摘 要：檔案審定是保證人事檔案管理工作質(zhì)量、確保人事檔案管理真實(shí)、規(guī)范的現(xiàn)實(shí)要求。本文以人事檔案審定為例，基于全面質(zhì)量管理（TQM）和標(biāo)準(zhǔn)化思維，探討了新時(shí)代醫(yī)院人事檔案審定的現(xiàn)實(shí)矛盾、審定主要內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、原則、方法及影響因素，并就做好醫(yī)院人事檔案審定工作、提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和水平提出意見(jiàn)建議，以期為進(jìn)一步做好醫(yī)院人事檔案審定工作提供參考。

關(guān)鍵詞：全面質(zhì)量管理；標(biāo)準(zhǔn)化思維；人事檔案審定

引言

煙臺(tái)市奇山醫(yī)院是一家肝病和感染病專科醫(yī)院，在人事檔案審定及質(zhì)量控制方面，通過(guò)分析影響人事檔案審定質(zhì)量因素，有針對(duì)性地采取措施，加強(qiáng)人事檔案審定質(zhì)量控制，對(duì)提高醫(yī)院管理效率和服務(wù)質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。本文以人事檔案審定為例，基于全面質(zhì)量管理（TQM）和標(biāo)準(zhǔn)化思維，探討醫(yī)院人事檔案審定的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。

醫(yī)院人事檔案審定是指對(duì)醫(yī)院在黨的組織建設(shè)、人事管理、人才服務(wù)過(guò)程中形成的，反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、廉潔自律及社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核、認(rèn)定和質(zhì)量把關(guān)，做好醫(yī)院人事檔案審定工作，是醫(yī)院人事檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)人員教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理、人才評(píng)鑒均具有重要作用，也是維護(hù)廣大醫(yī)療行政管理人員合法權(quán)益的重要依據(jù)。

1 全面質(zhì)量管理與標(biāo)準(zhǔn)化

1.1 基本含義

全面質(zhì)量管理（Total Quality Management，簡(jiǎn)稱TQM）是一個(gè)組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，以服務(wù)對(duì)象滿意、本組織所有成員獲益、社會(huì)收益而達(dá)到長(zhǎng)期成功的管理途徑。全面質(zhì)量管理具有全面性、全員性、全過(guò)程性特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)化思維則是在編制標(biāo)準(zhǔn)，以及進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)過(guò)程中形成的科學(xué)總結(jié)和理論概括。標(biāo)準(zhǔn)化思維來(lái)源于標(biāo)準(zhǔn)化工作實(shí)踐，并接受實(shí)踐檢驗(yàn)，反過(guò)來(lái)指導(dǎo)和影響標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)。

1.2 全面質(zhì)量管理與標(biāo)準(zhǔn)化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理快速走向信息化、數(shù)字化和智能化。這對(duì)人事檔案質(zhì)量的要求越來(lái)越高，尤其是對(duì)“三齡兩歷一身份”的審定質(zhì)量，需要對(duì)醫(yī)院人事檔案實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量控制、全要素內(nèi)容涵蓋，全員參與的全面質(zhì)量管理。全面質(zhì)量管理與標(biāo)準(zhǔn)化管理二者相互聯(lián)系、相互影響。醫(yī)院人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是人事檔案全面質(zhì)量管理的前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院人事檔案全面質(zhì)量管理則是標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要保障。標(biāo)準(zhǔn)化管理是人事檔案管理過(guò)程中的重要媒介、支撐，具有規(guī)范、統(tǒng)一、權(quán)威及協(xié)調(diào)等基本特征。標(biāo)準(zhǔn)化作為新時(shí)代醫(yī)院人事檔案高質(zhì)量管理的重要手段，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型發(fā)展。在此過(guò)程中需要積極探索構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理頂層設(shè)計(jì)、精細(xì)規(guī)范的組織管理，建立人事檔案管理程序及要求，運(yùn)用全面質(zhì)量管理理念及手段，融入標(biāo)準(zhǔn)化思維，全面、系統(tǒng)、深入地推進(jìn)醫(yī)院人事檔案審定工作，提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量。

