王靜麗 /北京控制與電子技術(shù)研究所

白學(xué)文 /中國運載火箭技術(shù)研究院

常文娟 /首都航天機械有限公司

新形勢下，尤其是數(shù)字化時代的到來，通過大數(shù)據(jù)、信息化等先進技術(shù)的牽引，促使傳統(tǒng)的檔案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范圍等方面發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案存儲、查詢和借閱的效率大大提升，不僅為單位節(jié)省了大量的人力、物力，同時為單位的高速發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、新形勢下檔案管理工作面臨重要轉(zhuǎn)變

1.檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在數(shù)字媒體逐漸普及的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理部門、人員必須轉(zhuǎn)變觀念，不能只停留在檔案信息的收集、整理、入館、借閱、歸還等工作，而是要主動思考，接受新的管理手段、理念。數(shù)字化時代的典型特征就是大數(shù)據(jù)，其重要特點是信息量超出傳統(tǒng)觀念的認知范疇，呈現(xiàn)指數(shù)級別的增長。因此，如何將這些海量數(shù)據(jù)進行整理、分析、存儲，以便隨時查閱、利用顯得尤為重要。

2.檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

檔案管理模式由以往集中管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⑹焦芾?。隨著檔案數(shù)字化形態(tài)的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)行的紙質(zhì)檔案將逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而電子檔案無法按照以往的管理模式完成檔案收集工作。數(shù)字化的檔案館不用再接收各個單位、部門的電子檔案，只需對分散的檔案信息進行收集、梳理和管控，以便查詢，而分散的檔案實體或數(shù)字檔案電子文件，保留在生成部門即可。

3.檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變

隨著數(shù)字化時代的到來，人們對檔案信息的需求也發(fā)生了很大的變化，不再是傳統(tǒng)檔案的管理流程—登記、借閱、歸還，而是通過數(shù)據(jù)本身獲取其背后的隱性知識。通過檔案管理部門對檔案數(shù)據(jù)進行整理、分析，得出可參考的信息，便于用戶采用。不僅如此，用戶需求普遍存在差異，要求檔案管理部門開展個性化服務(wù)，針對不同需求開展不同的檔案信息處理、分析。

4.檔案保護對象的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案資料基本上都是非數(shù)字化的，存儲較為簡單，對環(huán)境的要求較低，不容易出現(xiàn)重大安全問題。然而，隨著信息載體的形式多樣化，與之相應(yīng)的檔案信息種類也變得多種多樣，對檔案信息的存儲環(huán)境和方法提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。例如，音響類檔案信息與磁場之間要有安全距離、光盤檔案要注重防止磨損、硬盤檔案要注重避免震動，計算機要確保供電的可持續(xù)性，同時還需要配備專用的信息設(shè)備來保護各種類型檔案的安全。

二、新形勢下檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)

1.檔案管理工作缺少專業(yè)人員

現(xiàn)階段各單位的檔案管理人員普遍學(xué)歷偏低，缺少掌握檔案專業(yè)知識和技能的管理人才，特別是既具備圖書情報、公共關(guān)系學(xué)、文學(xué)、檔案管理、文件管理等多學(xué)科知識，還具備計算機、信息、軟件等方面技能的人才，導(dǎo)致對新的知識和技能接受能力較弱，在工作中難以使用和推廣新的檔案管理技術(shù)，無法有效解決在檔案管理工作中遇到的新問題、新情況。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工具不統(tǒng)一

我國絕大多數(shù)的企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員都根據(jù)自己的工作要求和工作習(xí)慣完成檔案管理工作，部門之間沒有聯(lián)系，每個部門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)五花八門、功能也有所差異，導(dǎo)致檔案管理工作人員需要反復(fù)開展錄入工作，而且由于數(shù)據(jù)管理工具或標(biāo)準(zhǔn)不一致造成信息準(zhǔn)確度降低。

