徐林娟/杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司

梁紹紅 劉文萍/中共浙江省委辦公廳

1 研究目的與意義

檔案是信息資源的重要組成部分。提供高效優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，便于社會(huì)各方面對(duì)文件與檔案的利用，滿足人們對(duì)文件與檔案信息的需要，是文件與檔案工作的根本目的。文件規(guī)范化形成中檔案要素前置的研究，正是針對(duì)這一根本目的而進(jìn)行的創(chuàng)新實(shí)踐。它專(zhuān)門(mén)研究如何將檔案要素前置到文件管理的源頭，在文件形成之前，來(lái)實(shí)現(xiàn)文件“檔案化”，以便于日后文件和檔案的有效利用和檔案文件具有證據(jù)價(jià)值；整合文件管理和檔案管理的流程和環(huán)節(jié)，減少重復(fù)環(huán)節(jié)，避免或降低中間環(huán)節(jié)中人力消耗和人為錯(cuò)誤率，促使文件與檔案的無(wú)縫銜接；提升文件和檔案形成流程的科學(xué)性，提高文檔管理的效率和質(zhì)量。本研究提出和展示了從文件形成源頭進(jìn)行控制從而實(shí)現(xiàn)文件規(guī)范形成的新方法，是檔案學(xué)理論的新實(shí)踐。

2 檔案要素前置的必要性

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件產(chǎn)生的環(huán)境和記錄方式發(fā)生了根本變化，文檔一體化管理可以通達(dá)文件形成的源頭，通過(guò)檔案要素前置，使文件能按照預(yù)先設(shè)想形成并運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，檔案要素前置不僅是必要的，也是可行的。

2.1 節(jié)能提效的有效途徑

在檔案歸檔整理活動(dòng)中，檔案工作者的第一個(gè)環(huán)節(jié)通常是對(duì)文件進(jìn)行鑒定、審核，鑒定文件的價(jià)值，審核文件材料的完整程度、可靠程度，檢查其是否缺章少頁(yè)，附件是否齊全等。進(jìn)入整理流程后，還會(huì)做大量規(guī)范化的處理工作。常見(jiàn)的問(wèn)題有文件標(biāo)題不規(guī)范、出現(xiàn)標(biāo)題不完整、主題內(nèi)容揭示不準(zhǔn)確；文號(hào)缺失，甚至多文一號(hào)；沒(méi)有落款、沒(méi)有形成者、沒(méi)有形成時(shí)間、沒(méi)有必要的圖章等。此時(shí)，檔案人員就需要花大力氣去彌補(bǔ)文件形成的先天不足，對(duì)不揭示內(nèi)容的文件題名進(jìn)行補(bǔ)充題名或自擬題名，達(dá)到能唯一準(zhǔn)確地揭示文件內(nèi)容的目的，以提高查檔的準(zhǔn)確性和效率；時(shí)間不清，背景信息不清，則考證補(bǔ)充（實(shí)際上有些也無(wú)法考證）。對(duì)這些不符合檔案歸檔條件的，只能通過(guò)人工標(biāo)引、著錄等手段來(lái)“加工”，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)救性處理。所以按照傳統(tǒng)文檔管理模式是無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)文件規(guī)范形成、提高效率和節(jié)約資源的。

法國(guó)著名檔案學(xué)者C·諾加雷在20世紀(jì)80年代基于文件生命周期理論提出“前端控制”思想，指出檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件形成過(guò)程的管理。當(dāng)前，雖然檔案部門(mén)也在努力對(duì)文件的規(guī)范形成進(jìn)行“前端控制”，如科技檔案的管理措施中提出“三納入”“四同步”，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件管理制度的制定，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)文件管理的檢查和糾錯(cuò)整改，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)各負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的宣貫和指導(dǎo)，以此來(lái)降低重復(fù)勞動(dòng)，但這些措施并沒(méi)有從根本上解決文件本身的規(guī)范問(wèn)題。檔案要素前置的文件規(guī)范形成，是文件與檔案管理節(jié)能提效的有效措施。只有將檔案要素前置，才能使從源頭開(kāi)始的“前端控制”成為可能，才能克服上述文件形成過(guò)程產(chǎn)生的先天不足，使文件真正做到一步到位規(guī)范形成，才能使檔案工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，提升效率、節(jié)約資源、減少重復(fù)勞動(dòng)、改善工作效果，才能利用信息系統(tǒng)改人為控制為系統(tǒng)控制，從根本上提高文件規(guī)范形成、文檔管理的效率和質(zhì)量。