2 醫(yī)院人事檔案審定的現(xiàn)實(shí)矛盾

2.1 客觀性與主觀性

醫(yī)院人事檔案自身屬性及醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需要，體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案價(jià)值的客觀性。一方面，醫(yī)院人事檔案是記載單位職工履歷、學(xué)歷、考核認(rèn)定、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等客觀存在的、記錄人事信息的物質(zhì)載體；另一方面，醫(yī)院人事檔案是人才資源優(yōu)化配置、人才引進(jìn)、培養(yǎng)的重要依據(jù)?？梢?jiàn)，無(wú)論是醫(yī)院人事檔案自身屬性及其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值都決定其價(jià)值存在的客觀、固有屬性。但人事檔案審定則是一種主體的主觀性活動(dòng)，受審定人員的認(rèn)知、立場(chǎng)、觀點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力等因素影響。因此，醫(yī)院人事檔案審定主體的主觀性與人事檔案價(jià)值客觀性之間存在著矛盾。

2.2 潛在性與實(shí)踐性

醫(yī)院人事檔案價(jià)值有其潛在性，從服務(wù)和保障醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過(guò)程中逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、改革的深入，人事檔案價(jià)值會(huì)逐漸發(fā)揮出來(lái)，并為社會(huì)所認(rèn)知。人事檔案審定實(shí)踐性強(qiáng)，歸檔前的審定決定著人事檔案保管期限及其納入歸檔范疇；管理過(guò)程中的審定則決定著人事檔案的“生死”命運(yùn)。無(wú)論是歸檔前的審定還是管理過(guò)程中的審定，都離不開(kāi)人事檔案價(jià)值判斷、真實(shí)性審核，而醫(yī)院人事檔案價(jià)值具有其潛在性、隱含性特點(diǎn)，與檔案價(jià)值審定的實(shí)踐性之間存在矛盾。

2.3 多維性與局限性

醫(yī)院人事檔案價(jià)值的主體性即同一客體（人事檔案）因不同利用主體（利用者）需要的不同而形成各種價(jià)值關(guān)系的存在，表現(xiàn)出人事檔案價(jià)值的多維性特點(diǎn)。如選拔任用、職級(jí)晉升、崗位調(diào)整等[1]?？梢?jiàn)，同樣一份人事檔案，其價(jià)值有其多維性，這就要求檔案審定者要具有較高的專業(yè)知識(shí)，準(zhǔn)確識(shí)別其多維價(jià)值屬性。但實(shí)際審定過(guò)程中，由于人員學(xué)識(shí)、實(shí)踐能力及客觀條件等因素制約，使其對(duì)多維人事檔案價(jià)值審定存在一定局限性。因此，醫(yī)院人事檔案價(jià)值多維性與檔案審定主體的審定能力、價(jià)值認(rèn)知之間存在矛盾。

3 醫(yī)院人事檔案審定的主要標(biāo)準(zhǔn)、原則及方法

3.1 審定標(biāo)準(zhǔn)

3.1.1來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院組織或人事部門在人事管理過(guò)程中形成的，反映醫(yī)護(hù)人員個(gè)人政治品質(zhì)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、專業(yè)素養(yǎng)、廉潔自律等歷史記錄材料。醫(yī)院人事檔案主要來(lái)源于政工科、辦公室、科教科、黨委辦、紀(jì)檢監(jiān)察室等。

3.1.2內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》第十九條等相關(guān)規(guī)定，屬于人事檔案歸檔內(nèi)容主要有履歷類、自傳和思想類、考核審定類、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)類、政審類、黨團(tuán)類、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)違紀(jì)處分類、工資任免類及其他類等，內(nèi)容要體現(xiàn)人事檔案的重要性、獨(dú)特性及時(shí)效性。

3.1.3特征標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院人事檔案在檔案名稱、記錄方式、載體形態(tài)和形成時(shí)間等有其自身特征，可依據(jù)某種形式特征對(duì)檔案價(jià)值的影響作為依據(jù)進(jìn)行審定。

3.2 審定原則

3.2.1全面分析原則。堅(jiān)持做到依據(jù)的政策要全面，要以黨和國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及人事方針政策為指導(dǎo)，做好文書(shū)檔案價(jià)值審定。把握的需求要全面，要預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)醫(yī)院人事檔案利用需求，多層次、多角度、多方面分析人事檔案價(jià)值，既要立足當(dāng)前，也要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)，既要立足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值，也要兼顧學(xué)術(shù)研究、編史修志功能。

3.2.2客觀真實(shí)原則。把握人事檔案是階段性人事工作的歷史記錄這一本質(zhì)屬性，將醫(yī)院人事檔案價(jià)值放在其形成的歷史環(huán)境中，具體分析醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、形式及其文件相互關(guān)系。要尊重歷史、尊重事實(shí)，以求“今世賴之以知古”。

