魯 玲
(湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司,湖南 長(zhǎng)沙 410014)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及,2015年“互聯(lián)網(wǎng)+”被確定為國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略,互聯(lián)網(wǎng)呈現(xiàn)出廣闊的應(yīng)用前景[1],互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果被應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域[2]?;ヂ?lián)網(wǎng)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)成為經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下企業(yè)實(shí)踐和理論研究的重要內(nèi)容。彭博等研究了“互聯(lián)網(wǎng)+銷售”對(duì)管理層業(yè)績(jī)預(yù)測(cè)質(zhì)量的影響[3];顧青探討了學(xué)術(shù)期刊與媒體融合實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的實(shí)踐路徑[4];高欣峰等指出了互聯(lián)網(wǎng)對(duì)教育服務(wù)模式創(chuàng)新的推動(dòng)方向[5];林煒等提出“生態(tài)皮革+工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)”建設(shè)理念,借助工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)解決傳統(tǒng)皮革產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過程的難點(diǎn)和痛點(diǎn)[6];趙敏探究了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷的創(chuàng)新策略[7]。
采購(gòu)作為企業(yè)的成本中心,對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和成本控制起著至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式在信息反饋、流程管理、成本控制等方面存在諸多不足[8,9],不僅影響了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力,也限制了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為了克服這些問題,越來越多的企業(yè)開始關(guān)注并推動(dòng)采購(gòu)升級(jí),以適應(yīng)新的市場(chǎng)環(huán)境。湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司2014年開始進(jìn)行采購(gòu)升級(jí),已有100多家知名企業(yè)學(xué)習(xí)其網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)模式。基于此,本文分析了傳統(tǒng)采購(gòu)模式的問題,參考湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司采購(gòu)升級(jí)的做法和成效,揭示了網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)新模式的優(yōu)勢(shì),提出一些有效的實(shí)施策略,并探討了網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)未來發(fā)展趨勢(shì)。為企業(yè)采購(gòu)升級(jí)提供一定的理論指導(dǎo)和實(shí)踐借鑒,推動(dòng)企業(yè)在信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。
采購(gòu)管理具有模塊化集成特性,其管理模塊包含供應(yīng)商管理、信息流管理、物流管理、資金流管理等[10]。傳統(tǒng)采購(gòu)流程煩瑣,人工操作較多,信息流難以追溯,無(wú)法全面掌握采購(gòu)環(huán)節(jié)的具體情況和實(shí)際操作細(xì)節(jié),也無(wú)法精準(zhǔn)監(jiān)控供應(yīng)商的履約情況和貨物流轉(zhuǎn)情況。管理者往往需要同時(shí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)多個(gè)團(tuán)隊(duì)和部門,難以對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行全面監(jiān)管。采購(gòu)領(lǐng)域是廉政風(fēng)險(xiǎn)的高危區(qū),容易出現(xiàn)依靠人情關(guān)系選擇供應(yīng)商、招標(biāo)信息提前泄露、供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)等情況。
