摘要：災(zāi)害檔案在防災(zāi)減災(zāi)過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，社會對災(zāi)害檔案信息服務(wù)的需求隨之激增，檔案部門提高災(zāi)害檔案信息服務(wù)能力刻不容緩。湖南省檔案館是湖南省內(nèi)唯一的省級綜合檔案館，有豐富的災(zāi)害檔案信息服務(wù)經(jīng)驗。進(jìn)入信息時代，災(zāi)害檔案信息服務(wù)需求激增、用戶獲取信息途徑轉(zhuǎn)變，自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)無疑是一個新方向。文章從湖南省檔案館自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)建設(shè)動因出發(fā)，結(jié)合湖南省檔案館開展災(zāi)害檔案自助式信息服務(wù)存在的問題，提出自助式信息服務(wù)實施建議，旨在推動災(zāi)害檔案信息服務(wù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：災(zāi)害檔案；檔案信息服務(wù)；自助式信息服務(wù)

中圖分類號：G279.2；D632.5文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

湖南省檔案館屬于省級綜合性國家檔案館，自建館以來，不斷征集散存于社會上對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的災(zāi)害檔案，指導(dǎo)省內(nèi)各黨政機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的災(zāi)害檔案收集整理工作，開展各種形式的災(zāi)害檔案信息服務(wù)，可以說是湖南省重要的“檔案利用服務(wù)中心”“記憶寶庫”“信息集散地”“愛國主義教育基地”。

自古以來，湖南省內(nèi)災(zāi)害頻發(fā)，災(zāi)害種類多、危害大，形成的災(zāi)害檔案文獻(xiàn)豐富且極具研究價值。步入信息時代，社會各界對災(zāi)害檔案資源信息需求的激增，對信息服務(wù)能力要求越來越高。2021年6月，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出建立重大活動、突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案利用調(diào)度機制，提高災(zāi)害檔案信息服務(wù)能力建設(shè)刻不容緩。同時，用戶信息服務(wù)習(xí)慣及信息服務(wù)理念隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展而改變，檔案館在人力物力有限的情況下很難滿足用戶多樣化的信息需求，用戶主動獲取信息成為趨勢。因此，檔案館應(yīng)思考如何在有限條件下打破時空限制，高效便捷地向用戶提供災(zāi)害檔案信息服務(wù)，滿足不同信息需求。

1 自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)概述

自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)是在我國防災(zāi)減災(zāi)進(jìn)程不斷推進(jìn)、社會對災(zāi)害檔案需求增加的社會背景下所產(chǎn)生的以用戶需求為主的檔案服務(wù)。檔案部門依托計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)，多途徑構(gòu)建開放性、社會化的災(zāi)害檔案信息服務(wù)平臺。用戶以自身需求為導(dǎo)向，借助計算機網(wǎng)絡(luò)在災(zāi)害檔案信息服務(wù)平臺內(nèi)自行在線完成災(zāi)害檔案信息檢索、閱覽、復(fù)制、編研、咨詢、聚合等災(zāi)害檔案利用活動［1］。該模式的原理簡單來說是檔案部門提供災(zāi)害檔案信息與平臺，以數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備支持用戶根據(jù)自身需求與偏好，在一定服務(wù)規(guī)則內(nèi)選擇所需服務(wù)方式，參照平臺指示，自主地完成相關(guān)信息檢索、查詢、利用。

2 湖南省檔案館開展自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)的動因

2.1 地方政府防災(zāi)減災(zāi)工作需要有效的災(zāi)害檔案信息服務(wù)

災(zāi)害檔案文獻(xiàn)是災(zāi)害及其治理研究的文獻(xiàn)寶庫。海量的災(zāi)害檔案信息資源是人們認(rèn)識和把握災(zāi)害發(fā)生發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)資料，具有重要的情報價值，是地方政府防災(zāi)減災(zāi)工作中不可或缺的信息支撐。在災(zāi)害預(yù)案、災(zāi)情評估、災(zāi)害救援、恢復(fù)重建等各個管理環(huán)節(jié)中，準(zhǔn)確、及時、全面的災(zāi)害檔案信息資源是各級各類黨委與政府災(zāi)情研判和應(yīng)急決策的重要依據(jù)。

