摘要：智慧校園也叫智慧化校園，是按照智慧化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)校園內(nèi)物理空間和信息空間進(jìn)行重新定義、銜接的新型校園環(huán)境構(gòu)建方式。智慧校園能依托物聯(lián)網(wǎng)和校內(nèi)的教學(xué)、管理、校園文化、職業(yè)就業(yè)等板塊化內(nèi)容進(jìn)行互相結(jié)合，讓任何人能在任意時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)通過(guò)該數(shù)字空間獲得便捷的校內(nèi)資源和校園服務(wù)。在智慧校園環(huán)境中開展檔案信息化建設(shè)工作，有助于提高高職院校的檔案管理、儲(chǔ)存、共享和維護(hù)質(zhì)效，但該項(xiàng)工作在推動(dòng)過(guò)程中仍面臨較多困境，本文詳細(xì)分析高職院校在檔案信息化建設(shè)工作中面臨的困境和應(yīng)對(duì)策略，旨在為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高職院校；檔案信息化

劉軼（1973.12.03-），男，漢族，山東萊州，本科，館員（檔案），研究方向：檔案。

一、引言

以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行建設(shè)的智慧校園為大學(xué)的管理和發(fā)展提供了數(shù)據(jù)支持和可視化的分析途徑，為高職院校展開教育、科研、管理等提供了更加可靠的數(shù)字化平臺(tái)支持，也為教師和學(xué)生的發(fā)展提供了更加人性化的綜合性信息平臺(tái)。把信息技術(shù)與高職院校檔案管理工作進(jìn)行深度融合，能全面提高高職院校的檔案管理質(zhì)效，對(duì)創(chuàng)建智能化校園環(huán)境具有重要意義。

二、智慧校園環(huán)境中高職院校推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的作用

（一）提高高職院校內(nèi)檔案管理效率

在高等職業(yè)教育中，高職院校圖書館的信息管理工作有著舉足輕重的地位。主要是由于高等高職院校的檔案種類繁多，涉及面廣，包括行政管理、黨群建設(shè)、外事活動(dòng)、設(shè)備采購(gòu)、教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)、學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)報(bào)表、工程建設(shè)，以及學(xué)生的個(gè)人資料等多個(gè)方面。根據(jù)紙質(zhì)檔案工作的需求，必須首先對(duì)檔案進(jìn)行歸類，然后再對(duì)歸類后檔案進(jìn)行管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件很難處理，不僅占地面積大、歸類方式復(fù)雜，檔案的儲(chǔ)存和應(yīng)用效率較低，而且還需要耗費(fèi)大量的人力、物力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)，有關(guān)資料的查找也非常煩瑣，歷史檔案和資料可能因儲(chǔ)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，在儲(chǔ)存環(huán)境影響和自身紙質(zhì)等因素的影響下發(fā)生老化、破損和殘缺，為檔案后續(xù)的應(yīng)用增加較多阻礙。而檔案信息管理系統(tǒng)可以通過(guò)檢索關(guān)鍵字來(lái)快速地檢索到有關(guān)數(shù)據(jù)，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)達(dá)到完全數(shù)字化并完成OCR識(shí)別的時(shí)候，就可以根據(jù)記憶或有關(guān)的信息進(jìn)行模糊檢索，從而極大地提升了檢索的工作速度和準(zhǔn)確性。目前大部分高職院校已裝備有檔案管理軟件，并以數(shù)字方式不斷地進(jìn)行數(shù)據(jù)積累、增量及數(shù)據(jù)補(bǔ)充，這一硬件條件的變化為智慧校園的建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。為了加快推動(dòng)智慧校園的發(fā)展，部分高職院校嘗試將校內(nèi)辦公軟件與檔案系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)對(duì)接，形成了兩個(gè)互不相關(guān)、彼此分離、互相轉(zhuǎn)化和使用的數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)這種方式，可以使檔案管理員在選擇和鑒別文件的過(guò)程中節(jié)約大量的工作時(shí)間，使查閱檔案的人能夠迅速地找到有關(guān)資料，從而大幅提升高職院校內(nèi)的檔案管理效率。