采購(gòu)工作周期較長(zhǎng),所涉及的信息需要在多個(gè)部門間傳遞和共享,企業(yè)內(nèi)部跨部門和跨層級(jí)溝通會(huì)因組織結(jié)構(gòu)受限,不同部門和員工對(duì)采購(gòu)流程的理解和執(zhí)行方式存在差異。即使公司大力開展集中采購(gòu),但企業(yè)內(nèi)部信息統(tǒng)籌也容易出現(xiàn)丟失,導(dǎo)致決策延遲,采購(gòu)效率低下。此外,采購(gòu)人員難以及時(shí)了解市場(chǎng)行情變化情況,預(yù)判市場(chǎng)走勢(shì),從而缺乏有效的成本控制手段。
傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)無(wú)法滿足企當(dāng)前業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的采購(gòu)需求。首先,為了確保程序合規(guī),企業(yè)在采購(gòu)過程中需要履行煩瑣的程序,既增加了采購(gòu)流程的復(fù)雜性又增加了采購(gòu)的成本。其次,由于企業(yè)招標(biāo)范圍被不斷擴(kuò)大,許多本不需要進(jìn)行招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目也被納入招標(biāo)范圍,既增加了企業(yè)采購(gòu)的工作量又增加了采購(gòu)成本。再次,有些采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目可能沒有足夠的競(jìng)爭(zhēng)者參與投標(biāo),導(dǎo)致流標(biāo)和廢標(biāo),使得企業(yè)無(wú)法順利采購(gòu)所需物品或服務(wù)。最后,企業(yè)為了滿足招標(biāo)要求,可能選擇低價(jià)供應(yīng)商,而忽略了產(chǎn)品的質(zhì)量和性能,導(dǎo)致實(shí)際采購(gòu)的產(chǎn)品不符合要求。此外,招標(biāo)過程時(shí)間過長(zhǎng)可能導(dǎo)致企業(yè)錯(cuò)失市場(chǎng)機(jī)會(huì),無(wú)法全面關(guān)注產(chǎn)品的市場(chǎng)近況和變動(dòng)趨勢(shì)。企業(yè)需要改進(jìn)采購(gòu)模式,更好地適應(yīng)當(dāng)前的規(guī)范性要求,并滿足自身對(duì)采購(gòu)的價(jià)值需求。
企業(yè)網(wǎng)購(gòu)是指企業(yè)運(yùn)用數(shù)字技術(shù),通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)完成采購(gòu)活動(dòng)的過程。與個(gè)人網(wǎng)購(gòu)不同的是,企業(yè)網(wǎng)購(gòu)是理性的團(tuán)體行為,主要通過B端平臺(tái)進(jìn)行,各部門按職能分段完成采購(gòu)活動(dòng)?!?022年度中國(guó)產(chǎn)業(yè)電商市場(chǎng)數(shù)據(jù)報(bào)告》顯示,2022年中國(guó)企業(yè)采購(gòu)電商市場(chǎng)規(guī)模達(dá)17900億元,同比增長(zhǎng)20.53%,中國(guó)企業(yè)采購(gòu)電商市場(chǎng)已進(jìn)入紅利發(fā)展期。
1.提升采購(gòu)效率。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的項(xiàng)目發(fā)布、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、項(xiàng)目評(píng)審、訂單下達(dá)、成交結(jié)算等過程均在平臺(tái)線上實(shí)現(xiàn),提高了信息交互速度,提高了采購(gòu)效率。在數(shù)字時(shí)代背景下,網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)要求企業(yè)加快內(nèi)部工作節(jié)奏,提高各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)速度,做到即到即辦。傳統(tǒng)招標(biāo)所需時(shí)間為3個(gè)月左右,網(wǎng)購(gòu)僅需1個(gè)月,效率大幅度提升。例如,實(shí)行企業(yè)網(wǎng)購(gòu)后,湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司在4年內(nèi)收到41086個(gè)采購(gòu)報(bào)價(jià),成功與390家企業(yè)建立采購(gòu)關(guān)系,采購(gòu)效率提高了60%。
