喬 振, 荀玥婷, 趙 賢, 任海霞

(1.山東省科學技術(shù)情報研究院, 濟南 250101; 2.山東省科技發(fā)展戰(zhàn)略研究所, 濟南 250121;3.山東省科學院高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)(中試)基地, 濟南 250103)

科技檔案、科技報告、科學數(shù)據(jù)作為科研項目的重要產(chǎn)出,是國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源,是創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的重要因素?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出大力推動科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理[1]。加強對科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)的協(xié)同管理,對于實現(xiàn)科技信息資源的集聚、促進科技信息和數(shù)據(jù)的高效開放共享和廣泛傳播利用、提升數(shù)據(jù)要素對科研活動的服務(wù)保障水平具有重要意義。本文從理論研究和實踐兩個層面梳理當前科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理的現(xiàn)狀,總結(jié)存在的問題,提出對策建議。

1 數(shù)據(jù)來源

根據(jù)科技檔案、科研檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)的定義及相關(guān)研究、工作實踐[2-7],本文認為科技檔案包含科研檔案,科研檔案中包括科技報告和科學數(shù)據(jù),科技報告和科學數(shù)據(jù)具有交叉關(guān)系[8]。同時視技術(shù)報告為科技報告,視“科研數(shù)據(jù)”“研究數(shù)據(jù)”為“科學數(shù)據(jù)”[8]。

數(shù)據(jù)來源于中國知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)庫,檢索式為題名或關(guān)鍵詞為檔案、科技報告、科學數(shù)據(jù)(科研數(shù)據(jù)、研究數(shù)據(jù)),分別進行兩兩檢索,經(jīng)篩選后共檢索到相關(guān)論文53篇。實踐層面,政策和標準主要通過科技部等官方門戶網(wǎng)站、全國標準信息公共服務(wù)平臺,以“檔案”“數(shù)據(jù)”“科技報告”為檢索詞進行檢索。

2 科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理研究現(xiàn)狀

檢索發(fā)現(xiàn),同時對科技檔案、科技報告、科學數(shù)據(jù)三者進行的研究較少。毛獻峰和李子白[9]認為科研檔案包含科學數(shù)據(jù)和科技報告,加強科研檔案的管理和共享,就是加強科學數(shù)據(jù)和科技報告的管理和共享。曾建勛等[10]設(shè)計了包含科學數(shù)據(jù)、調(diào)研資料、科技檔案、科技報告等信息資源,同時可進行數(shù)據(jù)匯交、科學數(shù)據(jù)分析的國家科技管理信息系統(tǒng)。

2.1 科技檔案與科技報告

相關(guān)文獻研究集中于科技檔案與科技報告比較研究(科技報告定位),同時提出科技報告與科技檔案同步建設(shè)問題。

在科技檔案與科技報告關(guān)系定位方面,多位學者提出了不同的見解[11-12],總體可分為兩種觀點,一種觀點認為科技報告就是科技檔案。如科技報告是科研檔案的重要組成部分[13],科技檔案是科技報告的上位概念[14],另外一種觀點認為科技報告是一種特殊的文獻,與科技檔案有所不同。如科技報告同科研檔案在內(nèi)容范圍、整理編排、管理方式等方面也有明顯的不同[15]。

在協(xié)同管理和同步建設(shè)方面,將科技報告納入科技檔案管理工作[16],檔案部門盡快將科技報告檔案納入項目檔案管理的制度體系[14],檔案工作人員需要切實掌握科技報告撰寫方面的各種技能[17]。我國宜以科技報告體系建設(shè)為依托促進科技檔案資源的開放、共享[18]。

2.2 科技檔案與科學數(shù)據(jù)

(1)科技檔案與科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理的必要性和可行性?？茖W數(shù)據(jù)和科研檔案是包含和被包含的關(guān)系,兩者具有協(xié)同管理的基礎(chǔ)[19]。在概念層面、管理層面、風險收益層面,兩者有協(xié)同治理的內(nèi)部動力和外部推力[20]。