2.2 無(wú)縫銜接的“文檔一體化”系統(tǒng)創(chuàng)建的必要組成

隨著國(guó)家信息化的整體推進(jìn)，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，文件工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域正逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)電子化、無(wú)紙化。當(dāng)下已有相當(dāng)數(shù)量的“文檔一體化”管理軟件，并且也出現(xiàn)了以電子文件為管理核心的檔案管理軟件。分析現(xiàn)在的文檔一體化信息系統(tǒng)，主要存在三種現(xiàn)象：一是與單位的OA或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)，各自運(yùn)行，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件制作沒(méi)有考慮檔案構(gòu)成要素的要求。二是文件信息管理系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)脫節(jié)，沒(méi)有在模塊上進(jìn)行無(wú)縫銜接設(shè)計(jì)。大量情況是檔案管理信息系統(tǒng)中有文件預(yù)整理模塊，這個(gè)模塊主要是存放歸檔前從各部門(mén)移交的文件，流程模式沿用了實(shí)體文件整理和歸檔的線性模式。三是不能涵蓋一個(gè)單位的所有文件。如OA系統(tǒng)著重開(kāi)發(fā)公文的流轉(zhuǎn)審批，不重視公文歸檔、整理。即使有系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了歸檔子系統(tǒng)也是附加的，也是單一的文書(shū)類(lèi)。所以文檔一體化信息系統(tǒng)研究至今雖已有幾十年，但是實(shí)踐成功率并不高。

文件規(guī)范化形成中檔案要素前置，是無(wú)縫銜接的“文檔一體化”信息系統(tǒng)創(chuàng)建的必要組成和實(shí)現(xiàn)途徑。檔案要素前置的文檔一體化信息系統(tǒng)對(duì)以往的文檔一體化信息系統(tǒng)可以進(jìn)行根本性的改善，正如國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第六十二條指出，“機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔”。將檔案管理的鑒定環(huán)節(jié)、分類(lèi)編號(hào)環(huán)節(jié)、監(jiān)督跟蹤環(huán)節(jié)等提前到文件管理階段，將文件標(biāo)準(zhǔn)模板、歸檔范圍、保管期限、分類(lèi)方案、編號(hào)規(guī)則、元數(shù)據(jù)規(guī)則等檔案要素都前置嵌入文檔一體化信息系統(tǒng)的源頭中，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件和檔案一體化管理。

2.3 文件“檔案化”的必要步驟

關(guān)于文件“檔案化”的詮釋?zhuān)瑖?guó)內(nèi)有代表性的就是何嘉蓀的研究。他認(rèn)為，檔案化就是“確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效（可讀性、可理解性等），使文件有可能用作證據(jù)、作為檔案保存”[1]。何嘉蓀的觀點(diǎn)主要來(lái)自法國(guó)著名哲學(xué)家雅克·德里達(dá)，他在《檔案狂?。焊ヂ逡恋掠∠蟆芬粫?shū)中提到了“檔案化”（archivization），并將其意譯成“檔案化就是對(duì)人類(lèi)活動(dòng)的記錄”，認(rèn)為“record”作為動(dòng)詞所表達(dá)的是對(duì)人類(lèi)活動(dòng)（或事件）信息的記錄，也就是今天我們檔案學(xué)者所說(shuō)的“現(xiàn)行文件的制作形成”。同時(shí)作為名詞，它完全是檔案化的成果，是所有的在人體之外有形載體上得到記錄的信息或人類(lèi)記憶。何嘉蓀進(jìn)一步指出：檔案化亦絕非單純的“文件制作”，其中包含著豐富的技術(shù)因素，也就是德里達(dá)所說(shuō)的“技術(shù)結(jié)構(gòu)”。檔案化行為當(dāng)然就不僅僅是“對(duì)事件的記錄”，更應(yīng)該包括對(duì)“事件”發(fā)生過(guò)程及背景的關(guān)注、記錄和闡釋[2]。從遠(yuǎn)古迄今，從結(jié)繩記事、刻契記事到紙張的應(yīng)用，到近代的照片、錄音錄像再到今天的電子文件，檔案形態(tài)的變化都離不開(kāi)檔案及其載體制作技術(shù)的進(jìn)步。筆者由此來(lái)理解“檔案化”，通俗地理解就是“在文件形成過(guò)程中使文件具有檔案資格的過(guò)程”，這個(gè)過(guò)程的成果是產(chǎn)生檔案文件，在這樣的前提下，檔案文件不再是歸檔的文件，而是具備檔案資格的文件。檔案化的過(guò)程貫穿在文件產(chǎn)生之前、之初直到文件歸檔的整個(gè)文件形成過(guò)程。

