李陽 德榮醫(yī)療科技股份有限公司

著名管理學(xué)教授戴維·奧特利認(rèn)為全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一[1]。通過企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)，使得支撐預(yù)算管理的相關(guān)信息在準(zhǔn)確性、全面性、及時性等方面都得到了極大提高，從而大大提升了預(yù)算管理的價值，真正實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)戰(zhàn)略的有效支撐[2]。諸多企業(yè)通過與市場上的專業(yè)軟件公司共同開發(fā)現(xiàn)有企業(yè)資源管理系統(tǒng)功能或?qū)I(yè)預(yù)算管理軟件，實(shí)現(xiàn)了通過信息化手段進(jìn)行全面預(yù)算管理,但往往最終應(yīng)用效果并不及預(yù)期。如何在全面預(yù)算管理信息化建設(shè)至應(yīng)用的全過程中充分考慮重要影響因素，合理解決關(guān)鍵問題至關(guān)重要。

一、企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系前期準(zhǔn)備階段

“工欲善其事，必先利其器”。信息化全面預(yù)算管理體系是一項(xiàng)持續(xù)時間長、涉及部門廣、實(shí)現(xiàn)難度大的綜合性復(fù)雜事項(xiàng)，企業(yè)在決定開展建設(shè)前，提前做好必要的準(zhǔn)備工作可以對后期實(shí)施、上線、運(yùn)維起到事半功倍的作用。

（一）取得企業(yè)管理層支持

信息化全面預(yù)算管理體系作為企業(yè)的重大決策事項(xiàng)，若沒有企業(yè)高管層的支持，整個實(shí)施、上線、應(yīng)用將無法得到有效保障。如果只有企業(yè)信息部負(fù)責(zé)人牽頭或者財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人牽頭開展，往往無法有效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門資源及保障按計(jì)劃推進(jìn)。如果企業(yè)指派一名管理層高管專門負(fù)責(zé)協(xié)管此事，并由信息部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體的建設(shè)實(shí)施應(yīng)用管理，則可使整個實(shí)施、上線、應(yīng)用過程更加順暢，內(nèi)部資源協(xié)調(diào)、使用更加高效，最終應(yīng)用落地更有保障。

（二）明確總體建設(shè)目標(biāo)與具體建設(shè)規(guī)劃

企業(yè)全面預(yù)算管理體系主要包括業(yè)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算、投資預(yù)算三大部分[3]。在正式開始進(jìn)行信息化建設(shè)之前，會存在企業(yè)盲目追求全面、大范圍快速上線的情況，或只聚焦于業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、投資中的一點(diǎn)或兩點(diǎn)，這都將影響信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)的最終質(zhì)量。所以企業(yè)首先要明確的是信息化全面預(yù)算管理體系并不是一蹴而就的。企業(yè)只有依據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，合理確定現(xiàn)階段經(jīng)營目標(biāo)，再明確具體的經(jīng)營管理需求，依據(jù)具體的經(jīng)營管理需求來科學(xué)地制定全面預(yù)算信息化建設(shè)范圍及具體建設(shè)規(guī)劃，明確總體建設(shè)目標(biāo)，才可以使建設(shè)的范圍及進(jìn)度與企業(yè)經(jīng)營管理需求配比，充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的效果。

（三）組建專項(xiàng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)

信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)涉及企業(yè)內(nèi)部多個部門，若沒有一個專門的建設(shè)團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一對接軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)，將極大影響建設(shè)過程中的溝通效率及解決問題的效果，最終很可能導(dǎo)致建設(shè)延期。所以企業(yè)需要組建一個由信息部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部三方成員組成的全面預(yù)算信息化實(shí)施團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)一對接軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)。

（四）完善自身信息化水平

企業(yè)自身的信息化水平是施行信息化全面預(yù)算管理體系的基礎(chǔ)。信息化水平包含兩個方面，一是企業(yè)自身資源管理系統(tǒng)情況，二是企業(yè)信息化團(tuán)隊(duì)成員水平。若企業(yè)自身資源管理系統(tǒng)集成度低或系統(tǒng)種類數(shù)量繁多，將很大程度影響到建設(shè)的效率。企業(yè)可以借助信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)的總體目標(biāo)審視自身資源管理系統(tǒng)的缺陷，并對照建設(shè)規(guī)劃有針對性地逐步優(yōu)化自身資源管理系統(tǒng)，使得系統(tǒng)的集成度在整個建設(shè)過程中逐步達(dá)到滿足全面預(yù)算管理的要求。若企業(yè)自身信息化團(tuán)隊(duì)成員中沒有有類似建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的，可以通過要求軟件公司對企業(yè)信息化團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并要求企業(yè)信息化團(tuán)隊(duì)成員全程參與建設(shè)實(shí)施過程來彌補(bǔ)人員技術(shù)層面的缺陷。

