王藝璇
(甘肅畜牧工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院,甘肅 武威 733006)
20 世紀(jì)20 年代,美國(guó)一些大公司在內(nèi)部管理中引入了預(yù)算管理理念,后來(lái)形成了全面預(yù)算管理思維,該思維在提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和內(nèi)部運(yùn)行效率上發(fā)揮了有效作用[1]。我國(guó)從1994 年開(kāi)始實(shí)行全面預(yù)算管理制度,如今在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的新時(shí)代下,越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視全面預(yù)算管理。H 公司作為家電企業(yè),在發(fā)展中構(gòu)建了柔性戰(zhàn)略,并開(kāi)展了全面預(yù)算管理,希望通過(guò)全面預(yù)算管理,科學(xué)調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃,提升企業(yè)發(fā)展的成效。但受多種因素的影響,目前企業(yè)全面預(yù)算管理中還存在一些問(wèn)題,亟待進(jìn)行改革和調(diào)整。
H 公司是我國(guó)知名的家電公司,以冰柜制造起家,公司成立于2014 年,主要研究制冷技術(shù)和產(chǎn)品,開(kāi)發(fā)了大量超低溫設(shè)備及零部件。近年來(lái)受一些因素影響,我國(guó)家電行業(yè)發(fā)展十分蕭條,在2021 年和2022 年家電行業(yè)業(yè)績(jī)下滑嚴(yán)重,且銷(xiāo)售存在較大的波動(dòng)性。H 公司也受到了影響,2021 年,主營(yíng)業(yè)務(wù)收入同比上年降低12.5%,大部分主營(yíng)業(yè)務(wù)收入為出口業(yè)務(wù);2022 年,主營(yíng)業(yè)務(wù)收入雖然同比2021 年有所增長(zhǎng),但是增幅并不明顯,僅為8.4%。近年來(lái)公司雖然出口量有所增加,但是內(nèi)銷(xiāo)部分?jǐn)?shù)額較少,在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)中還存在競(jìng)爭(zhēng)力薄弱的問(wèn)題,亟待通過(guò)合理的途徑提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
2022 年底,隨著形勢(shì)的變化,家電市場(chǎng)也有所回暖,但隨著企業(yè)用人成本及生產(chǎn)成本的不斷增加,家電行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,H 公司不得不重新制定成本管控政策和方案。經(jīng)過(guò)公司管理層的廣泛討論和分析,最終決定在企業(yè)內(nèi)部建立全面預(yù)算管理體系,對(duì)成本進(jìn)行全面管控。所構(gòu)建的全面預(yù)算管理體系將柔性戰(zhàn)略作為導(dǎo)向,旨在促進(jìn)企業(yè)有效應(yīng)對(duì)環(huán)境變化和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),完成“1+3+N”戰(zhàn)略體系轉(zhuǎn)型。具體構(gòu)建情況如下:
1.2.1 預(yù)算組織與流程
H 公司在內(nèi)部建立了全面預(yù)算管理小組,小組成員全權(quán)負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理工作,小組共有6 位成員,分別為各部門(mén)負(fù)責(zé)人和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)。共設(shè)置了四級(jí)全面預(yù)算組織體系,第一級(jí)為公司管理高層,第二級(jí)為公司財(cái)務(wù)部,第三級(jí)為綜合管理部,第四級(jí)為各部門(mén)。其中第一級(jí)主要負(fù)責(zé)的是預(yù)算審定和戰(zhàn)略制定工作,第二級(jí)主要負(fù)責(zé)的是全面預(yù)算日常管理工作,第三級(jí)主要負(fù)責(zé)的是預(yù)算執(zhí)行過(guò)程監(jiān)督,第四級(jí)主要負(fù)責(zé)的是部門(mén)預(yù)算的編制,檢查和分析,并提出整改方案,最終將方案報(bào)給財(cái)務(wù)部門(mén)。
預(yù)算流程主要包括6 個(gè)步驟:
第一,制定預(yù)算目標(biāo)。H 公司近年來(lái)在不斷推動(dòng)戰(zhàn)略管理轉(zhuǎn)型,構(gòu)建了“1+3+N”戰(zhàn)略管理體系,且制定了一年期短期戰(zhàn)略目標(biāo)。為了促進(jìn)短期戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),在制定預(yù)算目標(biāo)的過(guò)程中對(duì)短期戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行了兼顧。