文件規(guī)范形成中的檔案要素前置，是文件獲得檔案資格的必要步驟。傅榮?？隙藱n案化管理的需要，他指出：在電子文件管理過(guò)程中，不但文件與檔案的界限不再明確，而且文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程也無(wú)法辨認(rèn)明顯的階段?；诖?，只有對(duì)電子文件從源頭上就進(jìn)行“檔案化管理”，并將這種管理模式貫穿于整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，才能確保文件的真實(shí)性[3]。如果文件本身形成不規(guī)范、要素不全，沒(méi)能完整地反映活動(dòng)原貌，無(wú)法從文件中識(shí)別文件所反映的主客體或文件之間的相互聯(lián)系，那它就先天不足，不具備檔案資格。即使后天彌補(bǔ)，進(jìn)行了大量的追溯返工編制活動(dòng)，此時(shí)形成的已經(jīng)不是原始文件，不是在社會(huì)活動(dòng)中自然而然形成的規(guī)范文件，而是檔案工作人員或其他人員補(bǔ)編形成的，它的真實(shí)性、可靠性都會(huì)打折，從而失去或降低檔案價(jià)值，同樣也不再具備檔案資格。產(chǎn)生這種情況的根本原因是沒(méi)有對(duì)文件本身的內(nèi)在成因進(jìn)行控制，缺乏文件“檔案化”的思維和行為。

3 檔案要素前置的依據(jù)

3.1 法規(guī)依據(jù)

《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十七條指明“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”?！稒n案法》這一規(guī)定，不但為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐，而且對(duì)文件從源頭規(guī)范提出了要求，揭示了從源頭介入、規(guī)范形成的必要性。接著2022年發(fā)布的《電子檔案單套管理一般要求》更加確切地對(duì)整體系統(tǒng)原則、來(lái)源可靠原則、程序規(guī)范原則、要素合規(guī)原則、前置性條件等作了闡述。2020年7月，國(guó)家檔案局辦公室下發(fā)《中央企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南（征求意見(jiàn)稿）》，也明確要求“樹(shù)立從項(xiàng)目源頭介入和全程動(dòng)態(tài)跟蹤的理念，將檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作融入項(xiàng)目建設(shè)管理全過(guò)程，規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目各階段檔案的監(jiān)督指導(dǎo)方式和內(nèi)容”。這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都為我們?nèi)绾螌?duì)文件進(jìn)行前端控制指明方向，揭示了文件的源頭控制是檔案全過(guò)程管理的必要環(huán)節(jié)，為檔案要素前置的文件規(guī)范形成提供了依據(jù)，為前端控制、前置要素、能更好地通盤(pán)規(guī)劃整個(gè)信息系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)提供了依據(jù)。

3.2 理論依據(jù)

中國(guó)人民大學(xué)教授劉越男指出，“前端控制”并不是全新的管理思想，而是幾十年管理理論與實(shí)踐的總結(jié)與提煉?！扒岸丝刂啤辈⒉皇请娮游募r(shí)代的全新思維，其萌芽產(chǎn)生于電子文件出現(xiàn)以前。“文件連續(xù)體和文件生命周期理論都需要改造，因?yàn)閮烧叨加幸恍┤毕荨覀儜?yīng)保持‘前端控制’思想內(nèi)核不變，結(jié)合兩者之間的長(zhǎng)處，在此基礎(chǔ)上尋求檔案學(xué)理論與實(shí)踐的新突破”[4]。此外，劉越男教授還對(duì)“前端控制”進(jìn)行了解釋?zhuān)八^‘前端控制’，是指針對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）就對(duì)文件形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督”[5]。

中國(guó)人民大學(xué)馮惠玲教授、劉越男教授認(rèn)為超前控制是“以電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)為開(kāi)端，追蹤電子文件從孕育、生成到存在的過(guò)程。對(duì)電子文件的管理實(shí)行‘超前控制’”[6]。還指出“文件連續(xù)體理論認(rèn)為，文件管理是往復(fù)運(yùn)動(dòng)從生成到處置的連續(xù)體的一個(gè)過(guò)程，提示文件檔案工作者以整體的、聯(lián)系的觀念管理電子文件，提倡檔案工作者早期參與電子文件管理，要求電子文件管理工作在文件生成的同時(shí)或之前就開(kāi)始”[7]。上述專(zhuān)家、學(xué)者的研究成果直接啟示了我們檔案要素前置的思想，指引我們通過(guò)檔案要素前置電子文件構(gòu)成要素之中，把干預(yù)的時(shí)間點(diǎn)確定在文件生成和管理初期階段，以檔案管理的要求和手段向前延伸至文件管理之中。這一思想將“控制”定位在“前端”，在“源頭”，將檔案要素前置到文件構(gòu)成要素中，即從電子文件的“孕育”到生成就植入檔案管理要素，實(shí)現(xiàn)文件的“前端控制”，而后在全程管理中繼續(xù)被監(jiān)管，保障文件從源頭形成的真實(shí)性、完整性、可靠性，具備檔案資格，發(fā)揮檔案的憑證作用。

