劉長晨

（中國電子科技集團公司第二十八研究所綜合檔案中心，江蘇南京，210046）

企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)向知識服務(wù)的過程，也是企業(yè)檔案工作中心點從實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，是檔案工作的重心從前端收集向后端利用的逐漸平衡。在實體管理階段，企業(yè)檔案的流轉(zhuǎn)路徑始終是在滿足歸檔條件后，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件庫出庫，匯集向企業(yè)檔案庫集中統(tǒng)一保管。而在知識管理階段，知識服務(wù)引導(dǎo)檔案人員更多地從用戶角度思考檔案管理工作的價值，相對于實體流轉(zhuǎn)，企業(yè)內(nèi)部更加重視檔案資源所蘊含的知識信息為企業(yè)工作帶來的附加價值。

檔案資源是知識資源的重要組成部分，檔案領(lǐng)域的知識服務(wù)研究經(jīng)過十幾年的積累已經(jīng)成果豐碩，既有徐擁軍[1］、張斌[2］、常大偉[3］等學(xué)者基于檔案知識服務(wù)領(lǐng)域進行的社交媒體、新型智庫、企業(yè)檔案等方面的架構(gòu)研究和理論探索，也有綜合性檔案館如青島市檔案館將其館藏的文字、音視頻等通過知識本體串聯(lián)，提供歷史檔案知識庫服務(wù)，還有企業(yè)之中如中石化公司整合集團內(nèi)所有知識資源，構(gòu)建了匯集內(nèi)外部近千個知識源千萬級節(jié)點的油氣知識庫，為集團內(nèi)用戶提供知識服務(wù)。[4］本文即從知識服務(wù)的角度著手，結(jié)合某科技研發(fā)型企業(yè)向知識管理轉(zhuǎn)型的實踐，梳理企業(yè)知識資源的流轉(zhuǎn)過程，分析知識服務(wù)實踐的深入為企業(yè)檔案工作帶來的新變化，分析三庫融合管理的解決方案。

一、 概念辨析及意義

1. 企業(yè)檔案管理的“三庫”

文件庫，即企業(yè)項目管理系統(tǒng)（PM）、產(chǎn)品管理系統(tǒng)（PDM）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、財務(wù)管理系統(tǒng)（FMS）等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的文件存儲庫。文件依托業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)操作環(huán)境讀取，通過在各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的流程運轉(zhuǎn)不斷增加自身攜帶的信息價值，在流程結(jié)束時由業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)歸檔，進入檔案庫。

檔案庫，即企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的存儲庫。檔案依托檔案管理系統(tǒng)操作環(huán)境讀取，來源于由各文件庫發(fā)起、經(jīng)審批入庫的歸檔文件，檔案整理入庫后，其信息價值即會向知識管理系統(tǒng)推送，進入知識庫。

知識庫，即企業(yè)知識管理系統(tǒng)的存儲庫。相較于文件庫和檔案庫，知識庫是一個元數(shù)據(jù)、表單等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和文檔、附件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并存的存儲系統(tǒng)，需要通過框架、產(chǎn)生式規(guī)則、語義網(wǎng)絡(luò)等知識表示方法建立知識庫結(jié)構(gòu)。

2. 知識管理時代知識的流轉(zhuǎn)路徑

對比實體管理階段企業(yè)檔案從文件庫向檔案庫的流轉(zhuǎn)過程，知識管理階段的企業(yè)檔案則是一種多層遞進的流轉(zhuǎn)過程。以科研型企業(yè)為例，科研文件在完成擬制、審核、會簽后，經(jīng)中高層管理人員批準(zhǔn)，自文件庫出庫歸檔至檔案庫中進行集中管理，這一層是內(nèi)容的固化階段，此后檔案內(nèi)容不再改變，而實體的所屬權(quán)和使用權(quán)均由業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移；而在檔案庫中，經(jīng)過檔案管理人員的審核鑒定與元數(shù)據(jù)標(biāo)引，檔案元數(shù)據(jù)及內(nèi)容經(jīng)過抽取進入知識庫的數(shù)據(jù)加工池中，這一層是知識的轉(zhuǎn)化階段，企業(yè)檔案實體的所屬權(quán)未發(fā)生改變，知識管理系統(tǒng)僅獲得了檔案知識內(nèi)容的使用權(quán)。