3.2.3堅(jiān)持發(fā)展原則。人事政策在變化，人事檔案價(jià)值會(huì)呈現(xiàn)出一定的時(shí)效性、擴(kuò)展性，當(dāng)前有價(jià)值的檔案隨著時(shí)間的變化，未來(lái)可能沒(méi)有“用處”；現(xiàn)在尚未用上的檔案，未來(lái)可能有“用處”，因此要堅(jiān)持發(fā)展的觀點(diǎn)，以求“后世賴之以知今”。

3.2.4不唯職能原則。醫(yī)院人事檔案審定要緊緊圍繞其人事工作職能，把反映人事工作職能活動(dòng)的資料作為歸檔重點(diǎn)。但“重職能”≠“唯職能”，聯(lián)系人事檔案工作實(shí)際，非職能活動(dòng)產(chǎn)生的，但見(jiàn)證重要人事內(nèi)容的，也應(yīng)納入歸檔范疇[2-3]。

3.3 審定方法

目前，人事檔案審定主要采用直接審定法。所謂直接審定法，就是采用直接、具體、實(shí)地審查檔案，由檔案管理人員或?qū)彾▎T逐件逐張逐份審查醫(yī)院人事檔案，從人事檔案內(nèi)容、名稱、可靠度、真實(shí)性、規(guī)范性等方面分析。還要根據(jù)人事檔案案卷目錄、標(biāo)題、題名等判定。此外，現(xiàn)行人事行政主管部門（如人事科）與醫(yī)院檔案管理部門根據(jù)人事管理需要進(jìn)行審定，確定保管范圍及保管期限。

3.4 審定步驟

一是采用人事檔案價(jià)值審定的原則、方法指導(dǎo)和劃定人事檔案歸檔范圍。二是根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，確定劃入歸檔范圍的人事檔案的保管期。三是以“件”為單位進(jìn)行人事檔案組卷、裝訂。四是檔案價(jià)值復(fù)審。保管期限屆滿需要對(duì)人事檔案價(jià)值進(jìn)行復(fù)審，根據(jù)復(fù)審結(jié)果重新確定保管期限。五是銷毀無(wú)價(jià)值檔案。經(jīng)歸檔審定及價(jià)值復(fù)審，失去保存價(jià)值的人事檔案，要按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀[4]。

4 影響醫(yī)院人事檔案審定的主要因素

4.1 來(lái)源

醫(yī)院人事檔案審定中的“來(lái)源”，主要是指醫(yī)院人事檔案的“形成者”，是人事檔案“以我為主”審定規(guī)則的集中體現(xiàn)，也是判斷人事檔案價(jià)值的重要因素之一。通常情況下，人事檔案主要以組織、人事部門，以及本單位黨委（組）、人事科等發(fā)布的檔案價(jià)值要高于其他部門的人事檔案價(jià)值。上下級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生主管部門的人事檔案資料要高于非上下級(jí)人事檔案資料價(jià)值[5-6]。

4.2 內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案審定的又一重要考慮因素，是“內(nèi)容”因素，這也是人事檔案審定應(yīng)考慮的首要因素。與科技檔案、文書(shū)檔案不同，人事檔案涉及的主要是履歷、資歷、學(xué)歷等方面的內(nèi)容，涉及到醫(yī)院人事調(diào)整、變動(dòng)等管理活動(dòng)。根據(jù)檔案內(nèi)容的“獨(dú)特性”“重要性”兩大主要因素進(jìn)行審定。其中，獨(dú)特性，就是指反映人事管理內(nèi)容的決定、決議、通知、方案等。重要性則是指醫(yī)院人事檔案內(nèi)容要較一般的、事務(wù)性工作形成的資料價(jià)值更高，更具有保存、歸檔的現(xiàn)實(shí)必要性[7]。此外，人事檔案中的“三齡兩歷一身份”信息是重要審定內(nèi)容，要確保真實(shí)準(zhǔn)確。

4.3 時(shí)間

“時(shí)間”是人事檔案審定的又一重要參考性因素。《檔案法》明確提出“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿25年向社會(huì)開(kāi)放”?！陡骷?jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》中規(guī)定：“各級(jí)國(guó)家檔案館保存的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可提前開(kāi)放。”