(2)協(xié)同管理路徑研究。加緊出臺引導兩者協(xié)同管理的制度規(guī)范、建立協(xié)同管理機制和平臺[19-21]。通過構(gòu)建科學數(shù)據(jù)管理部門和檔案部門的新型協(xié)作模式等路徑實現(xiàn)協(xié)同管理[22]。檔案部門應(yīng)嘗試逐步介入科學數(shù)據(jù)的管理[23],方式和路徑包括提供理論借鑒、作為科學數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)設(shè)施的一部分[24],促進科學數(shù)據(jù)歸檔政策制定[25],通過職能合并式等3種模式參與科學數(shù)據(jù)管理[26]。

(3)兩者的相互借鑒研究。檔案學方法和理論可支撐科學數(shù)據(jù)管理。檔案管理視角下科學數(shù)據(jù)管理存在制度不健全、數(shù)據(jù)價值鑒定過程缺失等問題[27-28],科學數(shù)據(jù)管理離不開檔案學基礎(chǔ)理論的指導[29];檔案參與科學數(shù)據(jù)監(jiān)管,檔案鑒定理論可為科學數(shù)據(jù)監(jiān)管提供借鑒[30-31]?？茖W數(shù)據(jù)管理可為科研檔案管理提供新思路?？山梃b科學數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢,從宏觀和微觀加強科研檔案管理[32],為提高數(shù)字科研檔案管理整體效能提供經(jīng)驗[33]。

(4)相關(guān)案例研究。相關(guān)案例涵蓋國內(nèi)外不同學科、不同領(lǐng)域。如美國、歐洲主要的社會科學數(shù)據(jù)檔案管理機構(gòu)的發(fā)展演變以及國際合作[34];國家空間科學數(shù)據(jù)中心、國家基因組科學數(shù)據(jù)中心、天津中交第一航務(wù)勘察設(shè)計院有限公司、澳大利亞數(shù)據(jù)檔案館、美國國家大氣研究中心等案例研究[26]。

2.3 科技報告與科學數(shù)據(jù)

科技報告與科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理研究較少,綜合檢索到的文獻,基本觀點是應(yīng)借助現(xiàn)有科技報告管理機制和渠道,加強科學數(shù)據(jù)匯交機制建設(shè)。通過對現(xiàn)有的科技報告采集加工管理系統(tǒng)進行完善,增加科學數(shù)據(jù)匯交、審核功能,利用科技報告工作建立的三級審核機制,建立科學數(shù)據(jù)加工審核功能[35];國防科學數(shù)據(jù)管理制度設(shè)計和工作應(yīng)加強與國防科技報告管理體系的融合[36];通過建立全軍軍事科研數(shù)據(jù)資源融合共享中心,對科技報告和科學數(shù)據(jù)等各類數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一接收、匯聚加工和融合共享[37]。

3 國家科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀

3.1 相關(guān)政策和標準

共梳理了18項國家層面政策法規(guī)和標準規(guī)范(表1),涉及發(fā)文單位包括全國人民代表大會常務(wù)委員會、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、科技部、國家自然基金委、國家檔案局。

表1 科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)主要政策標準

政策A1～A4對檔案歸檔范圍進行了界定,尤其是A1,明確提出科技報告和科學數(shù)據(jù)是歸檔內(nèi)容之一;A2提出實驗等原始記錄和研究報告,A3提到實驗等原始記錄和科技報告作為歸檔內(nèi)容,A4提出了項目依托單位應(yīng)建立項目成果檔案制度,包含科學數(shù)據(jù)和重要報告[38],A2～A4可視為將科技報告、科學數(shù)據(jù)納入檔案歸檔范圍。

政策A5～A10雖沒有提出三類資源協(xié)同管理的要求,但將檔案歸檔、科技報告和科學數(shù)據(jù)作為科技評價、項目評價、科研誠信建設(shè)的重要評估指標。例如,A5將科技報告、科學數(shù)據(jù)作為項目綜合績效評價的必備材料,提出按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行涉及科技報告、數(shù)據(jù)匯交、檔案管理的事宜[39];A6提出科技報告提交、檔案歸檔、數(shù)據(jù)共享情況作為中央財政科技計劃評估內(nèi)容[40];A8～A10將篡改或捏造科學數(shù)據(jù)、科技報告列為失信行為[41-43]。