4 檔案要素前置的概念

何謂要素？要素就是“構(gòu)成事物的必要因素”[8]。因此文件要素就是構(gòu)成文件的必要因素，包括內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)，同樣檔案要素就是構(gòu)成檔案的必要因素，也包括內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)。檔案要素前置就是利用一定的技術(shù)和方法將檔案要素從源頭嵌入文檔一體化系統(tǒng)，將檔案要素前置于文件要素之中，使文件檔案化，使文件內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)要素變成檔案要素，具備轉(zhuǎn)化為檔案的條件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的“源頭控制”，規(guī)范形成文件，確保文件具有檔案資格。

檔案要素前置的本質(zhì)是一個(gè)文件檔案化的過(guò)程，是文檔“前端控制”的關(guān)鍵和核心。

5 檔案要素前置的原則

首先要遵循文件形成規(guī)律，才能做到不影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)律，才不會(huì)影響“文件”階段的使用。其次，檔案要素前置要能實(shí)現(xiàn)文件的“檔案化”。將檔案管理規(guī)則、要求，提前設(shè)計(jì)前置到文件構(gòu)成要素之中，使文件形成的現(xiàn)狀在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)需要的同時(shí)與檔案管理的要求相一致，從而使文件在信息系統(tǒng)的形成過(guò)程中就先天具有檔案資格，具備直接轉(zhuǎn)化檔案的條件。最后，在“文檔一體化”信息系統(tǒng)中要具有文件直接轉(zhuǎn)化歸檔的能力。這就需要對(duì)“前端控制”進(jìn)行通盤(pán)規(guī)劃，將檔案要素前置于文件形成的源頭，前置于無(wú)縫銜接的“文檔一體化”信息系統(tǒng)中，將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前部署，在對(duì)文件生命周期的全過(guò)程通盤(pán)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，保障文件從“孕育”、到產(chǎn)生、到流轉(zhuǎn)、到歸檔，一直在系統(tǒng)監(jiān)控下進(jìn)行，并且保存電子文件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的修改痕跡和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程中自動(dòng)采集電子文件元數(shù)據(jù)，并形成規(guī)范的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

6 檔案要素前置的內(nèi)容

檔案要素前置過(guò)程中究竟需要前置哪些檔案要素呢？概括地來(lái)說(shuō)，主要包括四個(gè)方面內(nèi)容。

6.1 文件格式要素

文件格式要素是有關(guān)文件架構(gòu)及其各組成部分的規(guī)定。不管是文件工作領(lǐng)域還是檔案工作領(lǐng)域，現(xiàn)行的很多標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)文件形成和檔案管理均有指導(dǎo)和參考作用，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范從紙張大小、字體大小、顏色、字跡、格式等做了規(guī)定。據(jù)此設(shè)置科學(xué)完整的包含文件格式各要素的標(biāo)準(zhǔn)文檔模板或構(gòu)架規(guī)則并將其預(yù)先嵌入系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)在線啟用標(biāo)準(zhǔn)文檔模板或結(jié)構(gòu)進(jìn)行文件起草。比如一般公文按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）版頭、主體、版記方面要素嵌入；一些專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的規(guī)范表單，如水利、房屋、公路、鐵路等工程建設(shè)項(xiàng)目文件則按照行業(yè)規(guī)定對(duì)不同階段需要形成的文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)模板規(guī)范，并把規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)模板嵌入信息系統(tǒng)中，保障文件在先天孕育階段就規(guī)范、完整，提高文件質(zhì)量，降低因人工隨意性導(dǎo)致的出錯(cuò)率等。

6.2 文件流程要素

文件流程要素是有關(guān)文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中各種角色和手續(xù)的規(guī)定。在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，設(shè)置必要的相關(guān)管理制度和規(guī)則，并預(yù)先嵌入系統(tǒng)，可以確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范、形成的文件手續(xù)完備。如文件初審人、終審人、簽發(fā)人、蓋章等要素置于系統(tǒng)中，使文件在起草之后的整個(gè)流轉(zhuǎn)形成中，該形成的記錄都有記錄。這可以保障文件形成階段手續(xù)完備、內(nèi)容真實(shí)、過(guò)程被監(jiān)管；可以保障文件來(lái)源可靠、程序規(guī)范；可以保證文件的原始性、合法性，使其具有憑證效力。