（二）減小校內(nèi)檔案儲(chǔ)存壓力

在智慧校園環(huán)境中展開檔案管理工作，能有效減小高職院校的檔案儲(chǔ)存壓力。高職院校在實(shí)行檔案信息化管理之前，其檔案儲(chǔ)存載體多為紙質(zhì)文件，在自然因素及人為因素的影響下，可能會(huì)使檔案發(fā)生殘缺現(xiàn)象。其中人為因素主要包含人為破壞、管理不善、檔案保管機(jī)制紊亂、檔案流動(dòng)和利用頻繁等，自然因素則包含紙張和書寫材料耐久性較差、書寫顏料耐久性較差、磁盤和光盤等新型檔案載體因儲(chǔ)存不當(dāng)發(fā)生損壞等，另外，檔案保管場(chǎng)所內(nèi)光照、溫度、濕度、灰塵、微生物、昆蟲、嚙齒動(dòng)物、水、火等各類因素也都可能使檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中出現(xiàn)殘缺和破損。而紙張文件對(duì)儲(chǔ)存空間的大小也有一定要求，若想保障文件儲(chǔ)存環(huán)境的穩(wěn)定性，各高職院校每年在檔案室環(huán)境維護(hù)方面也需要支出大量資金。隨著高職院校圖書館實(shí)行了電子文檔的管理，可以把文件數(shù)據(jù)直接儲(chǔ)存到云中，既不需要占用校園的空間，也不需要限制存儲(chǔ)，便于檢索和使用。從原理上來(lái)說(shuō)，這樣的儲(chǔ)存方法可以無(wú)限次地進(jìn)行，而且不會(huì)出現(xiàn)文字模糊、文字缺失等現(xiàn)象，能有效減小高職院校的檔案儲(chǔ)存壓力。

（三）開拓校內(nèi)檔案共享渠道

智慧校園環(huán)境中下，高職院校建設(shè)檔案信息化管理機(jī)制，可以有效拓寬校內(nèi)檔案資源共享渠道。高職院校在建校后經(jīng)年積累通常擁有大量珍貴的文字檔案數(shù)據(jù)，但由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件僅有一套，因此在進(jìn)行資源分享的過(guò)程中，極易出現(xiàn)檔案遺失或損壞，使校園公共財(cái)產(chǎn)受到損害。而且由于其自身載體形式限制，使得資源的使用和共享效率極低，難以滿足現(xiàn)代化高職院校和當(dāng)代大學(xué)生的文件共享需求。建立起一個(gè)基于安全性和機(jī)密性的文件信息資源共享的網(wǎng)上系統(tǒng)，將各個(gè)平臺(tái)和系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)互通，為校內(nèi)檔案的聯(lián)網(wǎng)共享創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。使用者可以通過(guò)訪問(wèn)指定端口進(jìn)行校內(nèi)資源共享、上傳和下載，并能有固定數(shù)量的拷貝。將原有的資料轉(zhuǎn)換為云端儲(chǔ)存，可以減少原始資料外借次數(shù)，確保文件信息的完整。數(shù)字化檔案以其完備、清晰的標(biāo)準(zhǔn)化格式突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在共享時(shí)存在的時(shí)空限制，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，利用關(guān)鍵字的檢索功能，可以提高檔案的管理工作效率，并且可以隨時(shí)隨地地查詢和使用相關(guān)檔案。

隨著高職院校圖書館信息化建設(shè)工作的不斷深入，高職院校圖書館的圖書借閱方式也發(fā)生了質(zhì)的改變。現(xiàn)在，師生可以登錄校內(nèi)圖書館平臺(tái)，通過(guò)身份信息認(rèn)證后查詢所需資料的借閱狀態(tài)，并從校內(nèi)圖書館平臺(tái)中對(duì)目標(biāo)借閱讀物進(jìn)行預(yù)約[1]。檔案管理員可根據(jù)圖書館平臺(tái)中的操作信息和要求，將檔案以快遞寄出或數(shù)字化文件傳送的形式直接發(fā)送給預(yù)約者。該種圖書館檔案管理方式能夠顯著提高檔案使用人的借閱和使用效率，同時(shí)為圖書館內(nèi)管理人員提供更多的檔案管理時(shí)間，使校內(nèi)公共資源得到充分利用。

