褚超?王晶

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展壯大，各行各業(yè)信息化水平不斷提升，在大數(shù)據(jù)信息化背景下，事業(yè)單位財務檔案管理也在深入探討發(fā)展創(chuàng)新管理的新思路，順應適應時代發(fā)展。因此，事業(yè)單位財務檔案管理人員需要轉變管理理念、完善管理制度及強化管理措施、提升檔案管理人員素質，多措并舉，共同推進事業(yè)單位財務檔案管理轉型，不斷提高管理水平及檔案信息化水平。本文對此加以探討。

關鍵詞：信息化；背景；事業(yè)單位；財務；檔案；管理；新思路

隨著信息技術的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到社會生活的各個角落，為了順應信息化發(fā)展，事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設顯得尤為重要。事業(yè)單位檔案管理人員也應順應信息化發(fā)展，嘗試轉變新型管理理念，完善檔案管理制度和強化管理措施，提升自身素質，探索出信息化背景下事業(yè)單位財務檔案管理的有效思路。當前，信息化的發(fā)展為事業(yè)單位財務檔案管理提供了契機，檔案管理人員要深入挖掘新形勢下開展檔案信息化管理的新思路，提升管理水平，為事業(yè)單位的發(fā)展助力。

1 事業(yè)單位財務檔案管理存在的問題

1.1 財務管理核算形式不統(tǒng)一

目前大多數(shù)事業(yè)單位財務管理工作開始使用電子軟件。而有的單位仍在用傳統(tǒng)的手工記賬方法，致使會計的核算不統(tǒng)一，導致內部業(yè)務機構不能完整地為財務部門提供相關資料，使得事業(yè)單位財務票據(jù)管理混亂，給財務檔案管理人員收集整理工作帶來不利影響，甚至無法依法依規(guī)開展財務檔案管理工作，也在一定程度上造成人力和資金浪費。

1.2 財務檔案管理人員素質參差不齊

在現(xiàn)行會計管理體制下，事業(yè)單位財務檔案管理隊伍持續(xù)擴大，大部分人員素質較高，能夠盡職盡責完成本職工作。也有小部分管理人員法制觀念相對淡薄，缺乏職業(yè)操守，時常會出現(xiàn)“以權謀私”“違規(guī)操作”的問題，這將直接導致事業(yè)單位財務檔案管理隊伍人心不穩(wěn)，長遠來看不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 報賬票據(jù)等檔案材料不規(guī)范

事業(yè)單位財務檔案管理中存在報賬票據(jù)不規(guī)范的問題，主要體現(xiàn)在報銷不按發(fā)票規(guī)定用途使用發(fā)票、報銷不按發(fā)票規(guī)定要求開具的發(fā)票等。同時，在報賬發(fā)票及其附件方面也存在不規(guī)范的問題。部分事業(yè)單位編制預算不完整和不規(guī)范，無法清晰、明確地反映事業(yè)單位的收支情況，給財務檔案管理工作造成了一定負擔；一些事業(yè)單位的收支并沒有納入到財政預算統(tǒng)一管理，財務審批和報銷程序不規(guī)范，導致“預算”流于形式，無法發(fā)揮應有的約束作用。

1.4 財務檔案管理監(jiān)管力度不夠

一些事業(yè)單位沒有認識到財務檔案管理的重要性，沒有給予足夠的重視，造成對財務檔案管理缺乏監(jiān)管。由于缺乏相應的監(jiān)管機制，導致財務檔案管理時常出現(xiàn)工作流程混亂、工作效率低下的問題，影響了財務檔案管理部門的有序運行。

1.5 財務檔案收集資料不全面

當前，事業(yè)單位財務檔案管理部門重視對會計憑證、賬簿、報表等財務資料進行歸檔。但除此之外的文件資料，管理人員通常會忽略，致使財務檔案不夠齊全和完整，不僅會影響后期的財務檔案管理工作，還會造成文件丟失、文件損壞等問題。

