摘?要：科研單位通常承擔(dān)了前沿科學(xué)研究、教學(xué)和實驗等生產(chǎn)任務(wù)。近年來，隨著科技競爭的日益激烈和科技政策的持續(xù)更新，科研單位的客觀環(huán)境發(fā)生了較大變化。改善庫存管理，保障科研生產(chǎn)物資的順利領(lǐng)用，提高資金使用效率是促進科研單位改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。然而在實際庫存管理中，科研單位往往面臨庫存存貨賬務(wù)不符、出入庫管理不夠規(guī)范、信息化程度不高的難題，科研單位的庫存管理工作與組織期望仍存在一定差距。文章從財務(wù)視角分析了科研單位庫存管理的特點，并提出了優(yōu)化庫存管理的對策，以供同行借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：科研單位；庫存管理；財務(wù)視角

中圖分類號：F251文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）14-0179-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.14.043

1?庫存管理對科研單位的重要性

當(dāng)前，科研單位面臨快速多變的內(nèi)外部環(huán)境需求，要求其科研創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)周期不斷縮短，科研單位需要不斷地提高管理水平，降低成本，加快科技研發(fā)步伐[1]。物資庫存管理是科研單位項目和經(jīng)費管理的重要內(nèi)容之一，物資作為科研經(jīng)營活動的“糧食”，良好的物資庫存管理能夠提高科研單位的核心競爭力，具體體現(xiàn)在以下四個方面。

1.1?有利于優(yōu)化經(jīng)費預(yù)算

科研物資存在種類繁雜、規(guī)格多變、用量少、質(zhì)量高、變化大等特點，好的庫存管理能夠最大限度地準確及時反映物資庫存質(zhì)量、成本、周轉(zhuǎn)效率等基本情況，使單位在進行科研項目的經(jīng)費預(yù)算編制時，根據(jù)庫存情況最為科學(xué)的提出數(shù)量、價格、到貨時間等需求，避免過多庫存引起的重復(fù)申報和過少庫存影響科研項目的進行。在執(zhí)行預(yù)算時，通過不斷監(jiān)測、統(tǒng)計和優(yōu)化調(diào)整庫存，使物資與科研需求持平。

1.2?有利于精細化管理

庫存管理與計劃、采購、財務(wù)四項工作是確保單位科研生產(chǎn)活動高效運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，物資庫存管理是聯(lián)系單位內(nèi)部的財務(wù)、計劃、采購、倉儲、生產(chǎn)等部門的重要紐帶。優(yōu)秀的庫存管理可使每個部門都了解單位的物資庫存、流轉(zhuǎn)、成本等情況，利于加強各部門之間溝通交流的通暢性[2]。不同部門能夠依托庫存管理系統(tǒng)為載體，為精細化的管理和決策提供數(shù)據(jù)支撐，并且整合的庫存管理平臺有利于單位系統(tǒng)的精細高效運行。

1.3?有利于財務(wù)核算

財務(wù)核算信息與庫存物資管理信息的正確關(guān)聯(lián)是科研項目成本核算的依據(jù)，庫存管理工作中的采購臺賬、出入庫臺賬、物資臺賬的關(guān)聯(lián)水平和信息化水平是影響財務(wù)核算效率和準確性的關(guān)鍵因素之一，良好的庫存管理能夠顯著降低財務(wù)管理成本，提高財務(wù)核算效率，并降低出錯風(fēng)險。

1.4?有利于提高科研物資周轉(zhuǎn)速度

科學(xué)的庫存管理重點在于保持合理的物資庫存量，既滿足科研生產(chǎn)，又防止原材料、半成品等庫存積壓。對于物資采購部門，通過及時地掌握單位物資的庫存情況、消耗情況、各單位的物資消耗進度，通過物資的庫存變化分析統(tǒng)計，確定合理的最小物資庫存量，并制定經(jīng)濟合理的采購計劃，通過多頻率小批量的采購方式，提高科研物資的周轉(zhuǎn)速度，并降低存貨成本和庫存保管成本[2]。

2?科研單位庫存管理的特征

2.1?物資采購以預(yù)算為主要依據(jù)