2.降低采購(gòu)成本。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)公開透明,競(jìng)爭(zhēng)充分,減少了中間渠道,在質(zhì)量合格的前提下,選擇價(jià)優(yōu)者供貨。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)也有助于產(chǎn)品數(shù)據(jù)的收集和累積,運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)可視化分析,企業(yè)可以更及時(shí)地了解產(chǎn)品的市場(chǎng)情況,預(yù)測(cè)原材料價(jià)格波動(dòng),挖掘隱藏的商業(yè)模式、變動(dòng)趨勢(shì)和規(guī)律等。通過4年的網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)實(shí)踐,湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司已累計(jì)完成項(xiàng)目6411個(gè),成交金額7.2億元,節(jié)約采購(gòu)成本3.71億元,節(jié)約率34.04%,產(chǎn)品價(jià)格較C端采購(gòu)降低了20%以上,隨著網(wǎng)購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大和集約度的提高,采購(gòu)成本有望進(jìn)一步降低。
3.提高采購(gòu)品質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)系統(tǒng)有助于企業(yè)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督和全面評(píng)估,包括供貨能力、合同信用、質(zhì)量控制、交貨時(shí)效等。湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司開發(fā)了網(wǎng)購(gòu)信商評(píng)價(jià)系統(tǒng),借此可完成相關(guān)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和跟蹤,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)鏈中的問題,并通過數(shù)據(jù)挖掘和指標(biāo)匯總建立有效的模型預(yù)測(cè)系統(tǒng),規(guī)避供應(yīng)中斷、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等潛在風(fēng)險(xiǎn),提高了采購(gòu)品質(zhì)和供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。
4.提升規(guī)范性。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)平臺(tái)向全社會(huì)開放,只需登錄平臺(tái)便可詳細(xì)查閱所有采購(gòu)項(xiàng)目,保證了采購(gòu)活動(dòng)接受更大范圍、更多元化的監(jiān)督,促進(jìn)了業(yè)務(wù)公開、民主管理與實(shí)際工作的深度融合,強(qiáng)化了各部門主體責(zé)任,充分落實(shí)了采購(gòu)過程三關(guān)三審、集體決策等規(guī)范要求,杜絕了隨意操作和暗箱操作。
5.促進(jìn)團(tuán)隊(duì)發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)要求需求—管理—采購(gòu)各主體部門有明確的責(zé)任劃分,各司其職,整體聯(lián)動(dòng),在很大程度上減少了責(zé)任推卸、相互指責(zé)等不良情況。采購(gòu)人員力求策略有效,工作嚴(yán)謹(jǐn),促使其穩(wěn)定研究心態(tài)和開拓采購(gòu)視野。湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司進(jìn)一步建立信商指數(shù),促進(jìn)采購(gòu)員維護(hù)個(gè)人形象,并通過排名激發(fā)員工的成就感和自豪感,該企業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)成功獲得了阿里巴巴頒發(fā)的“最佳網(wǎng)采實(shí)踐獎(jiǎng)”。
企業(yè)高層需要完善網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的升級(jí)部署。一是根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)自身發(fā)展情況進(jìn)行采購(gòu)升級(jí)的階段劃分,確定網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的優(yōu)先級(jí)、重點(diǎn)領(lǐng)域以及采購(gòu)升級(jí)不同階段的完成目標(biāo)和戰(zhàn)略行動(dòng)的推進(jìn)方向。二是發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層的管理推動(dòng)作用,強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)部門與其他部門的內(nèi)部整合。三是建立采購(gòu)升級(jí)的愿景,強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部各個(gè)層級(jí)對(duì)企業(yè)網(wǎng)購(gòu)的情感認(rèn)同。