（五）確保系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量

企業(yè)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量是影響信息化全面預(yù)算管理體系應(yīng)用實(shí)現(xiàn)的前提，系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)若存在大量錯誤，部分缺失，時效性差的情況將使應(yīng)用階段的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)喪失參考價值。所以存在數(shù)據(jù)質(zhì)量不高的企業(yè)需要在信息化建設(shè)前對所有系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面清理，修正各類問題數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、及時。由于企業(yè)持續(xù)經(jīng)營，加之人為錯誤無法避免，所以系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的修正動作貫穿信息系統(tǒng)從建設(shè)到上線的全過程，并在今后的應(yīng)用過程中一直持續(xù)。這樣才能確保企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量可供全面預(yù)算管理使用。同時也可以通過制定相關(guān)的規(guī)章制度約束企業(yè)職工的系統(tǒng)操作規(guī)范，盡可能地減少人為錯誤。

二、企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系實(shí)施建設(shè)階段

企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系實(shí)施建設(shè)是最為核心的步驟。主要指以軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)為主導(dǎo)對企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、需求分析并進(jìn)行具體實(shí)施建設(shè)的過程。企業(yè)在這個階段需要明確建設(shè)方向，積極做好各項(xiàng)配合，充分考慮自身業(yè)務(wù)及經(jīng)營管理的要求，嚴(yán)格按照實(shí)施計(jì)劃全程跟進(jìn)。

（一）建設(shè)方向以落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為目的

企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃是信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)的導(dǎo)向，通過信息系統(tǒng)搭建一個企業(yè)各部門共同參與的并涵蓋戰(zhàn)略目標(biāo)分解、預(yù)算編制、調(diào)整、模擬、執(zhí)行、控制和分析考核的全面預(yù)算管理體系，打破原有的信息壁壘，將個人、部門的預(yù)算與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)統(tǒng)一起來，促使企業(yè)充分挖掘并合理利用一切資源，將全面預(yù)算管理目標(biāo)落到實(shí)處，真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，提高預(yù)算分析、考核的及時性、準(zhǔn)確性與全面性，提供多角度、多維度分析。也只有這樣才能確保信息化全面預(yù)算管理體系應(yīng)用落到實(shí)處。

（二）建設(shè)體系圍繞企業(yè)管理組織架構(gòu)進(jìn)行

企業(yè)需要明確的是，在進(jìn)行信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)時，需要擺脫傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算思維，必須以企業(yè)管理組織架構(gòu)為基礎(chǔ)，而非傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)。尤其是業(yè)務(wù)預(yù)算、投資預(yù)算。可以通過設(shè)置責(zé)任中心、預(yù)算費(fèi)用項(xiàng)目的方式將預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、分析考核歸屬到具體業(yè)務(wù)、職能部門甚至是具體的業(yè)務(wù)項(xiàng)目。財(cái)務(wù)預(yù)算再依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算及投資預(yù)算進(jìn)行數(shù)據(jù)引用、關(guān)聯(lián)、折算，這樣在預(yù)算編制時就能很好地處理業(yè)務(wù)、投資、財(cái)務(wù)三類預(yù)算編制、取數(shù)口徑不一致的問題。同時在系統(tǒng)構(gòu)建的時候要考慮到今后企業(yè)管理組織架構(gòu)變化的情況，提前做好相應(yīng)的應(yīng)對機(jī)制，以免出現(xiàn)管理組織架構(gòu)變化導(dǎo)致整個全面預(yù)算管理體系崩潰的情況。

（三）預(yù)算套表設(shè)置需要充分考慮企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)及部門差異

企業(yè)必須使軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)意識到在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃下各部門經(jīng)營目標(biāo)不同，考核方式更是存在本質(zhì)差異，所以企業(yè)在設(shè)計(jì)全面預(yù)算管理體系套表時，必須針對不同部門及下屬項(xiàng)目的實(shí)際情況分別設(shè)置不同的預(yù)算編制、執(zhí)行、分析表格并確認(rèn)好各個預(yù)算科目的執(zhí)行取數(shù)邏輯，而不是直接采用軟件公司提供的通用產(chǎn)品格式。投資預(yù)算由于涉及多部門、跨系統(tǒng)、跨幾個預(yù)算年度的情況，相應(yīng)的設(shè)置需要考慮全面。財(cái)務(wù)預(yù)算由于預(yù)算科目與業(yè)務(wù)、投資預(yù)算不同，所以需要通過設(shè)置配置表的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

（四）全面預(yù)算的編制，費(fèi)用管控標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)算執(zhí)行取數(shù)設(shè)置

