吳志芳

上海外國語大學(xué)賢達經(jīng)濟人文學(xué)院，上海 200083

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的新型辦公方式，已在當(dāng)今社會不同行業(yè)中廣泛普及［1］。隨著科技的發(fā)展和社會的進步，信息化技術(shù)和發(fā)展水平不斷提升。在這種情況下，高校的信息化管理已成為當(dāng)今社會高等教育現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和必然趨勢。與此同時，高校的信息化水平也成為衡量其高等教育現(xiàn)代化程度和綜合實力的關(guān)鍵指標(biāo)，因此受到了越來越多的重視。在高校中推廣OA 系統(tǒng)，可為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公平臺和豐富的綜合信息服務(wù)，提升辦公效率和管理水平，實現(xiàn)各部門日常業(yè)務(wù)的規(guī)范化、電子化、協(xié)同化和標(biāo)準(zhǔn)化，是高等教育管理的重要特征和發(fā)展方向［2］。

民辦高校是我國高等教育的重要組成部分，是指國家機構(gòu)以外的社會組織或者個人，利用非國家財政性經(jīng)費，面向社會依法舉辦的高等學(xué)校。民辦高校具有獨有的辦學(xué)特點，包括招生對象的社會性、教育質(zhì)量的保障性、學(xué)歷文憑的公正性、承辦學(xué)校的動態(tài)性和自主辦學(xué)的特色性。教學(xué)管理工作在民辦高校的人才培養(yǎng)工作中占有重要地位，在民辦高校教學(xué)管理中推廣OA 系統(tǒng)，可以大幅提升教學(xué)辦公的效率和綜合服務(wù)的水平。鑒于此，本文分析了OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理中的必要性，并介紹了OA 系統(tǒng)在其教學(xué)管理中的應(yīng)用實踐。

一、OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理中的必要性

民辦高校的OA 系統(tǒng)建設(shè)具有起點低、規(guī)模小、資金投入少等特點，較公立高校發(fā)展緩慢。民辦高校行政辦公目前存在一些問題，這些矛盾隨著學(xué)校的發(fā)展越來越凸顯。辦公效率低、信息化水平有待提高以及信息的利用率較低，是民辦高校教學(xué)管理水平提高的障礙。

第一，在民辦高校的教學(xué)管理過程中，教學(xué)服務(wù)人員相對公辦學(xué)校較缺乏，信息化水平相對較低，教學(xué)過程管理相對薄弱，教學(xué)評價主要通過傳統(tǒng)方式進行，不利于教學(xué)質(zhì)量和內(nèi)涵的提升；第二，在教學(xué)活動的進行過程中，學(xué)校教學(xué)管理部門（如教務(wù)處）一般通過學(xué)院教務(wù)辦公室向教師下發(fā)各種通知，傳統(tǒng)的通知方式經(jīng)常有不到位、不及時、不全面等問題，老師和同學(xué)的意見反饋也難以傳遞給學(xué)校的教學(xué)管理部門；第三，由于民辦高校招生對象的社會性等特點，對教師教學(xué)活動的個性化提供了更高的要求，傳統(tǒng)的教學(xué)方式亟待改革；第四，傳統(tǒng)的教學(xué)方式使教師投入很大的精力整理繁瑣的教學(xué)課程資料，占用了教師的大量時間，不利于教師提升自身的教學(xué)水平和能力，也不利于教師對自身教學(xué)效果的提升進行改革創(chuàng)新。

很多民辦高校目前對于OA 系統(tǒng)在教學(xué)管理中的建設(shè)還處于起步階段，離真正意義上的信息化還存在差距［3］。民辦高校如何依托于當(dāng)今信息技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)新自己的管理方法和模式，通過推進OA 系統(tǒng)提高自身的教學(xué)管理效率和水平顯得尤為重要。

