陳宇娟

摘要：醫(yī)療質(zhì)量精細(xì)化管理是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的必然要求，也是公立醫(yī)院績(jī)效考核背景下的必然舉措。大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)療機(jī)構(gòu)結(jié)合公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展和三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核的要求對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，是保持醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，也是當(dāng)今醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的一個(gè)重要部分。本文探討新形勢(shì)下創(chuàng)新質(zhì)量管理模式在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中的實(shí)踐，為綜合性公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；大數(shù)據(jù)；檔案；質(zhì)量管理；精細(xì)化管理

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，是顯現(xiàn)歷史印記的重要展現(xiàn)平臺(tái)、形式。近年來(lái)，各級(jí)公立醫(yī)院認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作的重要指示批示精神，積極創(chuàng)新檔案智能化質(zhì)量管理，不斷推動(dòng)檔案管理工作提質(zhì)增效。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案精細(xì)化管理的重要性

隨著社會(huì)進(jìn)步，大數(shù)據(jù)已成為重要的科技驅(qū)動(dòng)力量?！按髷?shù)據(jù)是指無(wú)法在一定時(shí)間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行提取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。”[1]大數(shù)據(jù)背景下，全社會(huì)各方面的檔案工作也沿著更規(guī)范化方向前進(jìn)，但仍不同程度存在管理理念陳舊、管理手段簡(jiǎn)單、制度不夠健全等問(wèn)題。這些問(wèn)題成為影響檔案管理質(zhì)量提升的瓶頸。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何聚焦問(wèn)題導(dǎo)向、運(yùn)用智能化手段促進(jìn)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理、推動(dòng)當(dāng)前檔案管理提質(zhì)增效，已成為當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展必須面對(duì)和解決的問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的不足

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務(wù)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位，一直以來(lái)，醫(yī)院普遍存在重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、重經(jīng)濟(jì)效益、重醫(yī)療質(zhì)量而對(duì)醫(yī)院檔案管理比較忽略等現(xiàn)象，具體如下。

（一）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

“檔案這項(xiàng)工作做好了，可以說(shuō)是惠及億萬(wàn)民眾、利及千秋萬(wàn)代?！盵2]新形勢(shì)下檔案管理工作的重要性已經(jīng)凸顯，但由于醫(yī)院中醫(yī)療質(zhì)量占據(jù)主導(dǎo)地位，因此仍然存在沒(méi)有完善的檔案管理體系來(lái)推動(dòng)檔案管理規(guī)范化管理的現(xiàn)象。因?yàn)槿狈∪墓芾頇C(jī)制，在對(duì)檔案工作人員進(jìn)行管理時(shí)主體責(zé)任不明確，遇到問(wèn)題時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉的情況。同時(shí)，對(duì)各部門的檔案收集管理缺乏統(tǒng)一的管理制度，不能進(jìn)行有效規(guī)范，不能針對(duì)各科的實(shí)際情況進(jìn)行有效評(píng)估，導(dǎo)致檔案工作人員崗位職責(zé)只有宏觀層面的內(nèi)容，微觀方面欠缺，在檔案精細(xì)化管理方面呈現(xiàn)不細(xì)化、不全面的現(xiàn)象。部分科室由于缺乏專門的檔案人員設(shè)置，不能自覺(jué)參與內(nèi)部管理，內(nèi)控意識(shí)不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)有效的制衡與監(jiān)督。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的爆炸性增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的效能，進(jìn)而影響檔案精細(xì)化分析與引導(dǎo)的科學(xué)性。因此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作方法，“力求緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案文化建設(shè)的新形勢(shì)、新要求。”[3]由于醫(yī)院中專業(yè)、高學(xué)歷的檔案管理人員普遍較少，大部分檔案管理員缺乏理論基礎(chǔ)指導(dǎo)，檔案建設(shè)的 “外圍理論”基礎(chǔ)較為薄弱，尚未形成具有支撐功能的信息化檔案知識(shí)理論構(gòu)架，在日常檔案管理工作中他們往往更傾向于通過(guò)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來(lái)積累管理智慧，而非深入研究和創(chuàng)新管理理論。這使他們檔案 “核心理論”呈現(xiàn)碎片化的特征且缺乏檔案系統(tǒng)理論建構(gòu)，無(wú)法及時(shí)把握人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在檔案管理中的傳播趨勢(shì)，無(wú)法將先進(jìn)的管理理念滲透到各個(gè)檔案具體業(yè)務(wù)內(nèi)容中去，導(dǎo)致檔案管理產(chǎn)生明顯的局限性。而先進(jìn)的檔案管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效的前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行良好的改造，才能推動(dòng)檔案管理更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