科研單位的經(jīng)費來源主要是科研項目撥款，單位對撥款的使用依據(jù)和后續(xù)項目的驗收依據(jù)主要是參考科研項目的經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算管理是科研單位項目管理和財務(wù)管理的主要抓手，科研項目開展過程中物資的采購、入庫、出庫、消耗均需要依據(jù)科研項目批復(fù)的預(yù)算開展。在物資采購過程中采購管理部門主要起監(jiān)督作用，即對物資采購申請是否與預(yù)算一致進行把關(guān)，庫存管理部分主要起服務(wù)作用，即對物資進行高效的出入庫并歸攏各項目經(jīng)費，同時根據(jù)庫存狀態(tài)為項目物資采購的調(diào)整提出建議。在以預(yù)算為主要物資采購依據(jù)背景下，對財務(wù)人員、庫存管理人員的業(yè)財融合水平提出了較高要求。

2.2?同質(zhì)化物資多

不同的科研單位往往聚焦于某一相關(guān)領(lǐng)域進行創(chuàng)新性研究，科研活動中的物資采購經(jīng)費通常來源于項目經(jīng)費中的材料費，在不同的科研項目中會使用相似甚至相同的物資開展研究，而由于項目經(jīng)費來源不同，此類同質(zhì)化物資需歸攏到不同的項目中。近幾年，隨著國家對科技創(chuàng)新的持續(xù)投入，對科研項目的支持數(shù)量有明顯的增加，在倉庫系統(tǒng)中難以避免地會出現(xiàn)同質(zhì)化物資歸屬不同的科研項目，且物資數(shù)量和項目數(shù)量均多的情況。這對庫存管理的分類、信息匯總及平衡、快速出入庫、核算成本等帶來了較大難度。

2.3?出入庫頻率高

與企業(yè)不同，科研單位的實驗或生產(chǎn)活動對物資需求具有多品種、小批量、短周期的特點，這些特點需要對物資進行頻繁的出庫和入庫，并且由于科研活動的不可預(yù)見性，科研單位對出入庫難以做到很好的計劃性。因此，科研單位迫切需要總結(jié)出高效、便捷的出入庫流程，并優(yōu)化出庫管理。

2.4?信息化流程不顯著

目前，部分科研單位的庫存物資管理信息化流程不顯著，數(shù)據(jù)各成體系、相對獨立，運行流程不夠高效、數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)貫通。在入庫方面，無法實現(xiàn)物資入庫信息與采購計劃、項目號關(guān)聯(lián)，物資來源信息不全；在出庫方面，不能實現(xiàn)物資自動出庫申請，無法查詢歷史領(lǐng)用記錄；在財務(wù)核算方面，財務(wù)核算信息與庫存物資管理信息不能相互關(guān)聯(lián)，在項目審計時不能提供有效的材料消耗數(shù)據(jù)。

3?財務(wù)視角下科研單位庫存管理優(yōu)化對策

隨著科研單位內(nèi)外部任務(wù)形勢及管理要求的變化，對庫存管理的預(yù)算、采購、出入庫、物資配送、物資驗收等方面提出了更高的要求?？蒲袉挝粌?nèi)部與庫存相關(guān)的部門主要包括研究室、資產(chǎn)管理部門、采購部門和財務(wù)部門。財務(wù)部門與研究室的主要業(yè)務(wù)是物資的報銷與登記、項目的財務(wù)核算；財務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門的主要業(yè)務(wù)是實物盤點、賬務(wù)核對；研究室與資產(chǎn)管理部門之間的業(yè)務(wù)主要是物資的領(lǐng)用、驗收出入庫登記；研究室與采購部門之間的業(yè)務(wù)主要是物資采購的申請與執(zhí)行。文章基于科研單位的業(yè)務(wù)特點，主要從流程和制度建設(shè)、信息化平臺建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、應(yīng)急措施建設(shè)四方面提出了優(yōu)化對策。

3.1?庫存管理流程和制度建設(shè)