政策A11～A13將科技檔案、科技報告提升到法律的高度,科技檔案工作單獨立法,科技報告雖未單獨立法,但被納入科技進步法和科技成果轉(zhuǎn)化法中,同時科技進步法對科技數(shù)據(jù)等科學技術(shù)資源的信息系統(tǒng)和資源庫建設(shè)提出要求。政策A14～A17是科技報告、科學數(shù)據(jù)的專項政策,從發(fā)文單位看,科技報告和科學數(shù)據(jù)得到了國家高度重視。而A12～A15關(guān)于科技報告的政策更成體系,有指導、有具體執(zhí)行落實,相較于此,科學數(shù)據(jù)政策略有單薄。

標準方面,科技報告已經(jīng)形成《科技報告元數(shù)據(jù)規(guī)范》等4項國家標準、交通、船舶工業(yè)2項行業(yè)標準及1項企業(yè)標準;科學數(shù)據(jù)形成了《科技計劃形成的科學數(shù)據(jù)匯交 技術(shù)與管理規(guī)范》等20余項國家標準、《科學數(shù)據(jù)責、權(quán)、利參考類型》等19項團體標準和2項企業(yè)標準。

3.2 相關(guān)管理實踐

3.2.1 中國科學技術(shù)信息研究所科技檔案與科技報告協(xié)同管理

中國科學技術(shù)信息研究所(以下簡稱中信所)負責國家科技計劃項目檔案整序、保存、管理等工作,具體由信息資源中心承擔?，F(xiàn)已初步形成國家主要科技計劃檔案資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,已有規(guī)范化檔案超過10萬卷。

中信所科技報告服務(wù)與產(chǎn)業(yè)情報研究中心負責全國科技報告收藏、加工與服務(wù)等工作。截至2023年11月,開發(fā)的國家科技報告服務(wù)系統(tǒng)收藏科技報告達45.8萬份以上,網(wǎng)站訪問量超過1.07億次。

中信所已經(jīng)實現(xiàn)了國家科技計劃科技檔案和科技報告的協(xié)同管理。表現(xiàn)在:①組織上的協(xié)同?？萍紮n案和科技報告的管理均由中信所承擔,并由不同的內(nèi)部部門承擔具體工作。②資源的協(xié)同?？萍紮n案歸檔過程中,由承擔科技計劃項目過程管理的科技部高技術(shù)中心等負責向中信所進行提交,提交材料中包括已向國家匯交的科技報告全文(紙質(zhì)和電子版),實現(xiàn)了國家科技計劃科技檔案和科技報告的協(xié)同管理。

3.2.2 中科院科研檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理實踐

中科院在科技檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理進行了一些探索。印發(fā)了《中國科學院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法(試行)》,規(guī)定科學數(shù)據(jù)等特殊類型的電子文件可邏輯歸檔[44],設(shè)立“重大科技項目科學數(shù)據(jù)歸檔”專項,選取9家中科院院屬單位開展科研檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理試點。從專項任務(wù)中檔案部門和數(shù)據(jù)部門的職責分工、工作流程協(xié)同、數(shù)據(jù)管理權(quán)限、元數(shù)據(jù)規(guī)則關(guān)聯(lián)、科學數(shù)據(jù)邏輯歸檔要求及系統(tǒng)銜接等方面開展工作[45]。

中科院上海光學精密機械研究所開展科研機構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)試點,重點打通科研業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的信息壁壘,實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與所級科學數(shù)據(jù)中心、OA系統(tǒng)在線歸檔[46],實現(xiàn)科學數(shù)據(jù)邏輯歸檔,即由檔案管理系統(tǒng)捕獲科學數(shù)據(jù)管理平臺的數(shù)據(jù)集層面的部分元數(shù)據(jù)信息,初步實現(xiàn)科技信息資源目錄的集中,科學數(shù)據(jù)的具體管理、存儲、利用和服務(wù)仍在科學數(shù)據(jù)管理平臺中進行[47]。

