［摘 要］隨著“數(shù)智”時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案查閱利用成本高、效率低，紙質(zhì)會計檔案模式已無法適應(yīng)高校發(fā)展的要求?；诖耍恼略谡{(diào)查分析了我國高校會計檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，剖析影像化管理的優(yōu)缺點，提出高校會計檔案管理最終目標(biāo)是全流程電子化管理，并結(jié)合當(dāng)前會計檔案電子化管理的困境和痛點，從強化頂層設(shè)計、完善制度流程、打造財務(wù)平臺、加強人才培養(yǎng)4個方面提出電子化管理的實施路徑，以期為高校會計檔案電子化管理的推進提供參考。

［關(guān)鍵詞］會計檔案管理；高校；電子化；影像化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.063

［中圖分類號］G472.4；G271［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）18-0193-04

1? ? ?研究背景

隨著“數(shù)智”時代的到來，網(wǎng)上采購、網(wǎng)上訂票等模式的普及，電子發(fā)票、電子行程單、銀行電子回單、電子對賬單等電子憑證的運用日益廣泛，會計檔案中的原始憑證逐漸電子化。與此同時，高校智能財務(wù)的建設(shè)也在不斷推進，網(wǎng)上預(yù)約報賬、自助投遞和退單等便利服務(wù)不斷推出，預(yù)約報銷單的電子化使得單面數(shù)據(jù)的獲取和利用便捷且高效，師生不再需要填制傳統(tǒng)的紙質(zhì)費用報銷單。不僅如此，記賬系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)與預(yù)約報賬系統(tǒng)實現(xiàn)對接，會計的記賬憑證、賬簿、報表均實現(xiàn)了電子化，海量的會計數(shù)據(jù)可一鍵獲取、傳遞和利用。原始憑證的形式發(fā)生了巨大變化，會計信息的傳遞、利用有了新的方式，會計檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

2015年《會計檔案管理辦法》和2020年《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（以下簡稱《通知》）的先后發(fā)布，都明確了電子會計檔案的合法性。2021年12月，財政部印發(fā)了《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》，提出要加快制定、試點和推廣電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌解決電子票據(jù)接收、入賬和歸檔全流程的自動化、無紙化問題。2022年4月，國家檔案局發(fā)布了《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022），對電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和保管，以及電子檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定和處置等工作提出了規(guī)范要求。國家出臺了一系列政策文件，旨在推進會計檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動會計檔案信息的深入運用，從而發(fā)揮會計信息在強化內(nèi)部控制、加強決策支持、優(yōu)化績效管理等方面的作用。

從外部環(huán)境看，一方面，財政部門在加大高校教育經(jīng)費投入力度的同時，也加強了財政資金的監(jiān)管，上級主管部門對高校內(nèi)控建設(shè)、預(yù)算績效管理評價與檢查的力度也在不斷加大［1］，其中，審計、專項檢查及巡視組的巡視均須查閱、利用會計檔案；另一方面，高?？蒲许椖康臋z查、驗收、審計等利用會計檔案的需求量也迅速增大。從內(nèi)部環(huán)境看，“雙一流”建設(shè)、內(nèi)涵式發(fā)展及現(xiàn)代化治理的要求，都促使高校利用會計檔案加強財會監(jiān)督，提高財務(wù)治理水平，為學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)支撐。外部監(jiān)管的加強和內(nèi)部治理的需求，都對高校會計檔案管理向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型提出了要求。

2? ? ?高校會計檔案管理的現(xiàn)狀

吳燕萍認為會計檔案管理可以分為3個階段：傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理階段、紙質(zhì)會計檔案影像化管理階段、會計檔案電子化管理階段［2］。影像化階段，借助高速掃描儀等采集設(shè)備將紙質(zhì)會計資料轉(zhuǎn)化為影像化的會計檔案，電子發(fā)票、電子行程單、電子回單等電子檔案仍需打印為紙質(zhì)檔案整理歸檔，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在。在此階段，會計檔案的查詢效率較傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理階段有了質(zhì)的飛躍，但會計數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、利用效率并不高。高大正等人認為，憑證影像化的采集以記賬憑證生成為時間戳，分為記賬前采集和記賬后集中采集［3］。記賬后集中采集的基本思路是不改變師生和會計人員的原有業(yè)務(wù)模式，由專門的憑證影像信息采集人員使用專門的影像化采集設(shè)備完成所有經(jīng)過審核的、確定需要入賬的原始憑證的影像化過程，同時完成與記賬憑證的索引過程。