3.1.1?開展庫存管理業(yè)務(wù)診斷

不同單位對庫存管理能力的價值訴求不同，根據(jù)本單位對庫存管理的宏觀需求和目標定位，結(jié)合單位的物資需求特征，通過充分的溝通，對涉及庫存管理的財務(wù)、采購、研究室、資產(chǎn)管理等部門的需求進行系統(tǒng)分析，梳理庫存物資管理的痛點和改進需求，廣泛達成共識。進一步地深入開展庫存管理業(yè)務(wù)痛點的根因分析，形成庫存物資業(yè)務(wù)診斷結(jié)果，為庫存物資管理的流程和制度建設(shè)奠定基礎(chǔ)[3]。

3.1.2?庫存管理業(yè)務(wù)流程建設(shè)

目前部分科研單位的庫存流程建設(shè)并不夠嚴謹，主要表現(xiàn)為：其一，采購部門不夠?qū)I(yè)，部分單位沒有采購部門，其采購業(yè)務(wù)直接由項目管理部門承擔(dān)，采購的非專業(yè)容易造成對采購的物資的質(zhì)量把控弱，采購成本大，周期長。其二，庫存管理流程簡單并缺乏監(jiān)管，采購和物資管理部門簡單的按照科研人員的需求采購，沒有考慮物資的采購、出入庫、消耗、財務(wù)核算等全流程的管理，并且沒有建立庫存物資的監(jiān)管流程，容易造成相關(guān)人員的瀆職且防范化解風(fēng)險能力較弱。

在庫存管理業(yè)務(wù)流程建設(shè)中需梳理不同業(yè)務(wù)場景下的物資領(lǐng)用需求，優(yōu)化物資出入庫流程?？蒲袉挝坏臉I(yè)務(wù)場景流程主要包括物資種類、領(lǐng)用金額、項目與計劃的匹配、領(lǐng)用部門與需求部門的匹配等，通過在流程建設(shè)中對物資出入庫信息與采購計劃、合同管理、實物資產(chǎn)及財務(wù)核算系統(tǒng)中的接口匹配對接，實現(xiàn)相關(guān)系統(tǒng)的連接。最終建立規(guī)范標準、高效的物資入庫、出庫、在庫的管理流程，可以從以下三個方面入手優(yōu)化科研單位的庫存管理業(yè)務(wù)。

第一，采購審批流程優(yōu)化。以研究室為單元對科研項目物資采購集中申報，科研單位統(tǒng)一審批，統(tǒng)籌采購，盡量避免以科研項目為單位進行物資采購申請、審批。對研究室有長期需求的大宗科研物資進行采購備貨，并設(shè)置警戒庫存量，避免相同的科研物資重復(fù)多頭的申報，杜絕不同的研究室為建立物資的小庫存而過量采購造成項目完結(jié)后物資的浪費。

第二，物資入庫管理流程優(yōu)化。科研單位的物資種類較多，可以采用整托盤保管入庫的方法，將同一類物資放在同一托盤中，通過射頻識別技術(shù)將物資信息與倉儲管理網(wǎng)絡(luò)連接，在獲得托盤信息的情況下可獲得物資信息，并且根據(jù)倉儲管理平臺，根據(jù)預(yù)設(shè)的指派原則及策略，運用算法自動確定托盤的擺放位置，提升物資入庫的管理效率。

第三，物資出庫流程優(yōu)化。將科研單位的物資出庫與物資的經(jīng)費入賬歸攏進行關(guān)聯(lián)，出庫申請直接與物資的科研項目經(jīng)費號關(guān)聯(lián)，在出庫時同時確定物資的消耗數(shù)量與經(jīng)費出口，以利于后期的財務(wù)核算并預(yù)防項目的經(jīng)費超標[4]。

3.1.3?庫存管理制度建設(shè)

針對物資庫存業(yè)務(wù)診斷結(jié)果，以價值理念為牽引，以問題為導(dǎo)向，開展物資庫存管理制度建設(shè)。在入庫方面，完善物資臺賬登記，制定入庫驗收管理、新增物資編碼分類、物資價稅分離信息登記等制度，并建立財務(wù)核算與庫存實物管理的操作業(yè)務(wù)流程制度；在出庫方面，識別物資種類、領(lǐng)用金額、項目與計劃的匹配、領(lǐng)用部門與需求部門的匹配等場景，優(yōu)化物資出庫制度。在物資庫存管理方面，需重點關(guān)注以下四個方面的制度建設(shè)和健全。