中國科學院空天信息創(chuàng)新研究院積極探索科學數(shù)據(jù)中心與研究所科研檔案工作相融合的新模式,發(fā)布了《中國科學院空天信息創(chuàng)新研究院科研項目科學數(shù)據(jù)歸檔規(guī)范(試行)》?；诂F(xiàn)有檔案管理體系,明確了科研項目團隊、檔案管理部門、科學數(shù)據(jù)中心在科學數(shù)據(jù)成果歸檔中的職責,明確委托國家對地觀測科學數(shù)據(jù)中心負責空天院科研檔案管理中的數(shù)據(jù)成果接收、審查、歸檔、保藏和共享服務(wù)[48]。

3.2.3 山東省科技計劃科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理實踐

山東省積極開展資源協(xié)同管理探索。政策方面,制定了一系列與科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)相關(guān)的政策。例如,山東省科技廳等印發(fā)《山東省科技計劃科技報告管理細則》《山東省科學數(shù)據(jù)管理實施細則》;山東省科學技術(shù)情報研究院印發(fā)的《關(guān)于黨建引領(lǐng)科技情報事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的實施意見》提出積極打造“科技文獻+科技報告+科技檔案+科學數(shù)據(jù)+科技鑒志”五位一體信息資源體系,明確整合科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)資源,開展數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用和共享服務(wù)等重點任務(wù)。

組織層面,山東省科技廳、省情報院均建立了相應(yīng)的組織架構(gòu)[8]。山東省科技情報研究院承擔山東省科技計劃科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)的管理工作,由科技文獻檔案管理中心、科技報告中心、科技宣傳中心(科學數(shù)據(jù)中心)三個部門分別負責。

平臺方面,開發(fā)建設(shè)了山東省科技檔案管理系統(tǒng)、科技報告匯交和共享服務(wù)系統(tǒng),實現(xiàn)了一定資源的積累;檔案方面,實現(xiàn)了2016—2019年科技計劃項目文件材料和重大科技創(chuàng)新工程館藏檔案超過7 000件的電子化工作;科技報告方面,共享了省級科技計劃項目科技報告超過1.8萬篇。

業(yè)務(wù)層面,科技檔案歸檔過程中,科技報告紙質(zhì)收錄證書作為檔案的一部分進行了歸檔,實現(xiàn)了一定程度的協(xié)同管理。但也存在著科技檔案系統(tǒng)與科技報告系統(tǒng)未實現(xiàn)系統(tǒng)對接和數(shù)據(jù)傳遞,科學數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)開發(fā)雖在推進中,但數(shù)據(jù)匯交尚未開展等問題。

4 基礎(chǔ)和短板

總體來看,當前國內(nèi)科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理研究和實踐具備一定基礎(chǔ),同時也存在一些短板。

4.1 基礎(chǔ)

(1)科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)得到了科技部的高度重視。一是在財政預(yù)算資金支持的科技計劃項目政策中得到體現(xiàn),同時針對科技報告、科學數(shù)據(jù)制定了專項政策;二是對上述相關(guān)政策的不足進行了有效的補充和完善,如《國家科技重大專項(民口)檔案管理規(guī)定》中對相關(guān)主體保存科技報告和相關(guān)實驗等原始記錄的責任的明確。

(2)科學數(shù)據(jù)、科技報告標志性成果的質(zhì)量、貢獻和影響已經(jīng)成為破除科技評價中“唯論文”不良導向的重要舉措[49],對科研誠信建設(shè)的價值也日益凸顯。

(3)開展了實踐探索,達到了一定效果。中信所實現(xiàn)了科技檔案和科技報告的組織和資源管理協(xié)同,中科院部分單位實現(xiàn)了檔案和科學數(shù)據(jù)的目標協(xié)同、組織協(xié)同、平臺協(xié)同、資源協(xié)同,山東省圍繞政策、組織管理、平臺建設(shè)等實現(xiàn)了一定程度的協(xié)同。各單位仍應(yīng)持續(xù)深化協(xié)同管理。