二、OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理推廣中的問題與方案

（一）民辦高校在教學(xué)管理OA 系統(tǒng)的投入經(jīng)費不足

OA 系統(tǒng)在民辦高校中的應(yīng)用需要一定的經(jīng)費投入。目前，某些民辦高校的辦學(xué)經(jīng)費有限，學(xué)校難以投入足夠的經(jīng)費支撐信息化建設(shè)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)在高校整體管理過程中的使用程度偏低，因此在教學(xué)管理過程中的推廣OA 系統(tǒng)難以實現(xiàn)。此外，有些民辦高校雖然擁有充足的辦學(xué)經(jīng)費，但由于對信息化系統(tǒng)在教學(xué)管理中的必要性認識不足，導(dǎo)致在教學(xué)管理過程中OA 系統(tǒng)的投入有限，在這些高校中教學(xué)管理仍然沿用傳統(tǒng)的方式和方法，使教學(xué)管理過程中的辦公效率較低，占用教師和學(xué)生的時間較多，某些情況還易出現(xiàn)工作失誤。這些因素都影響了OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理推廣，使得民辦高校教學(xué)管理的信息化程度降低。在這一方面，需要學(xué)校管理層充分認識到OA 系統(tǒng)在高校信息化建設(shè)中的重要作用，加大教學(xué)管理過程中OA 系統(tǒng)的經(jīng)費投入，須先從硬件上滿足民辦高校教學(xué)管理的信息化需求。

（二）教學(xué)管理人員的信息化能力水平不高

在OA 系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，離不開具有信息化能力的教學(xué)管理人員隊伍［4］，這不僅需要能熟練OA 系統(tǒng)的操作，還需具有信息化的意識和素養(yǎng)。這樣才能把OA 系統(tǒng)在教學(xué)管理工作中的作用發(fā)揮出來。在某些民辦高校中，存在著教學(xué)管理人員信息化能力不高的問題，這些人員對傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式比較熟悉，習(xí)慣于用常規(guī)的思路開展教學(xué)管理工作，限制了教學(xué)管理過程中的信息化進程。換而言之，學(xué)校即使提供了OA 系統(tǒng)，也難以把其信息化能力發(fā)揚出來。針對這一問題，民辦高校應(yīng)加強信息化隊伍建設(shè)，對教學(xué)管理人員進行專門培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可包括OA 系統(tǒng)的操作和使用、高校信息化管理的重要性和必要性、信息技術(shù)課程教學(xué)、信息技術(shù)應(yīng)用能力提升、信息技術(shù)與教學(xué)深度融合等，使教學(xué)管理人員的信息化能力和素養(yǎng)得到整體提升，這樣從軟件上滿足民辦高校教學(xué)管理的信息化需求。

（三）OA 系統(tǒng)在師生中的接受度有待提升

當(dāng)高校在教學(xué)管理中配備了OA 系統(tǒng)，也對教學(xué)管理人員的信息化能力提升后，教師和學(xué)生能否廣泛接受也需要一個過程。對于教師而言，他們常年習(xí)慣于利用傳統(tǒng)的方式進行教學(xué)，也習(xí)慣接受傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式，對于信息化系統(tǒng)存在著學(xué)習(xí)和接納的過程。在OA 系統(tǒng)使用初期，會出現(xiàn)有些教師會覺得還沒有原來傳統(tǒng)的方式方便等問題，甚至有些教師會對新的信息化系統(tǒng)產(chǎn)生排斥現(xiàn)象。對于同學(xué)而言，雖然他們?nèi)菀捉邮苄率挛?，但對新的信息化系統(tǒng)也需要一個過程。對此，學(xué)校教學(xué)管理部門需要對教師和學(xué)生有一個信息化系統(tǒng)的推廣。比如，可以制作一個信息化系統(tǒng)使用手冊教師版和學(xué)生版，也可以通過信息化講座或課程對師生進行培訓(xùn)等，這有助于教師和學(xué)生更快地接受信息化系統(tǒng)，有效熟悉信息化系統(tǒng)的操作，幫助師生們更快度過信息化系統(tǒng)使用的門檻期。