三、智慧校園環(huán)境中高職院校建設(shè)檔案信息化機(jī)制面臨的困境

（一）部分教職工對(duì)檔案信息化認(rèn)知較為片面

與校內(nèi)其他教職工人員相比，高職院校的圖書館工作人員普遍年紀(jì)偏大，具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存、維護(hù)和共享管理方面得心應(yīng)手[2]。但是，在智慧校園建設(shè)進(jìn)程不斷加快的背景環(huán)境下，很多高職院校的圖書館內(nèi)卻未能同步完成信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，或因部分教職工對(duì)檔案信息化認(rèn)知較為片面，導(dǎo)致高職院校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)存在較多問(wèn)題。如部分高職院校在實(shí)施信息化的文件管理時(shí)，往往會(huì)有意地選取一些比較簡(jiǎn)單的材料進(jìn)行信息化格式變更，例如：上級(jí)下發(fā)的文件、高職院校制定的管理規(guī)定等，但是，學(xué)籍檔案和建筑項(xiàng)目的檔案，一般都是以紙本形式存在的，在一定程度上影響校內(nèi)關(guān)鍵檔案資源應(yīng)用。部分教職工由于缺少信息安全意識(shí)，在參與檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，未能做好檔案保密工作，導(dǎo)致信息外泄并可能影響高職院校的社會(huì)形象；部分檔案管理人員因欠缺服務(wù)意識(shí)及信息化工作能力，未能對(duì)檔案信息化平臺(tái)中的檔案內(nèi)容進(jìn)行合理歸檔，導(dǎo)致高職院校檔案信息化平臺(tái)實(shí)用性不強(qiáng)。

（二）高職院校內(nèi)尚未建成完善的檔案信息化管理機(jī)制

高職院校檔案信息化是以檔案業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)而展開的，前端檔案管理工作的質(zhì)量及其管理機(jī)制的健全性會(huì)直接影響檔案信息化管理質(zhì)效[3]。與高校內(nèi)其他職能部門相比，檔案管理工作有著它自己的規(guī)律和特征，很多高職院校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的流程和基本規(guī)范一知半解，對(duì)該部門的工作要么放手不管，要么聽之任之，要么就是憑個(gè)人喜好對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致很多高職院校都存在檔案管理工作混亂的問(wèn)題。

（三）高職院校內(nèi)缺乏專業(yè)檔案信息化管理人才

2018年以后，我國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入教育信息化2.0時(shí)代，許多高職院校都在上級(jí)部門的號(hào)召下積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，但專業(yè)檔案信息化管理人才的匱乏導(dǎo)致這一工作的推進(jìn)速度十分緩慢[4]。將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行深度融合，是高職院校構(gòu)建智慧校園關(guān)鍵舉措之一，這就對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平有更高考驗(yàn)，但目前很多高職院校內(nèi)檔案管理人員信息技術(shù)操作水平較為有限，一方面對(duì)智能化檔案管理軟件的操作熟練度較差，檔案管理工作效率低，另一方面經(jīng)常發(fā)生操作失誤的問(wèn)題，嚴(yán)重影響高職院校內(nèi)檔案資料利用率，甚至?xí)斐刹槐匾臋n案文件損失。

（四）高職院校內(nèi)檔案安全管理力度不足

智慧校園、檔案信息化建設(shè)在我國(guó)高職院校內(nèi)都處于應(yīng)用探索階段，加之很多高職院校內(nèi)尚未建成完善的檔案信息化管理機(jī)制，導(dǎo)致部分檔案管理人員未能養(yǎng)成信息化檔案安全管理意識(shí)[5]。在實(shí)際工作中，為了方便，文件管理軟件沒有設(shè)定任何加密口令，使得所有的人都可以登錄校內(nèi)系統(tǒng)，且未能對(duì)訪問(wèn)者的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行限制，極大程度地增加了校內(nèi)信息安全隱患。

四、智慧校園環(huán)境中高職院校展開檔案信息化建設(shè)思路

（一）強(qiáng)化教職工的檔案管理信息化意識(shí)

從總體來(lái)看，國(guó)內(nèi)檔案信息資源的建設(shè)與共享技術(shù)發(fā)展還較為緩慢。當(dāng)前，我們的檔案信息的服務(wù)模式還是以館藏介紹和目錄查詢?yōu)橹?，館藏檔案的全息上網(wǎng)和檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)使用還不是最為普遍的方法[6]。雖然部分高職院校認(rèn)識(shí)到了檔案信息化管理中存在的不足，也在積極展開新功能探索和開發(fā)，但是各高職院校缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)，沒有相應(yīng)的法律、法規(guī)、管理體系為各高職院校提供參考，導(dǎo)致各高職院校在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)多處于“各自為戰(zhàn)”“重藏輕用”狀態(tài)。部分高職院校內(nèi)檔案工作人員想要實(shí)現(xiàn)文件信息資源的分享和互聯(lián)，但由于職能分割和信息技術(shù)應(yīng)用水平限制，導(dǎo)致其未能參與到檔案信息資源建設(shè)工作中，這一現(xiàn)象也使得檔案管理人員過(guò)于關(guān)注部門內(nèi)檔案信息資源管理，未能及時(shí)推動(dòng)校內(nèi)檔案信息資源整合，使高職院校檔案信息化建設(shè)工作始終停滯不前。