5 醫(yī)院人事檔案審定的對(duì)策措施

5.1 健全審定工作機(jī)制

醫(yī)院人事檔案審定工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性極強(qiáng)的工作，具有涉及內(nèi)容多、范圍廣、程序復(fù)雜等特點(diǎn)，需要醫(yī)院不斷健全人事檔案審定工作機(jī)制建設(shè)，推動(dòng)人事檔案審定工作規(guī)范化、科學(xué)化[8]。一是建立“三同步”機(jī)制。將醫(yī)院人事檔案審定工作納入重要議事日程，與其他檔案工作、醫(yī)療業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同檢查，確保人事檔案審定工作常態(tài)化長(zhǎng)效化。二是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。成立由院領(lǐng)導(dǎo)、分管負(fù)責(zé)人、檔案管理員、人事科人員組成的檔案審定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)人事檔案審定工作領(lǐng)導(dǎo)。三是健全規(guī)章制度。根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)和要求，結(jié)合人事檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)際，制定詳細(xì)的人事檔案審定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范人事檔案審定流程，確保審定質(zhì)量。

5.2 優(yōu)化審定工作流程

按照人事檔案文件形成人員—形成部門—審定領(lǐng)導(dǎo)小組三級(jí)工作體系，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案審定工作流程。一是堅(jiān)持“誰(shuí)形成，誰(shuí)審定”。由人事部門與檔案管理部門進(jìn)行初步審定，提出初步審查審定意見(jiàn)，再由審定領(lǐng)導(dǎo)小組審核。二是堅(jiān)持“詳論證，細(xì)把關(guān)”。組織人事科、檔案室等多部門協(xié)同審核審定，必要時(shí)組織論證，形成審定審查意見(jiàn)。三是“多留痕，多留檔”。人事檔案審定的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的材料要注意做好收集保存，并根據(jù)審定結(jié)果作出相應(yīng)的處理決定。或納入存檔范疇，或重新確定保存期限，或予以銷毀。

5.3 完善審定工作標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院要結(jié)合最新人事檔案管理規(guī)定和要求，結(jié)合館藏人事檔案管理情況，做好人事檔案分類匯總，細(xì)化審定標(biāo)準(zhǔn)。首先要組織審定人員學(xué)習(xí)、討論，細(xì)化人事檔案審定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。其次要及時(shí)劃定醫(yī)院人事檔案審定范圍，明確審定要求。再次是以檔案利用需求為導(dǎo)向，通過(guò)檔案審定成果服務(wù)于醫(yī)院人事管理工作。

5.4 明確審定工作內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案審定工作是醫(yī)院、檔案部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)審定以確定納入歸檔范圍、歸檔保存周期，以及是否需要銷毀等。需要醫(yī)院人事檔案形成部門與檔案部門共同做好人事檔案審定工作，明確人事檔案審定內(nèi)容：一是重點(diǎn)做好涉密人事檔案清理，形成醫(yī)院涉密人事檔案目錄。一旦達(dá)到保密期限的，按照《國(guó)家秘密解密暫行辦法》進(jìn)行審核。二是對(duì)人事檔案中非涉密文件按照控制使用標(biāo)準(zhǔn)，劃分“開(kāi)放利用”與“控制利用”，并建立相應(yīng)的人事檔案管理目錄：開(kāi)放利用人事檔案目錄、控制利用人事檔案目錄。根據(jù)確定的相關(guān)目錄進(jìn)行審定。

5.5 提升審定工作能力

醫(yī)院人事檔案審定工作的專業(yè)性強(qiáng)，不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備一定的人事管理業(yè)務(wù)知識(shí)。一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。有計(jì)劃、有系統(tǒng)、有目的地做好業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)是要加強(qiáng)檔案審定業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握人事檔案審定流程、原則、標(biāo)準(zhǔn)和要求，熟練開(kāi)展人事檔案業(yè)務(wù)審定工作。二要注重實(shí)踐鍛煉。通過(guò)業(yè)務(wù)評(píng)比、競(jìng)賽等方式，加強(qiáng)檔案人員人事檔案審定的實(shí)踐能力和水平。尤其是業(yè)務(wù)新手，要安排跟班學(xué)習(xí)、鍛煉，逐漸提升審定能力。三要守牢職業(yè)底線。加強(qiáng)人事檔案審定人員的思想政治教育，增強(qiáng)職業(yè)榮譽(yù)感，守住清廉底線，不斷提升人事檔案審定綜合能力和水平。

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作者簡(jiǎn)介：李美玲（1977— ），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市奇山醫(yī)院館員，主要從事人事檔案管理研究。