（三）高素質(zhì)的檔案人員缺乏，導(dǎo)致算法精細(xì)化與真實(shí)管理出現(xiàn)偏差

在實(shí)際應(yīng)用中，大數(shù)據(jù)與人工智能背景下的檔案精細(xì)化管理仍然存在盲區(qū)。由于傳統(tǒng)觀念的束縛，導(dǎo)致很多醫(yī)院忽視檔案工作人員素質(zhì)能力在醫(yī)院檔案管理建設(shè)和發(fā)展中的重要性。社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)檔案管理崗位人員的要求也越來(lái)越高，要求借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和人工智能語(yǔ)義、音視頻等技術(shù)，拓寬檔案精細(xì)化管理渠道并豐富檔案收集的來(lái)源。然而，目前很多醫(yī)院的行政管理人員數(shù)量相對(duì)不足，很多時(shí)候通過(guò)兼職在一定周期內(nèi)使用，缺乏系統(tǒng)的人員培訓(xùn)及人員經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Φ某掷m(xù)累積，業(yè)務(wù)能力不高、信息化管理水平相對(duì)低下等現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了檔案精細(xì)化管理的發(fā)展。

（四）缺乏智能化的管理模式

檔案管理質(zhì)量是衡量檔案管理水平、檔案工作人員核心能力、檔案服務(wù)工作效果的重要內(nèi)容。檔案精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)要建立完善的檔案質(zhì)量控制和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，不斷提高檔案管理質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，基于微信公眾號(hào)、微博等產(chǎn)生的檔案信息，需要安全有效的智能管理模式實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘、研判，深入分析數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的系統(tǒng)性收集。為解決大數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案精細(xì)化管理所面臨的挑戰(zhàn)，必須要更好地將檔案管理實(shí)踐引向深入，需要檔案精細(xì)化管理模式的引導(dǎo)。然而，目前檔案精細(xì)化管理模式眾多，且尚無(wú)統(tǒng)一模式，如何構(gòu)建一個(gè)適宜的檔案管理模式，既能從理論高度有效指導(dǎo)檔案管理工作人員，又能更系統(tǒng)性、條理性地開(kāi)展檔案管理工作，成為新的探索焦點(diǎn)。同時(shí)，檔案信息化水平存在安全隱患。比如，有可能存在檔案信息管理系統(tǒng)受到病毒攻擊、泄密等隱患。

（五）對(duì)檔案管理缺乏有效的智能化監(jiān)督

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理在內(nèi)部監(jiān)督方面還需要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。內(nèi)部監(jiān)督的全面性和監(jiān)督力度存在不足，主要問(wèn)題為自我監(jiān)督持續(xù)性不強(qiáng)、自我監(jiān)督不到位等問(wèn)題。由于內(nèi)部控制不完善，監(jiān)督管理檢查意識(shí)落后，醫(yī)院往往在檔案設(shè)備、設(shè)施上投入大量精力，卻在執(zhí)行過(guò)程中對(duì)政策落實(shí)不到位、執(zhí)行力不足，致使檔案管理內(nèi)部隱患無(wú)法得到解決，不能切中要害，極大影響了檔案管理事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的具體措施

（一）健全檔案信息化管理質(zhì)控體系

檔案管理質(zhì)量控制執(zhí)行的效果主要取決于自身管理意識(shí)和管理水平的提高，在檔案精細(xì)化管理體系構(gòu)建中要充分宣傳貫徹、全員參與，保障檔案管理質(zhì)量控制體系發(fā)揮最大效能。應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，不斷提高檔案管理的信息化水平，使其能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠的信息服務(wù)。可定期組織召開(kāi)檔案管理專題辦公會(huì)，對(duì)標(biāo)對(duì)表上級(jí)檔案管理部門對(duì)檔案工作的要求，加強(qiáng)檔案整改提升，讓現(xiàn)代化檔案管理理念注入醫(yī)院檔案管理體系，為檔案精細(xì)化管理提供良好的環(huán)境。在強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量控制意識(shí)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案精細(xì)化管理建設(shè)體系的宣貫工作，讓每位員工認(rèn)識(shí)到建立檔案管理質(zhì)量控制制度不僅是對(duì)其工作的要求，也是提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要手段。同時(shí)，宣傳部門應(yīng)積極加大檔案管理的宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，做好收集、整理的工作，使全院各層次工作人員充分意識(shí)到檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理的成功推進(jìn)。