隨著建設(shè)服務(wù)型政府步伐的加快和政務(wù)信息公開的深入，救災(zāi)決策者、災(zāi)害管理人員、減災(zāi)救災(zāi)部門對災(zāi)害檔案信息服務(wù)的需求呈現(xiàn)出多元化、個性化的特點，表現(xiàn)出對檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性、有效性的關(guān)注與渴求［2］。自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)可以打破檔案查詢、檢索、利用的門檻，使信息獲取更加開放、自由；拓寬信息服務(wù)渠道，推進(jìn)檔案資源線上線下跨區(qū)域、跨部門共享利用。借助有效的災(zāi)害檔案信息服務(wù)可以整合災(zāi)害信息資源、吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗，有助于地方政府提升災(zāi)害防治能力，推動形成反應(yīng)靈敏、上下聯(lián)動的中國特色應(yīng)急管理體制。

2.2 相關(guān)政策的支持加快災(zāi)害檔案信息服務(wù)方式創(chuàng)新

從宏觀來看，近年來，檔案在應(yīng)對處置新冠疫情、自然災(zāi)害事故過程中發(fā)揮了重要的作用。2020年，國家檔案局出臺了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，積極推進(jìn)重特大事件檔案的收集、保管、利用。2022年9月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》，提出要進(jìn)一步重視重特大事件檔案工作，保障重特大事件檔案工作的經(jīng)費投入，為重特大事件檔案工作營造良好的環(huán)境和條件。國家對災(zāi)害檔案的重視是檔案館提升災(zāi)害檔案信息服務(wù)能力的動力來源。

從微觀來看，湖南省大力支持檔案館“數(shù)字化”與“智慧化”。2021年12月，湖南省委網(wǎng)信辦、省發(fā)改委印發(fā)《湖南省“十四五”信息化發(fā)展規(guī)劃》，指出要“加快建設(shè)數(shù)字檔案館”“智慧檔案”，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)全省檔案信息資源共享平臺，促進(jìn)各級國家綜合檔案館互聯(lián)互通，提高檔案服務(wù)數(shù)字化智能化水平［3］。政策的支持為檔案館創(chuàng)新災(zāi)害檔案信息服務(wù)模式提供了堅實的后盾。

2.3 信息技術(shù)為災(zāi)害檔案信息服務(wù)提供堅實保障

當(dāng)前，快速發(fā)展的數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡(luò)通信、信息存儲等技術(shù)為深入分析、充分利用災(zāi)害檔案信息資源提供了強有力的技術(shù)保障。一方面，計算機軟件系統(tǒng)算法的不斷優(yōu)化提高了災(zāi)害檔案信息資源收集整理效率，有效整合數(shù)量龐大且分布零散的災(zāi)害檔案，實現(xiàn)災(zāi)害檔案數(shù)字化并形成專題數(shù)據(jù)庫。另一方面，安全可靠的信息存儲與數(shù)據(jù)分析技術(shù)加強了災(zāi)害檔案信息資源綜合分析研究，通過特定算法對數(shù)量巨大、種類繁多的災(zāi)害檔案信息資源進(jìn)行分類、相關(guān)性研究分析。

同時，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展催生了各類“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，災(zāi)害檔案信息服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式發(fā)展也迎來了新契機。依托互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建“線上平臺+線下站點”災(zāi)害檔案自助式信息服務(wù)可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下受到的時間與空間限制，自由獲取、智能管理，為用戶提供更全面、主動、增值性的服務(wù)，提高災(zāi)害檔案信息服務(wù)的高效性、及時性與便捷性。

3 湖南省檔案館開展自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)存在的問題

3.1 自助式信息服務(wù)內(nèi)容拓展速度慢

湖南省內(nèi)檔案館災(zāi)害檔案信息服務(wù)內(nèi)容更新速度慢的原因主要有2個：（1）災(zāi)害檔案收集不力。湖南省內(nèi)災(zāi)害多發(fā)且時空分布不均，加上檔案本身涵蓋的領(lǐng)域豐富導(dǎo)致湖南省內(nèi)所產(chǎn)生的災(zāi)害檔案數(shù)量龐大，加大了收集難度；災(zāi)害應(yīng)急與治理需要多方協(xié)作，災(zāi)害相關(guān)的檔案、資料散落于各部門，加大了災(zāi)害檔案的收集難度。目前，湖南省內(nèi)災(zāi)害檔案仍分散于省委、水利廳、民政廳、氣象局、省政府辦公廳等地。（2）災(zāi)害檔案開發(fā)利用不夠。災(zāi)害檔案收集不力導(dǎo)致湖南省檔案館現(xiàn)存災(zāi)害檔案仍未形成內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)清晰的災(zāi)害檔案體系。其館存災(zāi)害檔案大多為零散的資料信息，檔案業(yè)務(wù)仍停留在傳統(tǒng)的收集、整理與保管上，也未形成深層次的災(zāi)害檔案編研成果［4］。專業(yè)人員與相關(guān)技術(shù)不成熟使得湖南省檔案館缺乏資源數(shù)據(jù)的開發(fā)利用、檔案信息的知識挖掘、電子數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、信息服務(wù)平臺的構(gòu)建等。