3. 三庫融合管理的重要意義

宏觀層面提供了低成本、高可行性的企業(yè)知識化轉(zhuǎn)型實踐方案。知識化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)在近些年的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中屢被提及，但實踐路徑因企而異。對于信息化基礎(chǔ)扎實、檔案信息化管理水平較高的企業(yè)而言，三庫融合管理立足于已有檔案系統(tǒng)，重點關(guān)注知識管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通互動，降低了知識管理系統(tǒng)與不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接的溝通成本，提升了轉(zhuǎn)型效率，為企業(yè)知識化轉(zhuǎn)型提供了一條低成本、高可行性的實踐路徑。

中觀層面推動了企業(yè)數(shù)據(jù)價值進一步提質(zhì)增效。傳統(tǒng)的管理模式中，歸檔后企業(yè)數(shù)據(jù)的價值僅存有檔案人員的編研、加工等有限的價值增加途徑。而通過三庫融合管理，檔案數(shù)據(jù)進入知識庫后，通過全公司的共享、共用、共建，所有成員可以共同挖掘企業(yè)數(shù)據(jù)的隱含價值，這一過程又反過來進一步推動三庫的數(shù)據(jù)集成和緊密聯(lián)動，幫助企業(yè)實現(xiàn)降本增效的正向循環(huán)。

微觀層面解決了知識轉(zhuǎn)型過程中檔案部門的尷尬處境。企業(yè)知識轉(zhuǎn)型過程中，部分企業(yè)會繞過檔案部門直接將知識管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接獲取數(shù)據(jù)，這種做法將檔案部門置于尷尬的旁觀者角色。而三庫融合管理的方案為檔案部門提供了一種新的思路，通過強化自身檔案資源庫的建設(shè)，時刻為企業(yè)知識管理系統(tǒng)的建設(shè)做準(zhǔn)備，在轉(zhuǎn)型進程中由被動的接收者向主動的服務(wù)者和規(guī)則的制定者角色轉(zhuǎn)變，進一步提升檔案部門的工作價值和內(nèi)部影響力。

4. 三庫融合管理的可行性

首先是經(jīng)濟上的可行性。三庫融合管理明確了企業(yè)內(nèi)檔案系統(tǒng)與知識系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯，可以有效避免知識服務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的接口、功能重復(fù)開發(fā)問題，顯著降低迭代成本，提高資金利用效率。其次是管理上的可行性。企業(yè)信息化水平的提升催生企業(yè)數(shù)字資源大量涌現(xiàn)，其中一部分為檔案部門所管理，更多的則由新成立的數(shù)據(jù)部門管理或處于管理缺位狀態(tài)。融合管理使得檔案部門與企業(yè)數(shù)據(jù)部門聯(lián)系更加緊密，二者融合共擔(dān)管理職責(zé)是行之更加有效的管理邏輯。最后是技術(shù)上的可行性，信息技術(shù)的發(fā)展?jié)M足了三庫融合管理的技術(shù)要求。企業(yè)內(nèi)各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)從技術(shù)上確保了各類業(yè)務(wù)文件向檔案系統(tǒng)的應(yīng)歸盡歸，而大數(shù)據(jù)、自然語言處理、深度學(xué)習(xí)等技術(shù)內(nèi)嵌于知識管理系統(tǒng)之中，則保障了收集得到的檔案資源應(yīng)用盡用。

二、 三庫融合管理帶來的新變化

1. 企業(yè)文件流轉(zhuǎn)的驅(qū)動力變化

文件流轉(zhuǎn)路徑的變化究其本質(zhì)就是企業(yè)檔案意識從規(guī)范認(rèn)同驅(qū)動向價值認(rèn)同驅(qū)動轉(zhuǎn)變的過程。在傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)過程中，文件歸檔更多依賴于對員工的制度約束和規(guī)范要求，依賴超期歸檔處罰或通報批評等懲戒性手段推動文件向檔案的身份轉(zhuǎn)換。而在三庫融合管理過程中，隨著知識庫數(shù)據(jù)池以及多種類型的知識庫、專題庫不斷豐富，員工的使用體驗和效果也在不斷提高，在得知檔案庫是企業(yè)知識庫的主要數(shù)據(jù)來源后，員工對檔案價值的判斷與認(rèn)同度也在同步上升，文件流轉(zhuǎn)的內(nèi)在驅(qū)動力由強制性向自發(fā)性發(fā)生了顯著變化。