3.檔案長期保存技術(shù)和應(yīng)急管理手段落后

新形勢下，隨著數(shù)字化時代的到來，檔案信息長期安全保存的需求越來越大，傳統(tǒng)檔案信息的存儲手段基本是將紙質(zhì)檔案或電子檔案存儲在固定的場所，同時檔案存儲的場所一般為普通房間，在溫濕度監(jiān)測、防火、防盜、防震等方面考慮較少，導(dǎo)致檔案信息的安全受到較大威脅。例如光盤類型的檔案信息理論存儲周期是20 年，但多數(shù)光盤信息存放幾年之后便無法打開，另外近幾年我國各地區(qū)地震自然災(zāi)害時有發(fā)生，2020 年的“玉樹”地震和2012 年的“汶川”地震直接導(dǎo)致當(dāng)?shù)氐臋n案信息嚴(yán)重損毀或丟失，無法正常獲取信息。因此，新形勢下，檔案管理部門應(yīng)在存儲手段和存儲安全上投入更多精力，比如可通過云存儲、分散管理等方式豐富檔案信息的存儲手段，通過檔案館溫濕度自動控制、安防系統(tǒng)升級等手段，提高檔案館的抗災(zāi)害能力，避免因技術(shù)落后或者存儲方式不當(dāng)造成數(shù)字檔案或者電子文件的長期存儲受到威脅。

三、新形勢下檔案管理工作應(yīng)快速轉(zhuǎn)變

1.檔案管理人員應(yīng)快速轉(zhuǎn)變觀念

作為一切物質(zhì)變化的基礎(chǔ)，思想認識轉(zhuǎn)變才是根本，檔案管理人員要持續(xù)提升對新形勢下檔案管理工作的認知，充分認識到新時期檔案管理工作的重要性等，實現(xiàn)檔案管理工作從管理型向服務(wù)型的快速轉(zhuǎn)變。

（1）轉(zhuǎn)變檔案資料信息的采集方式

以豐富檔案室或檔案館資源為主要目標(biāo)，改變以往傳統(tǒng)的工作模式，積極主動的創(chuàng)新檔案信息采集方法，為檔案管理部門收集更全面的檔案信息。采取主動出擊的方式，抓取網(wǎng)絡(luò)信息資源，完成采集和歸檔工作；向檔案用戶及時推送、告知信息歸檔通知。

（2）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)的理念

實現(xiàn)檔案信息資源的使用價值最大化，需要對檔案信息進行重新整合分析，按照個人對檔案查詢習(xí)慣，對檔案進行分類；檔案管理部門及時關(guān)注檔案使用人員的不同需求，適時調(diào)整檔案服務(wù)理念、方法，使檔案服務(wù)滿意度達到新高度。

2.加強學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)能力

檔案管理屬于跨學(xué)科專業(yè)，檔案管理人員必須同時具備檔案管理、計算機、網(wǎng)絡(luò)交換等相關(guān)專業(yè)的知識，檔案管理工作人員只有不斷開闊視野、積累多學(xué)科知識、提升技能水平和綜合素質(zhì)才能更好地滿足新形勢下檔案管理崗位的職責(zé)要求。

3.加大檔案資源的開放力度

檔案管理部門面臨著與社會上其他散落的檔案信息資源競爭的局面。隨著線上檔案館、自媒體等新興信息載體的出現(xiàn)，人們對檔案信息的時效性、全面性也有了更高的要求，因此檔案管理部門必須加大檔案資源的開放力度。從以往的守舊封閉到創(chuàng)新開放，為整個社會提供豐富且有效的信息，完成檔案部門與其他政府部門之間的“信息鴻溝”跨越，推動智慧城市和城市記憶工程的建設(shè)。

4.企業(yè)應(yīng)加大投入力度

企業(yè)應(yīng)加大軟硬件更新升級改造力度，統(tǒng)一單位內(nèi)各部門數(shù)據(jù)庫管理工具或標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工具，確保新形勢下檔案信息生成格式一致，避免反復(fù)錄入、校對，確保檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性；互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和社會環(huán)境對檔案信息資源安全構(gòu)成了較為嚴(yán)重的威脅，要求單位應(yīng)在人、財、物方面，提高對檔案信息安全的傾斜力度；定期組織開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)工作，不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗和方法，開闊本單位檔案管理人員的眼界，緊跟時代發(fā)展。