3.2 自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)形式較單一

在數(shù)字化高速發(fā)展的今天，湖南省檔案館目前災(zāi)害檔案主要的信息服務(wù)方式還停留在檔案資料的收集與整理、提供檔案查閱服務(wù)等傳統(tǒng)層面上。災(zāi)害檔案數(shù)字化僅體現(xiàn)在電子查檔和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩方面，其專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)數(shù)量很少，僅有兩個。這兩個專題數(shù)據(jù)庫都不是以災(zāi)害檔案為主體進(jìn)行建設(shè)的，可以說在檔案的信息服務(wù)數(shù)字化形式非常有限以及開拓困難的情況下，對于自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)建設(shè)造成了很大的影響。這主要有兩部分原因：（1）檔案館資金受限，數(shù)字化信息服務(wù)的試錯成本高；（2）檔案館的主導(dǎo)性不夠，專業(yè)人員不足。這對于要實現(xiàn)基礎(chǔ)的數(shù)字化服務(wù)形式以及后期對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，實現(xiàn)更智慧的信息服務(wù)形式都存在很大阻礙。

3.3 自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)不完善

自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)離不開信息化平臺支撐。湖南省檔案館作為省內(nèi)唯一的綜合性國家檔案館，近年來在信息服務(wù)平臺建設(shè)上取得了一些成效，線上建設(shè)“洞庭湖專題數(shù)據(jù)庫”，利用信息共享平臺推進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用工作；“湖湘檔案”“湖南省檔案館開放檔案利用平臺”等平臺為用戶提供網(wǎng)上檔案查閱利用。線下利用信息技術(shù)不斷推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，向有關(guān)單位與公眾提供便利的信息服務(wù)。但仍存在建設(shè)投入不足、開發(fā)不完善、系統(tǒng)分散、缺乏安全保障等問題。信息共享平臺的主要服務(wù)對象為涉檔機構(gòu)部門工作人員，信息門檻高。面向普通群眾的檔案網(wǎng)站功能開發(fā)不完善，界面設(shè)計不夠簡潔，部分功能形同虛設(shè)。同時，部分已形成的數(shù)據(jù)庫、檔案網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)也因缺乏資金、技術(shù)得不到相應(yīng)的維護(hù)，信息服務(wù)效果無法保障。

4 湖南省檔案館構(gòu)建自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)的實施建議

4.1 加快災(zāi)害檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案信息自助服務(wù)的前提是檔案信息的數(shù)字化、聚合化［5］。目前，湖南省檔案館災(zāi)害檔案數(shù)字化困難除受災(zāi)害本身的突發(fā)性影響外，還受災(zāi)害檔案基數(shù)龐大、缺乏專項資金、重視程度不足等原因影響，加快災(zāi)害檔案數(shù)字化進(jìn)程必須從這幾個方面入手。（1）加大災(zāi)害檔案收集力度，提高資源整合效率，系統(tǒng)整理成災(zāi)害專題檔案，挖掘災(zāi)害檔案價值；（2）不斷拓寬資金來源渠道，積極爭取經(jīng)費支持，大力宣傳災(zāi)害檔案對社會發(fā)展的重要性，爭取經(jīng)費投入，優(yōu)先將經(jīng)費投入與社會發(fā)展相關(guān)的災(zāi)害檔案數(shù)字化開發(fā)中；（3）加大對災(zāi)害檔案的宣傳，利用開展講座、與學(xué)校合作、布置展覽等提高群眾對災(zāi)害檔案價值的認(rèn)識。

4.2 拓展“自助式”災(zāi)害檔案信息服務(wù)內(nèi)容

實現(xiàn)信息服務(wù)優(yōu)化需要拓展信息服務(wù)內(nèi)容。第一，加強各類型災(zāi)害檔案的收集，做到應(yīng)收盡收，保證災(zāi)害檔案齊全完整。第二，完善災(zāi)害數(shù)據(jù)，包括災(zāi)害的類別、等級、數(shù)量、頻次、造成的損失及災(zāi)害基本信息等。第三，引入多類型檔案。照片、音視頻及口述檔案是災(zāi)害應(yīng)急管理過程中形成的特殊檔案，針對這些特殊載體檔案，可以利用新興技術(shù)進(jìn)行內(nèi)容呈現(xiàn)，如利用增強現(xiàn)實技術(shù)（AR）與虛擬現(xiàn)實技術(shù)（VR）為災(zāi)害檔案信息服務(wù)提供交互式體驗。第四，拓寬災(zāi)害檔案信息服務(wù)途徑。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的主要途徑分為3類：以檔案原件向用戶提供；以檔案復(fù)制品向用戶提供；以提供檔案信息加工品向用戶提供。而信息化社會下，自助檔案信息服務(wù)不再拘束于實體檔案，檔案閱覽、檔案外借、出具檔案證明、檔案復(fù)制、檔案咨詢、舉辦檔案展覽等均可由用戶通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程自主完成。