信息化下的全面預(yù)算的編制可以極大地提升預(yù)算編制的準(zhǔn)確性及數(shù)據(jù)匯總效率，雙方實(shí)施開發(fā)團(tuán)隊(duì)需要做好每張預(yù)算編制表格責(zé)任中心負(fù)責(zé)人的設(shè)置，并提供線下導(dǎo)入端口或復(fù)制粘貼功能。對于不同的部門及項(xiàng)目，由于經(jīng)營目標(biāo)不同，對應(yīng)的費(fèi)用管控標(biāo)準(zhǔn)也有區(qū)別。詳細(xì)做好企業(yè)各部門及項(xiàng)目預(yù)算編制表的具體費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)自動化執(zhí)行取數(shù)邏輯是最為關(guān)鍵且復(fù)雜的一步，也是確保企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理分析考核的關(guān)鍵所在。

（五）依照主計(jì)劃積極參與全程跟進(jìn)

在整個建設(shè)過程中，企業(yè)實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須做到和軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)按照擬定的主計(jì)劃一同跟進(jìn)信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)的全過程，尤其是在不同的里程碑必須嚴(yán)格審查階段性交付成果，并按時組織周會、月會、專項(xiàng)會向企業(yè)協(xié)管高管、信息部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人以及各部門關(guān)鍵用戶匯報階段性建設(shè)成果及現(xiàn)存問題，明確解決方案、完成時間及責(zé)任人。只有這樣才能保證企業(yè)、軟件開發(fā)方合力向前，相互溝通到位，消除理解問題，及時修正建設(shè)過程中的偏差。確保最終交付成果真正滿足上線標(biāo)準(zhǔn)，符合企業(yè)應(yīng)用需求。

（六）測試及培訓(xùn)

在全面預(yù)算管理信息化整體建設(shè)完成后，企業(yè)及軟件開發(fā)方需要進(jìn)行全面系統(tǒng)的測試工作，排查一切可能存在的問題。整個測試過程除了企業(yè)的實(shí)施團(tuán)隊(duì)外，各部門的關(guān)鍵用戶也必須參加，這樣才能確保盡可能的發(fā)現(xiàn)整個信息化建設(shè)過程中的遺漏點(diǎn)。測試完畢后需要安排對企業(yè)各部門關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)并形成培訓(xùn)視頻及操作手冊，保障后期上線應(yīng)用的順暢。企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系前期準(zhǔn)備階段及實(shí)施建設(shè)階段的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作對后期正式上線應(yīng)用施行非常關(guān)鍵。企業(yè)若在前期準(zhǔn)備階段、實(shí)施建設(shè)階段沒有做好相關(guān)鋪墊、設(shè)置工作，則會極大影響到整個全面預(yù)算管理體系上線應(yīng)用的落地效果。

三、企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系應(yīng)用施行階段

有了前期準(zhǔn)備階段的鋪墊及實(shí)施建設(shè)階段的全過程管控、跟進(jìn)，在后續(xù)應(yīng)用實(shí)施階段將會順利很多。應(yīng)用施行階段是整個企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)的終點(diǎn)，也是企業(yè)正式切換全面預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行使用的起點(diǎn)。這個階段不僅需要從制度層面給予支持，更需要在整個應(yīng)用過程中做好控制、分析、考評工作。

（一）企業(yè)層面制定規(guī)章制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，使得信息化全面預(yù)算管理體系的應(yīng)用施行有法可依，有章可循。規(guī)章制度建立后，要認(rèn)真貫徹，嚴(yán)格執(zhí)行。同時也要注意的是，規(guī)章制度需要在施行過程中不斷修訂、健全，這樣才能確保信息化全面預(yù)算管理體系真正發(fā)揮效用。

（二）全面預(yù)算的編制與審核

企業(yè)的系統(tǒng)全面預(yù)算編制、審核工作不能簡單視為對企業(yè)年度目標(biāo)的數(shù)字拆解填報、對編制結(jié)果進(jìn)行單純數(shù)理邏輯、費(fèi)用占比變動合理性的檢查。企業(yè)在系統(tǒng)進(jìn)行全面預(yù)算編制時，具體的編制工作必須由企業(yè)各部門及各項(xiàng)目獨(dú)立完成，編制完成，通過部門初審后，再通過企業(yè)預(yù)算審批會議進(jìn)行年度預(yù)算審核。預(yù)算審批主要檢查整個編制過程是否體現(xiàn)出了對企業(yè)戰(zhàn)略的拆解，各業(yè)務(wù)部門通過編制預(yù)算，是否清晰反映出了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的具體規(guī)劃和動作，突出了業(yè)務(wù)發(fā)展的方向及重點(diǎn)，各職能部門通過預(yù)算編制，是否反映出了對各業(yè)務(wù)部門達(dá)成經(jīng)營目標(biāo)的支持，體現(xiàn)出了自身部門管理要點(diǎn)以及對企業(yè)流程的優(yōu)化。