首先,企業(yè)需要保障對(duì)數(shù)字化設(shè)施建設(shè)和升級(jí)改造的資源投入力度,確保企業(yè)物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、軟件系統(tǒng)、局域網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施條件滿足網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)要求。其次,依據(jù)潛在供應(yīng)商、行業(yè)覆蓋率等指標(biāo)科學(xué)選擇適合企業(yè)需求的電子商務(wù)平臺(tái),確保采購(gòu)系統(tǒng)具備良好的穩(wěn)定性、安全性和易用性。如湖南中煙與阿里巴巴(全球最大B2B電商平臺(tái))達(dá)成深度合作,共同搭建網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)平臺(tái)。最后,因?yàn)椴少?gòu)升級(jí)涉及政府部門、金融機(jī)構(gòu)、商務(wù)平臺(tái)等多個(gè)領(lǐng)域,企業(yè)必須規(guī)劃設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu),搭建標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字框架體系,并加強(qiáng)與供應(yīng)鏈系統(tǒng)、科技創(chuàng)新系統(tǒng)等外在平臺(tái)的銜接,以穩(wěn)固采購(gòu)合作關(guān)系。
一方面,實(shí)施網(wǎng)絡(luò)采購(gòu),企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的所有單位必須遵從規(guī)范統(tǒng)一的采購(gòu)制度,確保采購(gòu)升級(jí)的嚴(yán)謹(jǐn)暢通。在網(wǎng)購(gòu)實(shí)踐中,湖南中煙工業(yè)公司經(jīng)過10余次審核修訂,完善了長(zhǎng)達(dá)6萬(wàn)字的《企業(yè)網(wǎng)上采購(gòu)管理及實(shí)施辦法》,并確保公司名下38家單位一致踐行,打通采購(gòu)全流程中的12個(gè)節(jié)點(diǎn)。另一方面,加強(qiáng)企業(yè)的組織管理制度與網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的銜接,將采購(gòu)升級(jí)中所涉及的技術(shù)引進(jìn)、設(shè)施建設(shè)和采購(gòu)治理等方面的要求細(xì)化落實(shí)。
一是組建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)團(tuán)隊(duì),包括網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)專員、技術(shù)支持人員和供應(yīng)鏈管理人員等,確保團(tuán)隊(duì)具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。二是要求團(tuán)隊(duì)成員獲得相應(yīng)的網(wǎng)購(gòu)資質(zhì)證書,并為其提供多種方式的培訓(xùn)和持續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),組織員工學(xué)習(xí)采購(gòu)規(guī)范案例,定期鞏固歷史問題整改實(shí)效,提升業(yè)務(wù)技能,提倡采購(gòu)人員在網(wǎng)購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)上能夠一專多能,避免增加額外的編制和人力資源成本。
評(píng)價(jià)方法應(yīng)注重線上與線下結(jié)合。線上建立信商指數(shù)評(píng)價(jià)系統(tǒng),自動(dòng)抓取每個(gè)項(xiàng)目的網(wǎng)購(gòu)數(shù)據(jù),通過實(shí)施人員自評(píng)、監(jiān)督人員初評(píng)、負(fù)責(zé)人復(fù)評(píng)、管理部門審核四個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)網(wǎng)購(gòu)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。如果某個(gè)供應(yīng)商被評(píng)為不誠(chéng)信,將不得參與后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)。根據(jù)供應(yīng)商信商指數(shù)的高低,分別給予金、銀、銅、鐵等不同勛章。供應(yīng)商信商指數(shù)最優(yōu)時(shí),將被授予優(yōu)秀信商的光榮稱號(hào)。同時(shí),將員工所負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的累計(jì)信商指數(shù)納入績(jī)效比較,激發(fā)員工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。線下,公司規(guī)范管理部門定期組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)檢查網(wǎng)購(gòu)規(guī)范性,落實(shí)常態(tài)化、規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)評(píng)價(jià)機(jī)制。在評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,形成PDCA循環(huán),從而促進(jìn)企業(yè)網(wǎng)購(gòu)的良性發(fā)展。