（四）學(xué)校在OA 系統(tǒng)的技術(shù)支持需進一步完善

在學(xué)校對OA 系統(tǒng)進行有效推廣后，由于該系統(tǒng)對教學(xué)管理工作的方便和快捷性，教師和學(xué)生一般都愿意使用該系統(tǒng)。然而，在OA 系統(tǒng)的使用過程中會出現(xiàn)一些技術(shù)問題，尤其是在傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式向信息化轉(zhuǎn)變時，這些問題會更加突出。對這些問題的有效解決是決定OA 系統(tǒng)能否持續(xù)在民辦高校推廣的關(guān)鍵問題，這決定了OA 系統(tǒng)的技術(shù)服務(wù)人員非常重要。目前，有些民辦高校在這一方面力量相對薄弱，存在出現(xiàn)了問題需要聯(lián)系OA 系統(tǒng)廠家的情況，然而，廠家的反饋不及時，嚴重影響了OA 系統(tǒng)在教學(xué)管理工作的正常應(yīng)用，有時還會造成教學(xué)事故等。因此，高校一定要建立一批OA 系統(tǒng)的技術(shù)支持隊伍，這些人員具有更高的OA 系統(tǒng)的應(yīng)用和專業(yè)技術(shù)能力，對于簡單的技術(shù)問題能在第一時間給予解決，對于復(fù)雜的問題能有效反饋給OA 開發(fā)人員，從而更好地保障了OA 系統(tǒng)在教學(xué)管理工作的應(yīng)用。

三、OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理中的應(yīng)用實踐

（一）完善教學(xué)過程管理和教學(xué)評價

在教學(xué)過程中，過程管理尤為重要，包括出勤率的考核、課堂作業(yè)的布置、階段性考核等相關(guān)內(nèi)容。民辦高校具有招生對象的社會性等辦學(xué)特點，教學(xué)活動的過程管理更為重要。傳統(tǒng)的教學(xué)方法，采用教師點名、課堂作業(yè)的課堂布置和批改、階段性試卷等方式進行開展。采用OA 系統(tǒng)，可以使以上活動更為方便和高效。比如，學(xué)生通過系統(tǒng)進行打卡完成點名，在教學(xué)課堂結(jié)束后，也可以通過系統(tǒng)下發(fā)課堂作業(yè)，在學(xué)生完成后同樣也可以通過系統(tǒng)進行提交和上傳，省去了傳統(tǒng)提交作業(yè)的過程，教師在收到作業(yè)后也可以進行線上批改，并直接給出分數(shù)，方便了教學(xué)過程管理的過程進行。在教學(xué)評價中，OA 系統(tǒng)同樣可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式，一般來說，教學(xué)評價分為督導(dǎo)評價、學(xué)生評價和同行教師評價，這三種評價方式，借助于系統(tǒng)同樣可以簡化傳統(tǒng)的評價流程，使評價過程更加簡捷和高效。此外，針對評價結(jié)果還易于收集和進行分析。

（二）暢通院校公共信息傳遞

在教學(xué)過程中，教學(xué)運行部門作為學(xué)校教學(xué)管理部門和教師之間的紐帶，有許多的通知和信息需要上傳和下達。因此，公共信息的傳遞在教學(xué)管理過程中非常重要［4］。傳統(tǒng)的方式會有傳遞不到位、不及時、不全面等問題。比如，通過郵件等方式發(fā)送教學(xué)通知時，有些教師難以及時看到，這對于緊急通知經(jīng)常會出現(xiàn)傳遞不到位的情況。采用OA 系統(tǒng)，可以避免以上問題。每位教師通過安裝OA 系統(tǒng)終端，教師們可以通過電腦或手機，隨時通過終端查閱相關(guān)通知。同時，教學(xué)管理部門可以監(jiān)測到哪些老師還沒有查收通知，可以有針對性地通過此外方式再進行告知。此外，教師和學(xué)生們還可以通過系統(tǒng)對教學(xué)管理部門進行分類信息反饋，教師和學(xué)生是教學(xué)實驗活動的最終的執(zhí)行者，也是教學(xué)管理部門的服務(wù)對象，他們也決定了教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的高低。因此，教師和學(xué)生的反饋至關(guān)重要，傳統(tǒng)的方法大都在教學(xué)課程結(jié)束時，對教師和學(xué)生們進行意見和建議的征詢，通過OA 系統(tǒng)的應(yīng)用，可以建立起師生與教學(xué)管理部門無障礙的溝通通道，使教學(xué)管理和教學(xué)活動之間更好地互助，從而更好地服務(wù)于教學(xué)實踐。

（三）推進教師個性化教學(xué)