4.3 推進(jìn)自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)

構(gòu)建一個開放、獨立、面向社會的自助式災(zāi)害檔案信息服務(wù)平臺是用戶在信息化社會中實現(xiàn)自主完成信息服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案館需要強化門戶網(wǎng)站建設(shè)、特色檔案信息資源庫建設(shè)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案用戶教育等，拓寬用戶自主獲取信息服務(wù)途徑。在信息服務(wù)平臺建設(shè)上，一定要打破信息門檻，簡潔化界面設(shè)計，增加個性化信息服務(wù)選擇［6］，自動利用智能技術(shù)手段充分挖掘獲取檔案用戶的背景信息、活動軌跡等元數(shù)據(jù)，對獲取的元數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，了解用戶的習(xí)慣偏好，預(yù)測用戶的潛在需求，合理配置和集成館藏檔案資源［7］。做好安全維護(hù)，防止用戶信息外泄或被非法使用。

4.4 利用微信公眾平臺開展“自助式”災(zāi)害檔案信息服務(wù)

湖南省檔案館傳統(tǒng)的信息自助服務(wù)是利用自助查詢及完成查詢與利用，但隨著移動設(shè)備的普及，社交媒體為檔案資源建設(shè)提供了一種全新的路徑［8］，微信公眾平臺將信息傳遞引向了一個更便捷的道路。利用微信公眾平臺進(jìn)行自助信息服務(wù)主要有幾個優(yōu)點：第一，覆蓋面極廣，可以服務(wù)更多潛在用戶；第二，對用戶的信息素養(yǎng)要求不高，用戶只需訂閱信息，就可以自行瀏覽一些及時性信息，而檔案館在這個過程中只需及時更新相關(guān)信息、定期維護(hù)網(wǎng)站；第三，信息服務(wù)成本低，減去了檔案館網(wǎng)站開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)成本，同時簡化了程序。

湖南省檔案館在利用微信公眾平臺提供檔案服務(wù)上具有一定經(jīng)驗，但其開發(fā)的“湖湘檔案”公眾號欄目有功能設(shè)置不全面、信息互動與推送不及時等問題。微信公眾平臺災(zāi)害檔案信息服務(wù)功能設(shè)計構(gòu)想主要側(cè)重兩個方面：（1）對微信公眾平臺進(jìn)行二次開發(fā)，額外提供一臺能被互聯(lián)網(wǎng)用戶訪問到的開發(fā)服務(wù)器，保證服務(wù)器的穩(wěn)定、安全［9］；（2）對服務(wù)頁面的完善，用戶在關(guān)注微信公眾號之后，注冊并登錄賬號，可以使用檢索、咨詢、統(tǒng)計、推送等基礎(chǔ)功能，根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣、信息記錄、個人偏好定制個性化服務(wù)。在基礎(chǔ)信息服務(wù)上，再開發(fā)實時的交流工具以及留言板、電子郵件等非實時交流工具，有效實現(xiàn)用戶與館員間的雙向溝通。

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（編輯 姚 鑫編輯）

Research on the development of disaster archive information services in Hunan Provincial Archives

FENG? Yan

（School of Public Administration， Xiangtan University， Xiangtan 411100， China）

Abstract：? Disaster archives are playing an increasingly important role in the process of disaster prevention and reduction， and the demand for disaster archive information services in society is increasing rapidly. It is urgent for archive departments to improve their ability to provide disaster archive information services. The Hunan Provincial Archives is the only provincial-level comprehensive archives in Hunan province， with rich experience in disaster archive information services. Entering the information age， the demand for disaster archive information services has surged， and users have changed their ways of obtaining information. Self-service disaster archive information services are undoubtedly a new direction. The article starts from the motivation of the construction of self-service disaster archive information services in Hunan Provincial Archives， and combines with the problems existing in the development of disaster archive self-service information services in Hunan provincial archives. It proposes implementation suggestions for self-service information services， aiming to promote the development of disaster archive information services.

Key words： disaster archive; archival information service; self-service information service

作者簡介：馮妍（1999— ），女，碩士研究生；研究方向：電子政務(wù)與文件檔案管理。