第一，建立健全庫存分類管理制度。將單位的物資按照價值大小、重要程度、使用頻率等進行評估并分類，將關(guān)鍵物資（A類）區(qū)分出來并重點管理，科研單位的物資種類較多，只有將主要精力放在關(guān)鍵物資上才能提高庫存管理的效率并降低風(fēng)險。將大多數(shù)的“一般物資”劃分為B類。將使用頻率低，庫存風(fēng)險小的物資劃分為C類。進一步的依據(jù)科研單位庫存物資的分類制定不同的管理措施，如確定庫存警戒線數(shù)量、盤庫周期、存放位置等，通過分類管理能夠?qū)崿F(xiàn)高效精準的庫存管理目的。

第二，建立健全庫存盤點清查制度。物資盤點是確保庫存管理準確和安全性的重要手段，通過盤庫能夠更準確地核實物資數(shù)量及不同物資的流動狀態(tài)，并且可降低因庫存物資呆滯、損壞而帶來的庫存安全風(fēng)險。盤庫是對庫存管理工作的一次體檢，針對不同種類的物資應(yīng)建立不同盤庫的頻率，對盤盈、盤虧以及損壞的物資要追根溯源，對于暴露的問題要不斷完善改進管理制度，使制度不斷合理、完善和高效。

第三，細化單位各部門職責(zé)。通過制度建設(shè)明確計劃審批部門、采購部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門及研究室的分工，規(guī)范采購、入庫、領(lǐng)用等業(yè)務(wù)的操作流程制度，使單位各部門按照標準化、流程化的模式協(xié)同作戰(zhàn)，杜絕部門之間的界面不清和推諉扯皮。

第四，建立庫存管理的監(jiān)督考核制度。物資庫存是滲透到采購、質(zhì)檢、出入庫、消耗、財務(wù)核算等環(huán)節(jié)的紐帶，以庫存管理為對象進行的監(jiān)督考核，不僅利于庫存管理工作的完善，也有助于防范單位物資管理全鏈條工作的風(fēng)險。通過對庫存數(shù)據(jù)庫的隨機抽查，從采購到消耗全鏈條對物資進行核實，明確物資盤虧、盤盈、損壞等情況的責(zé)任主體，借用單位的紀檢監(jiān)察部門力量強化監(jiān)督力度。同時，建立庫存管理考核的指標體系，包括信息準確率、配送速率、損壞率等指標。只有強化監(jiān)督、強化考核才能壓實庫存管理相關(guān)部門和人員的責(zé)任[5]。

3.2?建立物資采購庫存一體化管理信息平臺

對于科研單位而言，庫存管理的信息化目標是保證物資有效供應(yīng)，實現(xiàn)領(lǐng)用便捷、及時準確。物資采購管理一體化平臺需要建立起從物資采購、庫存、合同、供應(yīng)商到每個科研項目的物資保障體系，在該平臺的建立中最有效的手段是采用信息化技術(shù)。一體化的信息平臺應(yīng)包括物資的采購、庫存、領(lǐng)用、供應(yīng)商管理、合同管理、統(tǒng)計分析等。平臺的建設(shè)主要包括以下五方面。

第一，建立一套在庫物資的預(yù)警分析模型?？蒲袉挝坏膸齑嫖镔Y中不同物資的重要程度、供貨周期、消耗周期等差異較大，庫存的物資不適合采用同一個庫存警戒閾值，故需根據(jù)科研物資的特點建立一套能夠差異化區(qū)分不同物資的庫存預(yù)警方法，科學(xué)的對不同種類物資設(shè)定不同的庫存警戒閾值及預(yù)警方法。當(dāng)庫存物資數(shù)量或儲存期限達到安全閾值時，能夠自動提醒倉庫管理人員和采購人員，避免由于物資不足或呆滯庫存造成損失。