1.6 財務檔案管理軟件缺乏創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，信息技術水平正在持續(xù)攀升，受此影響，財務檔案管理軟件也在不斷更新與升級。然而，部分事業(yè)單位并不重視財務檔案管理軟件的創(chuàng)新，在實際工作中依然使用著傳統(tǒng)軟件，不僅拉低工作效率，還對財務檔案管理安全造成威脅。事業(yè)單位財務檔案管理工作量大、工作復雜，只有運用高效的管理軟件，其工作質量和工作水平才會提高。財務檔案管理軟件缺乏創(chuàng)新，將直接影響事業(yè)單位財務檔案管理工作的進步，在一定程度上阻礙事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。

2 事業(yè)單位財務檔案管理信息化的意義

2.1 決策依據(jù)

事業(yè)單位通過分析與審核財務檔案，可以及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟活動中的問題，為事業(yè)單位的各項經(jīng)濟決策提供重要參考依據(jù)和決策支撐，能夠有效避免資金浪費的情況。

2.2 增強競爭

隨著時代的進步，傳統(tǒng)的財務檔案管理方式漸進老化、滯后，暴露出種種弊端，明顯無法跟上時代發(fā)展步伐，事業(yè)單位財務檔案管理應該向信息化靠攏[1]；實施財務檔案信息化管理能夠提升事業(yè)單位的信息化實力，進而提升事業(yè)單位的競爭力，實現(xiàn)快速發(fā)展、平穩(wěn)進步。

2.3 降本提質

信息技術已經(jīng)走進千家萬戶，信息化與日常生活的聯(lián)系越來越密切，人們已經(jīng)逐漸適應和接受信息化帶來的便利。若是事業(yè)單位財務檔案管理依然沿襲傳統(tǒng)管理方式，勢必會給事業(yè)單位的各項工作造成不便。只有實施財務檔案信息化管理，才能使其更加適應信息化的社會環(huán)境。事業(yè)單位實施財務檔案信息化管理能夠降低管理成本、提高管理質量，對事業(yè)單位的長足發(fā)展有積極影響[2]。信息化具有嚴謹性、便捷性的特征，從這一角度看，實施財務檔案信息化管理可以依托信息化技術進行財務數(shù)據(jù)整合，能夠有效減少管理人員的工作失誤，促進事業(yè)單位財務檔案管理工作更加科學高效。從而提高服務對象的滿意度，保障事業(yè)單位各項工作的平穩(wěn)運行。我國正在大力推行財務檔案管理信息化，事業(yè)單位實施財務檔案管理信息化符合國家政策，可以推動我國信息化水平的發(fā)展。

3? 事業(yè)單位財務檔案管理信息化的實施策略

3.1 轉變財務檔案信息化管理觀念

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質檔案的收集、整理、保管工作程序煩瑣，容易受保管條件所限出現(xiàn)破損、缺失或丟失等情況。相比較之下，信息化管理方式優(yōu)勢明顯，其占用空間較少而且可以備份保存，具有很高的安全性，還可以減輕管理人員的工作負擔，提高工作效率。但是有些管理人員沒有認識到財務檔案管理信息化的重要性，沒有及時轉變管理觀念。

3.1.1事業(yè)單位領導要給予財務檔案管理信息化足夠的重視。將信息化檔案管理作為首選管理方式，以此調動管理人員的積極性和創(chuàng)造性，推動其主動轉變管理觀念。

3.1.2檔案部門負責人要發(fā)揮自身的示范作用和榜樣作用。用自身創(chuàng)新觀念和模范行為影響和帶動其他人員，轉變管理觀念，更充分認識信息化管理的重要性與優(yōu)勢。