為了解我國高校會計檔案管理的現(xiàn)狀，筆者采用線上檢索與線下調(diào)研相結(jié)合的方式，調(diào)查了全國63所本科高校。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，46所高校實現(xiàn)了會計憑證影像化；6所高校已采用A4紙平鋪粘貼票據(jù)的貼法，為影像化做好準(zhǔn)備；其余的11所高校未檢索到其是否實施會計憑證影像化的信息。對這些會計憑證影像化管理的高校開始實施的時間（2所高校時間不詳除外）進行統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)，有1所陜西高校于2018年6月率先開始實施會計憑證影像化；有3所高校開始于2019年；有37所高校開始于2020—2022年；有3所高校開始于2023年，這說明相當(dāng)一部分高校順應(yīng)時代的發(fā)展和政策要求，會計檔案管理進入影像化階段。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，會計憑證影像化的高校均采用記賬后集中采集憑證影像的模式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理相比，影像化管理有巨大優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）可更好地保護紙質(zhì)會計檔案，降低丟失和被竄改的風(fēng)險。高校的業(yè)務(wù)種類繁雜，會計檔案量大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，查閱利用檔案都必須到現(xiàn)場翻閱、拍照或復(fù)印，不可避免會對紙質(zhì)資料造成磨損，甚至還存在票據(jù)等原始憑證掉落丟失、原始資料被變造竄改的風(fēng)險［3］。原始憑證一旦掉落，重新粘回正確位置費時費力；憑證丟失或被變造竄改很難被發(fā)現(xiàn)，直到后續(xù)再利用時才可能被發(fā)現(xiàn)，卻很難修正。檔案借閱的流程和物流狀態(tài)不透明、不可控，外借存在遺失、毀損的風(fēng)險。影像化管理后，會計檔案可在線查詢、打印，減少了丟失變造的風(fēng)險，保證了紙質(zhì)會計檔案的真實性、完整性。

（2）可提高會計檔案的查詢利用效率，滿足多任務(wù)需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，查閱前，查閱人需要提出紙質(zhì)申請且須負責(zé)人審批同意；查閱時，查閱人需要一本一本翻找，再逐張逐頁拍照或復(fù)印，后續(xù)還要整理匯總。有多個項目同時有查閱需求時，查閱人往往要排隊等待，查閱的效率很低，共享性、協(xié)同性很差。會計檔案影像化管理后，會計檔案的查閱權(quán)限可在系統(tǒng)中按規(guī)則賦予，省去了師生跑腿審批的環(huán)節(jié)，且系統(tǒng)支持多人同時查閱，能滿足多任務(wù)需求，利用率和協(xié)同性大大提高。

（3）有助于會計核算規(guī)范化，提高會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。會計檔案影像化管理后，有權(quán)限的師生可隨時在線查閱會計檔案，數(shù)據(jù)透明度大大提高，記賬憑證等不可隨意更改，這要求會計人員在賬務(wù)處理的各環(huán)節(jié)都必須做到準(zhǔn)確無誤，不同會計人員政策的把握執(zhí)行和職業(yè)判斷的標(biāo)準(zhǔn)須保持統(tǒng)一，這樣有助于提高會計核算的規(guī)范化水平，提高會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3? ? ?高校會計檔案電子化管理的優(yōu)勢

現(xiàn)階段的會計檔案影像化管理是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化管理轉(zhuǎn)型的過渡階段。目前，多數(shù)高校的會計檔案影像化管理模式需要把電子原始憑證打印形成紙質(zhì)檔案，這需要耗費大量的紙張，顯然不符合電子化的初衷和理念。而會計檔案電子化管理符合新形勢的發(fā)展要求，與高校財務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化治理的目標(biāo)相契合，是高校會計檔案管理的必然趨勢。高校會計檔案電子化管理需要建立統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打通會計數(shù)據(jù)獲取、傳遞、處理、保管、利用的全流程，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)閉環(huán)管理。此外，要將財務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財政系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)等聯(lián)機對接，實現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實時交互校驗，保證會計數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、可靠性，這是高校發(fā)展內(nèi)外部環(huán)境的共同要求。會計檔案電子化管理是會計信息化發(fā)展的必然趨勢和最終目標(biāo)，其優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1? ?省時省力，節(jié)約保管空間

影像化管理階段是“紙電混合”的模式，檔案管理人員仍需要整理裝訂紙質(zhì)檔案，需要專門的庫房保管存儲紙質(zhì)會計檔案，部分電子格式的檔案也同樣需要專人維護、備份。檔案管理人員既要管理紙質(zhì)檔案，又要管理電子檔案，還要做好兩套檔案的索引工作，工作依舊繁重。而在電子化管理模式下，所有的會計資料均是電子形式，紙質(zhì)檔案不復(fù)存在，這就能節(jié)省大量人力、物力，還能節(jié)約保管空間。

