盛梅/浙江省立同德醫(yī)院

1 引言

醫(yī)院大事記真實(shí)地記載了一個(gè)醫(yī)院每個(gè)年度各個(gè)方面的重大活動(dòng)和重要事項(xiàng)，所有年度的大事記匯編起來(lái)更是醫(yī)院各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展演變的備忘錄。醫(yī)院大事記不僅是一種重要的檔案參考資料，為編史、修志提供可靠的信息來(lái)源，使編研工作達(dá)到事半功倍的效率，更能為領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息來(lái)源。醫(yī)院大事記編制實(shí)踐如何創(chuàng)新以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展要求成為新議題。

2 研究回顧

目前關(guān)于醫(yī)院大事記編制工作的文章并不多，且內(nèi)容多集中在大事記編寫中存在問(wèn)題、編寫方法及體會(huì)上，較具代表性的主要有：沈小萍針對(duì)醫(yī)院工作的特點(diǎn)分析了醫(yī)院大事記編寫過(guò)程中存在的重行政輕業(yè)務(wù)、缺乏延續(xù)性和完整性、報(bào)喜不報(bào)憂、內(nèi)容與其他編研材料不符等四個(gè)方面的問(wèn)題，并提出了正確編寫醫(yī)院大事記應(yīng)擴(kuò)大信息來(lái)源、做好及時(shí)記錄，擬定范圍、大事突出、要事不漏，客觀記錄、不加評(píng)述，有詳有略、文字簡(jiǎn)練的四點(diǎn)體會(huì)[1]。王雅梅在界定大事記概念的同時(shí)，進(jìn)一步指明了編寫大事記的重要意義，分析了原有大事記檔案管理狀態(tài)存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提出了新型大事記管理方法，但實(shí)施中發(fā)現(xiàn)新管理方法仍存在“個(gè)別科室重視不夠，存在資料上報(bào)不及時(shí)”“上報(bào)內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，有些科室上報(bào)的內(nèi)容過(guò)于瑣碎”等問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)問(wèn)題又提出“爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持”“把科室開展的大事記納入績(jī)效考核指標(biāo)”等對(duì)策[2]。王瑋就大事記的作用、體例、結(jié)構(gòu)、編寫、收集方法等進(jìn)行了探討，還進(jìn)一步用編寫實(shí)例分享了大事記編寫的一些有益經(jīng)驗(yàn)[3]。

由此可見，近年針對(duì)醫(yī)院大事記編研的研究并不多，且介紹的收集方式和編寫方法大多是傳統(tǒng)方法的運(yùn)用，已跟不上數(shù)字時(shí)代發(fā)展的需要?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。為此，本文將結(jié)合筆者工作實(shí)際，在大事記編制上充分利用數(shù)字時(shí)代新的技術(shù)和平臺(tái)，在豐富和創(chuàng)新大事記收集途徑的同時(shí)，進(jìn)一步提出了創(chuàng)新醫(yī)院大事記編制的方法。

3 大事記收錄范圍的界定

在編制公立醫(yī)院大事記中，要從醫(yī)院的實(shí)際出發(fā)選擇和確定大事。大事記的編制是檔案信息深加工，改變檔案被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)的工作。判定一個(gè)事件是否是大事，主要看該事件是否對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生較大影響，該事件是否具有劃時(shí)代的意義，該事件是否具備承前啟后的作用，劃定醫(yī)院大事記范圍的總原則就是要有科學(xué)性，做到大事突出、要事不漏、小事省略?；诖耍偟膩?lái)說(shuō)公立醫(yī)院大事記的收錄范圍無(wú)外乎以下內(nèi)容：（1）上級(jí)及本院的重大的方針、政策、制度在本院貫徹的步驟、措施及重要的經(jīng)驗(yàn)；（2）本院中層以上干部等的調(diào)動(dòng)、任免、獎(jiǎng)懲等決定；（3）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院指導(dǎo)工作；（4）本院主要領(lǐng)導(dǎo)人參加重大活動(dòng)（包括外事活動(dòng)和出訪等）；（5）本院機(jī)構(gòu)的建立、合并、撤銷、名稱更改、體制變化等；（6）院級(jí)以上的重大會(huì)議（包括學(xué)術(shù)會(huì)議）和重要活動(dòng)（包括與外單位簽訂重要協(xié)議、合同或技術(shù)合作）；（7）本院醫(yī)療、科研等主營(yíng)工作中取得的重大成就和重大科研成果，臨床科室在工作實(shí)踐中采用的各種新技術(shù)、實(shí)施的新項(xiàng)目等；（8）涉及職工切身利益的薪酬改革、醫(yī)療制度改革、人事改革等決定、決議；（9）本院發(fā)生的重大事件（既包括關(guān)于本院榮譽(yù)的大事，又包括本院管理及業(yè)務(wù)工作中發(fā)生的重大事故或嚴(yán)重差錯(cuò)），以及對(duì)本院發(fā)展產(chǎn)生重要影響的大事；（10）本院發(fā)生的重大輿情、媒體關(guān)注的重大突發(fā)應(yīng)急衛(wèi)生事件及其回應(yīng)；（11）本院的重大基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目；（12）本院大型醫(yī)療設(shè)備、重要物資的采購(gòu)及招標(biāo)。