第二,編制預(yù)算計(jì)劃。在制定好預(yù)算目標(biāo)之后,H 公司各個(gè)部門(mén)以歷史數(shù)據(jù)為原始資料編制了預(yù)算計(jì)劃,然后由財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)預(yù)算目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)各部門(mén)提交的預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行篩查和分析。并在此基礎(chǔ)上立足于整個(gè)公司編制全面預(yù)算計(jì)劃草案,將編制好的草案發(fā)送給公司預(yù)算小組,由其進(jìn)行進(jìn)一步審查。
第三,審核預(yù)算計(jì)劃。在財(cái)務(wù)部門(mén)制定好預(yù)算草案之后,預(yù)算管理小組會(huì)對(duì)草案進(jìn)行審核,對(duì)其中不合理的地方或者存在疑問(wèn)的地方進(jìn)行標(biāo)記,并由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行說(shuō)明或者修改。
第四,通過(guò)。在修改完善之后,預(yù)算小組會(huì)進(jìn)一步對(duì)預(yù)算方案進(jìn)行審查,明確是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃,如果符合,那么會(huì)通過(guò)預(yù)算,反之,則繼續(xù)修改。
第五,執(zhí)行。在全面預(yù)算編制審核通過(guò)之后,會(huì)將其下達(dá)至各個(gè)不同的部門(mén),部門(mén)員工會(huì)按照預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行預(yù)算。
第六,監(jiān)督。在各部門(mén)執(zhí)行預(yù)算過(guò)程中,公司綜合管理部及財(cái)務(wù)總監(jiān)會(huì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督,以促進(jìn)預(yù)算管理工作的有效落實(shí)。
1.2.2 預(yù)算編制
H 公司預(yù)算編制內(nèi)容主要包括銷(xiāo)售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算三個(gè)方面。其中對(duì)銷(xiāo)售預(yù)算的編制是主要部分,也是預(yù)算編制工作的起點(diǎn),在編制過(guò)程中將企業(yè)銷(xiāo)售價(jià)格、歷史銷(xiāo)售額等作為依據(jù),對(duì)年度銷(xiāo)售單價(jià)、銷(xiāo)售數(shù)量以及收入等進(jìn)行預(yù)算;對(duì)生產(chǎn)預(yù)算的編制,將利潤(rùn)最大化作為原則,根據(jù)預(yù)測(cè)期初與期末存量、預(yù)測(cè)銷(xiāo)售量等計(jì)算出預(yù)測(cè)生產(chǎn)量;對(duì)費(fèi)用預(yù)算的編制,將公共費(fèi)用和專(zhuān)屬費(fèi)用作為依據(jù),并將相關(guān)指標(biāo)分解至產(chǎn)品維度和各部門(mén),通過(guò)對(duì)各個(gè)崗位、部門(mén)以及相關(guān)產(chǎn)品等進(jìn)行綜合考量和預(yù)估,得出最終的預(yù)算費(fèi)用。
1.2.3 預(yù)算執(zhí)行
H 公司在對(duì)預(yù)算編制工作完成之后,會(huì)組織各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人召開(kāi)討論會(huì),對(duì)各個(gè)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行分析,并結(jié)合部門(mén)實(shí)際情況制訂預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃,將預(yù)算工作落實(shí)到人。同時(shí),財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析,并選擇合適的時(shí)間召開(kāi)預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議,對(duì)執(zhí)行中存在的問(wèn)題進(jìn)行反映,提出改進(jìn)意見(jiàn)。
1.2.4 預(yù)算評(píng)價(jià)
H 公司每年會(huì)開(kāi)展一次預(yù)算評(píng)價(jià),主要采用“內(nèi)審+外審”的評(píng)價(jià)制度和方法。開(kāi)展內(nèi)審工作的主體是內(nèi)部法律辦,工作者會(huì)每月審核預(yù)算審批表中的項(xiàng)目完成情況,并分析是否存在虛假賬目、不規(guī)范往來(lái)賬目等;開(kāi)展外審工作的主體是會(huì)計(jì)師事務(wù)所,H 公司合作的會(huì)計(jì)師事務(wù)所每個(gè)季度會(huì)對(duì)內(nèi)審工作開(kāi)展二次審核,其審核結(jié)果會(huì)直接影響后續(xù)預(yù)算審批。
