文/韋富金

檔案作為重要的信息憑證，具有獨(dú)一無(wú)二的作用，檔案管理則是單位各項(xiàng)工作的重中之重。隨著科技進(jìn)步，檔案信息化逐漸成為各行各業(yè)普遍關(guān)注的話題。在智慧化背景下，借助互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變，解決了傳統(tǒng)檔案的弊端，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、統(tǒng)一化，提高了檔案資源的利用效率，凸顯檔案管理效果。因此，提升檔案管理的信息化就成為必然，可以使檔案管理工作更好地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能。在新形勢(shì)下，采取積極有效的措施，加快檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

智慧化背景下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的作用

提高檔案數(shù)據(jù)的可用性。檔案數(shù)據(jù)種類多樣，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的時(shí)候，若對(duì)數(shù)據(jù)類型的劃分不夠精確，就會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)混亂無(wú)章，增加檔案管理工作的難度。在智慧化背景下，信息數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)不斷增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速加工和存儲(chǔ)。而在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以大范圍收集有用數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量檔案信息的快速檢索和分析，提高效率。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化管理。在智慧化背景下，以數(shù)據(jù)為載體的檔案存儲(chǔ)方式得到廣泛運(yùn)用，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)容量較大，有效拓展數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容與空間。尤其是檔案數(shù)據(jù)的管理和儲(chǔ)存不會(huì)占用大量?jī)?chǔ)存空間，增加了檔案管理工作的靈活性，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的動(dòng)態(tài)整理和存儲(chǔ)。例如，員工在入職和離職工作中，會(huì)產(chǎn)生較多連續(xù)性、動(dòng)態(tài)化的信息數(shù)據(jù)，這些人事檔案數(shù)據(jù)都需及時(shí)進(jìn)行收集和整理。而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理，使員工檔案信息更詳細(xì)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化管理，從而使得檔案管理變得更完整、更真實(shí)。

面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息安全問(wèn)題成難點(diǎn)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來(lái)越多的信息被存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，在給檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也面臨一定的挑戰(zhàn)，如儲(chǔ)存設(shè)備上的數(shù)據(jù)面臨著病毒攻擊、黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)釣魚等威脅。因此，保障檔案信息安全成為檔案管理人員必須面對(duì)的問(wèn)題之一。

檔案管理信息化功能較單一。如今，許多單位已經(jīng)開(kāi)始實(shí)行檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)字化管理，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。但許多還停留在以檔案著錄信息為主的傳統(tǒng)階段，缺少對(duì)檔案數(shù)據(jù)的信息化處理，檔案管理信息化功能比較單一，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保存、分析、共享以及監(jiān)管等作用未能完全、有效發(fā)揮出來(lái)。

檔案管理人員綜合能力待加強(qiáng)。傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙質(zhì)化的形式記錄檔案信息，而智慧化背景下的檔案管理工作離不開(kāi)各種信息化、數(shù)字化技術(shù)的支撐，需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)安全防范意識(shí)，提升業(yè)務(wù)水平和綜合能力。此外，部分單位的檔案管理工作人員是兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作，事多且繁雜，也無(wú)太多精力去學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)能力不高。

創(chuàng)新路徑

制定合理的檔案管理信息化策略。對(duì)檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和難點(diǎn)進(jìn)行深入了解、分析，明確檔案管理信息化的目標(biāo)和重點(diǎn)。根據(jù)分析結(jié)果，制定檔案管理信息化規(guī)劃（包括信息化建設(shè)的目標(biāo)、技術(shù)路線、時(shí)間表、預(yù)算等內(nèi)容），明確智能化技術(shù)的應(yīng)用范圍和實(shí)施步驟。優(yōu)化檔案管理工作流程。檔案管理信息化不僅是技術(shù)層面的問(wèn)題，更重要的是對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和再造。因此，在制定信息化戰(zhàn)略時(shí)，應(yīng)該注重對(duì)檔案管理流程的優(yōu)化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