參照Costco超市模型,集合企業(yè)內(nèi)外部資源搭建虛擬超市,形成采購(gòu)生態(tài)圈。生態(tài)圈中各角色根據(jù)貢獻(xiàn)度、緊密度和認(rèn)可度等維度分為六個(gè)圈層:1.核心層:企業(yè)本部;2.緊密層:批發(fā)商、零售商、消費(fèi)者;3.聯(lián)動(dòng)層:多元化控股參股企業(yè);4.擴(kuò)展層:戰(zhàn)略合作伙伴、星級(jí)供應(yīng)商;5.輻射層:各品類供應(yīng)商;6.融合層:其他有合作意向的事業(yè)單位或企業(yè)。虛擬超市內(nèi)貨品的價(jià)格和供應(yīng)商通過集中采購(gòu)產(chǎn)生,企業(yè)各單位可共享采購(gòu)結(jié)果,避免重復(fù)采購(gòu)。通過需求體聯(lián)動(dòng)及規(guī)模采購(gòu),實(shí)現(xiàn)公司所有單位的“即需即采、即采即用”,使企業(yè)網(wǎng)購(gòu)如同個(gè)人網(wǎng)購(gòu)一樣便捷,進(jìn)一步降低采購(gòu)成本。生態(tài)圈中每個(gè)角色都可以通過簡(jiǎn)單的改造和接入,享受到“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)”的優(yōu)勢(shì)。各圈層的企業(yè)都可依托核心層,在虛擬超市中找到合適的商品并互相交易,避免各自尋源確定價(jià)格或因采購(gòu)規(guī)模較小降低性價(jià)比。通過建立采購(gòu)生態(tài)圈,企業(yè)可以便捷地幫助供應(yīng)商降低采購(gòu)成本,促使其進(jìn)一步降低銷售價(jià)格,幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本,供應(yīng)商和企業(yè)的合作關(guān)系也將更加穩(wěn)固緊密;同時(shí),供應(yīng)商因?yàn)椴少?gòu)生態(tài)圈提高了銷量,形成多贏的格局和良性循環(huán)。
投標(biāo)文件的實(shí)際評(píng)審需要花費(fèi)較多人力物力,精準(zhǔn)識(shí)別圍標(biāo)、串標(biāo)等違反法律法規(guī)要求存在一定困難。利用人工智能可以讀取報(bào)價(jià)文件,審查報(bào)價(jià)單位合規(guī)性(MAC地址、內(nèi)網(wǎng)IP、誠(chéng)信記錄等),避免招標(biāo)過程中出現(xiàn)同一項(xiàng)目不同報(bào)價(jià)單位的法定代表人為同一人、高管相互任職、報(bào)價(jià)單位相互投資等情形。此外,通過人工智能監(jiān)控采購(gòu)各環(huán)節(jié)異常情況,構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)管理的網(wǎng)購(gòu)生態(tài)系統(tǒng),包括網(wǎng)購(gòu)文件檢查,減少參數(shù)設(shè)置不精準(zhǔn)、歧視性或排他性條款等問題。對(duì)于決策結(jié)果,可利用人工智能根據(jù)類似訂單情況判斷是否合理,并生成績(jī)效報(bào)告、推薦中選供應(yīng)商候選人,發(fā)布公示公告等。
本文探討了湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司在傳統(tǒng)采購(gòu)模式向企業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的實(shí)踐案例,分析了傳統(tǒng)采購(gòu)模式存在的采購(gòu)?fù)该鞫炔蛔?、效率低下以及未能?chuàng)造應(yīng)有價(jià)值等問題,闡述了企業(yè)網(wǎng)購(gòu)帶來的采購(gòu)效率提升、成本降低、品質(zhì)提高、規(guī)范性增強(qiáng)以及促進(jìn)團(tuán)隊(duì)發(fā)展等多方面的優(yōu)勢(shì),并提出了實(shí)施企業(yè)網(wǎng)購(gòu)的策略,包括戰(zhàn)略引領(lǐng)、平臺(tái)搭建、完善采購(gòu)制度、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和實(shí)施評(píng)價(jià)管理等等。相信通過這些策略的實(shí)施,企業(yè)能夠更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益的最大化。
展望未來,通過構(gòu)建虛擬超市和采購(gòu)生態(tài)圈,可以幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本,與供應(yīng)商建立更穩(wěn)固的關(guān)系,形成多贏的格局和良性循環(huán)。同時(shí),人工智能技術(shù)的應(yīng)用將進(jìn)一步提升采購(gòu)過程的智能化水平,優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)管理和提高決策效率。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步,企業(yè)網(wǎng)購(gòu)將在未來發(fā)揮更加重要的作用,推動(dòng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。