根據(jù)H 公司預(yù)算編制的實(shí)際情況,其短期戰(zhàn)略目標(biāo)在會(huì)計(jì)期內(nèi)基本保持不斷,同時(shí)通過(guò)審核的預(yù)算也幾乎不會(huì)在會(huì)計(jì)期內(nèi)發(fā)生變化。但是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是時(shí)刻處于變動(dòng)過(guò)程中的,這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)預(yù)算無(wú)法快速適應(yīng)持續(xù)變化的外部環(huán)境,不符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。此外,H 公司在編制全面預(yù)算過(guò)程中,往往較為關(guān)注年度預(yù)算經(jīng)費(fèi),但其戰(zhàn)略目標(biāo)則是在遵循利潤(rùn)最大化原則的基礎(chǔ)上,推動(dòng)企業(yè)“1+3+N”轉(zhuǎn)型,帶動(dòng)企業(yè)的數(shù)字化發(fā)展,這會(huì)導(dǎo)致其戰(zhàn)略目標(biāo)與全面預(yù)算管理相脫節(jié),從某種程度上來(lái)看,全面預(yù)算管理目標(biāo)的設(shè)置阻礙了戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),從而會(huì)影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
H 公司實(shí)行全面預(yù)算管理的根本目的在于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化,并不斷提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成效。但全面預(yù)算的執(zhí)行主體是各個(gè)基層人員,如果脫離基層人員,那么全面預(yù)算管理工作就難以得到有效開(kāi)展[2]。實(shí)踐中,H 公司各個(gè)部門(mén)存在各自為政的問(wèn)題,缺乏溝通與聯(lián)系,且財(cái)務(wù)部門(mén)不能充分深入基層對(duì)企業(yè)實(shí)際的購(gòu)、產(chǎn)、銷(xiāo)情況進(jìn)行了解,也難以有效掌握各部門(mén)的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況和業(yè)務(wù)流程。同時(shí),在對(duì)各部門(mén)預(yù)算編制情況進(jìn)行審核時(shí),當(dāng)其提交的數(shù)據(jù)信息與往年相比存在較大差距時(shí),財(cái)務(wù)人員難以及時(shí)對(duì)原因進(jìn)行深刻挖掘,對(duì)員工會(huì)產(chǎn)生一定的不信任感,導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的預(yù)算都跟隨財(cái)務(wù)部門(mén)的理想化推進(jìn)。這種現(xiàn)象的存在,會(huì)導(dǎo)致H 公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)受影響,拖慢公司整體進(jìn)度。
目前雖然H 公司設(shè)定了預(yù)算調(diào)整制度,財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)定期制作預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告,但是很少會(huì)對(duì)預(yù)算制度進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)企業(yè)管理者對(duì)預(yù)算調(diào)整制度的認(rèn)識(shí)欠缺,認(rèn)為現(xiàn)有制度已經(jīng)是最優(yōu)化,不必要進(jìn)行調(diào)整,甚至部分人員認(rèn)為調(diào)整預(yù)算制度會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和資金,因此忽視預(yù)算調(diào)整。例如,在2021 年,受到宏觀環(huán)境的影響,H 公司冰柜和冰箱等產(chǎn)品的國(guó)外訂單數(shù)量猛增,國(guó)內(nèi)冰柜產(chǎn)品的主要用途在于存放疫苗樣本,國(guó)外則主要用于存放尸體。針對(duì)這一情況,H 公司重點(diǎn)抓生產(chǎn),加大生產(chǎn)冰柜和冰箱的力度,但是未能提前做好預(yù)算管理,導(dǎo)致原材料庫(kù)存不足,采購(gòu)部不斷申請(qǐng)新預(yù)算,以增加供應(yīng)商,且催促供應(yīng)商先發(fā)貨,但預(yù)算審批速度難以趕上材料漲價(jià)速度。在市場(chǎng)形勢(shì)的推動(dòng)下,銅、鋼板、塑料制品等原材料價(jià)格一直存在較大的波動(dòng),成倍上漲,這導(dǎo)致采購(gòu)成本大大超出了往年。再加之為了趕訂單,公司員工的雙休制度被取消,加班費(fèi)也超出了預(yù)算。但公司并未及時(shí)對(duì)預(yù)算制度進(jìn)行調(diào)整,而到了2022 年,因?yàn)閲?guó)內(nèi)勞動(dòng)力成本上漲,為了節(jié)省成本,H 公司取消了加班制度,預(yù)算管理又一次陷入動(dòng)蕩。在這整個(gè)過(guò)程中,因?yàn)槲茨芗皶r(shí)靈敏地對(duì)預(yù)算制度進(jìn)行調(diào)整,所以導(dǎo)致企業(yè)陷入了管理混亂中,一度出現(xiàn)了資金鏈斷裂的危機(jī)。