（二）完善規(guī)章制度建設(shè)

完善檔案各項(xiàng)制度建設(shè)是治本之策、長(zhǎng)遠(yuǎn)之舉，也是推進(jìn)檔案精細(xì)化管理工作建設(shè)常態(tài)化、長(zhǎng)效化的根本保障。因此，縱深推進(jìn)檔案精細(xì)化管理，必須把檔案建章立制作為重點(diǎn)。要對(duì)已有的規(guī)章制度進(jìn)行全面梳理，建立并完善檔案信息化管理制度體系，如細(xì)化 《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化工作制度》 《檔案 “AI+工作人員”崗位責(zé)任制》 《電子文件材料歸檔制度》 《檔案智能化庫(kù)房管理制度》 《檔案保密制度》 《信息化檔案借閱制度》 《檔案銷毀制度》等制度，堅(jiān)持 “智能”“完善”與 “規(guī)范”相結(jié)合，充分運(yùn)用人工智能的優(yōu)勢(shì)和學(xué)習(xí)算法進(jìn)行傾向性分析，積極探索實(shí)踐，建立健全行得通、做得實(shí)、科學(xué)完備且操作性強(qiáng)的制度機(jī)制。要堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，認(rèn)真梳理在檔案管理過(guò)程中暴露出的突出問(wèn)題和工作中的短板漏洞，進(jìn)一步細(xì)化管控措施，補(bǔ)齊短板，夯實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度。以良好的機(jī)制驅(qū)動(dòng)，形成靠制度激勵(lì)約束，以制度建設(shè)激活檔案管理干部隊(duì)伍的精氣神，確保檔案精細(xì)化管理常態(tài)長(zhǎng)效。

（三）加強(qiáng)檔案綜合型人才隊(duì)伍和設(shè)施的建設(shè)

醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)強(qiáng)基固本，強(qiáng)化人才能力建設(shè)，注重內(nèi)部培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員在檔案精細(xì)化管理中的知識(shí)和理念。一是優(yōu)化提高檔案管理人才效能。一方面，通過(guò)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)支撐檔案管理人才發(fā)展，確定精細(xì)化管理人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才發(fā)展與醫(yī)院發(fā)展的結(jié)構(gòu)性協(xié)同及時(shí)序性協(xié)同；另一方面，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為構(gòu)建良性互動(dòng)的檔案業(yè)務(wù)布局提供堅(jiān)實(shí)的人才和智力支撐。二是引進(jìn)檔案管理高級(jí)人才，滿足檔案精細(xì)化管理更為深入的管理需求，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)有效。三是加大內(nèi)外部培訓(xùn)力度。將培訓(xùn)資源適度向檔案管理的重要崗位傾斜，同時(shí)做到檔案管理崗位的全覆蓋，提升各部門檔案管理專業(yè)的知識(shí)水平與技能水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高效運(yùn)行。四是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備的投入，配備必要的信息化數(shù)據(jù)采集設(shè)備，并對(duì)檔案管理系統(tǒng)和軟件進(jìn)行及時(shí)更新。

（四）成立檔案管理精細(xì)化質(zhì)控工作小組

醫(yī)院通過(guò)院科兩級(jí)層級(jí)管理，積極推進(jìn)全院相關(guān)的檔案管理制度體系建設(shè)，進(jìn)而達(dá)到專業(yè)、科學(xué)、高效、細(xì)致且個(gè)體化的精細(xì)化管理目的。全院設(shè)置檔案管理質(zhì)量管理監(jiān)督小組，并進(jìn)一步明確工作職責(zé)，統(tǒng)籌全院檔案精細(xì)化管理工作；整合全院力量將檔案管理質(zhì)量責(zé)任落實(shí)到各科室，每個(gè)科室指定一名檔案管理質(zhì)控組長(zhǎng)，在科室層面成立科室檔案精細(xì)化質(zhì)控工作小組。每個(gè)科室檔案精細(xì)化質(zhì)控工作小組負(fù)責(zé)把控科室內(nèi)部檔案質(zhì)量管理工作，推動(dòng)科室檔案質(zhì)控水平提升。進(jìn)一步細(xì)化規(guī)章制度，建立檔案管理質(zhì)控小組成員的工作職責(zé)，定期在院內(nèi)舉辦檔案業(yè)務(wù)分層培訓(xùn)，進(jìn)一步提升管理人員專業(yè)技術(shù)能力。嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，通過(guò)一系列相關(guān)制度的出臺(tái)、培訓(xùn)的實(shí)施等措施，促使檔案的精細(xì)化管理工作得到規(guī)范有序地推行，從而助推檔案的精細(xì)化管理。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院設(shè)立可行性檔案管理智能化考核指標(biāo)，開(kāi)展檔案質(zhì)量管理規(guī)范自查自糾。每年年末進(jìn)行檢查評(píng)比，對(duì)各項(xiàng)考核數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的有效統(tǒng)計(jì)和分析，確保精細(xì)化質(zhì)控管理成果常態(tài)長(zhǎng)效。