信息化檔案管理系統(tǒng)作為智慧校園的重要組成模塊，若想充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，必須優(yōu)先革新檔案管理人員的檔案信息化認(rèn)知觀念，立足于高職院校本身，建立相應(yīng)的檔案信息化管理機(jī)制。尤其是要有足夠多的信息技術(shù)的工作人才來(lái)進(jìn)行文件的管理，這樣才能切實(shí)提高檔案信息化建設(shè)效率[7]。其次，必須為檔案管理人員樹立信息化工作意識(shí)。以高職院校實(shí)際條件為基礎(chǔ)，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)現(xiàn)存檔案進(jìn)行分批、分期信息化格式轉(zhuǎn)化，建立與檔案庫(kù)房類目對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步完成檔案信息化建設(shè)工作。應(yīng)用信息化服務(wù)意識(shí)為校內(nèi)師生提供更加便捷、人性化的檔案管理服務(wù)[8]。

（二）建設(shè)并完善檔案信息化管理機(jī)制

對(duì)高職院校來(lái)說(shuō)，在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，只有立足于檔案管理工作的實(shí)際需求，建立起成熟、完善的檔案信息化管理機(jī)制，充分發(fā)揮校內(nèi)各部門的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，確保各部門能在檔案管理工作中充分發(fā)揮作用，才能最大程度發(fā)揮檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值[9]。首先，應(yīng)根據(jù)高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程建立相應(yīng)考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作質(zhì)效、信息化技術(shù)應(yīng)用水平、信息化檔案服務(wù)能力等進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未能達(dá)到評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理人員，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行必要的信息化技術(shù)培訓(xùn)，直至其能勝任崗位工作變化需求后，才能繼續(xù)任職。其次，應(yīng)完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。以客觀性獎(jiǎng)懲機(jī)制對(duì)檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲戒，有助于增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和工作積極性。最后，完善監(jiān)管體系。對(duì)工作人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在日常工作中存在工作失誤、損害學(xué)校利益的行為出現(xiàn)，應(yīng)酌情對(duì)其進(jìn)行處理。

（三）組建檔案信息化管理專業(yè)人才隊(duì)伍

高職院校應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作需求，組建專業(yè)化信息人才隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)[10]。由于專業(yè)化檔案信息化管理人才較為匱乏，高職院?？梢韵日衅笇I(yè)信息化人才，再根據(jù)檔案信息化建設(shè)需求使其和原有檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行互相融合，利用原有檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)人才的技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，共同為高職院校檔案信息化建設(shè)工作提供人才支持和助力。另外，應(yīng)借助專業(yè)信息化人才幫助原有檔案管理人才熟悉并逐步掌握智慧校園環(huán)境下各類信息軟件、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作方式，全面提高高職院校的檔案信息化管理效率。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息安全防范意識(shí)，以規(guī)避校內(nèi)檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（四）做好校內(nèi)信息化檔案安全管控工作

在信息化檔案管理工作中，最關(guān)鍵的就是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，由于網(wǎng)絡(luò)非常容易被入侵，尤其是計(jì)算機(jī)病毒，它會(huì)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常使用造成嚴(yán)重的影響，也會(huì)造成文件信息的泄漏[11]。因此，高職院校必須建立起完善的信息安全保護(hù)機(jī)制。如要求檔案管理人員進(jìn)行防毒軟件下載，定期對(duì)系統(tǒng)病毒進(jìn)行檢測(cè)，建立防火墻，從而確保計(jì)算機(jī)的安全性。要求檔案管理人員嚴(yán)禁使用辦公電腦下載未知或與工作無(wú)關(guān)的軟件，避免隱藏病毒被植入檔案管理軟件系統(tǒng)。此外，必須對(duì)檔案管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，如必須以學(xué)號(hào)或教職工賬號(hào)登錄檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生、教師、管理人員的檔案訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行劃分，應(yīng)用加密技術(shù)對(duì)高價(jià)值檔案資料進(jìn)行加密，避免文件在傳輸過(guò)程中發(fā)生泄漏等，確保高職院校公共信息共享的安全性。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在智慧校園環(huán)境中，高職院校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為未來(lái)高職教育發(fā)展的必要趨勢(shì)，有助于提高高職院校檔案的管理、維護(hù)、儲(chǔ)存和共享質(zhì)效，能大幅提高高職院校公共信息資源的利用率，但這一工作在推進(jìn)過(guò)程中還面臨較多困境，需高職院校結(jié)合自身實(shí)際情況，采取合適的應(yīng)對(duì)策略，才能保障檔案信息化建設(shè)工作有序展開。

作者單位：劉軼山東省煙臺(tái)護(hù)士學(xué)校

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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