3.1.1 引入彈性化預(yù)算編制
H 公司面臨不斷動(dòng)蕩的市場(chǎng)環(huán)境,應(yīng)當(dāng)改變以往固定預(yù)算編制的方法,多運(yùn)用彈性化預(yù)算編制方法,不斷提升預(yù)算編制的科學(xué)性與合理性。例如,結(jié)合市場(chǎng)變化,制定利潤(rùn)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo),并結(jié)合具體目標(biāo)推算各項(xiàng)目、各部門(mén)的預(yù)算支出,以零為基數(shù)分析各項(xiàng)預(yù)算支出的數(shù)額和必要性,及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。同時(shí)在對(duì)生產(chǎn)預(yù)算和銷(xiāo)售預(yù)算進(jìn)行編制的過(guò)程中,按照成本分類(lèi)方法,根據(jù)本、利、量之間的依存關(guān)系編制彈性預(yù)算,確保每一筆預(yù)算都符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和市場(chǎng)形勢(shì)。
3.1.2 創(chuàng)新預(yù)算編制過(guò)程
為了提升預(yù)算編制的準(zhǔn)確性,H 公司應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用ERP 系統(tǒng)開(kāi)展預(yù)算編制活動(dòng),提高模塊利用率。具體可以運(yùn)用系統(tǒng)的開(kāi)放性、靈活性和集成化模塊特點(diǎn),規(guī)劃和識(shí)別企業(yè)資源,自動(dòng)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行最佳組合。還可以在企業(yè)內(nèi)部引入CAM 系統(tǒng)和PDM 系統(tǒng),借助這些系統(tǒng)對(duì)技術(shù)與產(chǎn)品進(jìn)行整合規(guī)劃,并記錄各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)對(duì)原材料價(jià)格進(jìn)行調(diào)整,使每一個(gè)項(xiàng)目和產(chǎn)品都可以在系統(tǒng)中得到呈現(xiàn),更精準(zhǔn)地控制資金流向和資源利用效率,提升預(yù)算編制的效果[3]。
柔性戰(zhàn)略導(dǎo)向下,H 公司要想提升預(yù)算編制的科學(xué)性,使全面預(yù)算管理更好地指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展,提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力,就需要重視預(yù)算編制,鼓勵(lì)基層參與其中。
3.2.1 開(kāi)展宣傳和引導(dǎo)活動(dòng)
H 公司可以通過(guò)召開(kāi)會(huì)議或者公示宣傳等途徑將員工聚集起來(lái),為其講解家電行業(yè)的發(fā)展情況,使之站在行業(yè)發(fā)展層面看待市場(chǎng)變化,了解企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃,對(duì)公司各項(xiàng)戰(zhàn)略活動(dòng)有參與感,從而提升其對(duì)全面預(yù)算管理的重視度。
3.2.2 進(jìn)行預(yù)算培訓(xùn)
H 公司中各部門(mén)負(fù)責(zé)人、基層組長(zhǎng)等都是全面預(yù)算管理的重要參與者,為了使之更好地發(fā)揮自身作用,要對(duì)其進(jìn)行宣傳,灌輸全面預(yù)算管理有關(guān)的知識(shí),使之不僅懂得管理業(yè)務(wù)活動(dòng),而且懂得預(yù)算工作,對(duì)預(yù)算編制有正確的認(rèn)識(shí),并主動(dòng)為財(cái)務(wù)人員提供預(yù)算數(shù)據(jù)。此外,還可以每月聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員到企業(yè)中為部門(mén)負(fù)責(zé)人、基層組長(zhǎng)以及業(yè)務(wù)骨干等進(jìn)行預(yù)算培訓(xùn),使之理性填寫(xiě)預(yù)算編制表格,認(rèn)真對(duì)待每一份預(yù)算計(jì)劃。
3.2.3 針對(duì)性制定預(yù)算編制表格