第二，建立一套庫存數(shù)據(jù)分析模型。打通物資采購、庫存、財務(wù)核算之間的信息連接，動態(tài)跟蹤物資的計劃、采購、庫存、合同等信息，以物資為載體，形成相互關(guān)聯(lián)的信息流和信息庫，從而實現(xiàn)信息追溯的連續(xù)性和完整性。在信息流中反映采購的計劃、進度、出入庫、財務(wù)、在庫時間、位置等信息，重點關(guān)注采購計劃不合理、未充分平衡庫存、庫存緊張和財務(wù)預(yù)算與采購不匹配等問題，利用統(tǒng)計分析方法，全面、準確評估物資的庫存和管理狀態(tài)。

第三，統(tǒng)一信息接口。按照統(tǒng)一系統(tǒng)、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程、物各有主的思路進行統(tǒng)一的信息化建設(shè)。在計劃采購環(huán)節(jié)，在統(tǒng)一的采購管理平臺中進行計劃的審批和采購；在出入庫環(huán)節(jié)，統(tǒng)一物資編碼規(guī)則，明確物資入庫登記信息內(nèi)容，翔實記錄物資數(shù)據(jù)，對于入庫物資信息應(yīng)包括數(shù)量、價格、入庫日期、有效期、合格證明、財務(wù)預(yù)算項目、儲存位置、儲存條件等。對于退庫、過期、破損等物資還應(yīng)準確反映過程信息。利用編碼實現(xiàn)物資的一處維護、多處應(yīng)用、資源共享、統(tǒng)一調(diào)配、差異化存儲等功能。同時，物資編碼直接對應(yīng)項目財務(wù)預(yù)算編碼，通過庫存系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，在系統(tǒng)中動態(tài)顯示科研項目的財務(wù)預(yù)算執(zhí)行率，對于重要的物資增加鎖庫功能。在財務(wù)核算環(huán)節(jié)，通過輸入財務(wù)預(yù)算代碼直接在系統(tǒng)中生成物資清單和領(lǐng)用記錄，實現(xiàn)庫存與采購計劃、合同、物項系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等前后數(shù)據(jù)的貫通。

第四，建立標準物資庫。對于通用性強的物資，如溶試劑、元器件等，應(yīng)建立選用目錄，推薦并規(guī)范通用材料品牌和標準，通過建立優(yōu)選庫、限用庫、專用庫等，提升物資在各項目之間的通用性，降低采購和庫存的成本、提高效率。

第五，建立可視化數(shù)字看板。在一體化管理平臺中形成各層級的看板信息，實時監(jiān)控并分析庫存信息。以物資為主線，動態(tài)顯示物資在計劃、采購、入庫、出庫、消耗等管理過程的信息關(guān)聯(lián)，對重要的科研物資，在數(shù)字化看板中動態(tài)跟蹤其需求、消耗和財務(wù)信息，既能夠及時預(yù)警，又能為單位管理者快速、宏觀地把握單位物資整體流動情況提供平臺。

3.3?庫存管理人才隊伍建設(shè)

庫存管理是一項復(fù)雜的綜合性管理工作，庫存管理人才隊伍不僅指倉庫管理人員，還包括前端的物資采購計劃、合同管理、實物資產(chǎn)管理、財務(wù)核算等人員。在創(chuàng)新和學(xué)科交叉日益重要的大背景下，科研單位的競爭更多是人才的競爭。目前科研單位的庫存管理人才隊伍雖然得到了一定的優(yōu)化，但隊伍的整體素質(zhì)距離需求仍有一定的差距，人才隊伍仍不夠充足。

財務(wù)視角下的庫存管理工作中，庫存管理人員需具備一定的財務(wù)知識?？蒲袉挝坏臉I(yè)務(wù)變化快，物資采購和消耗主要以項目財務(wù)預(yù)算為依據(jù)，財務(wù)信息能實現(xiàn)物資的采購、出入庫、消耗、核算等環(huán)節(jié)的物理銜接，故在庫存管理中充分利用財務(wù)信息能夠及時應(yīng)對需求變化，控制風(fēng)險。優(yōu)化庫存管理人才隊伍可以采取以下三方面措施。