4 大事記收集途徑的拓展

4.1 即時(shí)記錄、隨手記錄

由于時(shí)間跨度小、收集和編寫及時(shí)，即時(shí)記錄可更進(jìn)一步確保所記述內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，智能手機(jī)已成為工作中不可或缺的工具之一，可謂人人有手機(jī)甚至一人不止一部，醫(yī)院行政或檔案人員、科室大事記記錄員等便可利用最便捷的手機(jī)，根據(jù)既定的大事記范圍，凡遇到屬于該范圍的大事時(shí)，既要隨時(shí)記錄、隨手記錄，更可利用手機(jī)等智能化設(shè)備豐富記錄收集的方式，如隨時(shí)拍照、錄音、錄像等，也防止了事件過(guò)后因無(wú)人即時(shí)記錄，待集中編制大事記時(shí)遺忘大事記編制的關(guān)鍵要素，而且沒(méi)有即時(shí)拍照，也造成事后根本無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。如“上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院指導(dǎo)工作”“本院主要領(lǐng)導(dǎo)人參加重大活動(dòng)（包括外事活動(dòng)和出訪等）”等的記錄，都比較適于即時(shí)隨手拍照、錄音、錄像等這種數(shù)字時(shí)代所帶來(lái)的便利方式。

4.2 從上級(jí)來(lái)文、本院發(fā)文中捕獲大事、要事

上級(jí)來(lái)文和本院發(fā)文中必定涉及有上級(jí)及本院重大方針、政策、制度的制定及本院的具體落實(shí)措施等，涉及本院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部的人事任免、考核、獎(jiǎng)懲等決定，涉及職工切身利益的薪酬改革、醫(yī)療制度改革、人事改革等決定，涉及本院機(jī)構(gòu)的建立、合并、撤銷、名稱更改、體制變化等內(nèi)容，且明文規(guī)定也較為正式和可追溯，格式、體式比較規(guī)范，大事記編制時(shí)，引用正式發(fā)文明顯更具權(quán)威性和說(shuō)服力，歷久也有據(jù)可查。所以上級(jí)來(lái)文、本院發(fā)文等正式文件也是獲取醫(yī)院大事記的一個(gè)重要途徑。

4.3 本院院級(jí)以上會(huì)議記錄

院級(jí)以上會(huì)議（如黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、院周會(huì)、各類專題會(huì)議等）討論的都是醫(yī)院的重要事項(xiàng)，當(dāng)然也必定是大事記的收集途徑之一，院級(jí)以上會(huì)議必然涉及對(duì)醫(yī)院大事討論的最終決定、結(jié)果和具體實(shí)施舉措，所以收集醫(yī)院大事記，院級(jí)以上會(huì)議記錄更是不可或缺的途徑。

4.4 本院官網(wǎng)、官微

數(shù)字時(shí)代，公立醫(yī)院大都注意官方發(fā)布渠道的權(quán)威性和通暢性，本院的許多大事件也都會(huì)通過(guò)自身的官網(wǎng)、官微等進(jìn)行報(bào)道宣傳，本院官網(wǎng)、官微等也是對(duì)未能即時(shí)記錄的大事進(jìn)行補(bǔ)救收集和記錄的一種不錯(cuò)的選擇途徑，而且官網(wǎng)、官微等發(fā)布的事件大都也是“圖文并茂”，這同時(shí)也為大事記的編寫提供了更多形式的素材。因此，現(xiàn)如今收集大事記時(shí)，要充分利用數(shù)字時(shí)代帶來(lái)的便利，也務(wù)必注意本院官網(wǎng)、官微發(fā)布信息的搜集和篩選。