預(yù)算管理小組根據(jù)不同部門(mén)的實(shí)際工作內(nèi)容制定預(yù)算編制表格,使整體預(yù)算編制更為科學(xué)。以H公司銷(xiāo)售部為例,預(yù)算管理小組在制定好預(yù)算編制表格之后,將其交給銷(xiāo)售部,由銷(xiāo)售部管理者安排相關(guān)基層人員對(duì)表格進(jìn)行填寫(xiě)。在填寫(xiě)過(guò)程中,首先要由基層銷(xiāo)售者對(duì)客戶的信息進(jìn)行搜集,然后部門(mén)管理者結(jié)合企業(yè)市場(chǎng)拓展計(jì)劃、企業(yè)戰(zhàn)略以及價(jià)格預(yù)測(cè)、市場(chǎng)增長(zhǎng)率等匯總編制預(yù)算初稿。在對(duì)銷(xiāo)售預(yù)算進(jìn)行編制過(guò)程中,重點(diǎn)分析新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)率、國(guó)內(nèi)外產(chǎn)品市場(chǎng)占有率、市場(chǎng)份額增長(zhǎng)率等,并運(yùn)用滾動(dòng)預(yù)算編制方法,以季度為滾動(dòng)周期,按照月份編制預(yù)算,促進(jìn)預(yù)算執(zhí)行的不斷延伸與補(bǔ)充,大幅提升企業(yè)銷(xiāo)售預(yù)算與戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性。在編制好初稿之后,交給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核與完善,最終經(jīng)過(guò)全面預(yù)算管理小組審批,并執(zhí)行到部門(mén)。如此的流程,促進(jìn)了基層人員的參與,對(duì)其執(zhí)行預(yù)算會(huì)帶來(lái)十分有利的作用。
H 公司要從事前、事中和事后全過(guò)程對(duì)預(yù)算調(diào)整制度進(jìn)行規(guī)范,不斷提升預(yù)算調(diào)整制度的科學(xué)性。在事前,要求各個(gè)部門(mén)嚴(yán)格依據(jù)預(yù)算方案開(kāi)展日常業(yè)務(wù)活動(dòng),并對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督,確保其始終處于合理范圍內(nèi)。還要有效控制財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)走向,如果通過(guò)監(jiān)督活動(dòng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)指標(biāo)超過(guò)了正常范圍,那么要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行判斷,明確是否確實(shí)無(wú)法規(guī)避,如果確實(shí)無(wú)法規(guī)避,那么要上報(bào)給部門(mén),并由部門(mén)上報(bào)給預(yù)算管理小組,對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。在事中,要求各部門(mén)嚴(yán)格依據(jù)預(yù)算目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)開(kāi)展各項(xiàng)管理活動(dòng)。倘若出現(xiàn)預(yù)算偏差,那么要對(duì)偏差進(jìn)行詳細(xì)分析,匯總原因并進(jìn)行上報(bào),由預(yù)算管理小組結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整預(yù)算制度,確保日?;顒?dòng)的順利開(kāi)展。在事后,要求預(yù)算管理部門(mén)每周對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行一次全面分析,并每月對(duì)數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行一次綜合分析,每季度出具一個(gè)詳細(xì)的預(yù)算調(diào)整報(bào)告[4]。年末要及時(shí)將預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算方案進(jìn)行比對(duì),根據(jù)宏觀環(huán)境對(duì)各指標(biāo)變化狀況進(jìn)行分析,為下一年度預(yù)算計(jì)劃的制訂以及戰(zhàn)略目標(biāo)的確定提供參考依據(jù)。
此外,預(yù)算管理成員要仔細(xì)分析H 公司所面臨的內(nèi)外部環(huán)境,包括技術(shù)環(huán)境、社會(huì)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)環(huán)境,并充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)預(yù)測(cè)市場(chǎng)趨勢(shì),結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化情況調(diào)整預(yù)算制度。要通過(guò)及時(shí)調(diào)整和詳細(xì)分析幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)短期戰(zhàn)略目標(biāo),穩(wěn)定長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。