2. 檔案前端收集工作的變化

在文件庫向檔案庫移交時期，該科研企業(yè)檔案部門囿于庫存等因素的限制，需要不斷加強前端控制以嚴(yán)控文件歸檔的質(zhì)量和規(guī)范。但隨著知識庫的建設(shè)，檔案庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量無法完全發(fā)揮知識服務(wù)的優(yōu)勢，因此逐步放開了文件歸檔的限制。通過提升整個系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)量，再依賴于知識表示、知識發(fā)現(xiàn)、知識推理等手段形成新知識的涌現(xiàn)。所以對于收集端而言，應(yīng)當(dāng)建立一種“大檔案觀”的概念，將文件庫中具有保存價值的文件，不論其載體、格式、類型、版本，只要符合規(guī)范，應(yīng)實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。

3. 檔案工作重心的變化

應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管的工作要求從收、管、存、用的檔案工作流程來看，客觀上減輕了前端檔案收集環(huán)節(jié)的工作壓力，而將壓力后移至檔案庫的管理環(huán)節(jié)，最終是為了通過檔案庫將數(shù)據(jù)傳遞給知識庫形成知識轉(zhuǎn)移。檔案工作的重心變化對人和系統(tǒng)都提出了更高的要求。就人而言，檔案工作者逐漸擺脫企業(yè)歷史記錄保管者的狹隘角色限制，向企業(yè)知識服務(wù)提供者的角色轉(zhuǎn)型。員工面對檔案員提出的問題不再是能不能拿出某一份檔案，而是能不能解決某一需求。前后身份的切換，要求檔案工作者對于日常工作中用戶的需求更主動和積極地回應(yīng)。就系統(tǒng)而言，一方面，文件與檔案界限的彌合對檔案管理系統(tǒng)的前端設(shè)計理念造成了根本性的影響；另一方面，檔案系統(tǒng)也不再是企業(yè)內(nèi)數(shù)字資源的終點，而是數(shù)字資源的中轉(zhuǎn)加工站，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞來的數(shù)據(jù)進行標(biāo)準(zhǔn)化的加工，提供給知識管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)數(shù)字資源。

三、 三庫融合管理的具體策略

1. 統(tǒng)用戶需求，明確管理目標(biāo)

三庫融合管理將檔案工作的重心向中后段的利用開發(fā)工作平衡，利用是為了滿足用戶需求，而用戶需求反過來對利用工作提出了更高要求。為了提升知識轉(zhuǎn)化效率和利用分享頻率，因需施策，提供滿足不同需求的服務(wù)是三庫融合管理的必經(jīng)之路。

基于檔案管理系統(tǒng)中檔案利用模塊對利用原因的統(tǒng)計，該科研企業(yè)圍繞需求來源、涉及部門、常用材料、利用期望等內(nèi)容設(shè)計了調(diào)研方案，對單位內(nèi)各部門的一線科研人員、基層管理者、中層管理者進行了訪談。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，單位內(nèi)檔案利用需求可以劃分為技術(shù)向、市場向和管理向三個方向。第一是業(yè)務(wù)需求利用，科研人員通過利用檔案，參考同類型項目的方案設(shè)計、需求分析、工具使用等，或者是通過檔案回溯項目的歸檔材料、階段性總結(jié)、用戶評審意見等。第二是市場需求利用，市場開拓人員在市場投標(biāo)、供方審查的工作中，需要提供企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)獲獎情況、合同履約情況、第三方用戶認(rèn)證報告等檔案，進行材料支撐。第三是管理需求利用，一方面是通過項目檔案歸檔情況了解項目開發(fā)進度，提供給管理者明確下一步措施方向的“資政”作用，另一方面是利用歸檔檔案支撐外部的第三方審計，發(fā)揮企業(yè)檔案的憑證價值。