3.2? ?會計數(shù)據(jù)的利用更加高效

會計檔案影像化管理階段，會計檔案多是圖片格式，檔案利用者需要根據(jù)自己的需求，自行查詢、整理、匯總分析會計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的分析利用效率仍然不高。而會計檔案電子化管理階段，借助光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、區(qū)塊鏈等技術(shù)手段，系統(tǒng)能實現(xiàn)會計原始憑證自動識別、讀取并整理成結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)的讀取、挖掘、校驗、分析、歸檔、利用等全生命周期均可實現(xiàn)電子化，會計數(shù)據(jù)的利用更加高效。

3.3? ?促進會計人員職能轉(zhuǎn)變

目前，高校會計檔案的影像化管理從記賬完成后的檔案保管環(huán)節(jié)開始，會計人員復(fù)核的原始憑證仍舊是紙質(zhì)的，影像化管理并沒有將會計人員從海量的復(fù)核工作中解放出來。會計檔案電子化管理模式下，自動獲取的結(jié)構(gòu)化會計數(shù)據(jù)可以與其他外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行實時互通，實現(xiàn)交互校驗，如資產(chǎn)價值等信息可以從資產(chǎn)系統(tǒng)自動獲取，發(fā)票信息可與稅務(wù)系統(tǒng)聯(lián)機校驗，賬單信息可與銀行系統(tǒng)聯(lián)機校驗；原始憑證的復(fù)核可以預(yù)先設(shè)定好復(fù)核和預(yù)警規(guī)則，借助大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈技術(shù)，系統(tǒng)能自動高效復(fù)核，有異常情況發(fā)出審核預(yù)警，而且數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性可借助信息技術(shù)手段得到有效保障，大大減少會計人員的復(fù)核工作量，還能保證復(fù)核的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)（內(nèi)部控制和財務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)）得到一貫的執(zhí)行；對于復(fù)核通過的會計原始憑證，系統(tǒng)可以自動生成記賬憑證，會計人員可以把更多的時間、精力放在數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用上，這樣也能促進會計人員向管理會計方向轉(zhuǎn)型。

3.4? ?符合綠色低碳的環(huán)保理念

會計檔案影像化管理模式下，紙質(zhì)檔案和影像化的會計檔案是并存的狀態(tài)。而在電子化管理階段，從會計原始憑證的獲取環(huán)節(jié)開始，會計資料獲取、傳遞、處理、歸檔、保管和查閱利用的全生命周期都是電子化、無紙化的，這樣可以節(jié)約大量紙質(zhì)材料，更加綠色低碳，符合環(huán)保理念。

4? ? ?高校會計檔案電子化管理的困境

目前，有相當(dāng)一部分高校已進入或即將進入會計檔案影像化管理階段，但大部分高校均不具備實施會計檔案電子化管理的條件，這是由于高校的會計檔案電子化管理面臨著以下困境。

4.1? ?缺乏會計數(shù)據(jù)的頂層設(shè)計

會計檔案處在會計數(shù)據(jù)全流程的末端，要實現(xiàn)電子化管理，就要從檔案獲取源頭實現(xiàn)電子化。目前，雖然不少會計原始憑證是電子形式，但這些電子數(shù)據(jù)來源于不同的系統(tǒng)供應(yīng)商，數(shù)據(jù)的要素、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)存在差異，缺乏統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)難以直接利用，數(shù)據(jù)的利用成本很高。

4.2? ?缺乏會計檔案的管理制度

宏觀層面，財政部和國家檔案局先后發(fā)布了《會計檔案管理辦法》《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》和《電子會計檔案管理規(guī)范》，但具體到高等教育系統(tǒng)這一中觀層面，沒有細化的方案和操作指南出臺。很多高校對會計檔案管理的重視程度不夠，缺少會計檔案管理制度或辦法，會計檔案的歸檔、移交等沒有明確的制度依據(jù)。這也就導(dǎo)致會計檔案電子化管理更難實現(xiàn)。

4.3? ?缺乏系統(tǒng)共享或者集成機制

高校很多系統(tǒng)或者功能模塊，如人事系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、簽批系統(tǒng)等，先后由不同的軟件供應(yīng)商開發(fā)或者提供接口，系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)的自由共享無法實現(xiàn)，數(shù)據(jù)鴻溝現(xiàn)象突出。此外，不同系統(tǒng)的信息化水平也參差不齊，系統(tǒng)的整合和集成無法靠財務(wù)部門一己之力實現(xiàn)，需要多方合作、共同努力，而這也不是短期內(nèi)可以完成的。

4.4? ?缺乏復(fù)合型的會計人才

會計檔案電子化管理模式下，會計人員不僅要懂財會知識，而且要掌握一定的信息技術(shù)。僅掌握核算和賬務(wù)處理技能的會計人員已無法滿足會計檔案電子化管理和管理會計應(yīng)用的內(nèi)生需求。高校需要懂會計、懂業(yè)務(wù)、懂信息技術(shù)的復(fù)合型會計人才［4］。而現(xiàn)階段，高校的財務(wù)人員大都是會計專業(yè)出身，復(fù)合型人才稀缺。