6.3 檔案管理要素

檔案管理要素主要包括檔案管理各環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括文檔分類(lèi)整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、文檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、歸檔移交標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等。文檔分類(lèi)整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范包括文件分類(lèi)整理中所需要的分類(lèi)方案，歸檔范圍表、檔號(hào)編制規(guī)則、著錄規(guī)則等，將其嵌入系統(tǒng)，可以使文件在形成過(guò)程中就被自動(dòng)識(shí)別歸類(lèi)、序列、編目和編號(hào)。文檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是指向系統(tǒng)提供的文檔鑒定規(guī)則，主要是歸檔文件保管期限表，將其嵌入系統(tǒng)，可以使系統(tǒng)在文件形成過(guò)程中確定文件的保管期限。歸檔移交標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是指向系統(tǒng)提供文件歸檔移交條件、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等的規(guī)定，以便系統(tǒng)在文件規(guī)范形成后自動(dòng)或半自動(dòng)進(jìn)行歸檔移交，提升歸檔的齊全、完整率。所以文件本身具有“檔案構(gòu)成要素”將為文檔一體化系統(tǒng)的智能自動(dòng)整理打下基礎(chǔ)，大大減輕檔案整理的強(qiáng)度，保證了檔案整理質(zhì)量與效率。

6.4 元數(shù)據(jù)要素

元數(shù)據(jù)是描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。為了確保文件形成原始真實(shí)和符合檔案管理的要求，前置檔案要素的通盤(pán)考慮中還需包括文檔元數(shù)據(jù)要素，即元數(shù)據(jù)實(shí)施方案。對(duì)元數(shù)據(jù)的類(lèi)型、實(shí)體對(duì)象和描述方法進(jìn)行規(guī)定，對(duì)元數(shù)據(jù)元素及獲取要求、存儲(chǔ)格式等進(jìn)行預(yù)先確定。系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)主要包括基本內(nèi)容信息、流程信息、歸檔交接信息、電子文件信息、檔案業(yè)務(wù)信息等，如文件題名、責(zé)任者、形成日期、附件、頁(yè)數(shù)、版本、文件類(lèi)型、檔號(hào)、保管期限、分類(lèi)代號(hào)、案卷號(hào)、起始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、歸檔時(shí)間、審核人等等。通過(guò)前置元數(shù)據(jù)要素，系統(tǒng)中每一份文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、修改直到歸檔利用等痕跡都會(huì)被記錄、捕捉、分類(lèi)和存儲(chǔ)，形成全面、完整的元數(shù)據(jù)記錄，以佐證電子文件的真實(shí)性和原始性，保證電子文件的基本信息可還原、工作業(yè)務(wù)可還原。

7 檔案要素前置的方法

首先，要做好“頂層設(shè)計(jì)”，就檔案要素前置在文檔一體化系統(tǒng)中的位置、前置的原則、前置的內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)和確定。檔案要素前置會(huì)涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件標(biāo)準(zhǔn)，所以要掌握業(yè)務(wù)部門(mén)中文件的形成規(guī)律、文件標(biāo)準(zhǔn)，保證設(shè)計(jì)的前置檔案要素標(biāo)準(zhǔn)不脫離實(shí)際，不一廂情愿，不影響文件在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的正常運(yùn)行；同時(shí)要根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，分析、總結(jié)、歸納出文件間的有機(jī)關(guān)聯(lián)性，從而選擇相應(yīng)的著錄規(guī)則與有機(jī)關(guān)聯(lián)原則，使檔案要素能方便、順利地融入文件形成中，如確定參見(jiàn)號(hào)的設(shè)置規(guī)則。其次，根據(jù)頂層設(shè)計(jì)進(jìn)行文本制作，形成科學(xué)、完整、成套的檔案要素前置方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件和說(shuō)明性文件，以便開(kāi)展無(wú)縫銜接的“文檔一體化”系統(tǒng)的研發(fā)。最后，指導(dǎo)和檢查相關(guān)人員按照預(yù)定目的和設(shè)計(jì)在系統(tǒng)中落實(shí)檔案要素前置事項(xiàng)，簡(jiǎn)化和優(yōu)化工作程序，打破文件管理和檔案管理的壁壘，提升文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，使文檔管理變?yōu)橐粋€(gè)連貫統(tǒng)一的過(guò)程。