健全檔案管理制度。結(jié)合單位的實(shí)際情況，完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，做到有章可循、有法可依，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。具體包括：一是制定檔案管理信息化的基本原則、目標(biāo)和要求等基本制度，明確智能化技術(shù)的應(yīng)用范圍和要求。二是建立檔案數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、使用和共享等方面的管理，確保數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和可靠性。三是制定檔案信息安全制度，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、應(yīng)用安全等方面，保障檔案信息的安全性和保密性。四是建立檔案利用服務(wù)制度，規(guī)范檔案的查詢、借閱等服務(wù)流程，確保檔案利用服務(wù)的規(guī)范化和高效化。在建立檔案管理制度的過(guò)程中，需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理的科學(xué)性和合理性，同時(shí)還需要對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。

加強(qiáng)信息安全防護(hù)。檔案信息化管理面臨的安全威脅是多方面的，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)涉及檔案信息系統(tǒng)所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，做好安全防護(hù)才能保證檔案系統(tǒng)免遭跨域攻擊、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。檔案管理部門要抓好信息安全防范工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)技術(shù)安全防范措施，配齊網(wǎng)絡(luò)安全保密設(shè)備，確保檔案信息存儲(chǔ)、傳輸和服務(wù)利用的安全。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和權(quán)限設(shè)置，對(duì)聯(lián)網(wǎng)的核心計(jì)算機(jī)要安裝殺毒軟件和防火墻，堵住網(wǎng)絡(luò)失泄密漏洞，防止越權(quán)使用和非法備份復(fù)制等問(wèn)題發(fā)生。建立完善的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，定期進(jìn)行備份操作以保證資料不丟失或損壞。主動(dòng)利用先進(jìn)技術(shù)，確保與檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)交換與使用安全、有效。選用適當(dāng)?shù)膫浞萁橘|(zhì)、備份系統(tǒng)以及備份方式，達(dá)到多模式、寬范圍存儲(chǔ)的目的。加大檔案監(jiān)管力度。強(qiáng)化全過(guò)程檔案數(shù)據(jù)管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，充分掌握數(shù)據(jù)的基本情況。運(yùn)用檢測(cè)工具，對(duì)一些突出問(wèn)題進(jìn)行剖析和研究，從制度、政策、業(yè)務(wù)等方面進(jìn)行梳理和改進(jìn)，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效、完整。抓好安全保密督查工作。要建立聯(lián)管聯(lián)查機(jī)制，定期邀請(qǐng)保密、機(jī)要等部門人員對(duì)日常檔案保管、規(guī)章制度落實(shí)、網(wǎng)絡(luò)信息安全等情況進(jìn)行檢查督導(dǎo)；對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要拿出具體措施，實(shí)施具體指導(dǎo)，解決具體問(wèn)題，抓好落實(shí)，消除隱患，確保檔案安全保密工作萬(wàn)無(wú)一失。構(gòu)建信息化平臺(tái)。在建設(shè)數(shù)字化檔案資源的基礎(chǔ)上構(gòu)建集成化的信息化服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供高效率的信息檢索與檔案的有序管理。建立檔案管理人員及用戶雙向反饋與溝通機(jī)制，使工作中存在的問(wèn)題和使用專項(xiàng)模塊的體驗(yàn)可以得到及時(shí)反饋，從而不斷優(yōu)化平臺(tái)。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍培訓(xùn)。檔案工作人員承擔(dān)著收集、整理、保管、保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用這些寶貴資源的重要職責(zé)，其工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系到部門、單位檔案資料的齊全、完整、安全和利用效果，所以檔案工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心。要加強(qiáng)政治能力建設(shè)，錘煉檔案管理人員忠誠(chéng)干凈擔(dān)當(dāng)?shù)恼纹犯瘢μ岣哒闻袛嗔?、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力。在智慧化背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)向信息化管理模式，這就要求檔案管理人員提高檔案管理信息化技術(shù)使用的熟練程度。因此，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)交流會(huì)、專家講座等方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，培養(yǎng)更多創(chuàng)新型、管理型人才。同時(shí)建立完善的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，從而提高檔案管理水平與工作效率，提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。要積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，讓現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理概念深入檔案管理人員的心中，使他們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。

檔案信息化建設(shè)能夠更加方便接收信息，為實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化提供重要的作用，讓檔案管理更加科學(xué)化。在智慧化背景下，檔案部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理要求進(jìn)行重新定位，重視檔案數(shù)據(jù)的安全、全程化監(jiān)管、人才隊(duì)伍建設(shè)、數(shù)據(jù)體系優(yōu)化等方面，持續(xù)完善檔案管理信息化工作。