5? ? ?高校會計檔案電子化管理的實施路徑

5.1? ?強化頂層設(shè)計，統(tǒng)一會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

財政部、教育部等相關(guān)部門應(yīng)牽頭制定統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)要素、標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)構(gòu)。同時，需要明確電子會計檔案的分類原則和內(nèi)容，加強頂層設(shè)計，增強會計數(shù)據(jù)的透明性、可比性、可追溯性、可遷移性，保證會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性，為會計檔案電子化管理奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

5.2? ?完善配套制度，優(yōu)化明確工作流程

實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的電子化，并不是簡單地將數(shù)據(jù)變成電子格式的數(shù)據(jù)，而是要梳理、整合和優(yōu)化會計的業(yè)務(wù)流程，這是一項系統(tǒng)工程，需要系統(tǒng)研發(fā)人員、財務(wù)人員以及業(yè)務(wù)人員（師生）的深度溝通交流和磨合。高校應(yīng)結(jié)合《通知》修訂內(nèi)部財務(wù)報銷規(guī)章制度，完善優(yōu)化報銷流程及內(nèi)控制度，明確劃分財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員之間的職責(zé)。對于會計數(shù)據(jù)電子化的新增環(huán)節(jié)，如報銷前通過OCR掃描發(fā)票等原始憑證，要處理好新流程、新要求、新做法所帶來的工作內(nèi)容和工作量變化的影響，工作分配要注重科學(xué)性、合理性，避免因工作量增加或者流程變革不合理而引起財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員（高校師生）的抵觸［5］。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善配套制度，能為會計檔案電子化管理的落實提供制度保障。

5.3? ?合力打造智慧財務(wù)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)管理

要想實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的全流程閉環(huán)管理，加強財務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)研發(fā)和升級是重中之重。目前，我國高校主要有復(fù)旦天翼和天財兩類財務(wù)系統(tǒng)，形成“二分天下”的局面，高校的議價能力較弱。不同高校的業(yè)務(wù)量差距較大，對于體量較小的院校來說，其購買新產(chǎn)品、新服務(wù)的意愿極低；對于體量較大、資金緊缺的院校來說，其購買意愿極強，但資金實力又不允許。因此，僅憑高校自身打造智能財務(wù)平臺將是一個漫長的過程，需要政府相關(guān)部門，如財政部門和高等院校主管部門牽頭打造高校間可融通、交互的智慧財務(wù)平臺，這將為會計檔案電子化管理提供平臺支持。

5.4? ?加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型會計人才

會計檔案電子化管理對會計人員大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息系統(tǒng)運行能力等提出了更高的要求，高校需要加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型會計人才。培養(yǎng)懂會計、數(shù)據(jù)分析和信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，高校應(yīng)從以下3個方面著手［6］：一是從外部引進懂財務(wù)和信息技術(shù)的人才，補充新生力量；二是從現(xiàn)有員工中擇優(yōu)培養(yǎng)，同時明確檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的任職、晉升條件；三是加強培訓(xùn)，強化交流，通過講座培訓(xùn)、知識技能競賽、網(wǎng)絡(luò)授課等方式強化內(nèi)部學(xué)習(xí)，同時加強院校間的交流，學(xué)習(xí)借鑒其他高校的經(jīng)驗做法，完善人才培養(yǎng)體系，為實現(xiàn)會計檔案電子化管理提供人員支撐。

6? ? ?結(jié)束語

現(xiàn)階段，會計數(shù)據(jù)頂層設(shè)計缺乏、會計檔案管理制度不完善、財務(wù)系統(tǒng)共享或集成機制缺乏及復(fù)合型會計人才匱乏等，導(dǎo)致高校尚不具備實行會計檔案電子化管理的條件。退而求其次，較多高校選擇了會計檔案影像化管理模式，這在很大程度上提高了會計檔案的查詢利用效率，為高校財務(wù)管理智能化、服務(wù)質(zhì)效先進化、財務(wù)治理現(xiàn)代化提供了有力支撐。新時代，影像化管理模式更是消除了紙質(zhì)會計檔案現(xiàn)場查閱受限及無法協(xié)同利用的“痛點”。然而，會計檔案管理作為高校管理的重要組成部分，其電子化管理是高?，F(xiàn)代化治理的必然要求和最終目標(biāo)?；诖?，財政部門應(yīng)強化頂層設(shè)計，制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，教育主管部門等相關(guān)部門要牽頭推進財務(wù)智慧平臺的建設(shè)，高校自身也要完善配套制度，優(yōu)化工作流程，并加強人才隊伍建設(shè)，只有多方協(xié)同形成合力，高校才能爭取早日實現(xiàn)會計檔案的電子化管理。

主要參考文獻

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