3.1.3事業(yè)單位要在財務檔案信息化建設方面加大資金投入，及時更新基礎硬件設備，確保信息化管理順利開展。硬件設備達到標準后，財務檔案信息化管理便能順利推進，檔案管理人員的管理觀念也隨之迅速轉變[3]。同時能夠激勵檔案管理人員自覺成為事業(yè)單位財務檔案管理信息化的實施者、推動者。

3.2 完善財務檔案信息化管理制度

事業(yè)單位財務檔案管理是一項相對嚴格的工作。目前，隨著事業(yè)單位管理規(guī)模的不斷擴大，財務檔案管理的工作量也隨之增加。在傳統(tǒng)管理模式下，管理人員極易造成工作疏漏，對事業(yè)單位的發(fā)展造成重大影響。

3.2.1管理層要進一步明確財務檔案信息化管理流程。實現(xiàn)財務檔案信息化管理工作標準化、透明化、條理化，確保有序開展財務檔案信息化管理工作。這樣既有利于管理人員開展工作，又有利于管理層檢查工作情況，有效減少工作中的錯誤。

3.2.2管理層要制定相應的財務檔案信息化管理制度。著重強化對重點財務檔案、機密財務檔案的信息化管理。具體表現(xiàn)為對所有財務檔案進行分類管理，再按照財務檔案的重要程度進行分別管理，這樣可以提高財務檔案信息化管理的安全性，還能確保各項信息化管理工作有章可循。

3.2.3事業(yè)單位要健全保障和監(jiān)管制度。為確保財務檔案信息化管理制度的落實，必須建立行之有效的保障和監(jiān)管制度，督促管理人員自覺按照管理制度和規(guī)程開展工作，各項管理制度才會發(fā)揮出實際效用。由上述分析可以認識到財務檔案信息化管理制度的重要性，這是推動事業(yè)單位財務檔案管理信息化順利開展的前提。只有優(yōu)化管理制度，才能使得事業(yè)單位財務檔案管理信息化高效實施、有序實施[4]。

3.3 強化事業(yè)單位財務檔案信息化管理措施

制度保障確定后，管理層要進一步強化財務檔案信息化管理措施，用以約束管理人員的信息化工作行為，提升財務檔案信息化管理水平，提高工作質量和效率，促進管理人員更加認真對待財務檔案信息化管理工作。要通過獎懲措施，激勵管理人員自覺提高“自我發(fā)展”意識。事業(yè)單位財務檔案管理信息化的負責人，要切實履行工作職責，既要為管理人員創(chuàng)造優(yōu)質的工作環(huán)境和工作氛圍，又要對整體的財務檔案信息化管理負責，保障信息化管理的有效實施。

3.4 打造財務檔案信息化專業(yè)管理團隊

信息化背景下，管理人員的管理素質是影響事業(yè)單位財務檔案管理水平的重要因素。提高財務檔案信息化管理水平的關鍵環(huán)節(jié)，是提升人員的財務檔案信息化管理技能，加強管理隊伍建設，打造高素質、高水平的財務檔案專業(yè)管理團隊。

3.4.1事業(yè)單位領導成員要用長遠的眼光重視人才培養(yǎng)問題，積極與高校交流合作。一方面幫助高校培養(yǎng)優(yōu)質的財務檔案管理人才，另一方面從高校中選聘信息化管理專業(yè)畢業(yè)生，作為事業(yè)單位財務檔案信息化管理的后備人才，充實事業(yè)單位的人才儲備。

3.4.2事業(yè)單位要重視組織信息化培訓活動和交流活動。對現(xiàn)有管理人員進行專業(yè)培訓，最大程度提高其信息化管理素質。事業(yè)單位可以組織信息技術培訓、財務檔案知識培訓、專業(yè)技能培訓等活動，為管理人員搭建業(yè)務學習和工作交流的平臺，進一步增強管理人員對財務檔案信息化管理的認知。

3.4.3事業(yè)單位鼓勵管理人員自主學習財務檔案信息化管理的相關知識技能。提高管理人員適應信息技術變化的能力，進一步豐富自身知識儲備，進而推動財務檔案管理信息化發(fā)展[5]。