在高等院校的教學(xué)過程中，針對不同教師和學(xué)生群體的個性化教學(xué)改革一直沒有停步。尤其是民辦高校具有自主辦學(xué)的特色性，進一步發(fā)揚教師的個性化教學(xué)是提升民辦高校辦學(xué)特色的有效途徑。OA 系統(tǒng)為推進教師個性教學(xué)改革方面提供了有益的支持。

第一，傳統(tǒng)的教學(xué)方式，以教師“講”為主，學(xué)生被動“聽”為輔，這樣的教學(xué)方式不利于知識的接受和運用。OA 系統(tǒng)可以讓學(xué)生在聽課時更多“動”起來，比如學(xué)生可以利用系統(tǒng)終端在上課時跟教師進行互動，教師也可以課后利用終端向?qū)W生提出開放式的問題，讓學(xué)生針對學(xué)習(xí)內(nèi)容進行思考和實踐。這種互動式的教學(xué)方式，不僅有利于學(xué)生掌握學(xué)習(xí)內(nèi)容，還可以大大發(fā)揮教師的個性化教學(xué)方法，讓每個教師上課都有自身的“獨門絕技”。

第二，借助于OA 系統(tǒng)，可以使“講”的方式多元化。傳統(tǒng)的教學(xué)資料主要為講義、課件、習(xí)題集、參考資料等。借助于系統(tǒng)，教師可以提供更加豐富的視頻、書籍、科技素材，甚至電影和音樂等學(xué)生感興趣的教學(xué)輔助資料放在系統(tǒng)中，供學(xué)生學(xué)習(xí)或參考，這樣不僅可以幫助學(xué)生更好地理解課程內(nèi)容，還可以激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，把學(xué)習(xí)內(nèi)容和生產(chǎn)生活實踐聯(lián)系起來，通過理論聯(lián)系實踐的方式增加對專業(yè)的認同度，同時也可以把課程思政元素加入進去，培養(yǎng)學(xué)生的家國情懷。

（四）易于教學(xué)資料的收集和分析

在教學(xué)課程結(jié)束后，教學(xué)資料的整理、收集和歸檔工作是一項繁瑣的工作，需要整理的教學(xué)資料包括試卷、成績單、參考答案和評分標(biāo)準(zhǔn)、平時成績及佐證材料、成績分析等材料，一般來說，每門課程均需對以上資料進行收集和歸檔。在傳統(tǒng)方式下，以上每份材料的整理占用了教師的很多時間。此外，如果哪項資料遺失，尤其是幾年前的課程，教師還會花費更多的時間去補充，以應(yīng)付各種專業(yè)評估、教學(xué)檢查等工作。借助于OA 系統(tǒng)，可以大幅提升教學(xué)資料的整理和收集效率，因為教師在開展教學(xué)工作時，把課堂作業(yè)、過程考核、考核試卷等資料都是通過系統(tǒng)進行的，這為資料的高效收集提供了基礎(chǔ)。與此同時，對試卷的批發(fā)和考核成績的分析也可以借助于系統(tǒng)進行完成。因此，教師在課程結(jié)束后，僅需要把相應(yīng)的資料通過系統(tǒng)進行整理和收集，大大降低了收集和分析教學(xué)資料的繁瑣程度。此外，也不會因為某些資料的遺失再去補充，因為僅需從系統(tǒng)中重新收集即可，這大幅提升了教師的工作效率。

四、結(jié)語

高校信息化管理已成為當(dāng)今社會高等教育現(xiàn)代化的必然趨勢，民辦高校的教學(xué)管理在人才培養(yǎng)工作中占有重要地位，而傳統(tǒng)方式已不利于民辦高校的教學(xué)管理工作水平的提升。本文闡述了OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理中的必要性，分析了OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理推廣中的問題與方案，介紹了OA 系統(tǒng)在其教學(xué)管理中的應(yīng)用實踐。借助于OA 系統(tǒng)，可有助于民辦高校提升教學(xué)管理的工作效率，簡化工作流程，創(chuàng)新工作方式，節(jié)省成本資源。在民辦高校教學(xué)管理中推廣OA 系統(tǒng)，可以提升教學(xué)辦公的效率和綜合服務(wù)水平。民辦高校應(yīng)加大OA 系統(tǒng)在民辦高校教學(xué)管理中的投入，有效推進高?，F(xiàn)代化教學(xué)管理工作的建設(shè)和發(fā)展。