn)變的同時，也使檔案及信息的安全和保密問題更加凸顯，并且目前在電子文件歸檔、電子檔案保管的電子檔案單套制方面仍處于探索的發(fā)展初期階段，同時在對傳統(tǒng)檔案管理相對薄弱的環(huán)節(jié)也暫未取得突破性進展，這些都需要未來一段時間重點地、持續(xù)地關注和解決。

（一）持續(xù)強化安全與保密

與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案容易被不留痕跡地復制或修改，檔案管理系統(tǒng)帶來便利的同時也面臨網(wǎng)絡入侵、病毒攻擊、系統(tǒng)異常等風險，同時硬軟件更新、數(shù)據(jù)遷移的過程中也會造成輕微的數(shù)據(jù)丟失。

對此，應把檔案及數(shù)據(jù)的安全、保密擺在數(shù)字檔案館建設的突出位置。加強檔案人員的信息安全與保密意識培訓，提高全員的安全保密意識和能力，設立專人進行檔案安全管理工作，嚴格按照信息分級保護原則，全面負責數(shù)字檔案館的硬件設施安全、系統(tǒng)安全、信息與數(shù)據(jù)安全等；建立健全數(shù)字檔案館安全保障體系，重點加強涉密檔案的審核、鑒定，配備入侵監(jiān)測、漏洞掃描、安全審核、防火墻等網(wǎng)絡安全設施；采取相關管理和技術手段進行硬件設施維護、系統(tǒng)權(quán)限管理，防止信息泄露、數(shù)據(jù)篡改的風險，確保檔案數(shù)據(jù)的安全，維護檔案信息的真實性[5]。

同時，需特別注意轉(zhuǎn)包與分包業(yè)務的安全問題，對數(shù)字化過程的數(shù)據(jù)采集、處理、存儲等環(huán)節(jié)全流程監(jiān)管，做好外包服務過程的監(jiān)督和檢查，確保檔案服務外包工作的安全、可控。

（二）重點部署電子文件歸檔功能

核電企業(yè)中，傳統(tǒng)檔案館存量檔案的數(shù)字化率普遍較高，一直以來是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)存儲的重點，即數(shù)字化檔案的管理模式已相對成熟。隨著近幾年電子文件在線歸檔、電子檔案單套制管理的快速推進，數(shù)字檔案館建設的功能部署重點主要是在增量電子檔案方面。

越來越多電子檔案成為數(shù)字檔案館的存儲對象，為滿足2020年6月20日新修訂《檔案法》第三十六條“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接”和第三十九條“檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”的規(guī)定，數(shù)字檔案館建設工作應重點做好下述兩個方面的功能部署：一是具備電子文件在線歸檔的功能，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等的相互銜接，建設電子文件歸檔平臺，提供標準通用的接口中臺，開發(fā)標準化數(shù)據(jù)接口，供業(yè)務系統(tǒng)直接調(diào)用接口服務或傳輸至接口，進行電子檔案的移交接收歸檔；二是檔案系統(tǒng)需進行技術革新，具備電子檔案接收的能力，能夠?qū)邮盏碾娮訖n案真實性、完整性、可用性、安全性和有關屬性進行檢測，以滿足電子檔案單套制保管的要求，并對檢測不符合要求的電子檔案進行標記和支持檢測報告的查詢導出[6]。

（三）同步完善傳統(tǒng)檔案館管理工作

當前，數(shù)字檔案在利用服務方面的優(yōu)勢越來越凸顯，展現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案無法達到的便利性和創(chuàng)新性，但傳統(tǒng)檔案也仍然具有存在和進一步發(fā)展的生命力。在檔案的原始記錄性、檔案信息的法律效力方面，數(shù)字檔案始終無法替代原始檔案的位置和作用，只有原始檔案具有憑證價值，可作為法律援助的原始憑據(jù)。

因此，在大力發(fā)展數(shù)字檔案、數(shù)字檔案館的同時，應同步加強信息技術在傳統(tǒng)檔案工作中的應用，彌補傳統(tǒng)檔案工作中的一些不足，進一步完善新時代的傳統(tǒng)檔案管理工作。比如，通過新的技術手段進行檔案修復，加強對破損、受污、褪色檔案的復原，延長檔案的壽命、保護檔案的原始記錄性；通過檔案信息系統(tǒng)的文件登記、編碼管理功能，加強對檔案前身（即文件）的前端控制、全程管理；通過機器人流程自動化技術（RPA）進行案卷整理的部分工作，將節(jié)省的人力和時間投入到歸檔文件收集上來，實現(xiàn)應歸盡歸，應收盡收；通過AI智能提取元數(shù)據(jù)，增加案卷和卷內(nèi)文件的屬性著錄信息，為用戶查詢奠定豐富的基礎數(shù)據(jù)庫[7]；通過檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)之間的接口共享，深化信息的檢索內(nèi)容，延伸檔案的服務范圍。

五、結(jié)語

檔案工作要想跟上當前信息化、數(shù)字化社會發(fā)展步伐，數(shù)字檔案館建設是必由之路，同時也是轉(zhuǎn)變檔案管理思路、提高檔案工作效率、優(yōu)化檔案資源質(zhì)量、創(chuàng)新檔案服務形式的有效途徑。核電企業(yè)文件、檔案一體化管理的模式，讓檔案部門具有企業(yè)文件、檔案及其信息資源集中管理的優(yōu)勢，數(shù)字檔案館的建設是檔案工作者的良好機遇，通過對海量信息資源進行整合、集成，并提供多元、便捷的查詢利用服務，從而更好地發(fā)揮企業(yè)檔案資源的價值，提高檔案和檔案工作者在組織中的影響力。

參考文獻：

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[2] 國家檔案局. 檔辦發(fā)〔2017〕2號-2017. 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南[S].

[3] 姜濤淘， 孫亮， 周婧寧. 淺談軍工數(shù)字檔案館建設背景下的系統(tǒng)建設技術研究[J]. 機電兵船檔案， 2023（5）： 108-110.

[4] 孫煥英. 大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案館建設的實踐與思考[J]. 蘭臺內(nèi)外， 2023（36）： 37-38， 41.

[5] 馮丹彤. 企業(yè)數(shù)字檔案館建設調(diào)查研究[J]. 山西檔案， 2023（4）： 157-163.

[6] 姚姚. 數(shù)字檔案館建設的創(chuàng)新與發(fā)展研究[J]. 檔案記憶， 2023（10）： 58-60.

[7] 陳笑天. 數(shù)字檔案館建設對信息服務的影響及其發(fā)展策略[J]. 蘭臺內(nèi)外， 2023（23）： 61-63.

作者單位：中國廣核集團臺山核電合營有限公司