4.2 短板

(1)協(xié)同管理研究有待加強。總體上,對三類資源協(xié)同管理的理論研究較少。分別來看,科技檔案與科技報告、科技檔案與科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理研究較多,科技報告與科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理研究較少。相關(guān)研究未從科技信息資源體系的全局出發(fā),將科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)置于統(tǒng)一的框架體系中考慮其協(xié)同管理問題,仍處于概念定義、辨析等理論研究初期階段,尚未形成完善的理論體系。

(2)對三類資源協(xié)同管理的政策亟待制定。即便《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》將科技報告和科學數(shù)據(jù)納入歸檔范圍,但如何判定歸檔范圍和保管期限,作為檔案的科技報告、科學數(shù)據(jù)永久保管職責也未明確。而科技報告和科學數(shù)據(jù)專項政策也未體現(xiàn)檔案管理規(guī)定。

(3)協(xié)同管理實踐程度不一,有待進一步探索。列舉的以上案例在政策標準、組織架構(gòu)、平臺建設(shè)等方面進行了科技檔案與科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理或科技檔案與科技報告協(xié)同管理的有益探索,但在三類資源協(xié)同管理方面仍有欠缺。

(4)科學數(shù)據(jù)管理政策和實踐亟須強化。相較于檔案形成了相關(guān)條例、科技報告同時被寫進科技進步法和促進成果轉(zhuǎn)化法,科學數(shù)據(jù)僅是從“辦法”的層面提出要求,科學數(shù)據(jù)作為檔案的重要組成,對其重視程度有待提高。實踐層面,國家科學數(shù)據(jù)工作已經(jīng)取得一定成效,建立了20家國家科學數(shù)據(jù)中心,省級層面廣東和甘肅開展了省級科學數(shù)據(jù)中心建設(shè)[50],其他省份停留在政策層面,包括山東在內(nèi)應(yīng)盡快開展省級層面科學數(shù)據(jù)匯交與管理。

5 建議

針對當前研究和實踐現(xiàn)狀,提出針對性的建議如下。

(1)加強資源協(xié)同管理研究。當前關(guān)于三類資源協(xié)同管理的研究相對匱乏。建議各級科技行政部門等有關(guān)主管機構(gòu)加強項目支持力度,支持鼓勵科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)工作從業(yè)人員開展相關(guān)理論研究,強化理論基礎(chǔ)。

(2)加強政策標準協(xié)同。當前,科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)三項工作,在國家層面統(tǒng)領(lǐng)性制度自成一體,缺乏處理三類資源管理工作面臨的共性問題的處理辦法。同時國家標準中對三類資源的協(xié)同要求比較少,在資源匯交的過程中,部分內(nèi)容的重復(fù)填報無疑會增加科研人員的負擔。應(yīng)加強政策和標準的協(xié)同,為協(xié)同管理的共性問題的解決指明方向、提供具體解決方法。

(3)補足科學數(shù)據(jù)政策和實踐短板。政策方面,國家層面應(yīng)盡快將科學數(shù)據(jù)納入科技進步法或成果轉(zhuǎn)化法,強化政策支撐力度。實踐層面,應(yīng)加強對地方科學數(shù)據(jù)工作的指導和支持,推動地方開展科學數(shù)據(jù)匯交、共享等實踐,實現(xiàn)地方科學數(shù)據(jù)從無到有的突破。

(4)加強三類資源協(xié)同管理實踐探索。中信所和山東省在科技計劃科技檔案、科技報告的協(xié)同管理探索,中科院在科技檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理的探索為開展科技檔案、科技報告和科學數(shù)據(jù)的協(xié)同管理提供很好的范例,應(yīng)在現(xiàn)有探索的基礎(chǔ)上,加強相關(guān)利益主體和業(yè)務(wù)的協(xié)同,鼓勵開展三類資源的協(xié)同管理,避免三類資源分散管理帶來的資源重復(fù)投入,減少信息資源整合的阻力。各單位在目前基礎(chǔ)上,應(yīng)圍繞目標、制度、組織、業(yè)務(wù)、要素、資源、服務(wù)、技術(shù)、流程[8, 22, 51]等持續(xù)深化科技檔案和科技報告、科技檔案和科學數(shù)據(jù)協(xié)同管理,讓資源協(xié)同管理走深走實。