（三）執(zhí)行分析緊扣戰(zhàn)略與經(jīng)營目標(biāo)

信息化下，企業(yè)全面預(yù)算管理的分析借助更加智能的功能可以實(shí)現(xiàn)更加高效、精準(zhǔn)、精細(xì)化的分析[3]。但必須明確的是，分析不能只體現(xiàn)在自動計(jì)算出差異額、差異率。更重要的是企業(yè)需要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、各部門經(jīng)營管理方向分析出各部門預(yù)算執(zhí)行差異發(fā)生的本質(zhì)原因，并判斷實(shí)際發(fā)生、執(zhí)行差異、變化趨勢是否合理。若存在方向性偏差，則需要及時對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。最終是要確保預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果與企業(yè)戰(zhàn)略方向保持一致。

（四）預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與績效考核關(guān)聯(lián)

如何保障企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系持續(xù)有效運(yùn)行一直是應(yīng)用過程中的最大難題。通過信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互傳輸，將最終的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與企業(yè)各部門的績效考核關(guān)聯(lián)，將企業(yè)各部門的利益與預(yù)算執(zhí)行結(jié)果捆綁，可以促進(jìn)企業(yè)各部門全面預(yù)算編制的積極性，并從根本上減緩全面預(yù)算編制中普遍存在的預(yù)算松弛問題，并能提升預(yù)算執(zhí)行分析的深度及有效性。通過這種方式，企業(yè)各部門自主參與到企業(yè)全面預(yù)算管理體系中來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門進(jìn)行自我預(yù)算管控、考核，這樣才能最大限度地保證企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系的持續(xù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，保障整個應(yīng)用過程落到實(shí)處。

四、企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系的運(yùn)維

在整個企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系建設(shè)完成正式應(yīng)用之后，不可忽視的是日常的系統(tǒng)運(yùn)維工作。在系統(tǒng)正式切換上線之時，企業(yè)信息部就應(yīng)當(dāng)和軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)做好知識轉(zhuǎn)移工作。確保在軟件公司開發(fā)團(tuán)隊(duì)撤場之后能獨(dú)立支持整個全面預(yù)算管理系統(tǒng)功能的各項(xiàng)運(yùn)維工作。當(dāng)然，軟件開發(fā)公司也有義務(wù)進(jìn)行持續(xù)支持。與此同時，企業(yè)信息部門也應(yīng)考慮到企業(yè)管理組織架構(gòu)變化、人事調(diào)整、數(shù)據(jù)修正、企業(yè)資源管理系統(tǒng)異常等影響因素，及時做好相應(yīng)運(yùn)維措施。

五、結(jié)語

綜上可知，企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系的成功應(yīng)用離不開整個企業(yè)各部門的共同努力以及外部專業(yè)軟件開發(fā)公司的支持。很多企業(yè)在信息化應(yīng)用過程中往往不及預(yù)期，有些企業(yè)僅僅實(shí)現(xiàn)了線上費(fèi)用控制功能，完全沒有發(fā)揮出全面預(yù)算管理體系應(yīng)有的價值，喪失了應(yīng)用的意義。所以企業(yè)在決定進(jìn)行全面預(yù)算管理體系信息化之前，不做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作將會導(dǎo)致實(shí)施建設(shè)過程困難重重。在實(shí)施建設(shè)過程中，若脫離企業(yè)戰(zhàn)略方向，全盤依靠軟件開發(fā)公司，不做全盤深入考慮，過程管理不到位，則會使得最終建設(shè)成果嚴(yán)重偏離實(shí)際應(yīng)用。在應(yīng)用施行過程中，若無法激發(fā)企業(yè)各部門的主觀能動性，執(zhí)行與分析脫離戰(zhàn)略與經(jīng)營目標(biāo)，則無法保障預(yù)算管理體系持續(xù)有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。后期若缺少必要的維護(hù)，則會頻頻出現(xiàn)各種問題，影響信息化本身在準(zhǔn)確性、全面性、及時性方面的增益效應(yīng)。所以做好事前充分準(zhǔn)備、事中嚴(yán)格控制、事后有效分析考核才能確保企業(yè)信息化全面預(yù)算管理體系的成功應(yīng)用。企業(yè)全面預(yù)算管理體系的信息化是企業(yè)進(jìn)行全面數(shù)智化轉(zhuǎn)型的一種創(chuàng)新型實(shí)踐應(yīng)用，更是對企業(yè)現(xiàn)行管理體系的一種迭代升級。在這個過程中，管理會計(jì)人員一定要積極參與進(jìn)來，并突破傳統(tǒng)思維定式，做到站得高、看得遠(yuǎn)、想得深、不怕難、耐得煩，這樣才能在新時代的浪潮下隨著企業(yè)共同進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)自我綜合能力的全方位躍升。