4.5 外界媒體、報(bào)刊等媒介相關(guān)報(bào)道

外界媒介既是本院官網(wǎng)、官微等的另一種補(bǔ)充收集途徑，也是對(duì)本院發(fā)生的事件是否是大事的一種社會(huì)性認(rèn)定，一般被外界媒介報(bào)道的本院事件必然也是本院要收錄的重要范圍之一。所以，在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的數(shù)字時(shí)代，信息傳播之快，收集之便利，也進(jìn)一步拓寬了大事記收集的渠道和途徑，數(shù)字時(shí)代此收集途徑更是不容忽視，同時(shí)也是大事記收集的捷徑。另外，重大的輿情、媒體關(guān)注的重大突發(fā)應(yīng)急衛(wèi)生事件等很多時(shí)候也都需要靠此途徑進(jìn)行發(fā)掘和收集。

4.6 各科室定期報(bào)送

科室是醫(yī)院的主要組成和基本單元，也是醫(yī)院工作的執(zhí)行層，科室管理是醫(yī)院管理的具化、縮影，也是大事記的重要來(lái)源?？剖沂欠駞⑴c大事記的記錄直接影響著醫(yī)院大事記的完整性，科室大事記編寫水平的高低，也一定程度上決定著醫(yī)院大事記編制的質(zhì)量。大事記的編制人員一般是醫(yī)院的行政或檔案人員，大多對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)等不夠熟悉，所以針對(duì)“本院醫(yī)療、科研等主營(yíng)工作中取得的重大成就和重大科研成果，臨床科室在工作實(shí)踐中采用的各種新技術(shù)、實(shí)施的新項(xiàng)目等”收集范圍，則需要各科室配合，才能更好更快更準(zhǔn)地做好收集工作。

5 大事記編制方法創(chuàng)新

5.1 建立大事記制度

編制醫(yī)院大事記前，首先要征得領(lǐng)導(dǎo)同意和認(rèn)可，愿意為大事記的編寫投入人力、物力和財(cái)力，而建立大事記制度，就是領(lǐng)導(dǎo)工作支持的第一步。筆者所在醫(yī)院就建立有專門的大事記制度，獨(dú)立于檔案管理制度，且在醫(yī)院的匯編制度中被編制到“黨政管理制度”中，在黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，這是對(duì)大事記編制工作重視的最具體形式。當(dāng)然，制度雖建立起來(lái)，大到大事記收集的范圍和途徑，小到大事記的具體編制要素，都要嚴(yán)格按照既定制度執(zhí)行，避免遺漏大事、收錄小事、殘缺要素，或使大事記成為“流水賬”，無(wú)法為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策等提供精準(zhǔn)、有效的參考，才是建立大事記制度的真正意義。因?yàn)槿绻话粗贫葓?zhí)行，制度就成了一紙空文，大事記也終將淪為一堆廢紙。

5.2 要素齊全，有據(jù)可查

對(duì)從正式文件中獲取的大事的記錄，必須按照文件時(shí)間或文中有明確界定的時(shí)間進(jìn)行“時(shí)間要素”的記錄，“文件字號(hào)”（如有）、“題名”等也必須原封不動(dòng)一并“摘錄”，這既可使事件記載更具權(quán)威性和確定性，同時(shí)又避免以后在大事記利用時(shí)事件不知所起，無(wú)法追溯“虛實(shí)”。尤其是在建立院史館、編撰組織沿革等成果時(shí)，大事記的作用尤其突出，但如大事記記載要素不全或不夠詳實(shí)、具體，不夠方便追溯到檔案原件，大事記利用價(jià)值的發(fā)揮將被大打折扣。