（五）優(yōu)化技術(shù)升級(jí)，創(chuàng)新檔案質(zhì)量控制監(jiān)督信息化模式

醫(yī)院要扎實(shí)開(kāi)展檔案管理質(zhì)量控制工作，將數(shù)據(jù)庫(kù)等信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案質(zhì)量控制管理中，及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量控制管理數(shù)字化，為醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。充分發(fā)揮質(zhì)量控制信息化作為檔案管理 “保險(xiǎn)鎖”的功能，創(chuàng)新檔案精細(xì)化管理質(zhì)量控制模式。一是強(qiáng)化激勵(lì)與考核機(jī)制。建立檔案精細(xì)化管理責(zé)任制，進(jìn)一步增強(qiáng)全體檔案管理工作者意識(shí)，壓實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)檔案的管理。同時(shí)，配套相關(guān)的激勵(lì)與考核機(jī)制，對(duì)一些復(fù)雜程度較大、處理難度較高的檔案管理工作可納入專項(xiàng)的激勵(lì)，提高全院檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作積極性與主動(dòng)性，提高檔案精細(xì)化管理成效，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的提質(zhì)增效。二是通過(guò)多元主體進(jìn)行智能識(shí)別，進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)流程來(lái)提升檔案管理。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門與檔案部門加強(qiáng)協(xié)作，確保年度收發(fā)文件、記錄、紀(jì)要、合同簽訂等文件建檔完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，做到規(guī)范細(xì)致。三是充分運(yùn)用信息背后的隱性關(guān)聯(lián)，促進(jìn)信息資源的傳遞及共享，使檔案質(zhì)量控制數(shù)據(jù)在醫(yī)院發(fā)展中的價(jià)值有效體現(xiàn)出來(lái)。依托檔案利用服務(wù)過(guò)程中的滿意度測(cè)評(píng)信息化平臺(tái)開(kāi)展監(jiān)督，抓取相關(guān)信息數(shù)據(jù)檔案，對(duì)其進(jìn)行 “精準(zhǔn)畫像”，既可以發(fā)揮各部門檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性，又可以調(diào)動(dòng)全院各科室廣泛參與的積極性，更好推動(dòng)檔案精細(xì)化管理的貫徹落實(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，各級(jí)公立醫(yī)院現(xiàn)代醫(yī)院管理正在加快推進(jìn)，大力開(kāi)展績(jī)效考核、狠抓精細(xì)化管理，并明確了高質(zhì)量發(fā)展的方向和內(nèi)涵。隨著現(xiàn)代社會(huì)科技迅速發(fā)展，用人工智能技術(shù)建設(shè)成熟的質(zhì)量管理模式有利于提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的水平。作為強(qiáng)有力的信息化手段，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案精細(xì)化管理工作提供全新的技術(shù)手段和治理方式，增強(qiáng)檔案精細(xì)化管理的效能。利用智能質(zhì)量控制促進(jìn)檔案精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)向檔案利用人群進(jìn)行更加精準(zhǔn)化的服務(wù)推送，提供及時(shí)的信息和數(shù)據(jù)服務(wù)，既可以對(duì)常見(jiàn)的、多發(fā)的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行前瞻式管理，也可以對(duì)已經(jīng)發(fā)生的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行反思、復(fù)盤、整改，提升檔案精細(xì)化管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)后饋式檔案管理。引導(dǎo)醫(yī)院進(jìn)一步檔案精細(xì)化管理，持續(xù)推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)步。

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