3.4.4事業(yè)單位邀請財務檔案信息化管理方面的專家、精英前來指導工作。指導管理人員的日常信息化管理工作，提升工作效率、工作質量。事業(yè)單位繼續(xù)探索，堅持多管齊下，打造一支更加專業(yè)、更加有力的財務檔案信息化管理團隊。

3.5 強化財務檔案信息化的安全管理

事業(yè)單位財務檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢。這既是時代發(fā)展的主流，也是推動財務檔案管理高效發(fā)展的必由之路。事業(yè)單位財務檔案信息化雖然有諸多優(yōu)勢，但不可否認的是，財務檔案信息化管理在安全性方面依然存在問題。網(wǎng)絡上存在一些病毒程序，一旦入侵事業(yè)單位財務管理電腦，就會對財務檔案管理造成影響，也會阻礙事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。鑒于此，事業(yè)單位實施財務檔案管理信息化時需要重點加強安全管理，進一步提高財務檔案管理信息化的安全性。

事業(yè)單位可以聘請網(wǎng)絡安全專家，將其納入財務檔案信息化管理隊伍，依靠網(wǎng)絡安全專家的自身技能，對財務檔案管理信息化安全系統(tǒng)進行升級，嚴格把控財務檔案管理信息的訪問權限，還要對電子檔案的傳輸進行加密，強化事業(yè)單位財務檔案信息化管理的安全性和可靠性。

事業(yè)單位要加強管理人員的網(wǎng)絡安全技能培訓，牢固樹立安全意識，嚴格落實財務檔案信息化管理制度，避免人為失誤造成電子檔案的丟失和損壞。財務檔案信息化安全管理是重中之重，將直接關系到事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。因此，加強財務檔案信息化安全管理十分重要，事業(yè)單位領導和財務檔案管理負責人要重視安全問題，制定行之有效的安全措施和安全制度，持續(xù)提高事業(yè)單位財務檔案信息化安全管理，從而推動事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展[6]。

信息化背景下，事業(yè)單位財務檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展具有重大意義。因此，事業(yè)單位管理層要重視財務檔案管理信息化，管理人員需要轉變事業(yè)單位財務檔案信息化管理的新思路，發(fā)揮自身的帶頭作用。這一過程中，管理人員既要為財務檔案管理部門提供資金支持、設備支持，又要注重財務檔案管理人才隊伍建設、完善財務檔案管理制度，促進管理人員轉變信息化管理觀念，提升信息化管理技能?？偟膩碚f，進入新時代，信息化得以高速發(fā)展，事業(yè)單位財務檔案管理信息化勢在必行，唯有順應信息化的發(fā)展方向，探索事業(yè)單位財務檔案管理信息化的新思路，才能使事業(yè)單位財務檔案管理更好的完成信息化轉型，進而使事業(yè)單位更加適應信息化環(huán)境，保障其穩(wěn)步發(fā)展。因此，事業(yè)單位應該進一步提升財務檔案信息化管理水平，打造財務檔案信息化管理團隊，推動事業(yè)單位的財務檔案管理更加科學、安全。

參考文獻

[1]馬蘭.基于信息化背景的事業(yè)單位財務檔案管理新思路[J].經(jīng)濟研究導刊，2020（10）：2.

[2]胡園園.信息化背景下事業(yè)單位財務檔案管理新思路研究[J].市場周刊：商務營銷，2020，000（084）：P.1-2.

[3]袁東偉.信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理分析[J].首席財務官，2019，015（012）：77-78.

[4]韓美鳳.事業(yè)單位檔案管理信息化與規(guī)范化的新思路[J].黑龍江檔案，2021.

[5]黃瑩.信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬），2019.

[6]徐琳琳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索[J].環(huán)球市場，2020.

（作者單位：吉林省人力資源與社會保障廳；吉林省方志館）