如本單位因出生醫(yī)學(xué)證明檔案進(jìn)館需要編制醫(yī)院組織沿革（概況），因前期沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)記載，只能新編，面對(duì)海量的室藏檔案，一時(shí)無(wú)法下手，好在本單位每年都有編制大事記，跟著大事記的記載梳理，組織沿革很快就被立體呈現(xiàn)了出來(lái)。其中對(duì)于婦產(chǎn)科的設(shè)立，雖有記載，但信息來(lái)源不夠明確，如原記載“2001年10月22日，我院開設(shè)婦產(chǎn)科病房（八病區(qū)），主要收治婦科病人，產(chǎn)科待驗(yàn)收后開放”。雖有明確的時(shí)間，大事記各關(guān)鍵要素也清晰，但如何證明時(shí)間、事件的準(zhǔn)確、真實(shí)？后經(jīng)進(jìn)一步查找檔案資料發(fā)現(xiàn)，關(guān)于婦產(chǎn)科病房的開設(shè)醫(yī)院有專門發(fā)文，且是經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)研究決定的，故此大事記如記載成“2001年10月22日，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)研究決定，我院開設(shè)婦產(chǎn)科病房（八病區(qū)）（浙同德院（行）字〔2001〕90號(hào)），主要收治婦科病人，產(chǎn)科待驗(yàn)收后開放”，則一目了然，無(wú)需再大費(fèi)周章來(lái)證實(shí)事件真?zhèn)?，直接調(diào)閱該文號(hào)的檔案，便可快速查證此大事記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

5.3 圖文并茂，生動(dòng)鮮活

遍歷檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)，所有提到的有關(guān)大事記的編寫方法和技巧中，尚未看到有關(guān)此“圖文并茂”方法的使用。也可能文獻(xiàn)研究的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，現(xiàn)近大事記編寫也非熱門話題，研究稀少。但隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，攝影、攝像技術(shù)已經(jīng)很是普及和發(fā)達(dá)，僅僅靠傳統(tǒng)的單一文字記錄大事記已不夠形象、生動(dòng)，方式也稍跟不上時(shí)代發(fā)展，所以在文字的大事記編制要素齊全的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步利用數(shù)字時(shí)代攝影、攝像等新技術(shù)帶來(lái)的便利和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)大事記的“圖文并茂”，也是大事記編制方法和技巧緊隨時(shí)代發(fā)展的一種創(chuàng)新。從2010年起，筆者單位每年編制大事記時(shí)，就開始注意使用大事記“圖文并茂”的編制方法和技巧。尤其是一些無(wú)法用如正式發(fā)文等官方文件輔證的事件，大事記文字記載的同時(shí)，附上當(dāng)時(shí)事件場(chǎng)景的照片，事件也立馬形象起來(lái)，不證自明。

5.4“廣言納諫”“高調(diào)”宣傳

編制的大事記要廣泛征求意見，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的意見，既要避免“一家之言”，又要防止“束之高閣”。大事記不光是一種檔案編研成果，更是為醫(yī)院發(fā)展提供參考的重要資料，它不是行政或檔案人員一個(gè)人或一個(gè)科室的事，廣泛征求意見不僅使大事記的記錄更全面、更真實(shí)，還能讓領(lǐng)導(dǎo)了解大事記，也是為大事記做宣傳的一個(gè)有利時(shí)機(jī)。另外，編制的大事記不能僅僅到存檔保存即算完結(jié)，而應(yīng)該借助數(shù)字時(shí)代各種便利的線上、線下平臺(tái)進(jìn)行廣泛宣傳，如本單位的微信公眾號(hào)、內(nèi)網(wǎng)、院報(bào)等官方渠道，都是即時(shí)展示、宣傳大事記的新舞臺(tái)，既體現(xiàn)了編制的意義和價(jià)值，也能讓全院職工更多地了解醫(yī)院概況，提升工作自豪感和滿意度。所以，數(shù)字時(shí)代創(chuàng)新的大事記編制方法也必定少不了新型的“廣言納諫”和“大肆宣揚(yáng)”。

數(shù)字時(shí)代，公立醫(yī)院大事記的編制方法不單單是獨(dú)立的一個(gè)個(gè)方法的羅列，而是一個(gè)連貫的層層遞進(jìn)的方法鏈，單獨(dú)使用其中一個(gè)或幾個(gè)方法編制的大事記可以說(shuō)都是不夠完整或者說(shuō)不夠完美的。綜上所述，認(rèn)真履行公立醫(yī)院大事記的編寫職責(zé)，堅(jiān)持收集范圍和途徑的大前提和規(guī)則，同時(shí)注重編制方法的靈活運(yùn)用和實(shí)踐創(chuàng)新，是數(shù)字時(shí)代檔案編研工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是適應(yīng)公立醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，使檔案管理和編研工作更優(yōu)質(zhì)、高效的同時(shí)，也能進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)的全面健康發(fā)展。