2. 統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，串聯(lián)知識路徑

在總結(jié)分析三類不同需求的基礎(chǔ)上，單位檔案部門對所有檔案的元數(shù)據(jù)進行了一次標(biāo)準(zhǔn)化的梳理，形成該單位《知識管理手冊》并按需更新，以供后續(xù)企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)時參照執(zhí)行。

在統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時，該單位主要從兩個維度進行考慮。一是縱向上的統(tǒng)一，對于單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，包括前文所提的PDM、ERP、PM、OA、檔案管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)等，要確保該系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)描述字段的準(zhǔn)確性和一致性，對因為機構(gòu)變動、人事變遷等原因?qū)е碌钠缌x、指代等自相矛盾的情況，要及時對接人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行消歧。二是橫向上的統(tǒng)一，對于跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，要明確元數(shù)據(jù)字段的唯一性，尤其是部門庫、角色庫和術(shù)語庫，該單位技術(shù)人員在檔案系統(tǒng)內(nèi)進行了共指消解，使其完成了元數(shù)據(jù)字段的統(tǒng)一。

3. 統(tǒng)功能設(shè)計，構(gòu)建服務(wù)平臺

不同類型利用需求的側(cè)重點對企業(yè)知識管理系統(tǒng)的服務(wù)功能提出了更高的要求，該單位項目推進團隊通過分解重組檔案管理系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的功能模塊，共同構(gòu)建融合管理的知識服務(wù)平臺。

該單位檔案管理系統(tǒng)自2010 年開始建設(shè)，2018年、2021 年先后進行兩次升級，升級改造過程中適逢知識管理系統(tǒng)建設(shè)同步提上日程，因此在建設(shè)規(guī)劃時即對兩者進行了區(qū)分。將檔案管理系統(tǒng)功能定位為信息資源的中轉(zhuǎn)加工站，主要面向檔案部門工作人員，功能涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)預(yù)處理、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)傳遞等，系統(tǒng)前端靈活適應(yīng)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，后端對接知識管理系統(tǒng)，承上啟下完成數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)任務(wù)。而知識管理系統(tǒng)功能定位偏向于決策支持系統(tǒng)，主要面向全單位所有用戶，功能涉及檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收、數(shù)據(jù)深度加工、數(shù)據(jù)利用和人機交互等，負(fù)責(zé)對接收到的知識應(yīng)用自身模型與方法進行深度加工，依據(jù)用戶需求和用戶角色，主動推薦或關(guān)聯(lián)推薦相關(guān)知識，輔助決策并提供利用。此外，對于在二、三期檔案系統(tǒng)中已初步完成的專題庫、知識圖譜等知識服務(wù)的探索性嘗試[5］，考慮系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)濟性，將此功能與知識管理系統(tǒng)集成并軌運行，進一步提升三庫融合建設(shè)進度和工作效率。

4. 統(tǒng)角色定位，實現(xiàn)崗位增值

最后也是最重要的，基于企業(yè)檔案工作的重心變化，該單位檔案部門對自身的角色定位進行了梳理調(diào)整。其一，檔案部門和檔案工作者的主要職責(zé)將落實在系統(tǒng)的管理與維護、檔案數(shù)據(jù)的校核與判定、知識管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制修訂等融合管理體系建設(shè)事務(wù)之中。其二，對于知識服務(wù)工作，知識的利用與分享仍是檔案部門的業(yè)務(wù)職能。更進一步的，對于整個知識管理系統(tǒng)的建設(shè)，檔案部門和數(shù)字化部門共同承擔(dān)功能規(guī)劃職責(zé)，檔案部門承擔(dān)數(shù)據(jù)梳理、知識服務(wù)、權(quán)限管理等職責(zé)，數(shù)字化部門承擔(dān)平臺建設(shè)和功能實現(xiàn)。檔案部門深度參與其中，成為知識管理系統(tǒng)建設(shè)的參與者、知識服務(wù)功能的主導(dǎo)者。作為知識庫知識資源的重要維護部門，檔案部門積極轉(zhuǎn)變以往被動服務(wù)的等候者角色，主動出擊，根據(jù)全單位員工利用偏好與需求調(diào)研，不斷調(diào)整知識服務(wù)方向，向融合管理體系建設(shè)布局，依托知識服務(wù)的建設(shè)過程爭取自身話語權(quán)，提升崗位價值。