第一，加強庫存管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。針對信息化管理平臺等工具的使用，通過邀請專家對庫存管理人員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)知識和技術(shù)能力，以便能更好地開展庫存信息化建設(shè)、分析統(tǒng)計等工作，同時提高庫存管理人員對業(yè)務(wù)升級的重視。

第二，引進高素質(zhì)專業(yè)人才。科研單位早期的庫存管理人員很多來自其他專業(yè)，隨著人員的退休，科研單位需補充庫存管理人員。目前很多高校均開設(shè)有庫存管理專業(yè)，科研單位在進行人才招聘時應(yīng)重點關(guān)注庫存類專業(yè)管理人才的引進，在庫存管理隊伍中也應(yīng)適當(dāng)配置財務(wù)管理專業(yè)人員，通過高素質(zhì)的人員配置，保障庫存業(yè)務(wù)的高質(zhì)量開展。

第三，鼓勵在職人員自主學(xué)習(xí)。激勵現(xiàn)有庫存管理人員，特別是非專業(yè)出身的人員自主學(xué)習(xí)，如定期開展庫存管理知識競賽，獎勵專業(yè)能力強的人員；還可鼓勵在職人員考取專業(yè)資格證書，如注冊會計師等，對獲得相應(yīng)資格等級證書的人員進行獎勵，這樣可以激發(fā)職工的學(xué)習(xí)熱情，營造積極的學(xué)習(xí)氛圍。

3.4?建立庫存管理應(yīng)急措施

科研單位需求的物資中非標定制的物資占比大、供應(yīng)商來源少?？蒲袉挝坏奈镔Y庫存需提升應(yīng)急能力，以免出現(xiàn)突發(fā)情況對單位和國家造成較大損失[6]。

一方面，科研單位需建立物資庫存應(yīng)急方案。對于單一供應(yīng)商、非標定制周期長、關(guān)鍵材料等物資需要優(yōu)先考慮儲備安全需要的存貨，再進行優(yōu)化減少庫存管理。同時，建立健全供應(yīng)商管理，定期依據(jù)價格、質(zhì)量、售后等相關(guān)指標對供應(yīng)商進行評價。對于風(fēng)險較大、信譽不良供應(yīng)商要及時提醒和警告。對于關(guān)鍵物資供貨風(fēng)險較大的獨家供應(yīng)商要及時培育備用供應(yīng)商。對于供貨穩(wěn)定、信譽良好的供應(yīng)商，科研單位可以與其協(xié)商制定應(yīng)急情況下的供貨措施，包括因質(zhì)量問題的應(yīng)急供貨、因需求急增的應(yīng)急供貨、因指標微調(diào)的應(yīng)急供貨等。科研單位需識別庫存管理中的各類風(fēng)險，并有針對性地制定措施，以確?？蒲猩a(chǎn)任務(wù)的順利進行。

另一方面，科研單位需要建立智能安保系統(tǒng)。在科研單位庫存中有大量的高價值物資，有些物資還需要特殊的溫濕度儲存環(huán)境，有必要加強對庫存物資狀態(tài)的安全防控。倉儲的主要風(fēng)險隱患點包括火災(zāi)、漏雨、溫濕度異常、盜竊等，倉庫的智能安保系統(tǒng)需要對這些風(fēng)險隱患進行在線的監(jiān)測和預(yù)警，當(dāng)發(fā)現(xiàn)異常時能夠有效地預(yù)警，并快速地幫助人們對風(fēng)險進行定位，單位根據(jù)定位更準確地開展應(yīng)急措施。

4?結(jié)語

庫存管理對科研單位的物資采購、領(lǐng)用、核算等工作具有重要的影響，財務(wù)視角下，科研單位有必要采用優(yōu)化流程和制度、建立信息化平臺、加強人才隊伍建設(shè)、制定應(yīng)急措施等手段，不斷提高庫存管理水平及物資供應(yīng)保障水平。

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［作者簡介］何泳沛（1988—），女，漢族，四川井研人，大學(xué)本科，會計師，研究方向：科研單位項目經(jīng)費管理、庫存存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資產(chǎn)管理、合同管理。